17
организует и проводит выставки новых поступлений журналов
(еженедельно) и книг (ежемесячно);
осуществляет справочно-библиографическое обслуживание читателей;
осуществляет электронную доставку документов (ЭДД) – поиск полных
текстов статей в электронных БД и доставку их по электронной почте;
создает собственные электронные ресурсы;
консультирует по вопросам индексирования по Универсальной
Десятичной Классификации (УДК), по оформлению библиографических списков
к статьям и диссертациям.
Отдел информационных технологий предназначен для внедрения и
использования информационных технологий в учебные, научные,
административные и хозяйственные процессы учреждения.
Основным должностным лицом в отделе обслуживания читателей,
деятельность которого описывается в настоящем отчете, является библиотекарь.
Рассмотрим его основные обязанности.
Сам библиотекарь должен:
1. Вести работу по поддержанию читателей библиотеки научно-
технической, экономической и остальной литературой;
2. Создавать план комплектования библиотеки в рамках изучения
тематических планов книжных издательств, профиля работы и уровня развития;
3. Контролирует работу по учету, комплектации, проведению сезонных
инвентаризаций фонда книг;
4. Решает вопросы по:
реализации условий для оперативного удовлетворения запросов на
литературу;
улучшает уровень обслуживания читателей;
увеличивает скорость работы по предоставлению нужной информации.
5. Поддерживает эффективное использование научно-технических знаний.
6. Связывается с другими библиотеками, обслуживает читателей по
межбиблиотечному абонементу;
18
7. Составляет списки новых поступлений литературы и рассылает их
другим отделам;
8. Контролирует проведение научно-информационной, научно-
методической и библиографической работы, отработку поступающей в
библиотеку литературы, составление алфавитного и тематического указателя;
9. Всегда поддерживает связь со специалистами по вопросам библиотечной
деятельности;
10. Контролирует генерацию библиографических справок по запросам
читателей и компаний;
11. Участвует в организации тематических выставок по вопросам науки и
техники и передового опыта производства, оформлении стендов, агитации и
вывесок;
12. Гарантирует сохранность библиотечного фонда, ведет статистический
учет по текущим показателям работы библиотеки и готовит ежегодную
отчетность.
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
В исследуемой библиотеке организована компьютерная сеть, в которую
включены рабочие компьютеры сотрудников компании. Сеть компании
выстроены по топологии звезда. Топология типа «звезда» характеризуется более
высокой производительностью структуру, так как каждый компьютер, в том числе
и сервер, стыкуется отдельным сегментом кабеля с центральным концентратором.
Используемая операционная системы на рабочих компьютерах – Windows
7.
Схема компьютерной сети библиотеки приведена на рисунке 1.2.1.
Средой передачи информации в рассматриваемой сети является кабель -
витая пара пятой категории. Скоростью передачи данных - до 100 Мбит/сек.
19
Рис. 1.2.1. Схема компьютерной сети библиотеки
Рассмотрим программную архитектуру библиотеки.
В состав программной архитектуры библиотеки входят следующие
программные продукты:
1. Набор стандартных программ Microsoft Office.
2. ПО Microsoft ISA Server 2006 Standard Edition.
3. ПО MS RDP Client.
4. ПО MS Exchange 2007.
5. Сетевое программное обеспечение – сетевая операционная система
Microsoft Windows 7.
Схема программной архитектуры приведена на рисунке 1.2.2.
20
Рис.1.2.2. Схема программной архитектуры
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Главными задачами и направлениями работы библиотеки являются:
безусловное выполнение основных контрольных показателей работы и
привлечение новых читателей в библиотеку и к чтению;
повышение комфортности библиотечной среды, формирование
положительного имиджа библиотеки, развитие рекламы;
помощь в развитии исторического мышления, привлечение
пользователей к чтению исторической литературы;
распространение краеведческих знаний и воспитание у читателей
интереса к истории своей малой родины, формирование патриотических чувств;
воспитание бережного отношения к окружающему миру, формирование
активной гуманной позиции по отношению к природе, создание условий для
чтения естественнонаучной литературы;
21
приобщение пользователей к чтению правовой и нравственной
литературы, содействие повышению уровня этической грамотности, воспитание
культуры общения;
приобщение пользователей к лучшим образцам классической
отечественной и зарубежной литературы, создание условий для чтения и
различных литературных занятий и т.д.
Среди всех процессов библиотеки для автоматизации выбрана
деятельность библиотекаря по учету читателей, заявок на выдачу литературы и
ведения абонемента.
