17
Рис. 1.2 Система управления организаций
Четыре основных функции управления - систематический способ делать
вещи. Относится к руководству как к процессу, чтобы подчеркнуть, что все
руководители, независимо от их способности или навыков, участвуют в некоторых
взаимосвязанных функциях для достижения своих желаемых целей.(рисунок 1.3).
Планирование и принятие решений; Организация; процесс; управление.
Процесс стратегического управления имеет следующие четыре этапа:
Экологическое сканирование. Сканирование окружающей среды относится к
процессу сбора, анализа и предоставления информации в стратегических целях. Это
помогает анализировать внутренние и внешние факторы, влияющие на
организацию. После выполнения процесса экологического анализа руководство
должно оценивать его на постоянной основе и стремиться к его улучшению.
Формулирование стратегии. Разработка стратегии - это процесс определения
наилучшего курса действий для достижения организационных целей и,
следовательно, достижения организационной цели. После проведения
экологического сканирования менеджеры разрабатывают корпоративные, бизнес-и
функциональные стратегии.
Реализация стратегии. Реализация стратегии подразумевает, что стратегия
будет работать по назначению или в результате будет выбрана выбранная стратегия
организации. Реализация стратегии включает в себя проектирование структуры
организации, распределение ресурсов, разработку процесса принятия решений и
управление человеческими ресурсами.
Оценка стратегии. Оценка стратегии - это последний шаг процесса
управления стратегией. Основные мероприятия по оценке стратегии: оценка
внутренних и внешних факторов, которые являются корнем существующих
стратегий, измерения производительности и принятия корректирующих /
18
корректирующих действий. Оценка гарантирует, что организационная стратегия, а
также ее реализация соответствуют организационным целям.
Система управления - средство, с помощью которого переменная величина
или множество переменных величин производится в соответствии с установленной
нормой. Он либо удерживает значения контролируемых величин постоянными, либо
заставляет их меняться предписанным образом. Система управления может
управляться электричеством, механическими средствами, давлением жидкости или
комбинацией средств. Когда компьютер задействован в цепи управления, обычно
более удобно управлять всеми системами управления электрически, хотя смешения
довольно распространены.
Информационная система представляет собой формальный процесс сбора
данных, обработки данных в информацию и распространения этой информации
среди пользователей. Одна из приоритетных целей системы (АИС) является сбор,
хранение и обработка финансовых и бухгалтерских данных и подготовка
информационных отчетов, которые могут использовать менеджеры или другие
заинтересованные стороны для принятия деловых решений. Хотя АИС может быть
ручной системой, сегодня большинство информационных систем учета основаны на
компьютерах. Функции информационной системы учета. Учетные информационные
системы имеют три основные функции:
Первой функцией АИС является эффективный и эффективный сбор и
хранение данных книг.
Вторая функция АИС заключается в предоставлении информации, полезной
для принятия решений, включая подготовку управленческих отчетов и финансовых
отчетов.
Третья функция АИС заключается в том, чтобы убедиться, что элементы
управления установлены для точной записи и обработки данных.
Части информационной системы учета. Учетная информационная система
обычно имеет шесть основных частей:
19
Рис. 1.3 Структура элементов системы управления организацией
Создание единой базы данных, которая в полном объеме содержит
информацию о читателях библиотеки, о книгах, сроках сдачи книг и т.д, .
Необходимость создания системы заключается в улучшении качества
обслуживания читателей, скорости оформления документов, заполнение и введение
личных карточек (абонементов). Система позволяет ввести учет за качеством
проделанной работы через определенный промежуток времени. Критерий оценки
достижения целей системы – увеличение числа читателей и положительных отзывов
по поводу проделанной работы.
Контекстная диаграмма представляет собой схему организации работы
библиотеки. Входными данными является информация о сотрудниках, читателей,
заказах, книгах. Результатом функционирования являются различные отчеты: отчет
о поставщиках, отчет о книгах, отчет о заказах, отчет о издательствах, наличий книг
и т.д (рисунок 1.4).
20
Рис. 1.4 Контекстная диаграмма
Подробно рассмотрим некоторые определение поставленных требований для
автоматизированной информационной системы «Библиотека». Разрабатываемая
система предназначена для реализации поставленных задач, по данной причине
набор требований к приложению составляется, исходя из поставленных задач
автоматизации работы библиотеки.
