14
разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени
достоверности информации и увеличение скорости обработки информации;
излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных
журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации
в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время
автоматический поиск информации, который производится из специальных
экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.
В современных условиях развития и совершенствования средств
электронно-вычислительной техники, внедрения их в различные сферы
производственно-хозяйственной и экономической деятельности, осуществление
предприятием АНТИвор своих функций невозможно без использования
автоматизированных средств основных расчетов.
Кроме того, необходимо учесть, что базовая технология на данный
момент является ручной. Она имеет множество недостатков:
- низкая производительность труда из-за большого числа рутинных
документов;
- большая трудоемкость;
- необходимость привлечения большого числа сотрудников для решения
всего комплекса задач;
- низкая оперативность;
- несовершенство организации сбора и регистрации информации;
- недостоверность получаемых результатов.
Кроме этого, постоянно нарастающие потоки информации и постоянное
усложнение технологии расчетов и необходимость проведения по ним
динамического анализа в ближайшей перспективе сделали бы ручной вариант
просто нереальным.
С внедрением автоматизированной технологии расчетов, сбора и
регистрации большинство из перечисленных недостатков будут устранены и
появятся новые возможности в проведении анализа.
15
1.5 Техническое задание
Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи.
Разрабатываемая АРМ должна будет автоматизировать функции,
связанные с учетом клиентов, контактов с клиентами, продукции, заказов,
счетов и оплат, а также обеспечивать возможность формирования печатных
документов таких как: договор, счет и др. В результате использования данной
системы должно уменьшится число ошибок, связанных с некачественным
учетом информации. Также должна увеличиться производительность труда за
счет автоматизации наиболее трудоемких процессов.
Чем сложнее задача автоматизации и чем ответственнее область, в
которой используются компьютерные информационные технологии, тем все
более и более критичными становятся такие свойства как надежность и
безопасность информационных ресурсов, задействованных в процессе сбора,
накопления, обработки, передачи и хранения компьютерных данных.
Вредоносные воздействия на информацию в процессе функционирования
компьютерных систем (КС) различного назначения осуществляется с целью
нарушения ее конфиденциальности, целостности и доступности. Решение
задач, связанных с предотвращением воздействия непосредственно на
информацию, осуществляется в рамках комплексной проблемы обеспечения
безопасности информации и имеет достаточно развитую научно-методическую
базу. При этом, рассматривая информацию как активный эксплуатируемый
ресурс, можно говорить о том, что процесс обеспечения безопасности
информации включает в себя и обеспечение безопасности программного
обеспечения КС.
Разрабатываемая АРМ сама поддерживает обеспечение целостности на
уровне данных. В частности, невозможна вставка или добавление записей с
повторяющимися значениями первичного ключа. Кроме того, программа
обеспечивает хорошую работу со связанными полями. Например, если данные
удаляются из основной таблицы, то программа удалит соответствующие записи
и в связанных таблицах (Каскадное удаление). То же самое при обновлении или
16
вставке данных (Каскадное обновление). То есть, программа не позволяет
существовать в базе несвязанным данным, которые «засоряют» базу. Также
обеспечивается ссылочная целостность на уровне внешних ключей, то есть при
попытке сохранить запись, в которой не заполнено одно или несколько
значений внешних ключей, программа выдаст соответствующее сообщение о
невозможности сохранения произведенных изменений.
Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ.
Для продуктивной эксплуатации информационной системы необходимо,
чтобы в состав пользователей входил администратор системы, который решает
весь объем задач по соответствию функций системы требованиям
пользователей, задач по настройке системы и по обеспечению ее развития.
Администратор системы отвечает за сохранность данных, за обмен данными и
запросами с другими узлами системы, за управление разграничением доступа
пользователей к информации, а также организует обучение и содействует
повышению квалификации пользователей. Для содержательной эксплуатации
системы должна быть создана аналитическая группа. Для технического
обслуживания программно-вычислительных комплексов необходима группа
технической поддержки.
Разрабатываемая программа должна быть надежна. Надежность системы
в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в
некоторых случаях от умышленной порчи данных. Важно, чтобы после сбоя
разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы
возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие системы отвечают всем этим
требованиям.
Программа должна легко устанавливаться на любом компьютере, что
позволит после её внедрения сократить затраты рабочего времени на обработку
данных и снизить процент возникновения ошибок при расчётах.
Организация информационного обеспечения основывается на понятии
информационной базы – совокупности упорядоченной информации,
используемой при функционировании информационной системы, а также
17
взаимосвязи различных составляющих этой информации. Организация
информационной базы влияет на эффективность всей системы, возможность
решения функциональных задач и т.д. Поэтому при разработке должны быть
приняты проектные решения по объемам, размещению, формам организации
информации, циркулирующей в системе.
При разработке концепции построения системы были определены
данные, которые необходимо хранить, и был разработан состав БД,
удовлетворяющий функциональным требованиям.
При функционировании данной информационной системы должен
осуществляться контроль входной и выходной информации, в том числе
данных вводимых пользователем и данных, содержащихся в таблицах баз
данных.
