представительствами. Организуется обмен учебными планами, студентами,
преподавателями и учебными пособиями.
КИСУЗ Модус открытая система. Она позволяет осуществить стыковку с
другими системами: СДО Прометей, библиотечная система ИРБИС,
бухгалтерские системы (например, «1С: Бухгалтерия») и системы по учету
кадров.
Анализ рынка и аналогов программного обеспечения показал, что на
рынке нет программ, отвечающих данным требованиям. Из предложенных
вариантов принято разработку собственной информационной системы
специалиста по работе со слушателями, ввиду экономической и технической
целесообразности использования продукта.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Обычно разработка систем автоматизации специалистами
осуществляется в несколько этапов:
Определение типа автоматизированной системы;
Разработка и согласование технического задания, определение
дополнительных функций и возможностей;
Определение предположительного уровня владения компьютером
пользователей системы;
Разработка внешнего оформления (дизайна), согласование;
Сборка программы согласно тех. заданию и принятому внешнему
оформлению;
Тестирование всех модулей, и внедрение;
Существует четыре варианта стратегии автоматизации:
хаотичная;
по участкам;
по направлениям;
полная;
Хаотичная автоматизация состоит из набора автоматизированных
участков, не связанных друг с другом. Такая автоматизация определяется
оперативными задачами и обычно не отражается в стратегических планах
компании.
Автоматизация по участкам представляет собой процесс автоматизации
отдельных функциональных участков, например, отдел бухгалтерии,
коммерческий отдел и т.д.
Автоматизация по направлениям. Отличается от автоматизации по
участкам тем, что предполагает участие всех функциональных подразделений,
деятельность которых связана с направлением автоматизации.
Полная автоматизация предполагает автоматизацию абсолютно всех
бизнес-процессов компании.
Компания ООО «ЦНТО «Прогресс» имеет небольшой размер и
довольно высокие темпы развития. Поэтом наиболее целесообразной стратегией
принято использовать вторую модель автоматизации: автоматизации по
участкам (отдел работы со слушателями). С возможностью расширить систему
до автоматизации по направлению (полная разработка).
Разработка и внедрение автоматизированной системы документооборота
отдела работы со слушателями в компании ООО «ЦНТИ «Прогресс» будет
осуществляться следующим образом:
1. Предпроектный аудит.
2. Разработчик вместе с Заказчиком проводят предпроектное
исследование автоматизируемого участка. Определяются функциональные
требования.
3. Выбор оптимального решения.
На этом этапе Заказчик с Разработчиком выбирают максимально
эффективный вариант реализации системы автоматизации.
4. Разработка технического задания.
Составление максимально подробного технического задания.
Формулирование и документирование всех необходимых задач. Согласование с
Заказчиком и Разработчиком текста технического задания, во избежание
двоякого понимания тезисов.
5. Кодирование.
Написание кода продукта в соответствии с текстом технического
задания. Отладка программы;
6. Тестирование.
Проверка работоспособности программы на платформе Заказчика. Все
выявленные ошибки отправляются Разработчику на доработку.
7. Сдача проекта.
Демонстрация Заказчику возможностей, описанных в техническом
задании.
Перед проектируемой информационной системой стоит важное условие:
система должна быть легко модифицируемой и расширяемой. Система должна
отражать все происходящие изменения во всех документах и отчетах.
К разрабатываемой системе предъявляются следующие требования.
Система должна обеспечить:
автоматизацию ввода информации;
автоматизацию изменения информации;
автоматизацию поиска необходимых данных;
быть легко масштабируемой и расширяемой
Информационная система должна содержать в себе:
информацию о проводимых семинарах;
текущую информацию о слушателях;
информацию о занятости менеджеров;
список семинаров;
список менеджеров.
Система должна быть способной указать, какие семинары
запланированы на нужный период, сколько слушателей записано на семинар и
какой менеджер отвечает за проведение семинара. Дополнительно ИС должна
формировать отчеты по семинарам, финансовые результаты за нужный период.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Основными факторами выбора технологии проектирования можно назвать
следующие:
- быстрота разработки приложения;
- высокая производительность разработанного приложения;
- низкие требования разработанного приложения к ресурсам
компьютера;
- возможность разработки новых компонент и инструментов
собственными средствами;
- наращиваемость (за счет встраивания новых компонент);
- удобная проработка иерархии объектов.
Разработка автоматизированной информационной системы будет
самостоятельной так как:
В компании уже есть IT-отдел со специалистами необходимой
квалификации или она собирается его создать по стратегическим соображениям;
Компания не желает передавать конфиденциальную информацию
сторонним разработчикам;
Сложность бизнес-процессов компании диктует необходимость
тесного взаимодействия IT-специалистов и менеджеров других подразделений
компании;
Разрабатываемая информационная система будет включать весь
необходимый функционал, и учитывать все особенность работы и пожелания
сотрудников компании, так как будет являться индивидуальной (уникальной)
системой.
В качестве средства реализации поставленной задачи были выбраны
реляционные базы данных с использованием Microsoft Access. наиболее
эффективная для решения данной задачи и дешевая является СУБД MS Access.
К плюсам этой СУБД можно отнести простоту и удобство пользовательских
интерфейсов, открытость систем, эффективную среду разработки (особенно при
наличии объектно-ориентированных инструментов) и быстроту решений.
Исходя из популярности в России и на основе проведенного анализа
была выбрана база данных Microsoft Access.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение - совокупность данных, представленных в
определенной форме для компьютерной обработки. Организационное и
методическое обеспечение представляют собой комплекс мероприятий,
направленных на функционирование компьютера и программного обеспечения
для получения искомого результата.
Информационное обеспечение (ИО) — совокупность единой системы
классификации и кодирования информации, унифицированных систем
документации и информационных массивов. [12]
В состав информационного обеспечения включаются два комплекса:
компоненты внемашинного ИО (классификаторы технико-экономической
информации и документы) и внутримашинного ИО (макеты и экранные формы
для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации,
структура информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).
Для того чтобы приспособить экономическую информацию для
эффективного поиска, обработки и передачи по каналам связи, ее необходимо
представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить
(классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием
классификатора.
Классификатор — это документ, с помощью которого осуществляется
формализованное описание экономической информации в ЭИС, содержащей
наименования объектов, наименования классификационных группировок и их
кодовые обозначения.[13]
По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов:
международные, общегосударственные (общесистемные), отраслевые и
локальные классификаторы.
Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения
является система документации, применяемая в процессе управления
экономическим объектом. Под документом понимается определенная
совокупность сведений, используемая при решении экономических задач,
расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной
формой.
Система документации — это совокупность взаимосвязанных форм
документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим
объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации
является большое разнообразие видов документов. [13]
Существующие системы документации, характерные для
неавтоматизированных ЭИС, отличаются большим количеством разных типов
форм документов; большим объемом потоков документов и их запутанностью;
дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как
следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Обработка
документов в таких системах занимает почти половину времени работников.
При необходимости упростить систему документации, используют следующие
подходы:
проведение унификации и стандартизации документов;
введение безбумажной технологии, основанной на использовании
электронных документов и новых информационных технологий их
обработки.
Входные документы для решаемой задачи желательно получать через
сеть, поэтому они должны быть представлены в файлах заранее согласованной
структуры. Для упрощения использования таких файлов, они должны иметь
табличную форму (что несложно осуществить, т.к. эти документы являются
результатными в других задачах и выводятся программными средствами).
К внутримашинному информационному обеспечению относится
описание экранных форм.
При построении структуры экранных форм для ввода данных первичных
документов с оперативной информацией целесообразно использовать
комбинированную форму, максимально приближенную к той, которая была
использована для построения самого документа. Расположение полей должно
быть в последовательности, соответствующей логической структуре документа
и файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции
загрузки информации в информационную базу.
При построении экранных форм для документов с постоянной
информацией следует иметь в виду, что эти макеты используются для ввода и
актуализации записей информационной базы, поэтому для их проектирования
целесообразно применить анкетную форму расположения реквизитов, удобную
для выполнения этих операций.
В основе выбора экранных форм лежат принципы минимальной
трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени
читабельности результатной информации, выводимой на экран, и максимальной
надежности и достоверности выполнения этих операций.
Основной частью внутримашинного информационного обеспечения
является информационная база.
Информационная база (ИБ) — определенным образом организованная
совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде
файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности
управленческих процессов и решаемых задач. [3]
Существуют следующие способы организации информационной базы:
совокупность локальных файлов — поддерживается функциональными
пакетами прикладных программ;
интегрированная база данных — основывается на использовании
универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и
ведения данных, т.е. СУБД.
Организация локальных файлов связана с большим дублированием
данных в информационной системе, следовательно, с несогласованностью
данных в разных приложениях, а также негибкостью доступа к информации,
поэтому может применяться только в специализированных приложениях.
Для данного проекта информационная база представлена в виде
интегрированного информационного хранилища. Данная организация позволяет
объединить различные источники информации, управлять файлами различных
форматов. Кроме того, очевидны преимущества использования для хранения
информации базы данных:
совместимость данных; соответствие данных реальному состоянию
объекта;
удобство и увеличение скорости совместной обработки данных;
поддержка целостности данных.
База данных (БД) — поименованная совокупность данных, отражающая
совокупность объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области.
[3].
Основными способами организации БД являются создание
централизованных и распределенных БД. Основным критерием выбора способа
организации ИБ является достижение минимальных трудовых и стоимостных
затрат на проектирование структуры ИБ, программного обеспечения системы,
системы ведения файлов. На основании этих критериев и необходимостью
обеспечения надежности хранения данных выбран централизованный способ
организации БД.
По способу установления связей между данными различают:
иерархическую;
сетевую;
реляционную модель.
Основными компонентами любой из этих моделей являются файлы (или
таблицы).
Иерархические модели данных представляют собой графовую модель с
вершинами-таблицами. В моделях имеется один файл, который является входом
в структуру. Между файлами устанавливаются отношения соподчиненности. У
файла может быть одна исходная вершина и несколько подчиненных. Основной
тип отношений - 1:М.
В сетевых моделях любой файл может быть точкой входа в систему, и
связан с произвольным числом других файлов отношениями типа 1:1, 1:М и
М:М.
Наиболее широкое распространение получила реляционная модель
данных. При такой организации вся информация представлена в виде таблиц
(файлов БД) и отношений. Таблицы являются совокупностью записей (строк,
кортежей). Между отношениями (таблицами) существуют связи типа 1:М, М:М.
Каждое отношение имеет ключ - это поле записи (атрибут) однозначно
идентифицирующее ее. Данное свойство реляционной модели данных
исключает дублирование информации, ускоряет поиск и доступ к конкретным
данным.
Принятый в реляционной модели подход к структурированию и
целостности данных позволяет удобно организовать и упорядочить процесс
проектирования и реализации сложных баз данных, а реляционные операции
обладают мощными возможностями управления данными и их обработки.
Учитывая все преимущества реляционных моделей данных для
представления информации, обрабатываемой при решении задачи целесообразно
использовать реляционную модель БД.
Информационная система специалиста по работе со слушателями
используется как основное средство взаимодействия отдела по работе со
слушателями с другими отделами и клиентами. Основа информационной
системы специалиста отдела работы со слушателями – организация и учет
семинаров и регистрация слушателей. Эти рабочие элементы должны быть
классифицированы.
Структура списка семинаров должна обеспечивать быстрый поиск. Для
этого целесообразно при создании структуры учитывать основные принципы
разработки программного обеспечения. Предлагается изучить все самые
популярные классификаторы. И совместить их с собственными
характеристиками деятельности отдела.
Предлагается отображать в списке семинаров следующие атрибуты:
1. Код;
2. Тема;
3. Руководитель;
4. Организатор;
5. Стоимость
Каталог семинаров должен быть удобен для восприятия пользователем.
Для этого его следует структурировать. Предлагается ввести рубрику семинара.
У каждой рубрики свои темы семинаров.
Отчёт о финансовых результатах проведенных семинаров должен быть
репрезентативен для сотрудников других отделов. Он должен нести
информацию о проведённых семинарах и их результатах. В отчёте о
проведенных семинарах предлагается отображать следующие параметры:
1. Дата;
2. Название;
3. Количество человек;
4. Стоимость;
5. Итоговая сумма;
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Программное обеспечение (ПО) включает совокупность программ,
реализующих функции и задачи ИС и обеспечивающих устойчивую работу
комплексов технических средств. В состав программного обеспечения входят
общесистемные и специальные программы, а также инструктивно-методические
материалы по применению средств программного обеспечения.
К общесистемному (общему) программному обеспечению относятся
программы, рассчитанные на широкий круг пользователей и предназначенные
для организации вычислительного процесса и выполнения часто встречающихся
вариантов обработки информации. Они позволяют расширить функциональные
возможности ЭВМ, автоматизировать планирование очередности
вычислительных работ, а также автоматизировать работу программистов.
Специальное (функциональное) программное обеспечение представляет собой
совокупность программ, разрабатываемых при создании ИТ конкретного
функционального назначения. Оно включает пакеты прикладных программ,
осуществлявших организацию данных и их обработку при решении
функциональных задач ИС [3].
При выборе комплекса технических средств для разработки системы,
одним из важнейших критерием является выбор операционной системы.
Операционная система управляет техническими средствами компьютера,
поддерживает запуск и выполнение тех или иных программ и приложений,
обеспечивает защиту данных, выполняет различные сервисные функции. Каждая