16
персонализированные, своевременные обновления информации множеству
соединённых и мобильных устройств.
Integration Services: возможности извлечения, преобразования и
загрузки для хранилищ данных и интеграции данных в масштабе предприятия.
Analysis Services: аналитическая обработка в реальном времени
(OLAP) для быстрого, сложного анализа больших и смешанных наборов данных,
использующая многомерное хранение.
Reporting Services: исчерпывающее решение для создания,
управления и доставки как традиционных бумажных отчётов, так и
интерактивных, основанных на технологии WWW отчётов.
Инструменты управления: SQL Server включает средства
управления для развитого управления и настройки баз данных, также, как и
тесную интеграцию с такими инструментами, как Microsoft Operations Manager
(MOM) и Microsoft Systems Management Server (SMS). Стандартные протоколы
доступа к данным существенно уменьшают время, необходимое для интеграции
данных SQL Server с существующими системами. В дополнение, поддержка Web
служб встроена для обеспечения взаимодействия с другими приложениями и
платформами.
Инструменты разработки: SQL Server предлагает интегрированные
инструменты разработки для ядра базы данных, извлечения, трансформации и
загрузки данных, извлечения информации, OLAP и отчётности. Каждая главная
подсистема SQL Server поставляется со своей собственной объектной моделью и
набором API для расширения системы данных в любом направлении, которое
уникально для каждого отдельно взятого бизнеса.
Для удаленного подключения к компьютерам системный администратор
использует Ammyy Admin.
17
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Для анализа бизнес-процессов, составляющих деятельность менеджера
учебных курсов, воспользуемся функционально-структурным моделированием
деятельности компании по организации обучающих курсов. В качестве основной
методологии построения функциональных моделей выступает IDEF0.
Методологию IDEF0 создали американские военные для того, чтобы более
успешно тиражировать бизнес-процессы на предприятиях аэрокосмической
промышленности. В свое время венные столкнулись с проблемой следующего
типа.
При проектировании деятельности заводов было замечено, что каждый раз
сотрудники выполняют одни и те же действия при проектировании подсистем
управления, на что уходило много дополнительного времени и ресурсов.
Поэтому возникла идея разработать новый язык, или чертеж, при помощи
которого сотрудники могли бы описать типовые подсистемы управления и при
создании нового завода использовать эти наработки. Язык, которые был создан
для этих целей, лег в основу методологии описания бизнес-процессов на
предприятиях IDEF0 [18].
Данная методология описания бизнес-процессов предполагает указание не
только входов и выходов, но дополнительных входов. Всего в данном стандарте
выделяют три типа входа: первый так и называется вход, второй – управлением,
а третий – механизмами.
Стандарт IDEF0 регламентирует с помощью входа (первый тип входных
данных) показывать объекты, которые преобразуются в данным бизнес-
процессе, это могут быть информационные и материальные потоки. С помощью
управления (второй тип) показывают объекты, которые управляют выполнением
бизнес-процессом. С помощью механизмов (третий тип) необходимо показывать
объекты, которые непосредственно осуществляют данный бизнес-процесс:
18
сотрудники, технические средства, информационные системы. На выходе
бизнес-процесса показывают результат его выполнения [19].
На первом этапе построения IDEF0 модели система представляется как
единое целое. Основная цель данного этапа – выявить входные и выходные
данные, а также механизмы и правила для данной системы [19]. Диаграмма
данного этапа называется контекстной.
Контекстная диаграмма деятельности компании по организации учебных
курсов изображена на рисунке 4 (для построения диаграмм использовалось
CASE- средство AllFusion Process Modeler 7).
Рисунок 4 – Контекстная IDEF0-диаграмма
В качестве входных данных для рассматриваемой деятельности компании
выступают заявки от клиентов. Результатом рассматриваемой деятельности
являются договор с клиентом на оказание услуг, чек об оплате, свидетельства о
прохождении курсов, выдаваемые клиентам, и отчет о продажах.
Механизмами, выполняющими рассматриваемую деятельность, являются
менеджер учебных курсов и преподаватели. Вся деятельность осуществляется в
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Skyfortress
20.02.2020
20.02.2020
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Организация учебных курсов
A-0
Заявки
клиентов
Свидетельства о
прохождении курсов
Регламент проведения
учебных курсов
Программы
обучения
Преподаватели
Менеджер
учебных
курсов
Договор с клиентом
Чек об оплате
Отчет о продажах
0
Организация учебных
курсов
19
соответствии с регламентами проведения учебных курсов и соответствующих
программ обучения.
