27
Советчик – персонал имеет возможность принимать решения о
внедрении рекомендаций, которые предлагает системы.
Ручной режим – персонал оценивает обстановку на основе показаний
приборов и другой измерительной аппаратуры.
Все подсистемы функциональной части ИС реализуются в соответствии с
выбранными управляющими и информационными функциями.
Подсистема сбора данных реализует снятие информации по каналам связи
разными способами – от ручного до полностью автоматизированного. [35. стр. 81]
Оператор выполняет лишь первичный сбор и распределение данных. Вся
собранная информация анализируется на предмет выявления сущностей, которые
могут служить шаблонами для таблиц БД. Далее все данные переходят в системы
управления, хранения и обработки информации.
Эта подсистема делает предмашинную подготовку данных и вводит их в
базу данных, которая определена как информационная модель предметной
области. Оператор при помощи администратора БД по заранее обговоренным
правилам заполняют всю базу данных подготовленной информацией. На этом же
этапе проверяется достоверность и непротиворечивость представленной
информации и происходит обработка, редактирование, сохранение всех данных,
а также восстановление утерянных. Основа этой подсистемы – непосредственно
база данных(БД), которая управляется системой управления базами данных
(СУБД). [36. стр. 27]
Сама база данных определяется как именованная совокупность
разделенных и структурированных данных, которая позволяет отображать
состояние объектов и их отношения в отдельной предметной области.
В процессе управления компанией одной из важнейших задач руководства
является сбор данных, их обработка и передача сотрудникам. Чтобы управлять
компанией эффективно, важно предвидеть ситуацию наперед. Помимо
интуитивных оценок сегодня очень широко используется обоснованное
оценивание состояния компании на основе уже совершенных изменений, другими
словами, экстраполяция. [37. стр. 78]
Проведение экстраполяции можно условно разделить на 3 отдельных этапа:
сбор и измерение информации;
28
создание моделей динамических процессов, которые могут определять
деятельность компании;
проведение моделирования и выражение результатов оценки компании в
будущем.
Для выполнения подобных мероприятий, используют экономические ИС.
ИС – это совокупность некоторых средств, предназначенных для сбора,
обработки и представления данных для оптимизации принятия решений, которые
позволяют меньше участвовать самому человеку в осуществлении того или иного
процесса производства или управления. [38. стр. 120]
При этом оптимизация предполагает выбор варианта управления, который
позволяет достичь минимальных затрат при максимальной итоговом результате,
который обеспечивает наиболее эффективное управление.
Задачи, которые решаются при помощи ИС, определяются целями и
условиями работы экономических объектов. С их помощью становится
возможным решить такие сложные проблемы, как:
динамичность и непрерывность принятия решений;
многовариантность расчетов;
сбор данных в режиме реального времени;
реализация комплексного учета и экономического анализа.
Разрабатываемые и функционирующие ИС часто отличаются характером и
объемом решаемых задач, типом объектов управления, а также другими
признаками.
Система – это некий объект, который можно рассматривать как единое
целое, и как объединённую в интересах достижения цели совокупность
разнородных элементов.
Часто система определяется как совокупность взаимосвязанных
компонентов, которая имеет либо цель для функционирования, либо законы
развития, относительно изолированная от внешней среды.
ИС обычно обеспечивает сбор, обработку, хранение, поиск и выдачу
данных, которые важны при принятии решений в любой области. Они также
позволяют анализировать проблемы и разрабатывать новые продукты.
29
ИС – это некая взаимосвязанная совокупность средств, персонала и
методов, которые используются для хранения, обработки, передачи данных для
достижения поставленной цели. [39. стр. 23]
Сегодня понимание ИС предполагает использование персональных
компьютеров как основных технических средств обработки данных.
Также, сама техническая реализация ИС не будет значить ничего, если не
была учтена роль человека, для которого предоставляется информация и без
которого невозможно ее первичное получение и представление.
ИС часто определяют, как сложную кибернетическую систему, которая
позволяет объединить потоки данных от аппарата и объекта управления
экономической системы.
Сами ИС состоят из источника данных, аппаратной части, программной
части и потребителя данных.
