При внедрении необходимо проверить наличие необходимого
программного обеспечения и лицензий к нему.
На этапе эксплуатации необходимо обеспечить правильное обучение
персонала и для уменьшения риска провести контрольную по пройденному
материалу.
Внедрение системы автоматизации является сложным процессом,
требующим от участников внедрения максимальных усилий для достижения
положительного результата. Успешное внедрение напрямую зависит от того,
насколько своевременно и эффективно будут сняты основные риски проекта.
Ниже будут рассмотрены основные риски, которые могут возникнуть при
внедрении систем автоматизации:
Автоматизация не регламентированных бизнес – процессов;
Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором,
влияющим на успех проекта автоматизации. Все бизнес – процессы, подлежащие
автоматизации должны быть поставлены на предприятии и регламентированы.
Требование автоматизировать систему бюджетирования без постановки самой
системы бюджетирования приведет к печальным результатам. Каждая
автоматизируемая функция должна найти отражение в бизнес – модели
предприятия. Для того чтобы проект внедрения автоматизированной системы
управления оказался успешным необходимо максимально формализовать все
процессы и функции управления, подлежащие автоматизации. Зачастую это
приводит к необходимости в частичной реорганизации структуры и
деятельности предприятия.
Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры
предприятия;
Одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное
обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе
заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая
схема построения корпоративной информационной системы, и формализуются
те изменения, которые должны быть произведены в структуре предприятия до
начала внедрения автоматизированной системы. Реорганизация может быть
проведена в тех подразделениях и на тех участках, которые связаны с
автоматизируемыми процессами, там, где она объективно необходима.
Проведение такой реорганизации должно позволить компании осуществлять
свою деятельность в стандартном режиме без объявления «авралов».
Необходимость изменения технологии бизнеса в различных
аспектах;
Существенная автоматизация бизнес – процессов ускоряет и повышает
качество работы с документами и программным обеспечением, поднимает
конкурентоспособность и рентабельность предприятия в целом, а все это требует
большей собранности, компетенции и ответственности исполнителей.
Изменяются требования к работе с документами, их хранением, доступом к ним.
Возникают дополнительные требования к оперативности, качеству и
достоверности информации. Удалённое использование программного
обеспечения требует от пользователей грамотной работы с приложениями,
чтобы система не зависла.
Сопротивление сотрудников предприятия;
При внедрении информационных систем в большинстве случаев
возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является
серьезным препятствием для процесса внедрения. Это вызвано несколькими
человеческими факторами: обыкновенным страхом перед нововведениями,
консерватизмом (например, кладовщику, проработавшему 30 лет с бумажной
картотекой, обычно психологически тяжело пересаживаться за компьютер),
опасением потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнью
существенно увеличивающейся ответственности за свои действия. Руководители
предприятия, принявшие решение автоматизировать свой бизнес, в таких
случаях должны всячески содействовать рабочей группе специалистов,
проводящей внедрение информационной системы, вести разъяснительную
работу с персоналом, и, кроме того:
Создать у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение
неизбежности внедрения;
Наделить руководителя проекта внедрения достаточными
полномочиями, поскольку сопротивление иногда возникает даже на уровне топ –
менеджеров;
Всегда подкреплять все организационные решения по вопросам
внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.
Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время
внедрения системы.
Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к
промышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени возрастает
нагрузка на сотрудников предприятия, которым приходится вести дела, как и в
новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами
(поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы).
В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться
под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по
прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и
отвлекающим занятием. В таких случаях руководителю предприятия, помимо
ведения разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых
технологий сотрудниками, необходимо:
Повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в
форме поощрений и благодарностей;
Принять организационные меры к сокращению срока
параллельного ведения дел.
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
При использовании любого программного продукта необходимо
придерживаться нескольких основных правил, а именно:
использовать только лицензионное программное обеспечение;
следить за выходом обновлений программного обеспечения и
вовремя устанавливать их;
устанавливать только проверенное программное обеспечение
приобретенное у официальных поставщиков.