Требования для реализации поставленных задач.
1) АИС Библиотека предназначена для ввода, хранения и обработки
информации о печатных изданиях, поступающих в библиотеку, читателях,
посещающих библиотеку.
2) Информация о читателях должна включать личные данные и данные о
печатных изданиях, которые он берет на абонемент или в читальный зал.
3) АИС «Библиотека» необходима обеспечить выполнение следующих
трех действий:
Регистрация новых читателей;
Регистрация и постановка на учет новых печатных изданий;
Контроль учета своевременной сдачи и отслеживание задолжников
(читателей);
4) АИС «Библиотека» должна будет реализовывать обслуживание различных
типов или классов читателей, которые обладают специфическими
характеристиками: читатели; разовые читатели; Например, один и тот же читатель
21
может брать книги, как абонемент т.е на дом, так и в читальный зал, если он не
находится в списке должников.
5)АИС «Библиотека» должна отслеживать читателей, которые нарушают
правила пользования библиотеки.
Система должна будет решать следующие поставленные задачи:
1. Формирование каталога книг.
1.1 Ввод данных о поступивших книгах.
1.2 По запросам формировать отчеты.
2. Составление личных карточек читателей.
2.1. Регистрация нового читателя.
2.1.1 Регистрация книг выдаваемых читателю.
2.2. Формирование отчетов карточки читателя и выданных ему книгах.
3. Регистрация данных о читателях задолжниках.
3.1Регистрация данных.
3.2 Формирование отчетов о текущих задолжниках.
4.Функция поиск определенной книги.
4.1 Выбор критерия поиска.
4.1.1 Формирование отчетов о результате поиска.
5. Выход из программы.
На основе вышеизложенных требований и ограничений выделяются
следующие классы пользователей информационной системы. Так же определяются
требования к ним и даются описание системы с точки зрения пользователя т.е
программиста.
В системе обозначений UML таким описанием является представление
использования (Use-Case View). Это представление может состоять из нескольких
диаграмм использования (Use-Case Diagram), которые описывают отдельные части
системы и систему в целом. Сначала составим диаграмму использования,
описывающую систему в целом
Описание системы с языка моделирования UML представлено на рисунках
1.5,1.6.
22
Рис 1.5 Процесс работы системы . Общая характеристика
Рис 1.6 Процесс работы системы . Общая характеристика
23
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
В настоящее время предприятием приходится функционировать в сложных
финансово-экономических условиях. Залогом успешной деятельности предприятия
в таких условиях является максимально эффективная организация деятельности
предприятия на всех уровнях. Это сложная задача, успешное решение которой
находится не в области какой-либо одной науки, а обычно на пересечении многих
дисциплин, таких как управление и менеджмент, логистика, бухгалтерский учет и,
конечно же, информатика.
Автоматизация бизнес процессов современного предприятия является необ-
ходимым и обязательным условием его успешного функционирования. Трудно
представить сегодня предприятие, на котором, ведется вручную, например,
бухгалтерский учет. Но бухгалтерский учет — далеко не единственный пример
приложения автоматизации на предприятии. Существующие информационные тех-
нологии позволяют автоматизировать деятельности практически всех уровней пред-
приятия. Исходя из этого становится ясно, что автоматизация деятельности ста-
новится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того,
чтобы предприятие работало максимально эффективно.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение традицио-
нными средствами учета c использованием бумажных документов возможно
неэффективно. Прежде всего, такой вывод следует из анализа количества операций
при ведении читателей или книг. Также очень тяжело хранить и осуществлять поиск
информации о книгах и необходимых изданий, проведенных операциях в бумажном
виде. Нет необходимости описывать преимущества и удобство поиска информации.
Поиск информации о любой выполненной работе можно найти в журнале
электронных документов со всеми подробностями ее выполнения быстро и удобно.
Однако, использование вычислительной техники дает не только удобство и
быстроту поиска информации и оформления документов, но и поднимает эффектив-
24
ность работы на принципиально новый уровень, предоставляя функции, ранее не-
доступные. Прежде всего, это касается подсистемы аналитической информации.