В случае ошибки ввода-вывода должны выдаваться соответствующие
сообщения и предоставляться возможность исправления ошибок и
продолжения работы.
Формализация расчетов
В рамках реализации данной работы подлежат разработке следующие
функции:
- ведение справочника продаваемой продукции;
- ведение справочников клиентов
- ведение истории контактов с клиентами;
- формирование счета на продажу;
- формирование договоров;
- формирование статистики по оплате продукции.
1.6 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии
проектирования.
Для бухгалтерского и управленческого учета создано большое число
прикладных программ. Среди них можно отметить «1С: бухгалтерия», «Турбо-
Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «Парус», «ABACUS», «Бэмби» и др. В этих
программах уже реализована задача учета комплектующих как основных
18
средств. Но помимо этой задачи в них реализованы также десятки других задач,
которые не все найдут свое применение на конкретном предприятии в силу
специфики его деятельности.
Таким образом, выбор автоматизированной информационной системы
для фирмы – дело ответственное. И на это имеются свои причины.
Во-первых, АИС обычно приобретаются на достаточно долгий срок
(среднее время «жизни» АИС - около 10 лет, но это не предел - во многих
компаниях используются системы с гораздо большим «стажем» работы, правда,
и обрастающими за это время новыми возможностями).
Во-вторых, чтобы система автоматизации приносила ожидаемый эффект,
она должна соответствовать данному предприятию - его возможностям, уровню
развития и т.д.
Наконец, стоимость АИС для средней торговой фирмы не так уж и мала.
Критериев выбора систем автоматизации, как и многих других
достаточно сложных и дорогих товаров (например, автомобилей), существует,
конечно же, много. Какие-то из них крайне важны, какие-то могут отражать
очень индивидуальные потребности. В подобных ситуациях следует во многом
ориентироваться на «здравый смысл», а также иметь в виду некоторые
ключевые моменты, носящие специальный характер.
Выбирая систему автоматизации, стоит обратить внимание на
следующее:
- что система автоматизации может делать, или какова ее
функциональность;
- во что обойдется приобретение системы, запуск ее в эксплуатацию и
поддержание в рабочем состоянии, т.е. какова ее совокупная стоимость
владения (крайне важно знать именно общую стоимость, а не просто цену
программного обеспечения);
- есть ли гарантии успешного завершения проекта внедрения и
полноценного ввода системы в эксплуатацию;
- что у системы «внутри» и, следовательно, насколько она надежна,
19
долговечна, производительна, в конце концов, современна;
- какова эффективность и возможные сроки окупаемости системы;
- уровень и качество сервиса в послепродажный период;
- возможность сопровождать и развивать систему силами специалистов
самой фирмы;
- каковы перспективы системы, будет ли она развиваться и
поддерживаться поставщиком в будущем.
Очень важно сначала выявить реальные потребности фирмы.
Определить реальные потребности фирмы в автоматизации - дело не
такое простое. Очень хорошо, если на фирме разработан план развития на
несколько лет вперед, в котором определена роль информационных технологий
и описана последовательность создания корпоративной автоматизированной
системы управления. Такой продуманный подход дает наибольшую отдачу,
существенно снижает риск выбрать «не ту» АИС и избежать проблем так
называемой «лоскутной» автоматизации. При этом в качестве первоочередных
задач может рассматриваться автоматизация наиболее критичных на данном
этапе видов деятельности («узких» мест, от которых существенно зависит
жизнь фирмы) или наиболее трудоемких при обработке традиционным
способом (среди последних - например, бухгалтерский и налоговый учет,
бюджетирование, расчет зарплаты, и др.).
Таким образом, для реализации задачи учета был выбран вариант
реализации, посредством самостоятельной разработки автоматизированной
системы учета работ с клиентами, который учитывает специфику процесса
обработки информации на фирме АНТИвор.
В качестве метода разработки программного обеспечения был выбран
метод нисходящего программирования, который подразумевает
первоначальное создание главного меню, а затем – программных модулей,
выполняющих отдельные функции из этого меню.
20
1.7 Обоснование проектных решений по видам обеспечения,
техническому, информационному, программному.
Для корректной работы АРМ по учету комплектующих требуется
наличие технических средств с характеристиками не хуже следующих:
- монитор 17 дюймов и выше;
- НЖМД не менее 20 Гб;
- оперативная память не менее 512 Мб;
- процессор с частотой не менее 1,7 ГГц;
- манипулятор «мышь;
- стандартная клавиатура;
- видеоадаптер VGA;
- лазерный принтер А4.
Организация информационного обеспечения основывается на понятии
информационной базы – совокупности упорядоченной информации,
используемой при функционировании информационной системы, а также
взаимосвязи различных составляющих этой информации. Организация
информационной базы влияет на эффективность всей системы, возможность
решения функциональных задач и т.д. Поэтому при разработке должны быть
приняты проектные решения по объемам, размещению, формам организации
информации, циркулирующей в системе.
При разработке концепции построения АРМ были определены данные,
которые необходимо хранить, и был разработан состав БД, удовлетворяющий
функциональным требованиям.
