26
системного администратора также входят контроль прав доступа к
корпоративной информации на файловый сервер, мониторинг электронной
почты сотрудников.
Если утечку информации удается предотвратить, сотрудник несет
ответственность за нарушение внутренней информационной безопасности. К
нарушителю применяются одна или несколько санкций:
1) выговор;
2) строгий выговор;
3) штраф;
4) «принудительно-добровольное» увольнение из компании;
5) увольнение из компании согласно статье и с заведением уголовного
дела.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время на рынке имеется большое количество программных
продуктов, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов предприятий,
оказывающих различные образовательные и обучающие услуги.
Были рассмотрены три программных продукта, которые предназначены
для автоматизации деятельности сотрудников учебных заведений, чьи
должностные обязанности схожи с обязанностями менеджера учебных курсов в
компьютерном клубе «Skyfortress»:
онлайн сервис «Listok»;
CRM-система для учебных центров «HolliHop»;
программа «Обучающий центр» от компании «Простой Софт».
«Listok» представляет собой информационную систему с доступом через
браузер [26]. То есть все управление системой и данными выполняется на сайте
сервиса в личном кабинете пользователя.
Скриншот интерфейса онлайн сервиса «Listok» представлен на рисунке 8.
27
Рисунок 8 – Скриншот интерфейса «Listok»
Ключевые функциональные возможности сервиса «Listok»:
Расписание занятий. ListOk позволяет создавать расписание
занятий. На каждое занятие можно записывать клиентов и отмечать их, когда
они его посещают.
Учет абонементов и посещений. С помощью ListOk просто вести
учет оформленных абонементов, купленных курсов, платежей, записей и
посещений ваших клиентов.
Резервное копирование. Каждые 24 часа выполняется
автоматическое резервное копирование базы данных в резервное хранилище.
Резервные серверы. Для обеспечения сохранности всех
пользовательских данных используются резервные сервера. На них в режиме
реального времени копируются все данные и в случае сбоя на основном
оборудовании, пользователи в течение короткого времени будут переключены
на резервные мощности и смогут продолжить работу.
СМС и Email Рассылки. Прямо из интерфейса ListOk можно
производить рекламные и новостные рассылки СМС сообщений и электронных
писем.
28
Расчет Зарплаты. ListOk автоматически считает зарплату для
преподавателей. Исключается человеческий фактор при расчетах, и снижаются
трудозатраты на эту операцию.
Детальные отчеты. Данный модуль позволяет анализировать
посещаемость, продажи, направления, группы и эффективность преподавателей.
Техническая Поддержка клиентов по телефону, email, Skype и соц.
сетям.
«HOLLIHOP» – это удобная CRM-система для профессионального
управления учебным центром любого типа. Программа работает онлайн из
любого браузера [27].
Пример скриншота интерфейса CRM-системы «HOLLIHOP» представлен
на рисунке 9.
Рисунок 9 – Скриншот интерфейса «HOLLIHOP»
HOLLIHOP подходит:
языковым центрам и курсам иностранного языка;
учебным и образовательным центрам (школьные предметы,
скорочтение, раннее развитие и пр.);
досуговым центрам (живопись, шитье, программирование и пр.);
центрам подготовки к ЕГЭ и ГИА.
Особенно система удобна для автоматизации курсов английского языка.
Проект разработан в России и учитывает специфику российского рынка, а также
рынков Казахстана, Украины и Беларуси.
29
HOLLIHOP решает три самые главные задачи:
Работа с расписанием. Не надо тратить время на таблички в Excel и
GoogleDocs - аудитории, группы, занятия, должники - у нас всё в одном месте,
просто и наглядно.
Учет продаж (кредит, рассрочка, вся документация по оплатам).
Только HOLLIHOP позволяет вести продажи так, как это удобно учебным
центрам - из расписания групп.
Запуск онлайн обучения через личный кабинет студента. где можно
оплатить онлайн, пройти тесты, узнать Д/З и написать в чат.
Конфигурация «Обучающий центр» предназначена для автоматизации
работы обучающих центров, детских развивающих центров, учебных курсов и
других учреждений дополнительного образования [28]. Программа для учебного
центра позволяет вести учет клиентов (детей или взрослых), контактных лиц (их
родителей), договоров, контролировать платежи от клиентов, составлять
расписания занятий с привязкой к сотрудникам центра (преподавателям), вести
учет учебных материалов и многое другое. Данная конфигурация легко и быстро
настраивается под конкретные требования заказчика.
