26
Документом, в котором отражены результатные показатели является план
закупок.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
При осуществлении бизнес-процесса используются два документа:
1) Отчет о наличии радиоэлектронных компонентов на складе
организации, который является основанием для проведения расчетов.
2) План закупок, который является результатов выполнения бизнес-
процесса.
Рассмотрим схему документооборота этих документов. Схема
документооборота представлена на рисунке 9. В процессе сбора исходных данных
осуществляется анализ отчета о наличии радиоэлектронных компонентов на складе
организации, затем эти данные используются для расчета оптимальной партии
заказа. На стадии формирования заказа формируется план закупок, согласно
которому осуществляются закупки.
Склад Отдел закупок
Сбор исходных
данных
Формирование
плана закупок
Формирование
заказа
Плановый отдел
Отчет о наличии
товаров
Отчет о наличии
товаров
План закупок
План закупок
Рисунок 9. Схема документооборота процесса планирования закупок
В таблице 1 представлены временные затраты на формирование
документооборота.
27
Таблица 1
Характеристика формирования документооборота
Характеристика
Отчет о
наличии
товаров
План закупок
Количество документов в год, шт.
12
12
Количество символов в документе, шт.
30 000
10 000
Частота возникновения в год
1
1
Трудозатраты на обработку в год,
ч/час
6 300
7 800
Как показывает таблица, в текущем процессе имеют место высокие
временные затраты на обработку документооборота. Это связано с тем, что
процессы анализа и осуществления расчетов для формирования итоговых
документов не автоматизировано.
После внедрения проектируемой информационной системы,
автоматизирующей процесс планирования закупок, будут устранены следующие
недостатки:
1) Простои в деятельности организации, возникающие в результате
опозданий в поставках ресурсов;
2) Затраты, связанные с простоем оборудования;
3) Высокие трудозатраты на расчет показателей, необходимых для
планирования закупок;
4) Высокая трудоемкость обработки данных (14 100 чел-часов в год).
В таблице 2 представлен расчет трудозатрат на формирование
документооборота при внедрение информационной системы.
Таблица 2
Трудозатраты на формирование документооборота
Характеристика
Отчет о
наличии
товаров
План
закупок
Количество документов в год, шт.
12
12
Количество символов в документе,
шт.
30 000
10 000
Частота возникновения в год
1
1
Трудозатраты на обработку в год,
ч/час
5 100
6 300
После внедрения автоматизированной информационной системы,
автоматизирующей процесс поиска радиоэлектронных компонентов, трудозатраты
на ведение документооборота составили 11 400 человеко-часов ежегодно. На
основании проведенных расчетов можно заключить, что временные затраты были
28
снижены на 20%. Следовательно, применение средств вычислительной техники
является обоснованным.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
На текущий момент информационная безопасность компании обеспечивается
антивирусным программным обеспечением со встроенным брандмауэром
«Kaspersky Internet Security». Поэтому состояние информационной безопасности
обеспечивается на среднем уровне.
Политика безопасности компании реализована согласно следующим
правилам:
Доступ к каждому компьютеру осуществляется с помощью
авторизации, в ходе которой пользователь вводит уникальный логин и пароль,
созданный системным администратором.
Доступ к программному обеспечению, автоматизирующему
деятельность компании, есть только у сотрудников компании. Для доступа к системе
необходимо пройти процедуру авторизации, в ходе которой указываются
уникальные логин и пароль для входа в систему, созданные системным
администратором.
Политика безопасности организации основана на принципе «что не
разрешено, то запрещено». В связи с чем у пользователей ПК есть разрешение на
открытие всех файлов, кроме системных.
Доступ к информационным системам ограничен следующим правилом:
все сотрудники, у которых есть учетная запись могут создавать записи в программе.
Все сотрудники могут вносить изменения в документы. Право на удаление
документов есть только у заместителя директора и директора.
Рассмотрим инженерно-технические средства защиты ресурсов
информационной инфраструктуры компании. В компании применяются следующие
инженерно-технические средства обеспечения информационной безопасности:
антивирусное программное обеспечение (Kaspersky Internet Security).
29
программные брандмауэры, входящие в состав применяемых
коммутаторов.
Помимо этого, в качестве мер защиты ЛВС компании применяются
следующие организационные меры:
в системе назначен администратор безопасности;
за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатывается печатями ответственного и
работника;
установка любого программного обеспечения проводится только
администратором безопасности;
запрещено использование неучтенных носителей информации. На
учтенных носителях выполнена маркировка, в том числе гриф хранимой
информации, номер, должность и фамилия сотрудника.
В качестве мер защиты от инсайдерских угроз в помещении применяется
видеонаблюдение. Доступ к помещению компании ограничен. Пропуск в
помещение компании осуществляется охранником, который выясняет цель визита
посетителей и координирует их.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим информационные системы, автоматизирующие бизнес-процессы
закупок. На рынке представлены следующие программные продукты:
1. API SSE - поиск электронных компонентов.
2. 1С: Универсальное рабочее место закупщика и продавца электронных
компонентов.