Характеристика деятельности библиотекаря приведена на рисунке 1.3.
Рис. 1.3. Характеристика деятельности библиотекаря
Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 1.4.
22
Рис. 1.4. Деятельность библиотекаря отдела обслуживания читателей
Таким образом, основными функции библиотекаря являются следующие
процессы:
организация процесса ведения учета поступления и выбытия книг из
библиотечного фонда;
формирование статистической информации,
обслуживание читателей и оформление абонементных формуляров.
Декомпозиция процесса обслуживания читателей показана на рисунке 1.5.
23
Рис.1.5. Декомпозиция процесса обслуживания читателей
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе
задач и ее описание
Во время выполнения своих функциональных обязанностей библиотекарь
сталкивается со следующими проблемами:
незавершенность схемы выдачи и приема книг исключительно с
помощью записи в бумажные формы документов, что повышает срок обработки
операций и суммарную составляющую возможных «человеческих ошибок»;
уменьшение скорости рассмотрения заявок на подбор литературы;
увеличение ошибок, связанных с человеческим фактором при
рассмотрении заявок в рамках увеличения нагрузки и роста объемов работ;
трудность мониторинга и оценки эффективности исполнения заявок на
подбор литературы (в разрезе каждого этапа выполнения);
сложность в процессе определения ответственных лиц, виновников
замедления исполнения заявок на подбор литературы.
Все указанные трудности создают негативное влияние на общую работу
всей библиотеки. Подобные трудности определяются во время реализации
24
внутреннего контроля и анализа бизнес-процессов, при этом источником данных
проблем является существующий порядок работы библиотекаря.
Целями решения комплекса задач по автоматизации работы библиотекаря
являются:
увеличение качества работы за счет более оперативного реагирования на
возникающие нужды;
уменьшение временных затрат;
увеличение качества работы с читателями.
В рамках получения прямого эффекта целями автоматизации подобного
комплекса задач служат:
минимизация времени расчета совокупных задач;
минимизация цены решения задач;
увеличение корректности расчетов;
повышение точности расчетов;
повышение уровня аналитичности расчетов (рост количества ведомостей
и показателей);
уменьшение числа работников;
минимизация временных затрат на рутинные операции и увеличение
времени творческой детальности.
Основным документом в деятельности библиотекаря является карточка
читателя. Схема документооборота карточки представлена на рисунке 1.6.
25
Рис. 1.6. Схема документооборота
Автоматизация процесса деятельности библиотекаря необходимо
выполнить в виде разработки автоматизированного рабочего места.
При существующей технологии работы библиотекаря значительное время
занимает выполнение рутинных, однообразных и часто повторяющихся
операций, что занимает достаточно много времени, что не может не отражаться
на общей производительности труда библиотекаря. При внедрении АРМ эти
процессы осуществляются в автоматическом режиме, без вмешательства
сотрудников, в том числе автоматически статистическая отчетность.
26
1.2.3. Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Задача
эффективного управления актуальна, как для компаний малого и среднего
бизнеса, так и для международных корпораций и концернов.
Автоматизированная информационная система (АИС) представляет собой
совокупность аппаратных и программных средств, которые используются для
хранения или управления информацией и данными, а также производят
вычисления. [3. стр. 14]
Исходя из того, что ИС – это некоторая совокупность взаимосвязанных
средств, персонала, методов, которые могут применяться при сборе, обработке,
хранении, и выдаче информации для решения поставленных задач, всю ее
структуру можно представить, как совокупность должным образом
организованных подсистем, которые обеспечивают все эти процессы.
Функции системы определяются как совокупность действий, которые
нужны для достижения определенной частной цели. Все функции АИС можно
разделить на информационные, управляющие и вспомогательные.
Информационные функции позволяют осуществлять сбор, обработку и
представление данных о состоянии автоматизируемого объекта для сотрудников,
либо же передают все эти данные для последующей обработки. Это могут быть
такие функции, как: изменение параметров, контроль, расчет параметров,
формирование и представление их для ответственного персонал или системы, а
также оценка и прогноз деятельности для всей АС и ее подсистем. [34. стр. 39]
Управляющие функции сами могут вырабатывать и реализовывать
управляющее воздействие на объекты управления. К ним можно отнести
логическое воздействие, программное и адаптивное управление, регулирование
параметров.
Если функция реализована в автоматизированном виде, то имеются
следующие режимы работы:
Диалог – персонал сам выбирает параметры из предложенных
рекомендаций по управлению объектом с помощью ПО и КТС.