Ранее, при использовании системы бумажного учета получить информацию о
книгах, проанализировать наиболее востребованные книги можно было только
подняв всю документацию, то теперь это стало гораздо более быстрым и доступным,
что позволит лучше оценивать востребованность разных услуг на рынке.
Кроме выше сказанного выделить еще ряд аналитических отчетов, которые
можно получить при использовании автоматизированной информационной систе-
мы. Таким образом, можно выделить следующие основные преимущества исполь-
зования автоматизированной информационной системы на основе вычислительной
техники для решения задачи построения системы учета:
повышение удобства поиска и отбора данных из справочников хране-
ния статической информации и журналов выполненных операций;
повышение скорости поиска и отбора информации, а также оформления
различных проектов;
обеспечение влияния каждых вновь появившихся предложений на
тендерных площадках;
обеспечение безопасности хранения информации;
обеспечение многопользовательской работы.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Система будет удовлетворять следующим требованиям:
1. Надёжности;
2. Безопасности;
3. Требования к защите информации от несанкционированного доступа.
Будет предусмотрена защита от несанкционированного доступа к данным, ввода
данных, их удаления.
4. Система будет доступна с любого компьютера в фирме.
5. Информация хранящаяся в системе будет защищена от аварийных
ситуаций, влияния внешних воздействий (радиоэлектронная защита).
25
6. Квалификация персонала. Персонал будет обучен правилам работы с
системой, при этом не обязательно наличие специального технического
образования.
До введения автоматизированной системы библиотекаря и услуг
вручную создавались табели и графики, которые представляли собой тоненькие
тетради в клеточку. Для хранения таких тетради требовалось дополнительное место,
а тетради не обладали износоустойчивостью. Применение автоматизированной
системы позволит не только сэкономить пространство, время на создание и запол-
нение таких тетрадей, но и существенно повысит износоустойчивость, что позволит
хранить информацию в течение длительного времени.
Необходимо иметь информацию о читателях, которым были выданы
книги или выдаются. Для того чтобы получить эту информацию без автоматизи-
рованной системы необходимо просмотреть и проверить вручную списки в тетрадях.
Это занимает значительный отрезок времени. Кроме того, не исключены ошибки
сотрудников, которые могут привести к различным последствиям. Автоматизи-
рованная система позволяет хранить информацию о клиентах независимо от вре-
мени, поиск клиентов, которым необходимо оказать услуги и сдать объект, данная
функция осуществляется за считанные секунды, исключены ошибки персонала, не
требуется дополнительная площадь для хранения бумажных тетрадей клиентов.
Получение данных для статистики. Автоматизированная система позволяет
получить данные о стоимости книг. Статистические данные позволяют определить
востребованность книг .
Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта
автоматизации к вводу системы в действие.
Заполнение созданной базы;
- обеспечение персонала необходимыми техническими средствами;
- обучение персонала правилам работы с системой.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
26
В настоящее время существует очень мало автоматизированных информа-
ционных систем, осуществляющих решение задачи автоматизации деятельности
библитек. Одна из них АБИС "МАРК-SQL" для Windows
Функциональное назначение
Комплексная автоматизация библиотечных процессов на базе новых
информационных технологий. Создание электронного каталога, формирование и
печать выходных форм, обслуживание читателей, ведение статистической и
управленческой отчетности, анализ книгообеспеченности.
Полная совместимость по базам данных с предыдущими поколениями АБИС
"МАРК".
Система реализована в двух вариантах:
АБИС «МАРК-SQL (MARC21)»
АБИС «МАРК-SQL (RUSMARC)»
Принципиальные особенности
многоплатформенность, возможность работы с различными СУБД
расширяемость: возможность добавления новых функций с
сохранением преемственности снизу вверх
масштабируемость
интероперабельность (способность к взаимодействию с другими
информационными системами)
защита от несанкционированного доступа к базам данных
дружественный интерфейс
1.3.2 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Для разработки приложения, реализующего учета понадобятся следующие
ИС:
Операционная система Windows, предназначенная для функциони-
рования на клиентской машине;
Операционная система Windows серверного типа или при наличии
менее 3 сотрудников работающих с «Автоматизированной системой рабочего места