3. Chip Hunt.
Программный продукт «API SSE» представляет собой программный продукт,
позволяющий осуществлять поиск электронных компонентов одновременно на
нескольких складах. В процессе поиска в системе учитываются следующие
параметры:
30
наличие на складе;
минимальная приемлемая цена;
необходимое количество.
Программный продукт представляет собой обработку для платформы
«1С:Предприятие 8», поэтому оно тесно интегрировано в систему. На основании
результатов поиска можно добавлять радиоэлектронные элементы в справочник
номенклатуры с поправочным коэфициентом цены и максимальным набором
характеристик найденного компонента.
Программный продукт «1С: Универсальное рабочее место закупщика и
продавца электронных компонентов» оснащено по наименованию компонента,
количеству, актуальной цены закупки, и цены в России с учетом доставки, таможни
и НДС. База поиска включает 300 стоковых российских и зарубежных складов.
К основным функциональным возможностям программного продукта
относятся:
поиск радиоэлектронных компонентов;
выдачу ссылки на ресурс дистрибьютора;
импорт спецификаций из различных файлов;
пересчет по курсу выбранной валюты;
назначение поправочного коэффициента для просчета цены в России;
автоматический подбор цены в зависимости от необходимого
количества;
автоматическая загрузка перечня стоков и выбор необходимых стоков
(складов) для поиска;
проверка присутствия наименования в справочнике;
одиночное или групповое занесение номенклатуры в справочник 1С, со
всеми параметрами и картинкой позиции;
установка закупочной, оптовой, мелкооптовой и т.д. цены позиции, с
поправочным коэффициентом (при интеграции в систему);
Программный продукт «Chip Hunt» представляет собой агрегатор, который
получает информацию о наличии электронных компонентов с помощью парсинга
информации с других платформ, а том числе с помощью технологий «digikey» и
«mouser».
31
Программный продукт обладает следующими возможностями:
Параметрический поиск отечественных компонентов.
Подбора аналога импорт/отечественная продукция, отечественная
продукция/импорт.
Групповой поиск компонентов.
Перечень дополнительных тематических услуг.
Наличие мобильного приложения.
Для выбранных информационных систем разработаем ряд критериев, по
которым будет проводиться оценка соответствия требованиям. Критериями выбора
информационной системы будут являться:
Простота и удобство использования.
Функциональность.
Безопасность.
Удобство навигации.
Стоимость.
Выбранные системы будут оценены по выделенным критериям по
пятибалльной шкале, в которой «1» означает полное несоответствие критерию, а «5»
- полное соответствие. Оценка платформ приведена в таблице 4.
Таблица 4
Анализ программного обеспечения
Критерий
API SSE
1С: УРМ закупщика и продавца
электронных компонентов
Chip
Hunt
Простота
управления
4
4
5
Безопасность
5
3
3
Удобство
навигации
4
4
1
Стоимость
3
3
4
Функциональность
2
3
3
Итого
18
17
16
По результатам анализа программного обеспечения, представленного на
рынке, можно сделать вывод о том, что оно не обладает функционалом,
необходимым для предприятия.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
32
Стратегия автоматизации бизнес-процессов организации представляет собой
подход и набор методов, согласно которым будет осуществляться автоматизация
выбранной задачи.
Существует несколько видов стратегий автоматизации:
кусочная (хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизация.
Первый вариант стратегии автоматизации включает в себя приобретение
отдельных модулей программного продукта без какого-либо стратегического плана.
Такой вариант стратегии обладает низкой эффективностью, поскольку отдельные
фрагменты информационной системы не способны оказать пользу компании, а
дальнейшая автоматизация приведет к значительным затратам.
Следующий вариант процесса автоматизации предполагает автоматизацию
отдельных бизнес-процессов, которые объединены по набору выполняемых
функций. Выбор этого способа оптимален в том случае, когда существуют участки,
в которых применение автоматизированных систем дает значительный
экономический эффект.
Способ автоматизации по направлениям предполагает автоматизацию
отдельных направлений деятельности компании. При этом достигается полная
автоматизация направления деятельности. Этот подход является оптимальным в том
случае, когда дальнейшая интеграция автоматизированных функций не будет
связана с серьезными препятствиями.
Комплексная автоматизация предполагает внедрение программного продукта,
автоматизирующего работу компании в целом [17].
Кусочная стратегия автоматизации не подходит для рассматриваемой задачи,
поскольку в рамках ее решения будет автоматизирована деятельность целого отдела,
при этом будут использованы несколько составляющих информационной системы:
СУБД и клиент-серверное приложение [13].