Для обеспечения информационной безопасности и защиты информации
необходимо разграничить доступ пользователей на нескольких уровнях
На уровне операционной системы ограничить доступ пользователя
к разделам, папкам, файлам и сетевым ресурсам, в зависимости от прав
пользователя;
Ограничит доступ пользователей к ресурсам сети «Интернет»;
Для предотвращения порчи информации необходимо также установить и
настроить антивирусную программу, с постоянным обновлением баз данных
вирусов, а также установить и настроить программу «Firewall» для закрытия
угроз из внешней сети, например «Интернет».
2.2 Информационное обеспечение задачи
2.2.1 Информационная модель и ее описание
Информационная модель представляет собой схему движения входных,
промежуточных и результативных потоков и функций предметной области.
Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой
нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по
обработке данных и формирование конкретных выходных документов.
Информационная система ЦНТИ «Прогресс» в г. Самара будет
содержать:
информацию о проводимых семинарах;
текущую информацию о слушателях;
информацию о занятости менеджеров;
список семинаров;
список менеджеров.
Наличие выбранной информации в ИС обеспечит в полной мере процесс
автоматизации заполнения и изменения информационной базы учебного центра.
Наличие информации о семинарах и слушателях поможет в составлении отчетов
и проведению анализа работы.
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации
При проектировании АРМ необходимо разработать макеты
следующих категорий объектов:
входных документов;
экранных форм;
входных файлов.
К входным документам относится договор, который заключается
между учебным центром и клиентом на весь срок обучения.
Договор представляет собой бланк, разделенный на четыре основные
части:
дата заключения договора;
личные данные клиента;
обязанности сторон;
подписи сторон.
К личным данным клиента относятся: фамилия, имя, отчество, дата и
место рождения, паспортные данные (серия, номер, дата и место выдачи),
образование, профессия и место работы.
К обязанностям сторон относятся права и обязанности клиента и
учебного центра. Здесь указывается, что учебный центр обязуется провести
обучение по выбранной клиентом специальности. Устанавливаются сроки
и стоимость обучения, которые тут же прописываются.
Регистрация заявок клиентов осуществляется с помощью формы
«Даты семинаров». Личные данные клиентов из договоров заносятся в
форму «Каталог семинаров». Также в форме указывается тема семинара и
дата его проведения. В поле «Оплата» отражается сумма, внесенная за курс
обучения.
2.2.3 Характеристика результатной информации
Выходной информацией АРМ являются:
отчеты по планируемым семинарам;
отчеты по проведенным семинарам;
отчеты по набору групп;
отчеты по оплатам;
сводные отчеты по доходам
Отчеты готовятся на основании информации об учащихся и данных о
формировании учебных групп. Отчеты содержат подробную информацию
о составе групп, данные об оплате, результаты экзаменов и т.д.
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
В связи с тем, что при решении задачи используется технология
обработки информации в режиме диалога, взаимодействие пользователя с
программой можно представить в виде схемы диалога. Данная схема
представлена в виде дерева форм, к которым обращается пользователь при
работе с информационной системой, и изображена на Рисунке 2 [3.7].
Рис. 2 Дерево форм
Ввод и
редактирование
данных
Просмотр
информации
Формирование
отчетов
Каталог
семинаров
Семинары
Главная форма
Отчет по
семинарам
Поиск по дате
Отбор за
нужный период
Даты
семинаров
Организато
ры
Отчет по датам
Итоговый отчет
Далее создаётся сценарий диалога, по которому будет
осуществляться решение поставленной проблемы. Данный сценарий
представлен в Таблице 3.
Таблица 3
Сценарий диалога
Экран
Функции
Примечания
Главная форма
1 Ввод и
редактирование
данных
2 Просмотр
информации
3 Формирование
отчетов
Выбор необходимого
пункта меню в
соответствии с
планируемыми
действиями
Нажать кнопку,
соответствующую нужному
пункту меню.
1 Ввод и редактирование данных
1.1 Каталог
семинаров
запись данных о
семинарах
Ввести данные о семинарах
сортировка данных
Выбрать параметры сортировки
1.2 Даты
семинаров
запись данных о датах
семинаров
Ввести данные о датах
семинарах
сортировка данных
Выбрать параметры сортировки
1.3 Организаторы
запись данных об
организаторах
Ввести данные об организаторах
сортировка данных
Выбрать параметры сортировки
2 Просмотр информации
2.1 Семинары
выбор группы
Выбрать группу из списка
выбор даты семинара
Выбрать дату семинара
2.2 Поиск по дате
выбор даты семинара
Выбрать дату семинара
2.3 Отбор за
нужный период
Ввод периода дат
Ввести начало и конец периода
3 Формирование отчетов
3.1 Отчет по
семинарам
Ввод названия семинара
3.2 Отчет по
датам
Ввод даты семинара
3.3 Итоговый
отчет
Ввод периода
формирования отчета
Ввести начало и конец периода
2.3.2 Характеристика базы данных
Во время анализа информационной структуры был выделен ряд
подсистем, функционирование которых требуется автоматизировать:
семинары;
график проведения;
организаторы;
Определим одноименные сущности для проектируемой ИС.
Часто в средствах логической разработки используются связи типа
сущность-связь – ER диаграммы.
Каждый семинар содержится в графике проведения, прослеживается
связь между сущностями «Семинары» и «Курсы». Каждому курсу прикреплен
организатор– сущность «Сотрудники».
Общая логическая модель данных представлена на Рисунке 3.
Рис. 3 Общая логическая модель данных
Любые логические ER диаграммы могут быть представлены в
реляционных базах данных как таблицы. Требуется только задать первичные и
внешние ключи для каждой таблицы базы данных и провести нормализацию.
Нормализация предназначена для приведения структуры базы данных к
виду, обеспечивающему минимальную избыточность, то есть нормализация не
имеет целью уменьшение или увеличение производительности работы или же
уменьшение или увеличение объёма БД.
Отношение находится в первой нормальной, когда в любом допустимом
значении отношения каждый его кортеж содержит только одно значение для
каждого из атрибутов.
Отношение находится во второй нормальной форме, если оно находится
в первой нормальной форме, и при этом любой его атрибут, не входящий в
состав потенциального ключа, функционально полно зависит от каждого
Семинар
Организатор
График проведения
потенциального ключа. Во второй нормальной форме нет не ключевых
атрибутов, зависящих от части составного потенциального ключа.
Отношение находится в третьей нормальной форме, когда каждый не
ключевой атрибут отношения находится в прямой зависимости от
потенциального ключа.
Отношение находится в нормальной форме Бойса тогда и только тогда,
когда каждая ее нетривиальная и неприводимая слева функциональная
зависимость имеет в качестве своего детерминанта некоторый потенциальный
ключ.
Таблица находится в четвёртой нормальной форме, если она находится в
нормальной форме Бойса и не содержит нетривиальных многозначных
зависимостей.
Отношение находится в пятой нормальной форме, когда каждая
нетривиальная зависимость соединения в нём определяется потенциальным
ключом этого отношения.
Конечной целью нормализации является уменьшение потенциальной
противоречивости хранимой в БД информации.
Выделим ключевые атрибуты для каждой сущности (Таблица 4)
Таблица 4
Атрибуты сущностей
Сущность
Атрибуты
Семинар
Код, дата начала, дата конца, количество человек
Курсы
Код, тема, рубрика, организатор, руководитель
Сотрудники
Код, фамилия инициалы, Должность
Ниже приведен полный список таблиц и использованных в них полей.
Таблица 5
Таблица «Сотрудники»
Название столбца
Тип данных
Пометка
Код
Целое
Ключ
Фамилия инициалы
Текстовый
Должность
Текстовый
Таблица 6
Таблица «Семинар»
Название столбца
Тип данных
Пометка
Код1
Целое
Ключ
Код
Целое
Дата начала
Дата/Время
Дата конца
Дата/Время
Количество человек
Числовой
Таблица 7
Таблица «Курсы»
Название столбца
Тип данных
Пометка
Код
Целое
Ключ
Тема
Текстовый
Рубрика
Текстовый
Руководитель
Список
Организатор
Список
Сумма
Денежный
2.3.3 Структурная схема пакета
Исходя из выбранной структуры информационной системы, спроектируем
систему навигации. Выделим три основных логических блока:
1. Ввод и редактирование данных;
2. Просмотр информации;
3. Формирование отчетов.
Далее, в зависимости от выбора пользователя, каждый логический блок
будет содержать собственное подменю, в котором будут находиться
необходимые функциональные блоки.
Общая система навигации информационной системы представлена на
рисунке 4.