Понятие, которые могут охарактеризовать экономические ИС:
Интегрируемость – возможность взаимодействия системы с только что
подключенными компонентами или подсистемами.
Масштабируемость – определяет возможность расширения системных
ресурсов и общей производительности.
Управляемость – определяет гибкость управления системой.
Адаптивность – отвечает за возможность системы подстраиваться под
условия конкретной предметной области.
Используемость – реализует возможность использования заложенных
внутрь системы функций.
Обоснованность – дает возможность получить утвержденные в ходе
выполнения работы программы результаты.
Реактивность – определяет способность системы реагировать на
внешние или внутренние воздействия.
Безопасность – отвечает за возможность предотвращения разрушения
системы в целом при несанкционированном доступе и т.п. [19. стр. 32]
Экономические ИС определяются разной степенью сложности создания,
интеграции и сопровождения с другими системами. Подобное их
30
функционирование зачастую направлено на исполнение нескольких целей,
поэтому их качество определяет несколько объединенных свойств, которые
характеризуют способность системы удовлетворить все пользовательские
потребности.
Функциональными обычно являются те показатели, которые определяют
функциональную полноту, корректность и адаптивность системы.
Экономические показатели обычно выражаются в виде стоимости создания
или покупки системы, затрат на ее внедрение, настройку и эксплуатацию, а также
эффект, который в итоге получается от процесса функционирования. [18. стр. 38]
Эксплуатационные показатели часто объединяют такие данные, которые
характеризуют возможности работы в сети, простоту и понятность установки,
стабильность ПО, удобство работы в нем, адекватность пользовательского
интерфейса, степень автоматизации функций, возможности информационной
защиты данных и самой системы в целом.
Структура АИС представлена на рисунке 1.
Сама АИС состоит из обеспечивающей и функциональной части, каждая из
которых имеет свою собственную структуру. [1. стр. 41]
Под функцией можно понимать проявление взаимодействия с внешней
средой, а действие функции во времени обычно называется функционированием.
[6. стр. 98]
Функциональная часть состоит из подсистем, которые определяются
особенностями АСУ. Всех их можно разделить по отдельным признакам
(структурным или функциональным), а сами они объединяют в себе
соответствующее комплексы задач контроля. [2. стр. 74]
Обеспечивающая часть включает в себя информационное, математическое,
правовое, программное, методологическое, техническое, эргономическое и др.
обеспечение.
Информационное обеспечение АИС подразумевает под собой комплекс баз
данных и файлов ОС, лексической и форматной базы, а также отдельных
языковых средств, которые созданы для ввода, поиска, обработки и
представления данных в той форме, которая необходимо для потребителя.
31
Разные источники приводят свои классификации ИС по многим признакам,
далее приведены наиболее распространённые – по степени автоматизации:
ручные ИС – не имеют современных технических решений для
обработки данных и выполняют все операции при помощи человека. Например,
деятельность менеджера в фирме, в которой нет ни одного компьютера, можно
точно назвать ручной.
автоматизированные ИС (АИС) – очень распространены сейчас.
Предполагают одновременное участие в процессах обработки данных и человека,
и технических средств, при этом главная роль отведена компьютеру.
автоматические ИС – выполняют все операции автоматически, без
участия человека. Хороший пример такой ИС – поисковые системы в Интернете,
например, Google или Яндекс, где все данные о сайтах собирают поисковые
роботы и человеческий фактор не может повлиять на распределение результатов
поиска. [11. стр. 120]
В настоящее время термин ИС чаще всего применим к
автоматизированным ИС.
По характеру использования данных ИС делятся на:
информационно-поисковые – некоторая системы для хранения, поиска и
предоставления пользователю интересующих данных;
информационно-аналитические – еще один класс ис, который создан для
аналитической обработки информации;
информационно-решающие – такие системы, которые реализуют
переработку данных по некоторому алгоритму.