Следующий этап моделирования бизнес-процессов – декомпозиция
контекстной диаграммы на блоки, составляющие моделируемую деятельность.
Диаграмма декомпозиции изображена на рисунке 5.
Рисунок 5 – Диаграмма декомпозиции
Исследуемую деятельность составляют пять основных бизнес-процессов:
обработка заявки клиента;
формирование расписания;
проведение курсов;
выдача свидетельств;
оформление отчетов.
При поступлении заявки от клиента (посредством телефонного звонка или
личного визита в офис) ее обрабатывает менеджер учебных курсов, проводит
консультацию и оформляет необходимые документы. Затем менеджер
формирует расписание занятий учебных групп, а преподаватели ведут курсы в
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Skyfortress
20.02.2020
20.02.2020
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Организация учебных курсов
A0
Менеджер
учебных
курсов
Регламент проведения
учебных курсов
Договор с клиентом
Заявки
клиентов
Списки
групп
Чек об оплате
Отчет о
продажах
Программы
обучения
Свидетельства о
прохождении курсов
Расписание
занятий
Преподаватели
Результаты
проведения
1
Обработка
заявок
2
Формирование
расписания
3
Проведение
курсов
4
Выдача
свидетельств
5
Оформление
отчетов
20
соответствии с этим расписанием. По окончанию курсов менеджер выдает
слушателям соответствующие свидетельства (если они успешно прошли курс до
конца и сдали необходимые экзамены). Также менеджер периодически (обычно
раз в месяц) формирует отчет о продажах за отчетный период.
Диаграмма декомпозиции процесса «Обработка заявок» представлена на
рисунке 6.
Рисунок 6 – Диаграмма декомпозиции процесса «Обработка заявок»
Обработка заявок включает выяснение потребности клиента в услугах
компании, проведение консультации по интересующим услугам, оформление
договора на оказание выбранных услуг, прием оплаты в соответствии с
условиями договора и формирование групп обучающихся (так как курсы
проводятся в групповом формате).
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
В рамках данного дипломного проекта рассматривается создание
автоматизированного рабочего места для менеджера учебных курсов.
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Skyfortress
21.02.2020
21.02.2020
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:
Обработка заявок
A1
Программы обучения
Менеджер учебных курсов
Регламент проведения учебных курсов
Договор с клиентом
Заявки клиентов
Чек об оплате
Списки групп
Потребности
клиентов
Выбранный курс
Данные
клиентов
1
Выяснение
потребности
2
Проведение
консультации
3
Оформление
договора
4
Прием
оплаты
5
Формирование
групп обучающихся
21
В функциональные обязанности менеджера в компьютерном клубе
входит:
формирование расписания учебных курсов в зависимости от
наполняемости групп обучения;
распределение обучающихся по потокам (если набирается большое
количество учеников);
формирование и выдача справок о том, что обучающийся проходит
тот или иной курс (в случае необходимости);
формирование договоров с клиентами на прохождение курсов;
формирование и печать свидетельств и дипломов об успешном
прохождении обучающего курса.
В настоящее время данные процессы ведутся только в
полуавтоматизированном виде. При составлении договора на оказание услуг с
помощью программы Microsoft Word он печатается в двух экземплярах, один
отдается клиенту, второй остается у компании. Менеджер складывает все
договоры в отдельную папку для бумаг. Главный недостаток такого подхода –
отсутствие возможности быстро посмотреть информацию по каждому клиенту.
Кроме того, при формировании отчета по продажам менеджеру приходится
ежемесячно тратить большое количество рабочего времени на перебор всех
бумажных копий договоров.
Также менеджер теряет свое время и при составлении расписания: учесть
все заключенные договора и проданные обучающие курсы весьма сложно, также
следует учитывать и график проведения других мероприятий в учебном/игровом
классе.
Автоматизация деятельности менеджера позволит более эффективно вести
учет клиентов, заключаемых договоров, формировать расписание и выходные
документы.
В качестве входных данных для автоматизируемой деятельности вступают
данные клиентов и заключаемых с ними договоров.
Выходные данные – формируемые документы: договор с клиентом, отчет
о продажах, расписание занятий учебных групп.
22
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Задача автоматизации деятельности менеджера обучающих курсов
предполагает использование средств вычислительной техники. Рассмотрим
текущую схему документооборота (Рисунок 7).