При функционировании данной АРМ должен осуществляться контроль
входной и выходной информации, в том числе данных вводимых
пользователем и данных, содержащихся в таблицах баз данных.
В случае ошибки ввода-вывода должны выдаваться соответствующие
сообщения и предоставляться возможность исправления ошибок и
продолжения работы.
При выполнении операций по изменению или удалению данных
21
необходимо обеспечить целостность БД. Для операций удаления необходимо
предусмотреть возможность отмены. При попытке поиска данных,
отсутствующих в базе, должно выводиться соответствующее сообщение.
На этой основе разработана база данных, состоящая из таблиц-
справочников и таблиц, хранящих оперативную информацию. При разработке
БД учитывались следующие требования:
- наложить на вводимые пользователями данные ограничения по
диапазонам значений (по числовым значениям, количеству символов) для
поддержания логической верности вводимых данных и избежания сбоев в
системе при несоответствии типов данных и т.п.;
- сохранять справочные и оперативные данные по первичным
документам;
- утерянные данные восстанавливать из архива или путем повторного
ввода.
Для разработки логической информационной модели базы данных
использована программа ERWin.
Для информационного обеспечения АРМ используется локальное
размещение БД. Часть данных хранится на бумаге.
Что касается выбора операционной системы для рабочих станций
предприятия, то выбор был сделан в пользу операционной системы Windows 7
Professional.
Существует очень простое понятие БД как большого по объему
хранилища, в которое организация помещает все используемые ею данные и из
которого различные пользователи могут их получать, используя различные
приложения. Такая единая база данных представляется идеальным вариантом,
хотя на практике это решение по различным причинам труднодостижимо.
Поэтому чаще всего под базой данных понимают любой набор хранящихся в
компьютере взаимосвязанных данных.
В основу проектирования БД должны быть положены представления
конечных пользователей конкретной организации - концептуальные требования
22
к системе. Именно конечный пользователь в своей работе принимает решения с
учетом получаемой в результате доступа к базе данных информации. От
оперативности и качества этой информации будет зависеть эффективность
работы организации. Данные, помещаемые в базу данных, также предоставляет
конечный пользователь.
При рассмотрении требований конечных пользователей необходимо
принимать во внимание следующее:
База данных должна удовлетворять актуальным информационным
потребностям организации. Получаемая информация должна по структуре и
содержанию соответствовать решаемым задачам.
База данных должна обеспечивать получение требуемых данных за
приемлемое время, то есть отвечать заданным требованиям
производительности.
База данных должна удовлетворять выявленным и вновь возникающим
требованиям конечных пользователей.
База данных должна легко расширяться при реорганизации и расширении
предметной области.
База данных должна легко изменяться при изменении программной и
аппаратной среды.
Загруженные в базу данных корректные данные должны оставаться
корректными. Данные до включения в базу данных должны проверяться на
достоверность.
Доступ к данным, размещаемым в базе данных, должны иметь только лица с
соответствующими полномочиями.
База данных должна иметь дружественный интерфейс к пользованию.
Разрабатываемая АРМ должна решать следующие задачи:
автоматизация формирования базы данных справочников: для
осуществления дальнейшей обработки информации необходимо, чтобы
первичная (входная) информация была четко структурирована;
23
автоматизация формирования отчётных документов.
Microsoft Access - это самая популярная сегодня настольная система
управления базами данных. Ее успех можно связывать с великолепной
рекламной компанией, организованной Microsoft, или включением ее в богатое
окружение семейства Microsoft Office. Вполне возможно, что это так. Но корень
успеха скорее всего заключается в прекрасной реализации продукта,
рассчитанного как на начинающего, так и на квалифицированного
пользователя. Не будем сейчас вдаваться в подробности сравнения отдельных
характеристик Access, и его основных конкурентов, например Paradox for
Windows или Lotus Approach. Эта система прекрасно освещена в
периодической компьютерной печати.
СУБД Access 7.0 для работы с данными использует процессор баз данных
Microsoft Jet 3.0, объекты доступа к данным и средства быстрого построения
интерфейса - Конструктор форм. Для получения распечаток используются
Конструкторы отчетов. Автоматизация рутинных операций может быть
выполнена с помощью макрокоманд. На тот случай, когда не хватает
функциональности визуальных средств пользователи Access могут обратиться к
созданию процедур и функций. При этом как в макрокомандах можно
использовать вызовы функций, так и из кода процедур и функций можно
выполнять макрокоманды.
Несмотря на свою ориентированность на конечного пользователя в
Access присутствует язык программирования Visual Basic for Application,
который позволяет создавать массивы, свои типы данных, вызывать DLL-
функции, с помощью OLE Automation контролировать работу приложений,
которые могут функционировать как OLE -серверы. Можно целиком создавать
базы данных с помощью кодирования, когда в этом появляется необходимость.
MS Access из всех рассматриваемых средств разработки имеет, пожалуй, самый
богатый набор визуальных средств. Тем не менее кодировать в Access
приходится. Так как ни одно приложение не предназначенное для себя лично,
создать хотя бы без одной строчки кода невозможно. Для коммерческого