25
Рисунок 8 Диаграмма 2-го уровня – декомпозиция функции «Анализ
использования библиотечного фонда»
Функциональное моделирование позволило выявить функции,
формирующие деятельность библиотекаря. Часть из них можно возложить на
информационную систему:
формирование читательских билетов;
поиск книг;
ведение статистики посещений,
контроль книг «в наличии» и «на руках»;
выявление «должников».
Внедрение ИС позволит отказаться от части бумажной документации,
например, от карточек читателей и вкладышей для книг.
1.1.5 Обоснование необходимости создания ИС «АРМ библиотекаря»
При существующей технологии работы библиотекаря значительное время
занимает выполнение рутинных, однообразных и часто повторяющихся
операций, таких как оформление читательских билетов, поиск книг по карточкам
и каталогам и др. Это занимает достаточно много времени, что не может не
отражаться на общей производительности труда библиотекаря.
26
При внедрении АРМ большинство процессов должно проходить в
автоматическом режиме.
Проведем расчет возможной экономии временных ресурсов от внедрения
средств автоматизации (таблица 6).
Таблица 6
Расчет возможной экономии временных ресурсов
Действие
Время,
затрачиваемое при
базовой технологии,
мин.
Время,
затрачиваемое по
предлагаемому
варианту, мин.
Возможная
экономия,
мин.
Оформление
абонемента
35
-
35
Учет выдачи книг
15
-
15
Формирование
отчетности
15
5
10
Итого
65
5
60
Как видно из таблицы, экономия времени библиотекаря может составить
около часа для выполнения каждой операции, следовательно, внедрение АРМ
представляется выгодным с точки зрения оптимизации трудовых ресурсов.
1.1.6 Обеспечение информационной безопасности ИС
Безопасность информационной системы и обрабатываемой информации в
библиотеке достигается путем строгого соблюдения разработанной политики
безопасности, в которой описаны организационные, технические и программные
методы защиты информации.
Для физической защиты информации от воздействия третьих лиц
используется система контроля и управления доступом, которая выражается в
парольной защите персональных компьютеров и нахождении серверного и
сетевого оборудования в отдельно закрываемой комнате.
В системе обеспечения безопасности используются следующие
мероприятия:
в системе назначен администратор безопасности (ИТ-сотрудник);
системный блок каждого компьютера опечатан и не подлежит
вскрытию без присутствия ИТ-сотрудника;
так как нет необходимости в эксплуатации CD-ROM, дисководов, они
сняты с компьютеров;
27
для разграничения доступа сотрудников используется парольная
защита. Пароли генерируются администратором безопасности, выдаются
пользователю под роспись и хранятся также, как и другая конфиденциальная
информация;
запрещено использование неучтенных носителей информации: дискет,
флешек, внешних жестких дисков.
1.2 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.2.1 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Под стратегией автоматизации определяется формализованная система
правил, на основе которых будет создаваться проектируемая ИС.
В процессе создания IT-стратегии учитываются базовые параметры
разрабатываемой ИС, чтобы в дальнейшем она отвечала следующим
требованиям [6]:
расширяемость, то есть система должна обеспечивать растущие
потребности компании;
настраиваемость, то есть система должна быть проста в управлении и
изменении для внутренних бизнес-процессов и внешней среды;
совместимость, то есть все основные компоненты системы должны
быть взаимозаменяемы и соответствовать требованиям ИБ;
эффективность работы, то есть применение того или иного решения
должно быть экономически оправдано;
независимость, то есть заказчик не сможет попасть в зависимость от
поставщиков решений, при этом у него не возникнет необходимости в
содержании своего штата программистов.
Задача разработки стратегии автоматизации состоит из:
подготовительного этапа;
изучения, анализа и систематизации главных и вспомогательных
бизнес - процессов фирмы;
улучшения принципов управления компании.
Фазы разработки стратегии включают в себя:
28
описание существующих в компании ИС для отражения их
соответствия функциональным задачам бизнеса на всех уровнях управления,
пользовательского окружения, структуры потоков данных, организации их
хранения и доступа к ним;
проектирование и исследование главных и вспомогательных
процессов с учетом их информационной поддержки и взаимосвязи с структурой
управления;
утверждение целей и задач модернизации информационных
технологий в соответствии с целями и задачами бизнеса. Установка
первоочередных задач автоматизации и подготовка предложений по их
реализации;
создание системного проекта по реализации комплексной ИС,
предполагающего объединение действующих и разрабатываемых компонент (по
функциональности, структуре данных, их изменению и организации доступа);
технико-экономическое обоснование частей проекта информатизации
компании на базе выделяемых факторов эффективности.
Для автоматизации задачи среди уже созданного множества стратегий
выбирается один из следующих видов автоматизации:
хаотичная;
по участкам;
по направлениям;
полная (комплексная).
К минусам хаотичной автоматизации можно отнести отсутствие полной
стратегии развития автоматизированных систем, что может привести к
разработке незаконченных фрагментов информационной инфраструктуры и
прикладных систем, которые нельзя будет эффективно применять в
повседневной деятельности компании.
Автоматизация по участкам включает в себя отбор одного или нескольких
участков работ, а точнее, задач, выполняемых одним или несколькими
сотрудниками конкретного отдела без привязки к установленным в компании
бизнес-процессам. Такой способ характерен для отдельных случаев: объем
инвестиций компании недостаточен для полной автоматизации; есть участки, где
29
использование ИС дает видимый экономический эффект, например, за счет
сокращения сотрудников. Чтобы автоматизация по участкам стала эффективной,
необходимо создание стратегических и оперативных планов.
