17
Рисунок №4. IDEF0-диаграмма «Учет строительных материалов в ООО
Мастер»
Рассмотрим информационные потоки организации. Заказчик совершает
заявку у менеджера по сбыту (скидывает по факсу или созванивается по
телефону) на необходимую ему продукцию.
Менеджер выставляет либо документы на оплату и отсылает заказчику,
либо составляет заявку с перечислением необходимых товаров и их количества и
передает на склад. При наличии товара на складе резервируется нужное
количество. Если товара нет, то формируется заказ на поставку, где указывается
дата формирования заявки, фамилия ответственного менеджера по сбыту,
название продукции и последние сроки доставки товаров.
Оформленный заказ поступает в отдел снабжения к менеджеру снабжения,
где все заказы сортируются в зависимости от товара, от сроков по- ставки и т.д.
и определяется примерная дата поступления товара на склад.
Менеджер снабжения, имея эти данные, устанавливает сроки доставки
товара с покупателем.
18
Поставщики выставляют заявки на товар снабженцам, оплачивают
выставленные счета и доставляют товар, который поступает на склад компании.
После того, как клиент оплатил выставленный ему счет, и оплата
поступила в банк, он имеет возможность приехать за заказанной продукцией.
сотрудничающий с ним менеджер оформляет нужные бумаги и отпускает товар.
Для выполнения этих действий необходима автоматизированная ин-
формационная система.
АИС нужна для решения автоматизации ежедневной деятельности
бухгалтера, ведущего оперативный учет по поступлениям и расходам ТМЦ
(товарно-материальных ценностей).
ключевой единицей информации в системе считается документ.
Существует несколько видов документов: накладная, счет-фактура, акт на
списание и др. Вся вторичная информация (например, положение склада на
данный отрезок времени) может быть сформирована на основе первичной
документов, скорректировать ее возможно только путем ввода или
редактирования нужного документа.
Основные операции в системе подразделяются на две группы:
- товарные;
- расчетно-денежные.
При выполнении товарных операций, как правило, изменяется количество
товаров на складах. К ним относится Продажа товаров, Закупка товаров,
Перемещение товаров.
Таким образом, схему информационных потоков ООО Мастер можно
представить с помощью диаграммы рис. 5.
19
Рисунок №5. Схема информационных потоков предприятия
При поступлении товаров от поставщиков оформляется приходная
накладная.
После того, как заказчик получил уведомление о возможности получения
заказанного им материала, он может приехать за своим материалом.
На основании счета выставляется расходная накладная (требование-
накладная) на склад. По этой накладной клиент может забрать со склада
продукцию, на которую была оформлена заявка. На складе товар взвешивается
или измеряется и в накладной указывается четкое количество продукции и
удостоверяется подписью кладовщика. С учетом произведенных пометок
выставляется товарная накладная и счет-фактура, на которых потом ставятся
подпись и печать.
В случае обнаружения недостатка или избытка выпускаются внутренних
документов - спасание или проводке.
На основании имеющихся данных, можно сформировать ряд отчетов.
Отчет об остатках на складах. Это может быть сгенерировано на определенную
дату и на конкретных продуктах.
20
Также можно создать отчет для квитанций, расходных документов и
отчетности банка за определенный отрезок времени, который демонстрирует
общую сумму по этим документам в течение некоторого периода времени.
Любой ранее обработан документ, можно удалить из базы данных из
печати, редактирования или удаления.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
В результате интервью работников склада нами установлено, что обычно
один из работников занимается ведением документации, оформляет приходные
документы, расходные, проверяет наличие и целостность поступающих
материалов. Так же работник склада обязан вести регистрацию входящих и
исходящих документов и справочную информацию.
В это же время другой работник склада непосредственно производит
выдачу материалов с мест хранения, либо осуществляет непосредственное
приходование материалов по местам хранения.
По окончании периода, как правило, это: месяц, квартал и год
формируются ведомости по материалам, количество прихода и его стоимость,
количество расхода и его стоимость, а так же остатки на начало и конец периода.
Деятельность сотрудников склада контролируются. Создается комиссия
для проведения инвентаризации, если обнаружен недостаток или избы- ток
материальных ценностей на складе комиссия проводит анализ по сличи-
тельным ведомостям. В случае если виноват работник склада, к нему могут быть
применены различные меры наказания: выговор, вычет из заработной платы,
увольнение.
Помимо целенаправленного контроля над деятельностью работника
склада может вестись и косвенный контроль при использовании совокупности
данных, полученных из отчетности.
За хорошо проделанную работу, в отношении работника склада может
быть осуществлено премирование или вынесена благодарность и т.д.
21
В нижеприведенной таблице представлено описание документов,
участвующих в этих процессах.
Таблица №1.
Документы приходования и расходования матералоив
Операция
Исполн
итель
Как
часто
Входные
документы
(документ
основания)
Реестр,
котором
регистрир
уется
документ
Комментарий
Приходование
материала на
склад
Сотруд
ник
склада
3-8 раз
в день
Приходная
накладная,
накладная на
возраст на
склад. Счет-
фактура
Журнал
операций
Расходование
материала со
склада
Сотруд
ник
склада
6-12 раз
в день
Расходная
накладная,
накладная на
возраст
поставщику.
Документ
списания
материала
Журнал
операций
Данный комплекс задач характеризуется большим объемом оперативной
информации. Это отражено ниже в таблице 2 .
Таблица №2.
Документы оперативной информации
№
п
/
п
Назван
ие
докуме
нта
Источник
формиров
ания
документ
а
Периоди
чность
формиро
вания
Многостр
очность
Число
докум
ентов
в
месяц
Объем
масси
ва
докум
ентов
в год
Колич
ество
строк
в
докум
енте
Докум
енто-
строк
Прихо
дная
наклад
ная
Приходна
я
накладная
2-4 раз
1 – 40
64
700
До 40
До 50
Требов
ание-
наклад
ная
Требован
ие-
накладная
3 - 5
1 – 40
80
960
До 40
До 50
22
Накла
дная
возвра
та на
склад
Требован
ие-
накладная
1-2 в
день
1-15
18
80
До 40
До 50
Накла
дная
на
возвра
т
постав
щику
Акт
неисправн
ости
0,2
1-3
4
30
До 40
До 50
Счет -
фактур
а
Приходна
я
накладная
2-4
1 – 40
64
700
До 40
До 50
Докум
ент
списан
ие
матери
ала
Акт
списания
1 раз в
1 – 100
1
12 - 15
До 40
До 50
Приказ
Изменени
я в
законодат
ельстве,
налогово
м кодексе
и д.р.
1
1-80
15
200
До 40
До 50
Таким образом, к наиболее характерным недостаткам решения данного
комплекса задач относятся:
- несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации;
- низкая оперативность, снижающая качество работы;
- несовершенство процесса обработки информации;
- несовершенство процессов передачи, хранения, защиты целостности
информации;
- большие затраты времени на составление ведомостей и отчетов;
- значительный объем обрабатываемой человеком информации;
- высокая трудоемкость обработки информации;
- неполное и неэффективное использование технических
средств, имеющихся в наличии;
23
- дублирование потоков информации.
Сделки работника склада довольно утомительно для самих работников,
из-за большого объема обрабатываемой информации. Этот аспект не может
повлиять на производительность труда сотрудников, что работа замедляется,
возникают ошибки при подготовке документов, ошибок в справочниках. Чтобы
проверить эту информацию, чтобы провести довольно большое количество
времени. Из-за этих факторов, возможность получения своевременной и
достоверной информации снижается.
Таким образом, на основании приведенных выше недостатков
существующих запасов технологии необходимость использования
компьютерных технологий, что позволит вам безопасно хранить, обрабатывать
информацию, а также значительно снизить сложность и повысить надежность и
эффективность получения выигрыша информации.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Основания для разработки
Основанием для разработки программного продукта служит выпускная
квалификационная работа «Автоматизация складского учета в ООО Мастер».
Разработка осуществляется на основе данных компании ООО «Мастер».
Назначение разработки
Проектируемый модуль предназначен для ведения автоматизированного
складского учета в ООО «Мастер».
Функциональное и эксплуатационное назначение продукта
Рассматриваемый комплекс задач представляется необходимым для
своевременного учета операций, производимых в процессе работы на складе и
отражение данных операций в соответствующих документах для
своевременного реагирования на ситуацию в быстро меняющихся условиях.
Результаты деятельности склада отображаются в сводном документе «Движение
материалов» и «Оборотно–сальдовая ведомость». Оба эти документа являются
24
вторичными. Они формируются на основании первичных документов
приходования и расходования материалов (приходная накладная, расходная
накладная, накладная на возврат материалов поставщику, накладная на возврат
материалов на склад, документ списания материалов и т.д.). Эти документы
содержат в себе сведения о материале, его цене и наличии материала на складе
предприятия. Различие между этими документами заключается в том, что в
документе «Движение материалов» отображается информация на актуальную
дату, а в «Оборотно–сальдовой ведомости» данные формируются за указанный
промежуток времени. Грамотное и своевременное формирование данного
документа обеспечивает своевременное определение потребностей в этом
материале и своевременную его закупку [6].
Задачи, решаемые работниками склада и, следовательно, составляющие
функциональную архитектуру разрабатываемой системы, следующие:
1. формирование накладной на приход материалов;
2. формирование требования-накладной на расход материалов;
3. ведение справочной информации о поставщиках, клиентах,
материалах, мест хранения МПЗ;
4. формирование отчета о перемещении
материалов (оборотно- сальдовая ведомость);
5. ведение журнала документов;
6. получение оперативной информации об остатках материалов на
складе.
Вышеописанные задачи решаются сотрудниками склада строительных
материалов ООО «Мастер» при непосредственном взаимодействии с
соответствующими структурными подразделениями предприятия.
При этом итогом деятельности сотрудников склада является получение
качественной и достоверной информации, а так же оборотно – сальдовой
ведомости по материалам за определенный период, который будет затребован.
Экономическая, эргономическая, социальная целесообразность
разработки
Данный программный продукт позволит:
25
быстро и удобно вносить изменения в базу данных;
формировать отчетную документацию и вывода ее на печать, т.е.
формировать и предоставлять нужные для пользователя
документы;
просматривать документы в журнале, как общим списком, так и
каждого документа в отдельности.
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Программный продукт должен соответствовать следующим требованиям
пользователя:
Понятный для пользователя интерфейс.
Простота в обслуживании и в работе.
Возможность просмотра базы данных.
Возможность внесения изменений в базу данных (редактирование,
добавление, удаление).
Формирование отчетной документации и вывода ее на печать, т.е.
формирование и предоставление нужных для пользователя
документов.
Возможность просмотра документов в журнале, как общим списком, так и
каждого документа в отдельности.
Рассмотренные альтернативы
Для определения задач на разработку программного обеспечения
принимались к сведению следующие альтернативы.
Программная платформа.
Программная платформа выбиралась на основе степени распространения,
прямой доступности и большого количества средств разработки программного
продукта. Вследствие анализа программных платформ выбор был сделан в
пользу Windows XP. Такой выбор связан также и с тем, что организация-
26
заказчик имеет лицензию на использование данной системы и почти на всех
компьютерах корпоративной сети установлена данная ОС.
Средства разработки.
На современном российском рынке программного обеспечения имеется
достаточное число коммерческих разработок для автоматизации складского
учета: «БОСС-Компания» (от «Баскер Компани» на базе Microsoft SQL Server),
1С:Бухгалтерия 8.0 (от «1С»), БИС – Бухгалтерия (от«Элмис»). Все это в
основном дорогостоящие системы автоматизированного бухгалтерского учета, в
которых складской учет является лишь подсистемой. Поэтому для
автоматизации конкретного участка бухгалтерского учета лучшим вариантом
будет создание своей собственной системы. Еще одним доводом в пользу
самостоятельной разработки является возможность дальнейшего расширения и
совершенствования системы.
В качестве программного обеспечения для разработки системы выбрана
Microsoft Access 2007. Это объясняется тем, что Microsoft Access:
- представляет собой систему управления базой данных поддерживающую
реляционную модель данных;
поддерживает возможность эксплуатации в сети в многопользовательском
режиме;
- содержит широкий набор средств разработки, позволяющих избавить
разработчика от рутинных операций по разработке элементов интерфейса,
что сокращает время разработки;
- позволяет отслеживать целостность базы данных и разграничение прав
доступа
- имеет мощный объектно-ориентированный язык программирования Visual
Basic for Application, который позволяет разрабатывать алгоритмы любой
сложности;
- хорошо взаимодействует с Microsoft Word и Microsoft Excel, что позволяет
разрабатывать выходные документы любой степени сложности и
выполнять анализ данных.
Требования к программе или программному продукту
Программные ограничения, совместимость