Скриншот «Обучающий центр» представлен на рисунке 10.
Рисунок 10 – Скриншот интерфейса «Обучающий центр»
30
Гибкая структура базы данных дает возможность создавать новые
таблицы, отчеты, графики, добавлять поля, задавать списки и многое другое.
Программа интуитивно проста для пользователей, так как не требует
квалифицируемых ИТ-ресурсов. Пользователи смогут настроить программу на
совершенно любую предметную область без специальных знаний.
Основные функциональные возможности:
учет клиентов;
учет договоров;
учет групп;
ведение расписания;
формирование расписания занятий;
учет учебных материалов;
учет и контроль расходов на учебные и другие нужды обучающего
центра;
учет данных преподавателей;
формирование документов по шаблонам.
Итоговые результаты сравнения рассмотренных систем представлены в
таблице 4.
Таблица 4
Сравнение аналогов
Параметр
«Listok»
«HolliHop»
«Учебный центр»
Архитектура
Онлайн-сервис
онлайн-сервис
Приложение
Windows
Хранение
данных
на серверах
поставщика
на серверах
поставщика
на сервере
заказчика
Стоимость
от 1490 руб/мес
от 2000 руб/мес
3000 рублей
Составление
расписания
+
+
+
Учет клиентов
+
+
+
Формирование
выходных
документов
(договор,
справка, диплом)
-
-
+
Формирование
отчетов по
преподавателям
+
+
+
31
Возможность
доработки
функционала
За дополнительную
плату
-
Возможно
расширение
справочников БД
Резервное
копирование
+
+
-
Открытый
исходный код
-
-
-
Наиболее подходящим программным продуктов для внедрения в
деятельности менеджера учебных курсов в компьютерном клубе «Skyfortress»
является программа «Учебный центр». Во-первых, только эта программа
позволяет дополнять базу данных нужными данными (справочниками и т.п.), а
также формировать выходные документы нужного типа (договор). Также данная
программа является наиболее дешевой, т.к. оплачивается только один раз, при
покупке, тогда как другие программы требует ежемесячной оплаты. Однако,
отсутствие возможности доработать функционал (у программы закрытый
исходный код) является явным минусом, т.к. не весь требуемый функционал
имеется в программе.
Рассмотренные программные продукты могут быть использованы для
автоматизации деятельности менеджера обучающих курсов, однако они либо
имеют излишний функционал, включенный в стоимость и сложны в настройках,
либо наоборот, их функционал недостаточен для устранения выявленных
недостатков.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
При осуществлении автоматизации какого-либо бизнес-процесса, или его
части, принято выделять несколько последовательных этапов, по мере
прохождения которых решается задача автоматизации.
Первый этап – это анализ стратегии развития как всего предприятия, так и
рассматриваемого бизнес-процесса.
В условиях высоко конкурентной экономической среды выигрывают
конкурентную борьбу те предприятия, стратегии развития которых
объединяются со стратегиями в сфере информационных технологий. Цель
данного этапа – изучить необходимость автоматизации какой-либо задачи, а
32
также проанализировать возможные изменения протекания данной задачи с
течением времени (например, изменения входных или выходных данных).
Второй этап решения задачи автоматизации – это поиск и обработка всей
информации, которая даже косвенным образом касается автоматизируемой
задачи. Главной целью данного этапа является выявление перечня данных,
которые необходимы для протекания автоматизируемой деятельности (или
задачи).
Далее выдвигаются конкретные предложения для каждой задачи,
выделенной для автоматизации, которые помогут достигнуть поставленной
цели: снизить нагрузку на сотрудников, увеличить их производительность и т.д.
Система должна быть оптимизирована для использования её
пользователями с определенной квалификацией, и иметь элементы, которые
выполняют следующие функции:
получение данных;
обработка, анализ, сохранение и вывод (например, печать) данных.
Вообще, выделяют четыре возможных варианта стратегии автоматизации
предприятия [24]:
кусочная (или хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизации.
Кусочная автоматизация характеризуется отсутствием единой стратегии
автоматизации предприятия. Какие-то процессы и работы автоматизируются
хаотически, отдельными фрагментами различных информационных систем и
программных продуктов, что в последствии приводит к значительным затратам
для корректировки результатов хаотичной автоматизации.
Автоматизация по участкам предполагает автоматизацию отдельных
производственных участков организации, имеющих общее функциональное
значение, или выполняющих сходный набор функций. Данный вариант
автоматизации выбирают, если внедрение информационных технологий на
каком-то участке производства даст значительный экономический эффект
33
(устранение потерь при производстве, сокращение количество сотрудников и
т.д.).
