11
1С
Предпринимате
ль 8
OpenOffice
-Number CRM
McAfee
AntiVirus Plus
2011
Windows 7 Professional Edition 32 bit
TCP/IP
TCP/IP
АРМ менеджеров по продажам
АРМ бухгалтера
АРМ кладовщика
Samba
Файловый сервер
FTP
TCP/IP
Windows 7 Professional Edition 32 bit
1С
Предпринимате
ль 8
OpenOffice
-Number CRM
McAfee
AntiVirus Plus
2011
Windows 7 Professional Edition 32 bit
1С
Предпринимате
ль 8
OpenOffice
-Number CRM
McAfee
AntiVirus Plus
2011
Рисунок 1.3 Схема программной архитектуры ООО «Торговый Дом
Евразия»
В качестве пакета офисных приложений установлен OpenOffice,
включающий:
Writer Текстовый процессор и визуальный редактор HTML
Calc Табличный процессор
Impress Программа подготовки презентаций
Base Механизм подключения к внешним СУБД и встроенная СУБД
Draw Векторный графический редактор
Math Редактор формул
Для защиты АРМ применяется антивирус McAfee AntiVirus Plus 2011,
основные функции которого:
• Обнаруживает, блокирует и удаляет вирусы, шпионские программы,
рекламное ПО, руткиты - все вредоносные программы, которые вмешиваются в
работу компьютера.
• Блокирует попытки взлома компьютера из сети.
• Помогает узнать о подозрительных веб-сайтах и остановить
Интернет-угрозы. Передовая защита от фишинга предупреждает вас о сайтах,
12
которые могут украсть ваши личные данные или получить доступ к вашей
финансовой информации. Обеспечивает рейтинг безопасности веб-сайтов в 22
поисковых системах.
В качестве файрволла применяется Outpost Security Suite Service.
У бухгалтера, кроме стандартного пакета ПО, установлен программный
комплекс «1С: Предприниматель 8». Персональный компьютер кладовщика
обладает такими же характеристиками, как и другие ПК, но дополнительно
оснащен сканером для чтения штрих-кодов.
Программа позволяет автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет
индивидуальных предпринимателей. Предполагается, что типовая программа не
требует адаптации и с ней будет работать только один пользователь.
Основные возможности по отражению хозяйственных операций:
o партионный и складской учет материально-производственных
запасов (МПЗ);
o учет основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА);
o учет торговой деятельности, в том числе оптовой, розничной и
комиссионной торговли;
o учет в производстве;
o взаиморасчеты с контрагентами;
o учет операций по кассе и банку;
o валютные операции;
o подотчетные лица;
o операции с тарой;
o расчет заработной платы и персонифицированный учет;
o расчеты с бюджетом и др.
Ввод, хранение и печать первичных документов:
o платежных поручений и других банковских документов;
o счетов, накладных и счетов-фактур;
o кассовых документов, авансовых отчетов;
o доверенностей и других документов.
Разнообразные отчеты:
13
o книга учета доходов и расходов и хозяйственных операций
индивидуальных предпринимателей, уплачивающих НДФЛ;
o книга учета доходов и расходов по упрощенной системе
налогообложения;
o кассовая книга;
o расшифровка отчетов;
o подготовка отчетности с возможностью отправки в электронном
виде в налоговый орган;
o возможность самостоятельной настройки отчетов.
Для автоматизации работы менеджеров, используется бесплатная A-Number
CRM.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
ООО «Торговый Дом Евразия», как и любая подобная торговая
организация, характеризуется следующими основными бизнес-процессами:
- Закупка товаров у поставщиков, доставка ее и складирование;
- Оптовые продажи партнерам;
- Розничные продажи через сеть магазинов и интернет-магазин;
- Подготовка отчетности для передачи в государственные органы;
- Обеспечение различных видов учета, в том числе кадрового,
административно-хозяйственного, бухгалтерского, финансового и других.
Характеристика деятельности предприятия приведена на рисунке 1.4, на
рисунке 1.5 – декомпозиция.
14
Рисунок 1.4 Характеристика основной деятельности ООО «Торговый Дом
Евразия»
Рисунок 1.5 Декомпозиция основной деятельности ООО «Торговый Дом
Евразия»
Для подготовки отчетности, оценки деятельности компании, разработке
стратегических планов развития и определения краткосрочных целей в компании
формируются отчетные документы, в основе которых лежат результаты учета
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Деятельность ИП Синельников А.Н.
09.01.2011
09.02.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONT EXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность ООО "Торговый Дом Евразия"
A-0
Достигнутые
договоренности с
поставщиками
Товары от поставщиков
финансовые средства
Правила работы
компании
Законодательство РФ
Требования
руководителя
сотрудники
Складские
помещения и
оборудование
Продукция, реализованная
оптом
прибыль
отчетность
Продукция, реализованная в
розницу
Торговое
оборудование и
площади
Интернет-магазин
Достигнутые договоренности с
оптовыми партнерами
План продаж План закупок
00р.
Деятельность
ООО "Торговый Дом Евразия"
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Деятельность ИП Синельников А.Н.
09.01.2011
09.02.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность ООО "Торговый Дом Евразия"
A0
сотрудники
Правила работы
компании
Законодательство РФ
Складские помещения и
оборудование
Требования
руководителя
Достигнутые
договоренности с
поставщиками
отчетность
Товары от
поставщиков
Продукция,
реализованная оптом
финансовые средства
прибыль
Учетные
св едения
складского
уч ета
Результаты оптовых
продаж
Результаты
продаж в
розницу
Продукция,
реализованная в
розницу
Торговое
оборудование и
площади
Интернет-магазин
Достигнутые
договоренности с
оптовыми
партнерами
План продаж
План закупок
10р.
Поставка товаров
на склад и хранение
20р.
Оптовая
продажа
30р.
Продажа
в розницу
40р.
Подготовка
различных видов
отчетности
15
продаж, учета движения товаров на складе, учета движения финансовых средств
(рисунок 1.6).
Рисунок 1.6 Декомпозиция процесса подготовки отчетности
Среди учетов особое место занимает учет продаж товаров, так как именно
этот процесс позволяет успешно существовать фирме. Но в настоящее время учет
продаж необходимо проводить отдельно по оптовым продажам, отдельно по
продажам в розницу через сеть магазинов, отдельно – по продажам в розницу
через Интернет-магазин. Для этого три вида отчетности сводятся в один документ,
что является довольно трудоемкой задачей в связи с тем, что данная задача
выполняется без средств автоматизации. Поэтому для автоматизации выбираем
процесс учета продаж, как один из наиболее важных и ответственных в
деятельности рассматриваемого предприятия, но в тоже время
неавтоматизированных и явно нуждающихся в автоматизации.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Целью настоящей работы является разработка информационной системы
поиска радиоэлектронных компонентов в компании. Местоположение таких
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Деятельность ИП Синельников А.Н.
18.11.2012
18.11.2012
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONT EXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:
Подготовка различных видов отчетности
A4
План закупок Правила работы компании
сотрудники
Законодательство РФ
Результаты продаж в розницу
Результаты оптовых продаж
прибыль
Учетные сведения складского учета
отчетность
финансовые средс тва
Результаты складского учета
Результаты учет оптовых продаж
Результаты учета розничных продаж
10р.
Учет продаж в
розницу по магазинам
20р.
Учет оптовых
продаж
30р.
Учет движения
товара на складе
40р.
Учет движения
финансовых потоков
50р.
Обработка данных
и подготовка итоговой
отчетности
16
элементов определяется в результате учета их поступления на склад и продаж со
склада.
На рисунке 1.7 представлен бизнес процесс учета продаж поступлений
товаров в ООО «Торговый Дом Евразия».
Рисунок 1.7 Бизнес процесс учета поиска радиоэлектронных компонентов
радиоэлектронных компонентов
В настоящее время процесс учета продаж заключается в сборе данных о
продажах от каждого менеджера и анализе этих данных за всю компанию. В ходе
учета продаж также происходит учет клиентов, договоров с клиентами, а также
сведений о проданных радиоэлектронных компонентах и документах, которые
свидетельствуют о совершении продаж.
Данный порядок отражен на схеме декомпозиции процесса поиска
радиоэлектронных компонентов , приведенной на рисунке 1.8.
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: ИП Синельников А.Н..
05.11.2010
09.02.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Учет поступлений и списаний
радиоэлектронных компонентов
A-0
требования к видам учета
правила составления отчетов
книги учета
менеджер отдела продаж
сведения об оптовых
продажах
сведения о
клиентах
Отчет о продажах
по датам
сведения о поступающих
радиоэлектронных
компонентах
Отчет о продажах
по типам
компонентов
Отчет о продажах по клиентам
документы о
продажах
Общий отчет о
продажах
сведения о
розничных
продажах
Сведения о продажах через
Интернет-магазин
Отчет о поступлении
радиоэлектронных
компонентов
00р.
Учет поступлений
и списаний
радиоэлектронных
компонентов
17
Рисунок 1.8 Декомпозиция процесса учета поиска радиоэлектронных
компонентов
В соответствии с представленной схемой, учет продаж представляет собой
сбор сведений о совершенных продажах за всю компанию от каждого отдельного
менеджера. Сбором данной информации занимается отдельно назначенный
менеджер отдела продаж, он же анализирует представленную ему информацию, а
также готовит следующие отчеты (по итогам анализа):
- отчет о продажах по типам элементам ;
- отчет по продажам по клиентам;
- отчет о продажах по датам (за период);
- общий (сводный отчет).