ситуационные центры – обобщенные информационно-аналитические
комплексы. [12. стр. 123]
По сфере использования:
ИС организованного управления – реализация возможностей
автоматизации работы управленческого персонала;
ИС управления техпроцессами – создание элемента управления
механизмами, технологическими режимами в рамках автоматизированного
производства;
32
АИС научных исследований – аппаратно-программные комплексы,
которые предназначены для проведения испытаний и исследований;
ИС автоматизированного проектирования – программно-технические
системы, которые выполняют роль исполнителя проектных работ с
математическими методами;
автоматизированные системы обучения – совокупность программно-
технической и учебно-методической информации, которая позволяет обеспечить
учебную деятельность;
интегрированные ИС – реализация автоматизации всех основных
функций компании.
Следующим основанием для классификации становится функциональность
ИС, которая определяет само назначение и технические возможности ИС.
ИО обычно включает в себя массивы форматированных или
неформатированных документов, кодификаторы, классификаторы, словари, всю
нормативную базу для того, чтобы реализовать решение по объемам, размещению
и методике существования данных в АИС, а также набор средств и правил для
перевода естественного языка, который используется при общении пользователей
и персонала АС с комплексом автоматизированных средств. [14. стр. 42]
Сегодня ИО рассматриваются как сочетание информационного и
лингвистического обеспечения. При этом само информационное обеспечение
включает файлы ОС и БД, а лингвистическое обеспечение содержит форматную
базу, языковые средства и лексику.
Математическое обеспечение рассматривается как комплекс
математических методов и моделей, на основании ГОСТ 24.03-90,
применяющихся в АС.
Программное обеспечение подразумевает совокупность прикладных и
общесистемных программ, а также всю нормативно-методическую
документацию по их использованию.
Техническое обеспечение обобщает комплекс технических средств,
которые могут обеспечить работу всей системы. Обычно это средства сбора,
передачи, контроля, обработки и размножения данных. [31. стр. 46]
33
Правовое обеспечение включает в себя совокупность нормативно-
правовых документов, которые позволяют обозначить права и обязанности
сотрудников и условия функционирования системы, а также комплект
документов, которые могут корректировать порядок хранения информации,
правила проверки данных, и обеспечение правомерности всех исполняемых
операций. [32. стр. 43]
Организационно-методическое обеспечение выражается в совокупности
документов, которые определяют организационную структуру всей
автоматизации, направленной на исполнение конкретных функций.
Эргономическое обеспечение подразумевает методы и средства для
создания оптимальных условий для работы сотрудников в рамках единой АИС.
Методологическое обеспечение включает в себя средства и методы
метрологии и все рекомендации по их использованию для каждого компонента
АИС. [33. стр. 68]
Построение системы управления на базе продуктов одного производителя
является естественным продолжением стратегии выбора поставщика ПО.
Единство идеологии построения всех используемых компонентов подразумевает
единый подход к внедрению, развитию, поддержке и использованию. В
результате обеспечивается полноценность функционирования системы, которая
достигается благодаря «бесшовной» интеграции.
При выборе ИС имеется возможность рассматривать различные варианты:
так называемое «коробочное решение», решение на базе платформы или заказная
разработка. Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а
западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых
реализуются проектные решения и заказные разработки.
Потребность в комплексной автоматизации бизнес-процессов появляется
среди предприятий по мере развития бизнеса, так как увеличивается разнообразие
функционала и растет штатная численность сотрудников. Это влечет за собой
сложность и необходимость в формализации и оптимизации производства.
При внедрении ИС процессы выполняются по заранее заданным
алгоритмам и схемам, то есть типизируются и формализуются, а также
максимально автоматизируются.
34
ИС являются средством достижения долгосрочных целей и решением
связанных с этим задач. Они направлены на повышение эффективности бизнес-
процессов и снижение издержек внутри компании. С другой стороны, проект
внедрения может рассматриваться как инвестиционный, как вложение для
увеличения прибыли компании в среднесрочном периоде. Одновременно,
внедрение ИС может рассматриваться и в более узком контексте - как простая база
для осуществления ежедневных рутинных операций
Повышение скорости обработки информации в системе взаимоотношений
различных субъектов экономической деятельности, а также обоснованность
принятия менеджментом управленческих решений на основе актуальной
информации играют все большую роль в достижение предприятием его
стратегических целей.