Стратегии полной автоматизации также не является подходящей, поскольку
будет автоматизировано одно из направлений деятельности компании.
33
В рамках рассматриваемой задачи, подходящей является стратегия
автоматизации по направлениям, поскольку будет автоматизирован процесс поиска
радиоэлектронных компонентов, который выполняется одним отделом – отделом
закупок.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
Рассмотрим существующие способы приобретения информационных систем
для автоматизации процесса поиска радиоэлектронных компонентов. Приобретение
информационных систем может осуществляться одним из перечисленных способов
[14]:
1. Покупка готовой специализированной ИС.
2. Разработка ИС своими силами.
3. Разработка ИС сторонней фирмой.
4. Покупка системы и её доработка.
Рассмотрим вариант покупки готовой информационной системы,
автоматизирующей бизнес-процесс поиска радиоэлектронных компонентов. На
рынке представлен ряд систем, автоматизирующих бизнес-процесс. Однако, анализ
таких систем показал, что они не в полном объеме удовлетворяют требованиям
организации.
Рассмотрим вариант с покупкой системы и ее доработкой. Доработка
информационной системы под потребности организации является трудоемкой и
добавление необходимого информационных систем под нужды компании потребует
внесения значительных изменений исходного кода и бизнес-логики. Поэтому оба
варианта приобретения информационной системы были отклонены.
Следующая группа вариантов приобретения информационных систем
подразумевает разработку информационной системы, удовлетворяющей
требованиям организации. Поскольку в компании отсутствуют специалисты с
необходимой квалификацией для автоматизации процесса отгрузки товаров, вариант
разработки системы своими силами не подходит. Следовательно, подходящим будет
являться вариант разработки системы силами сторонней организации.
34
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Опишем состав входных и выходных документов процесса поиска
радиоэлектронных компонентов. Входным документом бизнес-процесса является
отчет о наличии радиоэлектронных компонентов на складе организации. В отчете
представлен перечень компонентов с указанием артикула и количества товаров.
Отчет не имеет унифицированной формы, поэтому потребуется оригинальное
проектирование формы отчета о наличии товаров на складе организации.
Выходным документом является план закупок, в котором перечислены все
товарные позиции, которые необходимо купить, их количество и стоимость. План
закупок не имеет унифицированной формы. Поэтому потребуется оригинальное
проектирование формы документа.
Для вывода переменной и условно-постоянной информации будут
использованы формы, которые проектируются на этапе эскизного проекта
информационной системы. Формы будут содержать все необходимые поля для
вывода исчерпывающей информации по запросу пользователя.
В состав классификаторов будут входить следующие справочники:
Группы компонентов: содержит информацию о классификации
компонентов для быстрого поиска.
Компоненты: содержит информацию об ассортименте компонентов.
Поставщики: содержит весь список поставщиков компонентов.
Сотрудники: содержит список всех сотрудников, которые имеют
доступ к информационной системе.
Информационная база должна быть интегрированной с локальной
организацией для обеспечения доступа всех сотрудников к данным [21]. Для
организации базы данных будет использоваться реляционный подход, который
минимизирует избыточность данных и обеспечивает простоту манипулирования
ими.
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
35
Информационные системы позволяют пользователям осуществлять сбор и
обработку данных. Для хранения данных используются базы данных. Различают
следующие виды баз данных:
1. Иерархические.
2. Сетевые.
3. Реляционные.
В настоящее время широко применяются реляционные базы данных в связи
со следующими факторами:
Они обладают простотой, поскольку в реляционной модели данных
существует всего одна информационная конструкция, формализующая табличное
представление данных.
Наличие теоретически обоснованных методов нормализации
отношений позволяет получать базу данных с заданными характеристиками.
Независимость данных заключается в том, что при необходимости
внесения изменений в структуру реляционной базы данных, требуется внесение
минимальных изменений [10].
Помимо перечисленных достоинств, в организации уже используется
реляционная база данных для ERP-системы. Поэтому, с целью минимизации
конфликтов в процессе интеграции, для разработки информационной системы будет
использована реляционная база данных.
Для управления реляционной базой данных используется реляционная СУБД.
На рынке широко представлены как коммерческие, так и бесплатные СУБД.
Рассмотрим решения, представленные на рынке. Лидерами на рынке СУБД
являются продукты IBM DB2, Oracle и Microsoft SQL Server.
СУБД IBM DB2 является кросс-платформенной, обеспечивает стабильную
работу базы данных. Недостатками системы являются высокая стоимость и низкая
производительность. СУБД Microsoft SQL Server обладает большим пакетом
инструментов, стабильностью работы и низкими затратами на администрирование.
Недостаток системы заключается в том, что она работает только на платформе
Windows. СУБД Oracle обладает высокой производительностью, легкостью
интегрирования приложений и устойчивостью к большим потокам данных.
Недостатком является высокая стоимость, необходимость приобретения мощного