Предметом автоматизации является рабочее место менеджера по продажам.
Менеджер занимается поиском необходимого товара по поставщикам, производит
предварительное оформление заказа, обеспечивает доставку товара со склада
поставщика (т. е. отвечает за обеспечение транспортом). Далее проводит
оформление заказов по договорам, осуществляет контроль за наличием на складе
нужных товаров. Кроме всего вышеперечисленного в обязанности менеджера по
продажам входит поиск радиоэлектронных компонентов.
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: ИП Синельников А.Н..
05.11.2010
09.02.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Учет поступлений и списаний
радиоэлектронных компонентов
A0
требования к вид ам учета
книги учета
правила составления отчетов
менеджер отдела продаж
Отчет о продажах
по датам
сведения об оптовых
продажах
сведения о
клиентах
сведения о
поступающих
радиоэлектронных
компонентах
Отчет о продажах
по типам
компонентов
Отчет о продажах
по клиентам
документы о
продажах
Общий отчет о
продажах
документы продаж
данные о поступлениях за
период
данные для составления отчета
сведения о
розничных
продажах
Сведения о
продажах через
Интернет-магазин
Отчет о
поступлении
радиоэлектронных
компонентов
10р.
Учет розничных
продаж
радиоэлектронных
компонентов
20р.
Учет поступлений
радиоэлектронных
компонентов
30р.
Проверка и анализ, поиск
радиоэлектронных
компонентов
40р.
подготовка отчетов
18
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Выходными документами, содержащими основные результатные
экономические показатели, получаемые в процессе учета продаж являются
документы, приведенные ниже:
ведомость «активность покупателей"
ведомость «продажи
"книга продаж"
ведомость "список должников"
отчет "документы продаж"
ведомость "продажи (по товарам)"
перечень "товарные документы"
Данные документы формируются на основе информации из первичных
документов, таких как:
счет;
накладная;
счет-фактура.
Таким образом, большое количество документов, их значительный объем
не способствует уменьшению ошибок, допускаемых в ходе процесса учета
продаж.
Отсутствие автоматизации данного процесса мешает развиваться
предприятию, так как данный процесс является одним из ключевых и его
правильная интерпретация очень важна для руководства фирмы. Подобная
постановка деятельности не позволяет достаточно оперативно реагировать на
изменения внешних факторов, не предоставляет информацию для
заинтересованных лиц в наглядном виде.
Схема документооборота в процессе учета продаж представлена на рисунке
1.9.
19
Участники процесса
ОформлениеОплата Выписка Получение Подпись
Менеджер Бухгалтер Клиент
Счет на
оплату
Счет на
оплату
Счет-фактура
Счет-фактура
Счет-фактура
Накладная
Накладная
Накладная
Накладная
Счет на
оплату
Товарный
чек
Кассовый чек
Товарный
чек
Кассовый чек
Счет на
оплату
Исполнитель
Действие
Рисунок 1.9 Схема документооборота
Необходимость создания и внедрения системы обусловлена тем, что в
фирме недостаточно автоматизированы необходимые расчеты, и большинство из
них проделывается по известному алгоритму раз за разом вручную. Это требует
высоких трудовых затрат и зачастую приводит к ошибочным результатам.
Формирование отчётов и расчёт основных экономических показателей
занимает продолжительное время и требует от сотрудников внимательности и
усидчивости.
20
В процессе анализа существующей технологии планирования продажам
были выделены следующие недостатки:
o Сложность планирования продаж;
o Сложность составления отчетной документации;
o Возможность потери информации из-за возможных программных
ошибок;
o Ручная обработка информации:
o Снижение эффективности работы операторов;
o Трудоемкость оформления документов и отчетности при
необходимости работать с большими объемами данных;
o Сложность проведения инвентаризации;
o Отсутствие единого упорядоченного хранилища истории
взаимоотношения с клиентами;
o Сложность контроля главным директором работы сотрудников из-за
непрозрачности совершаемых ими действий;
o Трудоёмкость проведения расчётов с клиентами.
Использование вычислительной техники для оптимизации процессов будет
эффективным благодаря тому, что значительная часть информации, участвующей
в нем, поддается формализации. Использование ЭВМ позволит значительно
ускорить процессы составления различных отчётов и повысить эффективность
мониторинга состояния продаж в целом.
Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства,
как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное
обеспечение[2].
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
менеджером по продажам при учете поиска радиоэлектронных компонентов .
Таблица 1.4
Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении
одного действия,
минут
Общее
время, минут
Учет отчета о
продажах
10
5
50