Автоматизация по направлениям предполагает автоматизировать
отдельные направления деятельности предприятия.
Комплексная автоматизация подразумевает полную автоматизацию всех
подразделений и всех направлений деятельности организации.
Для данного дипломного проекта была выбрана стратегия автоматизации
по участкам. Основная причина – четкое выделение границ автоматизируемого
бизнес-процесса. Кроме того, данная стратегия автоматизации, по сравнению с
другими, лучше всего подходит: кусочная автоматизация сама по себе носит
негативный характер из-за своей хаотичности, автоматизация по направлениям
невозможна по той причине, что деятельность менеджера обучающих курсов –
это не направление деятельности организации, а часть одного из направлений.
Комплексная автоматизация также не подходит для автоматизации
рассматриваемой деятельности, исходя из её определения.
Выбранная стратегия автоматизации по участкам включает в себя
следующие этапы [24]:
анализ области деятельности предприятия;
анализ стратегии дальнейшего развития предприятия;
определение стратегических свойств разрабатываемой системы;
определение функциональности системы;
анализ существующих разработок;
выбор стратегии автоматизации;
выбор способа приобретения;
определение архитектуры;
формирование бизнес-плана решения задачи.
В настоящее время имеется два возможных варианта решения задачи
автоматизации: подгонка готового программного продукта под бизнес-процессы
организации, либо создание нового программного продукта под конкретные
условия выбранного предприятия.
34
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Под способами приобретения информационных систем понимают
действия от момента принятия решения о необходимости автоматизации задачи
с помощью ИС до момента, пока информационная система не будет внедрена на
предприятии. Существует несколько способов приобретения информационных
систем [23]:
разработка (самостоятельная и заказная);
покупка готовой информационной системы;
покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
аренда.
Ниже будут рассмотрены все четыре выделенных способа на предмет их
применения к автоматизации деятельности менеджера обучающих курсов в
компании Skyfortress.
Для того, чтобы купить готовое решение, необходимо его выбрать.
Выбранное решение должно полностью соответствовать не только требованиям,
диктуемым организацией автоматизированной задачи, но и общей структуре
бизнес-процессов всей организации. Данный вариант возможен, однако в
большинстве случаев будет выбран программный продукт, который будет
перегружен ненужным функционалом (который тоже будет включен в стоимость
покупки).
Заказ разработки программного продукта автоматизации выбранной
задачи у сторонних разработчиков позволит устранить проблему, описанную
выше, и будет приобретена информационная система, полностью
удовлетворяющая структуре бизнес-процессов организации. Однако, при
изменении и реинжиниринге бизнес-процессов в будущем возможно
потребуется ее переработка, что выльется в итоговое увеличение стоимости
приобретения ИС.
Покупка и доработка возможна, если требует небольшой объем
доработки, данная доработка часто возможна в рамках модели ядра ИС, что
часто вызывает затруднения из-за отсутствия развернутой документации.
35
У варианта аренды ИС можно выявить следующие преимущества:
улучшает инновационные возможности предприятия за счет
взаимодействия и партнерства с поставщиками, имеющими большой
интеллектуальный потенциал и богатый инновационный опыт;
обеспечивает большую гибкость предприятия в случае внезапного
изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений: проще и
дешевле найти новых поставщиков с необходимыми возможностями и
ресурсами, чем перестраивать внутреннюю деятельность предприятия,
ликвидируя одни мощности и ресурсы и создавая новые;
ускоряет приобретение ресурсов и навыков;
позволяет сосредоточиться на тех операциях, которые эффективно
выполняются силами предприятия, и тех, которые стратегически целесообразно
сохранить под ее контролем.
Однако в этом случае предприятие рискует вывести за свои пределы
слишком многие виды деятельности и лишиться части собственных ресурсов и
возможностей. В таких случаях организация утратит виды деятельности,
которые в течение длительного времени обеспечивали ей успех на рынке.
Поэтому в рамках данного дипломного проекта АРМ для менеджера
обучающихся курсов будет разрабатываться в компании собственными силами.
Разрабатываемый программный продукт будет включать весь
необходимый функционал, и учитывать все особенности работы и пожелания
сотрудников данной организации, так как будет являться индивидуальным
(уникальным) продуктом, что позволяет быстро изменить функциональность в
соответствии с требованием внутреннего заказчика.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение комплекса задач, которые поставлены
перед дипломным проектом, организовано в виде реляционной базы данных, в