1. Обработка
заявки
2. Формирование
договора
Заявка
Договор
Чек об
оплате
Менеджер
3. Прием
оплаты
4. Формирование
расписания
Расписание
занятий
Клиент Преподаватель
5. Формирование
отчетов
Отчет по
продажам
Бухгалтерия
Договор
Рисунок 7 – Схема документооборота
Менеджер обучающих курсов формирует договор на оказание услуг с
помощью программы Microsoft Word, затем печатает его в двух экземплярах,
один из которых отдает клиенту. Второй экземпляр менеджер сохраняет в папке
в бумажном виде для дальнейшей работы. Затем менеджер печатает чек об
оплате и отдает его клиенту, после этого формирует расписание занятий по
курсам, которое доводится до сведений преподавателей. Также расписание
всегда вывешивается в холле офиса компании для всеобщего ознакомления. В
конце месяца по всем договорам формируется отчет по продажам.
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
менеджером обучающих курсов (таблица 2).
23
Таблица 2
Временные характеристики процессов
Наименование
действия
Исполнитель
Среднее
количество
выполняемых
действий за день
Время
выполнения
одной операции,
минут
Итого,
минут
Обработка
заявки
Менеджер
обучающих
курсов
10
30
300
Формирование
договора
Менеджер
обучающих
курсов
5
20
100
Прием оплаты
Менеджер
обучающих
курсов
5
2
10
Формирование
расписания
Менеджер
обучающих
курсов
2
60
120
Формирование
отчетов
Менеджер
обучающих
курсов
0,05
240
12
ИТОГО:
542
В таблице 3 приведены планируемые характеристики после внедрения
разработанного АРМ.
Таблица 3
Расчет эффекта использования
Наименование
действия
Исполнитель
Количество
выполняемых
действий за
день
Время
выполнения
одной
операции,
минут
Итого,
минут
Обработка
заявки
Менеджер
обучающих курсов
10
25
250
Формирование
договора
Менеджер
обучающих курсов
5
2
10
24
Наименование
действия
Исполнитель
Количество
выполняемых
действий за
день
Время
выполнения
одной
операции,
минут
Итого,
минут
Прием оплаты
Менеджер
обучающих курсов
5
2
10
Формирование
расписания
Менеджер
обучающих курсов
2
20
40
Формирование
отчетов
Менеджер
обучающих курсов
0,05
240
12
ИТОГО:
322
Следовательно, в результате внедрения АРМ менеджера обучающих
курсов экономия рабочего времени в сумме может достигнуть 220 минут
ежедневно (более 3,5 часов), что позволяет увеличить эффективность работы
менеджера обучающих курсов.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Вопросам информационной безопасности на предприятии уделено мало
внимания. Во многом это связано с небольшим количеством сотрудников и
отсутствием у компании деятельности, связанной с высоко секретными
технологиями. Тем не менее, для обеспечения информационной безопасности
имеются нормативно-правовые и организационно-распорядительные документы
такие как:
1. Регламент информационной безопасности:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения, которое
настроено и сконфигурировано специально под требования предприятия.
2. Регламенты использования ресурсами локальной вычислительной сети,
сети Интернет и электронной почты.
Информационная безопасность и защита информации обеспечиваются на
двух уровнях: программном и аппаратном.
25
Программный уровень включает в себя настройка политики безопасности
Microsoft Windows Server 2016:
а) права доступа;
б) права пользователя системы на чтение, запись и исполнение каких-либо
данных;
в) парольная защита, доступ к базе (установлены пароли на программные
продукты, такие как: Антивирус Касперского, 1С);
г) ведение логирования основных действий пользователей.
Аппаратный уровень включает в себя хранение ключей от серверной в
закрытом сейфе и доступ в серверное помещение только одного сотрудника, а
также периодические резервные копирования данных, хранимых на сервере
организации.
Кроме того, в компании используется ежеквартальная смена паролей на
доступ к ключевым ресурсам (1С, авторизация в операционной системе на
пользовательских ПК, базы данных, файловые серверы и т.д.).
Ответственным за информационную безопасность является системный
администратор.
Также в обязанности ответственного за информационную безопасность и
защиту информации входит постоянный мониторинг наиболее опасных угроз
[21]:
утечка данных;
халатность служащих;
вирусы;
хакеры;
кража оборудования;
аппаратные и программные сбои.
Из списка угроз видно, что первое место в иерархии опасностей
информационного обеспечения предприятия занимает утечка данных. А именно
нарушается конфиденциальность следующих информационных блоков:
персональные данные; финансовые отчеты, детали конкретных сделок,
интеллектуальная собственность организации. Поэтому в обязанности