Сегодня, несмотря на то, что мышление и принятие руководством
компании управленческих решений, согласно практике и теоретическим
исследованиям, должно опираться на стратегическое (долгосрочное) видение, для
отечественных предприятий понятия «стратегическое планирование» и даже
«стратегия» остаются формальными, либо не используются.
Такой разрыв между общепринятой теорией и отечественной практикой
приводит к тому, что ИС, обладающая функционалом поддержки принятия
решений, существенно утрачивает свою ценность. ИС дает максимальный эффект
лишь при эффективной работе всех аналитических модулей, для которых по факту
требуется наличие некоторых ключевых показателей, долгосрочных
стратегических планов. Всё это позволяет проводить оперативный и
долгосрочный план-факторный анализ, понимать, как далеко предприятие
находится от достижения своих стратегических целей.
ИС является инструментом планирования и реализации деятельности
компании через автоматизации бизнес-процессов, что способствует достижению
целевых показателей компании в плановом периоде. В то же время, нельзя
забывать о некоторых рисках, поскольку неудачное внедрение ИС может снизить
показатели эффективности работы компании. Это может произойти за счет
отвлечения ресурсов на подготовку и осуществление внедрения и повлечет за
собой сложности в достижении стратегических целей.
35
Использование полнофункциональной единой системы управления
ресурсами компании может дать огромные преимущества предприятию в
организации эффективного управления компанией, увеличении быстроты
реакции на изменения внешней среды, повышении качества обслуживания
клиентов.
В настоящее время экономическая ситуация в России характеризуется
сокращением жизненного цикла продукции на рынке, трудностями в получении
инвестиций, повышенным износом промышленного оборудования, высокими
издержками на изготовление готовой продукции, проблемами сбыта.
ИС могут повысить согласованность работы всех подразделений компании,
снизить прямые и косвенные издержки, устранить проблему взаимосвязи данных
их различных приложений. Такие системы являются инструментом для роста
эффективности управления и принятия верных стратегических решений.
Системы автоматизации создают стимул для оптимизации бизнес-
процессов, способствуют росту эффективности ежедневных операций в
подразделениях организации, создают среду для хранения информации, которую
можно оперативно использовать и контролировать.
Проведем расчет возможной экономии временных ресурсов от внедрения
средств автоматизации в исследуемой библиотеке (таблица 1.1).
Таблица 1.1
Расчет возможной экономии временных ресурсов
Действие Время, затрачиваемое
при базовой
технологии/ мин.
Время,
затрачиваемое
по
предлагаемому
варианту/ мин.
Возможная
экономия/ мин.
Оформление
абонемента
35 - 35
36
Учет выдачи
книг
15 - 15
Формирован
ие
отчетности
15 5 10
Итого 65 5 60
Как видно из приведенных расчетов, экономия времени библиотекаря
может составить около часа для выполнения каждой операции, следовательно,
внедрение АРМ представляется выгодным с точки зрения оптимизации расходов
трудовых ресурсов сотрудников, в сотрудников отдела обслуживания читателей.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Библиотека обеспечивает конфиденциальность персональных данных о
пользователе в соответствии с законодательством Российской Федерации в
области персональных данных, а именно согласно ФЗ № 152-ФЗ «О персональных
данных» от 27.07.2006 г. Такие данные могут включать: имя, фамилию, отчество,
дату рождения, возраст, пол, адрес электронной почты, адрес проживания или
доставки, контактный номер телефона.
В момент сбора информации сотрудники уведомляют пользователя, при
каких обстоятельствах персональные данные могут быть сохранены нами до
момента их удаления из наших баз. По требованию пользователя информация в
любой момент может быть удалена [7. стр. 84].
Предоставляя свои персональные данные заполнении формы, пользователь
дает свое согласие на обработку и использование своих персональных данных
согласно ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 г.
Под обработкой персональных данных понимается любое действие или
совокупность действий, совершаемых с персональными данными вручную или с
применением средств автоматизации, включая сбор, запись, систематизацию,
накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение,