Положения разработаны в соответствии с требованиями Классификатора
функции, задач и операций управления (КФЗО), Унифицированной системы
организационно-распорядительной документации и структурно состоят из
следующих разделов:
общие положения;
функции;
руководство;
организация и ликвидация.
Наличие и применение должностных инструкций в управленческой
практике центра позволяет:
рационально распределить функциональные обязанности между его
сотрудниками и исключить их дублирование;
повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет
введения показателей оценки периодичности их выполнения, трудоемкости,
продолжительности и др.;
поддерживать нормальный морально-психологический климат в
коллективе, а также устранить конфликты между руководителями и
подчиненными;
четко определить служебные связи сотрудников и их взаимоотношения
друг с другом;
конкретизировать права сотрудников в части подготовки и принятия
управленческих решений и использования ресурсов;
повысить коллективную и личную ответственность сотрудников за
своевременное и качественное использование возложенных па них
функциональных обязанностей;
организовать равномерную загрузку сотрудников по периодам с
минимальными потерями рабочего времени и перегрузками.
Должностные инструкции разработаны для каждой должности в
соответствии со штатным расписанием филиала и являются логическим
продолжением и развитием системы его управления.
Система управления учебным центром отражена в его структуре (Рис. 1)
В структуре центра работают такие общие административные
подразделения, как дирекция, учебно – методический отдел, отдел
бухгалтерского учета и финансового контроля, отдел кадров, канцелярия,
библиотека, отдел по работе со слушателями, хозяйственный отдел.
Рис. 1 Система управления учебным центром
Взаимодействие структурных подразделений центра обеспечивается
соответствующими локальными актами и средствами оперативного управления.
Контроль за выполнением планов осуществляется в течение календарного года.
Помимо плановых мероприятий в центре осуществляется оперативное
управление через совещания при директоре. Обязательным является их
проведение в начале каждого месяца. Внеплановые совещания созываются по
мере необходимости.
Для оперативного руководства и координации деятельности
подразделений центра издаются приказы директора. В целях рационализации
управления в центре имеются междугородние и международные
телекоммуникации (факсимильная связь и электронная почта), выход в сеть
Интернет.
При этом критерием эффективности организационной структуры центра
служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных
целей управления при существующей системе финансирования, а критерием
Канцелярия
Директор
Отдел БУ и ФК
Зам. Директора
по УР
Зам.
Директора по
АХР
Учебно-
методический отдел
Хозяйственный
отдел
Отдел
кадров
Библиотека
Отдел по
работе со
слушателя
ми
эффективности мероприятий по совершенствованию организационной
структуры - возможность более полного и стабильного достижения
поставленных целей.
Центр научно-технической информации «Прогресс» при анализе и
оценке эффективности работы аппарата управления и соответствующей ему
организационной структуры использует следующие группы взаимосвязанных
показателей, характеризующих:
эффективность собственно системы управления (выражается через
конечные результаты деятельности центра и затраты на управление);
содержание и организацию процесса управления, в том числе
непосредственные результаты и затраты управленческого труда (в качестве
затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата
управления, эксплуатацию технических средств, подготовку и переподготовку
кадров управления, на приобретение вычислительной техники и других
технических средств, используемых в управлении;
рациональность организационной структуры и ее технико-
организационный уровень (число уровней и звеньев с системы управления,
уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости,
сбалансированность распределения прав и ответственности, уровень
специализации и функциональной замкнутости подсистем и т.п.).
В центре создана централизованная система делопроизводства, при
которой полный цикл технологических операций по обработке документов, от
момента их получения или создания и до сдачи в архив, выполняется в
канцелярии центра при участии, если это необходимо, должностных лиц других
подразделений.
Оценивая эффективность управления центром, следует отметить, что в
ней находит выражение сбалансированность состава целей и функций
управления, содержательная полнота и целостность процессов управления,
соответствие численности и состава работников объему и сложности работ,
полноте обеспечения процессов требуемой информацией, а также
обеспеченности процессов управления техническими средствами.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Как видно из структуры организации ЦНТИ «Прогресс» состоит из
множества подразделений, основные процессы которых могут быть
автоматизированы. В рамках проекта планируется провести автоматизацию
отдела работы со слушателями.
Отдел работы со слушателями выполняет следующие функции:
проводит рекламную деятельность и продвигает товар на рынке
образовательных услуг;
организовывает подготовку и проведение семинаров и других
мероприятий;
формирует группу слушателей;
проводит рекламно-маркетинговые исследования деятельности
отдела
Система управления отделом работы со слушателями состоит из двух
аспектов – оперативной обработки данных и анализа полученной информации.
Говоря о процессе получения новых данных мы имеем ввиду систему
оперативной обработки данных, а формируя сложные отчеты и выборки, имеем
дело с системой аналитической обработки данных.
В реализации информационной системы эти два аспекта тесно
переплетены между собой. Таким образом, создание единой информационной
системы помогает:
1. Автоматизировать и оптимизировать деятельность управления
процессами управления.
2. Формирует полную и достоверную информацию необходимую для
принятия управленческих решений.
Для решения данной задачи выделим ряд функций и задач методистов
Отдела работы со слушателями, на которые он затрачивает большую
часть времени.
Такими задачами являются:
заполнение и изменение данных о семинарах;
первоначальная сортировка и распределение вновь поступивших заявок
на семинары по группам;
формирование отчетов по группам;
формирование отчетов по семинарам;
формирование сводных отчетов по финансовым результатам.
Результат и повышение эффективности будет замечено на оптимизации и
сокращении времени потраченного на сбор и каталогизацию информации.
Уменьшенное количество документов в бумажном виде и их оцифровка
приведет к существенному уменьшении времени на поиск необходимой
информации, что, в конечном счете, приведет к ускорению документооборота в
целом. Ускорение документооборота уменьшит задержки на получение
необходимой информации для принятия необходимых решений. Компьютерная
обработка полностью исключает проведение однотипных операций и их
дублирования.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Процесс отражения процесса обучения начинается с момента заключения
договора. После чего полученные данные о слушателе передаются на бумажных
носителях в отдел работы со слушателями.
В отделе работы со слушателями находятся два методиста, один
занимается оформлением документации по семинарам, а другой документацией
по слушателям. Полученная информация о новом слушателе попадает к
соответствующему методисту, который в дальнейшем формирует на бумажном
носителе личную карточку слушателя. После чего личные карточки
группируются по группам и хранятся в отделе.
Исследование показало, что данная операция трудоемка и занимает
много времени методистов. Низкая производительность обусловлена ручной
обработкой всей поступающей информации, а недостаточная компьютеризация
процесса отрицательно сказывается на поиске и сортировки информации.
При изменении одного из свойств или параметров, например Фамилии
слушателя, методистам будет необходимо «поднять» весь архив документов и
внести в них корректировки.
Данный процесс можно автоматизировать, возложив весь контроль,
сортировку, поиск и мониторинг информации на информационную систему.
В процессе обучения на каждую группу и каждый семинар методистами
учебного отдела формируются отчеты. В процессе обучения в отчетах
отражается количество семинаров и их участников, что позволяет не только
принимать какие либо управленческие решения или корректировки в обучении,
но и собирать статистические данные о качестве обучения и финансовых
результатах.
Отчет по семинарам представляет собой документ на бумажном носителе
отражающий сводку семинаров за конкретный период с количеством человек.
Формирование итоговых отчетов происходит на основе отчетов по семинарам за
определенный промежуток времени.
1.2.3 Обоснование необходимости и цели использования
вычислительной техники для решения задачи
Информационный поток – это последовательность агитационных
сообщений, доносимых до избирателя средствами того или иного
информационного канала. Если в случае с информационным каналом мы делаем
акцент на формальной стороне (как доносить), то в случае информационного
потока нас больше интересует содержательная сторона (что доносить).[5]
Установлено, что в ЦНТИ «Прогресс» г. Самара отсутствует единая
информационная база на электронных носителях. Входящая информация
поступает на бумажных носителях, в результате чего всю информацию
приходится сортировать и обрабатывать вручную. Это существенно замедляет
процесс управления и накладывает определенные трудности хранения и
обработки информация. Количество связей и подразделений напрямую влияет на
эффективность и загруженность информационных потоков протекающих в
организации. В результате увеличится время на подготовку принятия решения
по управлению учебным процессом центра. Качество управленческих решений
снижается из-за возможных ошибок в ручной обработке текстовой информации.
Таким образом, в учебном центре возникает необходимость в автоматизации
входящих информационных потоков на начальных стадиях поступления.
Установлено, что рациональнее вносить информацию о семинарах и
слушателях в общую электронную информационную базу, связать её с
остальными информационными потоками, что поможет, к примеру, в короткие
сроки формировать отчеты. При наличии связи менеджера семинара с
определенной группой и появляется возможность учитывать распределять
занятия, по определенным менеджерам с учетом их загруженности.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
На данный момент в компании существует положение о политике
обеспечения информационной безопасности, которое было разработано
согласно:
Федеральному закону Российской Федерации от 29 июля 2004 г.
№98-ФЗ О коммерческой тайне;
Федеральному закону Российской Федерации от 27 июля 2006 г.
№152-ФЗ О персональных данных.
Основные положения политики информационной безопасности:
Порядок обращения с информацией
Порядок обращения с информацией зависит от категории, к которой
информация относится. Передача информации сторонним лицам и
организациям, порядок вноса и выноса носителей информации регламентируется
локальными нормативными актами предприятия:
а. Информация уровня «общедоступно». Доступ, копирование и любая
передача информации данного уровня не ограничены. Уничтожение
информации допустимо только её владельцем.
Информация уровней «для внутреннего пользования» и «персональные
данные». Техническое обеспечение – комплекс технических средств,
предназначенных для работы информационной системы, а также
соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.
Комплекс технических средств составляют:
Сервера;
Компьютеры;
Сетевое оборудование.
Устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода
информации – жесткие диски, устройства хранения данных, сканеры, принтеры,
факсимильные аппараты;
Устройства передачи данных и линий связи – модемы;
Эксплуатационные материалы – бумага, CD (DVD), flash карта –и
т.п.
В нашем случае основными элементами технического обеспечения будут:
Автоматизированные рабочие места персонала предприятия;
Сервера;
Локальная вычислительная сеть, которая может состоять из сетевых
устройств (маршрутизаторов, коммутаторов и т.д.), и соединяющего их кабеля.
б. Подлежит защите от НСД средствами разграничения доступа.
Доступ к данной категории информации может осуществляться работниками
локально и удаленно. Разрешение на доступ к информации выдается владельцем
информации. Удаленный доступ из сети предприятия может осуществляться без
применения средств шифрования. Удаленный доступ из глобальных сетей не
осуществляется. Копирование и передача информации возможны только в
пределах предприятия. Передача информации сторонним лицам и организациям
осуществляется при обязательном согласовании с Генеральным директором, в
соответствии с установленным порядком. Уничтожение информации допустимо
только её владельцем.
Правила парольной защиты информационных ресурсов на
автоматизированном рабочем месте
а. Доступ пользователей к информационным ресурсам защищается
соответствующим паролем, который выбирается самим пользователем с учетом
следующих требований:
Минимальная длина парольной фразы должна быть не менее 5
символов;
Пароль обязательно должен содержать комбинацию символов,
состоящую минимум из двух следующих групп: маленьких букв, больших букв,
цифр и / или специальных символов;
Запрещается использовать в качестве пароля свои биографические
данные (имя, фамилию, дату рождения, имена родственников), клички
домашних животных, общепринятые сокращения и т.п., а так же записывать где-
либо пароль и разглашать свои персональные пароли доступа, в том числе иным
пользователям (сотрудникам).
б. Применяемые программно – аппаратные средства должны
предусматривать процедуры блокирования учетных записей пользователей
после определенного количества неудачных попыток входа в систему (не более
5-ти). Все случаи блокировок должны регистрироваться в системном журнале;
в. Применение индивидуальных паролей является обязательной
мерой, применение групповых паролей недопустимо;
г. Применяемые программно-аппаратные средства должны
предусматривать процедуры, запрещающие отображение на дисплее вводимых
паролей;
д. Файлы с паролями в обязательном порядке должны храниться в
зашифрованном виде.
Правила разблокирования учётных записей пользователей
а. Разблокирование учетной записи пользователя производится
Администратором;
б. В случае подозрения на попытки осуществления
несанкционированного доступа Администратор обязан проинформировать о
данном факте своё функциональное руководство;
в. При подтверждении попытки несанкционированного доступа
Администратор принимает незамедлительные меры по его предотвращению,
сообщает о происшествии начальнику отдела информационных технологий и
оказывает полное содействие в расследовании инцидента.
Правила защиты от вирусов и деструктивного программного
обеспечения
а. Пользователь обязан применять на рабочих местах только ПО,
соответствующее паспорту АРМ;
б. Установку ПО на рабочих местах пользователей должен
производить системный администратор. Применяемые программно-аппаратные
средства должны обеспечивать регулярное (по мере выхода) обновление
антивирусных баз данных на серверах, а так же регулярное сканирование и
антивирусный мониторинг серверов;
в. Запрещается самовольное отключение установленных
антивирусных мониторов на рабочих станциях;
г. Администраторы должны иметь план восстановления систем в
случае воздействия деструктивного ПО, включая резервное копирование
информации;
д. Каждый пользователь обязан проверять внешний носитель
информации (flash карта и т.д.) на вирусы при каждом
подключении к ПК.
Регистрация пользователей
а. Перед подключением пользователя к ИС он должен быть
ознакомлен со всеми инструкциями и документами, регламентирующими работу
в ИС;
б. Перед обращением к ресурсам ИС пользователь должен пройти
процесс аутентификации;
в. Разрешение на доступ пользователя к информационному ресурсу
дает владелец данного ресурса на основании служебной записки от
руководителя подразделения, в котором пользователь работает. При
необходимости служебная записка согласовывается с начальником отдела
информационных технологий;
г. Каждому пользователю ИС должен быть назначен уникальный
идентификатор и начальный пароль. Применение групповых идентификаторов
разрешается только в случаях крайней необходимости и согласовывается с
начальником отдела информационных технологий;
д. Данные о пользователях ИС и их правах фиксируются
соответствующими Администраторами;