5
Содержание
Введение ....................................................................................................................... 6
Глава 1.Аналитеческая часть ..................................................................................... 8
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.
Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» .................................................................... 8
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации ..................................................................................................... 12
1.3.Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«как должно быть» .............................................................................................. 28
1.4. Обоснование проектных решений .................................................................... 37
Глава 2. Проектная часть .......................................................................................... 42
2.1.Разработка проекта автоматизации ................................................................... 42
2.2.Программное обеспечение задачи ..................................................................... 44
2.3.Контрольный пример реализации проекта и его описание ............................ 46
Глава 3. Обоснование экономической эффективности проекта .......................... 59
3.1. Рассчет эффектов................................................................................................ 59
3.2.Расчет затрат ........................................................................................................ 62
Заключение ................................................................................................................ 67
Список использованной литературы ....................................................................... 69
6
Введение
Компании во всём мире максимально стараются использовать ресурсы
Интернета с целью повышения эффективности бизнес-процессов. По данным
статистических исследований:
на поиск и ожидание поступления документов тратится в среднем
— 30% рабочего времени;
на согласование и утверждение документов — 20%;
на передачу документов между подразделениями — 10%;
на подготовку стандартных отчетов о движении документов —
10%;
безвозвратно теряется документов — 6%;
каждый внутренний документ копируется до 20 раз.[9]
Исходя из статистики, можно сделать вывод, что бумажный
документооборот стремительно вытесняется из жизни человека. Полностью
избавиться от бумаг не получится, но сократить их число до минимума –
основная цель автоматизации бизнес-процесса. Информационные системы,
электронная почта, компьютерные сети – это не полный перечень тех средств, с
помощью которых происходит обмен электронными данными.
Динамично изменяющиеся условия внешней среды и появляющаяся в
связи с этим неопределенность вынуждают лицо, принимающее решения,
осуществлять регулярный мониторинг самых разных составляющих
финансово-хозяйственной деятельности. Результаты этапов финансово-
хозяйственной деятельности фиксирует документация, содержащая объемы
разноплановых данных и информации. По мере увеличения разнообразия
документов, увеличивается сложность их восприятия для руководителя
предприятия. Грамотная систематизация и обработка массивов информации
позволяет снизить риск принятия ответственным лицом неадекватного
управленческого решения.
7
Согласно статистике, большинство ошибок ведения бухгалтерии происходят в
результате невнимательности или непросвещенности работников. При
неавтоматическом учете вероятность подобных ошибок возрастает, в то время
как использование современных информационных технологий сокращает их
возникновение к минимуму.
Автоматизация бизнес-процесса в любом предприятии не просто
актуальная, но и первоочередная задача. Она достигается путем внедрения
готовых программных продуктов либо разработки собственного ПО.
Целью моей выпускной квалификационной работы является сокращение
времени и трудозатрат, используемых для ведения бухгалтерского учета,
автоматизация имеющегося документооборота, сокращение риска потери
документов и их неоднократного копирования.
Исходя из поставленной цели были выделены следующие задачи:
1) Исследование деятельности ООО «ИТ-Центр», выявление слабых и
сильных сторон предприятия;
2) Анализ имеющегося программного обеспечения на предприятии;
3) Сравнительный анализ готовых программных продуктов, с целью
поиска наиболее оптимального решения для достижения поставленной цели;
4) Расчет примерных затрат до и после внедрения автоматизации.
8
Глава 1. Аналитическая часть
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
В качестве предметной области был выбран процесс бухгалтерского
учета в организации ООО Группа Компаний ИТ-Центр. ООО Группа Компаний
ИТ-Центр является Ивановской фирмой. Организация охватывает широкий
спектр услуг: продажа средств связи, комплектующих, обслуживание каналов
связи, ремонт средств связи, монтаж сетевого и промышленного
телекоммуникационного оборудования, информационно-справочные услуги,
разработка и продвижение сайтов, WEB-дизайн, услуги доступа в интернет,
установка и обслуживание телефонии. Основной деятельностью компании
является продажа компьютеров, комплектующих, а также обслуживание и
ремонт компьютеров.
Основной целью предприятия является извлечение максимальной
прибыли посредством организации коммерческой (сбытовой) деятельности.
Организационно-правовая форма организации - Общество с
ограниченной ответственностью. Компания ООО Группа Компаний ИТ-Центр
является малой, штаб сотрудников насчитывает 17 человек.
9
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
Генеральный
Директор
Технический
Директор
Бухгалтерия
Отдел
Кадров
Отдел
Маркетинга
Сервисный
Отдел
Технический
отдел
Отдел
Контроля
Отдел
Снабжения
Склад
Группа Контроля Качества
Рисунок 1
Организационная структура ИТ Центр
Таблица 1.1
Описание функций отделов в ИТ Центр
Элемент организационной
структуры
Функции
Генеральный директор
Руководит организацией, отвечает
за финансово-хозяйственные
результаты деятельности,
разработка стратегии, утверждение
планов и принятие ключевых
решений.
Технический директор
Направляет и приводит в систему
работу отдела маркетинга,
сервисного отдела и технического
отдела. Поддержания
работоспособности сети и техники.
Бухгалтерия
Осуществляет регистрацию,
обработку и учет документов,
связанных с деятельностью фирмы.
Документооборот с клиентами.
Контроль взаиморасчетов. Ведение
БУ и НУ по ГК. Кадровое
делопроизводство.
Отдел Кадров
Работа с людьми и документацией:
оформление, учет, регистрация,
обработка информации.
10
Группа Контроля Качества
Проверка поступающих
материальных ресурсов,
составление актов, контроль за
качеством продукции, оформление
документации, анализ рекламаций.
Маркетинг
Производственная, сбытовая,
управленческая, аналитическая
функции. Выявление и
формирование потребностей
потенциальных клиентов, продажа
ПП и услуг. Работа с претензиями
клиентов. Оценка
удовлетворенности клиентов.
Информирование рынка об услугах
компании: подготовка мероприятий
по привлечению клиентов,
создание и размещение
информационных и рекламных
материалов; формирование базы
потенциальных клиентов для
привлечения. Выявление
дополнительных потребностей
клиентов, доп. продажа ПП и услуг.
Сервисный Отдел
Оказание услуг по сервисной
поддержке и обслуживанию
техники.
Технический Отдел
Основная функция - произведение
сборки персональных компьютеров
по желанию заказчика, используя
комплектующие поставщиков, а
также осуществление ремонта
компьютеров.
В силу того, что организация является небольшой, становится ценным
сохранение времени любого сотрудника. Так, например, ведение бухгалтерии в
малой организации под силу одному бухгалтеру, но в силу отсутствия
автоматизации и наличия большой бумажной волокиты вызывает
необходимость наличия должности бухгалтера кассира.
1.1.3 Программная и техническая архитектура информационной
системы предприятия
Техническая архитектура информационной системы представлена на
рисунке ниже.
11
Рисунок 2
Техническая архитектура
Таблица 1.2
Техническое обеспечение
Технические
средства
Характеристики имеющихся в компании
технических средств
Серверы
1. Тактовая частота 3,2 Ггц;
2. Процессов IntelPentium 4;
3.Максимально возможное число процессоров 16;
4. Объем дисковой памяти 200 Гбайт.
Рабочие
станции
пользователей
1.Процессор IntelPentium4;
2. Тактовая частота 2.8 Ггц;
3. Диагональ монитора 17 дюймов;
4. Объем КЭШ памяти 512 Кбайт;
5. Объем оперативной памяти 4 Гбайт;
6. Объем дисковой памяти 75 Гбайт.
Маршрутизатор
1. Количество портов Ethernet 10/100/1000 не менее
16;
2. Доступ к внутрисетевым ресурсам, в том числе при
отключенном соединении с Интернет;
Манипуляторы
Мышь и клавиатура
Принтеры
Черно-белые и цветные копии со скоростью не менее
10 стр./мин.
12
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Контекстная диаграмма деятельности ООО Группы Компаний ИТ-
Центр:
Контекстная диаграмма (А-0) является вершиной древовидной
структуры диаграмм и представляет собой общее описание системы и ее
взаимодействия с внешней средой. Затем произведем функциональную
декомпозицию.
A0
Деятельность
предприятия группы
компаний ИТ-Центр
по продаже и
ремонту
компьютеров
Заказы клиентов
Комплектующие от поставщиков
Денежные средства клиентов
Технические ресурсы
рынка капитала
Ресурсы рынка страхования
Ресурсы рынка рекламы
Работники
компании
Реализованный товар
Оплата за комплектующие
Технические регламенты
и стандарты
Нормативно-
законодательные
акты
Рисунок 3
контекстная диаграмма деятельности ИТ-Центр
На основании контекстной диаграммы, а также на анализе предметной
области была разработана концептуальная модель взаимодействия подсистем.
Для описания функциональной и информационной структуры системы «как
должно быть» проведем функциональную декомпозицию, основываясь на
системном анализе и используя методологию функционального моделирования
13
IDEF0, методологию графического структурного анализа DFD и программное
средство ERwin. Построим функциональную структуру подсистем.
A0
Управление
A0
Маркетинг и
продажи
A0
Сборка и
тестирование
компьютеров
A0
Устранение
неполадок
работы
компьютера
A0
Курьерская
доставка
A0
Бухгалтерская
деятельность
Персонал
Управленческая документация
Денежные
средства
клиентов
Заказы Клиентов
Технические регламенты
и стандарты
Нормативно-
законодательные
акты
A0
Складская
деятельность
Комплектующие
от поставщиков
Комплек
тующие
компьют
еров
Компьютер
в рабочем
состоянии
Компьютер
в рабочем
состоянии
Реализованный
товар
Оплата за
комплектующие
Бухгалтерская
отчетность
Результаты
анализа
конкурентов,
медиаплан
Ресурсы рынка
рекламы
Технические
ресурсы
рынка
капитала
Ресурсы
рынка
страхования
Рисунок 4
Концептуальная модель взаимодействия отделов организации ИТ
Центр
14
1.2.2 Взаимодействие с внешними системами
Партнеры
ООО ИТ-Центр
Клиенты
Финансы/услуги Финансы/услуги
УслугиЗапрос
Поставщики
Запрос
Поставки
Рисунок 5
Взаимодействие с внешними системами
В данном случае (Рис. 5) партнеры — это юридические или физические
лица, являющиеся совладельцами компании, фирмы или временным
соучастником по определенной операции, сделке, а также лица, которые
обладают необходимыми финансовыми средствами и хотят активно
участвовать.
Поставщик — это любое юридическое (организация, предприятие,
учреждение) или физическое лицо, поставляющие товары или услуги
заказчикам.
Клиенты (заказчики), в свою очередь, это юридические или физические
лица, сделавшие заказ другой стороне - изготовителю, продавцу, поставщику
товаров и услуг.
1.2.3 Определение места проектируемой задачи в комплексе
задач и ее описание
Бухгалтерская деятельность охватывает достаточно большой спектр
функций. На рисунке 6 показана декомпозиция на подсистемы.