Автоматизация по направлениям деятельности, например, управление,
производство, сбыт, контроль финансов и т.п. От автоматизации по участкам
отличается тем, что автоматизация по направлениям работ включает участие в
подобном процессе всех организационных подразделений, работа которых
связана с автоматизируемым направлением. Зачастую любое направление
бизнес-процесса охватывает почти все подразделения предприятия, именно
поэтому автоматизацию по направлениям не стоит рассматривать, как
локальную. Автоматизация по направлениям заключается в выборе
автоматизации одного или нескольких бизнес-процессов в полном объеме – от
начала до конца, при этом необходимо проведение реинжиниринга бизнес-
процессов и разработки модели документооборота всей компании. Для
увеличения эффективности процесса автоматизации по направлениям нежно
разработать стратегический и тактический планы автоматизации. Подобные
планы должны быть пересмотрены после завершения автоматизации отдельного
бизнес процесса и оценки достигнутых результатов.
Комплексная автоматизация предполагает внедрение ИС на все функции
управления и все бизнес-процессы компании за счёт изначальной интеграции на
этапе внедрения.
Практическим результатом перехода к единой ИС становится общий для
всей компании стандарт на возможности взаимодействия пользователей с
системой. Определение одной или комбинации из стратегий автоматизации
документооборота выражается результатом анализа текущего и предполагаемого
состояния компании на некоторый период. Данный подход очень дорог и
длителен, поэтому, в силу существующих экономических и временных
ограничений, в данной задаче не применим.
В случае разработки ИС «АРМ библиотекаря» лучше всего подходит
стратегия автоматизации по направлению. Учебное учреждение сможет
автоматизировать работу библиотекаря, получив при этом экономический
эффект.
30
1.2.2 Характеристика бизнес-процессов с использованием ИС
На рисунке 9 представлена диаграмма нулевого уровня «КАК ДОЛЖНО
БЫТЬ», характеризующая деятельность библиотекаря с использованием ИС
«АРМ библиотекаря».
Рисунок 9 Деятельность библиотекаря с использованием АРМ
На рисунке 10 представлена диаграмма первого уровня - декомпозиция
основной функции.
Рисунок 10 Диаграмма 1-го уровня – декомпозиция основной функции
31
На рисунке 11 представлена диаграмма второго уровня - декомпозиция
функции «Работа с книгами». Если сравнивать с диаграммой «КАК ЕСТЬ» (см.
рисунок 6), то видно, что исчез блок «Заполнение вкладышей к книгам». Теперь
достаточно только поставить на второй лист книги штамп библиотеки.
Рисунок 11 Диаграмма 2-го уровня – декомпозиция функции «Работа с книгами»
На рисунке 12 представлена диаграмма второго уровня - декомпозиция
функции «Выдача и приём библиотечных материалов». Если сравнивать с
диаграммой «КАК ЕСТЬ» (см. рисунок 7), то видно, что операция внесения и
редактирования информации о выданных книгах в читательский билет и
карточку вообще отсутствует.. Вся информация о том, у кого «на руках» книга, и
какие книги имеются в наличии находится в базе данных. При необходимости её
можно вывести на экран или на печать.
На рисунке 13 представлена диаграмма второго уровня - декомпозиция
функции «Анализ использования библиотечного фонда». Информационная
система взяла на себя функции построения рейтинга книг по использованию,
ведение статистики посещений.
32
Рисунок 12 Диаграмма 2-го уровня – декомпозиция функции «Выдача и приём
библиотечных материалов»
Рисунок 13 Диаграмма 2-го уровня – декомпозиция функции «Анализ
использования библиотечного фонда»
В результате построения функциональных диаграмм «КАК ДОЛЖНО
БЫТЬ» можно сделать вывод, что ИС освободит библиотекаря от рутинных
операций.
33
1.2.3 Выбор и обоснование способов разработки и внедрения ИС
Сегодня есть несколько вариантов разработки и внедрения
информационной системы:
покупка готового ПО;
покупка готового ПО и его модификация под требования клиента;
создание собственного ПО;
доработка уже имеющегося и находящегося в работе ПО.
АРМ библиотекаря чаще всего является одной из составляющих
автоматизированных библиотечно-информационных систем. Рассмотрим
основные из них:
OPAC-Global;
«АС-Библиотека-3»;
ИРБИC;
АБИС «Колибри».
Система автоматизации библиотек ИРБИC [21] представляет собой
типовое интегрированное решение в области автоматизации библиотечных
технологий и предназначена для использования в библиотеках любого типа и
профиля (рисунок 14).
Рисунок 14 Интерфейс системы ИРБИС
34
Система полностью отвечает международным требованиям,
предъявляемым к подобного рода системам, и поддерживает все
библиографические стандарты и форматы. Система позволяет описывать все
виды изданий. Интерфейсы максимально приближены к потребностям
пользователя и легко осваиваются
Основные характеристики:
1. Работа в локальных и глобальных вычислительных сетях без
ограничения количества пользователей;
2. Полная интегрируемость в корпоративные библиотечные системы и
технологии на основе:
3. Средств поддержки Web-технологий и протокола Z39.50;
4. Полной совместимости с международными форматами UNIMARC,
MARC21 и Российским коммуникативным форматом RUSMARC.
Интегрированная автоматизированная библиотечная система «АС-
Библиотека-3» [23] предназначена для полномасштабной автоматизации
управления информационными библиографическими ресурсами, их интеграции
в единое информационное пространство, обеспечения полного доступа к ним со
стороны пользователей (рисунок 15).
Рисунок 15 Каталогизатор в АБИС «АС-Библиотека-3»
Система обладает самым современным инструментарием для
автоматизации всех основных направлений деятельности библиотек: