21
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении
одного действия,
минут
Общее
время, минут
Проверка
корректности
отчетов
10
10
100
Обобщение данных
10
20
200
Контроль
первичных
документов
10
15
150
Подготовка
обобщенных
отчетов
10
5
50
Подсчет
экономических
показателей
10
10
100
Получение
статистической
отчетности за
период (раз в
неделю)
0,14
60
8,4
ИТОГО, минут:
658
В таблице 1.5 произведен расчет эффекта внедрения.
Таблица 1.5
Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнения
одного действия,
минут
Общее
время, минут
Учет отчета о
продажах
10
5
50
Проверка
корректности отчетов
10
10
50
Обобщение данных
10
2
100
Контроль первичных
документов
10
15
20
Подготовка
обобщенных отчетов
10
1
150
Подсчет
экономических
показателей
10
1
10
Получение
статистической
отчетности за период
(раз в неделю)
0,14
1
10
ИТОГО, минут:
340
22
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около
320 минут (более 5 часов) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность
работы сотрудников ООО «Торговый Дом Евразия».
23
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Система информационной безопасности компании включает в себя
обеспечение защиты составляющих информационной инфраструктуры от рисков
угроз безопасности ИТ-ресурсов и связанных с ними информационных сервисов.
Система ИБ – это интегрированный комплекс административных мер и
программно-технических средств, направленных на реализацию безопасности
информационных ресурсов. Для создания системы ИБ основным компонентом
является административная часть системы, включающая:
• Методики обеспечения ИБ, входящие в систему администрирования
и обеспечивающие контроль над работой системы ИБ;
• Политика ИБ, определяющая базовые положения и сферу влияния
системы ИБ;
• Методики безопасности использования информационных сервисов,
которые позволяют выделить конкретные требования для реализации
безопасности компонентов инфраструктуры безопасности;
• Процессы реализации политик безопасности, которые отражают
средства и мероприятия по реализации требований политик безопасности и
позволяют отслеживать уровень их выполнения (создаются на этапе реализации
системы ИБ).
Политики и процедуры обеспечения ИБ реализуют защиту данных от ИТ-
рисков при помощи внедрения соответствующих контрмер.
Для обеспечения надлежащей защиты секретных данных в компании
применяются сертифицированные средства. Например, защитные средства от
несанкционированного доступа (НСД), межсетевые экраны и VPN-среды,
средства защиты данных от утечки за счет ПЭМИН и т.д.
Реализация системы ИБ на локальных станциях осуществляется целым
комплексом мер, который включает в себя:
1) Установленный антивирус со всеми компонентами защиты и с
ежедневно обновляющимися антивирусными базами;
24
2) Установленные последние обновления ОС Microsoft Windows XP (7,
8, 10), а также периодическая синхронизация с сервером обновлений для загрузки
новых.
На серверах предприятия также есть антивирусы, и в совокупности с
настроенными политиками безопасности, к которым относится разграничение
доступа при удаленной работе, весь комплекс ИБ находится на необходимом
уровне.
Наличие сетевого экрана в маршрутизаторе дает неплохую гарантию от
несанкционированного проникновения третьих лиц. Для защиты данных от НСД
применяются программно-аппаратные средства, к которым относится USB-
rutoken.
За обеспечение информационной безопасности предприятия отвечает ООО
«Торговый Дом Евразия»
Для защиты конфиденциальной информации в компании выполняются
следующие мероприятия:
1. Выбран такой способ подключения к сети Интернет, который в
совокупности обеспечивает межсетевое экранирование с целью управления
доступом, фильтрации сетевых пакетов и трансляции сетевых адресов для
скрытия структуры внутренней сети; проведение анализа защищенности узла
Интернет; использование средств антивирусной защиты; централизованное
управление.
2. Использование средств ЭЦП для подтверждения подлинности
документов.
3. Регламентация порядка ввода в эксплуатацию новых ПК и
оргтехники, их аттестации по требованиям информационной безопасности.
На сервере предприятия также установлен антивирус и в комплексе с
настроенными политиками безопасности, в том числе разграничение доступа при
удаленной работе, информационная безопасность находится на должном уровне.
На сегодня для усиления ИБ и ЗИ можно предложить дополнительные
средства защиты информации, среди них:
средства управления обновлениями программных компонент АС;
межсетевого экранирования;
25
построения VPN;
контроля доступа;
обнаружения вторжений и аномалий;
резервного копирования и архивирования;
централизованного управления безопасностью;
предотвращения вторжений на уровне серверов;
аудита и мониторинга средств безопасности;
контроля деятельности сотрудников в сети Интернет;
анализа содержимого почтовых сообщений;
анализа защищенности информационных систем;
защиты от спама;
защиты от атак класса «Отказ в обслуживании»;
контроля целостности;
инфраструктура открытых ключей;
усиленной аутентификации и прочие.
26
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время для организации учета продажи учета работы с
клиентами применяются так CRM.
Рассмотрим основные из существующих подобных систем,
предназначенных для автоматизации рассматриваемых в дипломном проекте
процессов, а именно:
Клиент-Коммуникатор КлиК: Управление продажами;
FreshOffice CRM;
RegionSoft CRM;
ELMA;
Sales Expert;
Quick Sales;
CRM Кларис.
«КлиК: Управление продажами» (УП) - новое CRM решение для
автоматизации продаж, разработанная как более простая альтернатива
комплексной конфигурации «КлиК: Управление бизнесом» (УБ).
Готовая к использованию сразу после установки, система решает на
современном уровне сразу комплекс CRM-задач отдела продаж и руководства
компании. По сравнению с аналогичными по цене продуктами, это решение
обладает развернутым функционалом управления продажами, аналитики и
интеграции с другими приложениями.
Во всех конфигурациях FreshOffice CRM есть:
интеграция с IP АТС Октелл (Oktell), с 5-й версии
WIN интерфейс (приложение устанавливается в компьютер
пользователя с ОС Windows) + возможность WEB интерфейса (доступ через
браузер)
интеграция WEB интерфейса c Google Gmail аккаунтом
наличие в WEB интерфейсе - кабинета клиентов (неограниченный
доступ для клиентов, финансы, счета, файлы), с версии 5.1
27
самостоятельно создавать новые поля данных,
создание дополнительных справочников пользователями прямо в
программе, без знания специальных языков программирования,
создание дополнительных OLAP отчетов,
создание и редактирование экранных форм, карточек и интерфейсов
(мастер форм), создание пользовательских конфигураций с различным набором
форм и данных.
В данный момент актуальна 5-я версия FreshOffice CRM системы. По
сравнению с предыдущей, 4-й версией есть ряд очень мощных нововведений,
изменилась и стоимость системы.
FreshOffice CRM позволяет выписывать все необходимые документы по
заранее сформированным шаблонам - счета, договора, ком. предложений и многие
другие, используя конструктор документов MS Word, Fast Report. Учет
финансовых движений в FreshOffice CRM позволяет вести всю информацию о
поступивших средствах от клиентов а так же о текущих расходах. Управление
всегда будет иметь информацию о планируемых и уже поступивших средствах а
также выявлять размер прибыли от каждого заказа, клиента, сотрудника, отдела.
Аналитические отчеты, сводные данные, маркетинг. Встроенные в систему
аналитически отчеты помогут проанализировать данные базы CRM.
Распределение продаж, Ожидаемые поступления, Сезонную динамику, и многое
другое, а также проконтролировать работу каждого Вашего сотрудника,
выполнение плана, результативность звонков, встреч и многое другое.
FreshOffice CRM позволяет активно использовать электронная переписку, в
ней встроен обмен данными с Microsoft Office Outlook, позволяющий
организовывать массовые рассылки, а так же хранить электронную переписку по
каждому Вашему клиенту.
База знаний, хранилище информационных массивов, доступных для
сотрудников, обучающих материалов, должностных инструкций, информации о
тренингах семинарах, характеристики продаваемой продукции и прочие.
FreshOffice CRM имеет встроенный корпоративный мессенджер по типу
ICQ, QIP.
28
RegionSoft CRM - мощное современное средство для автоматизации
оперативной деятельности отделов продаж и сервисных служб, программа и
система в одном лице.
CRM система спроектирована на основе клиент-серверной технологии,
имеющее встроенную систему отчетности, легко настраиваемое под особенности
предприятия, отраслевую специфику, позволяющее работать всем сотрудникам
предприятия с единым информационным массивом контрагентов, базой клиентов.
Клиентская база учитывается и ведётся с помощью карточек - клиентов,
имеющих разные поля в случае юридических лиц и физических лиц.
Используется бесплатная база данных Firebird.
Данная CRM система учитывает исчерпывающие сведения о контрагентах
и персонале, классифицирует и систематизирует их, предоставляет средства для
групповой обработки, автоматизирует складской и кассовый учет, формирует
прайс-листы, отслеживает бизнес-процессы. Вся Ваша информация о базе
клиентов, поставщиков, партнеров и других типах контрагентов будет собрана в
одной месте.
RegionSoft CRM имеет встроенный почтовый клиент, конфигуратор и
дизайнер отчетов с поддержкой открытого кода, возможность удаленной работы
пользователей, а также массу других достоинств.
ELMA — система управления бизнес-процессами (BPM-Система),
позволяющая построить эффективное взаимодействие сотрудников компании и
контролировать их деятельность с целью повышения качества и эффективности
работы всей компании, подразделений, отделов, сотрудников.
Система ELMA реализует концепцию BPM (Business Process Management),
что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы.
Это решения, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-
процессов компании.
ELMA CRM – это операционный тип системы CRM, основными функциями
которой являются управлением процессами, в частности процессом продаж (в том
числе механизм воронки продаж, т.е. прохождение по этапам сделки, продажи,
поставки) и ведение истории взаимоотношений со всеми Вашими группами
29
контрагентов (База контрагентов, лидов (потенциальных клиентов) контактов,
открытых, находящихся в работе сделок и т.д.)
CRM возможно интегрировать с телефонией, IP АТС и Call-центрами -
Астериск, Октелл, Инфрател и другими, таким образом очень эффективно делая
телемаркетинг, обзвоны потенциальных и существующих клиентов.
Система Sales Expert разработана в 2002 году с учетом пожеланий свыше
1000 пользователей первого продукта, продаваемого под этой маркой. Программа
предназначена для компаний, уже сделавших первые шаги в построении своей
CRM-идеологии (как вариант - внедрение после использования Quick Sales, откуда
легко переносятся все данные компании), и предлагает руководителям и
менеджерам расширенные возможности управления продажами, анализа
деятельности сбытовых, маркетинговых, сервисных подразделений и всей
компании в целом, развития клиентской базы и повышения качества
обслуживания клиентов.
Преимущества Sales Expert:
• Многоуровневые справочники для сбора маркетинговой
информации
• Учет и анализ маркетинговых воздействий
• Настраиваемый пользовательский интерфейс
• Расширенная настройка прав доступа и защита информации от
удаления
• Удобный календарь-ежедневник
• Улучшены возможности для прямого маркетинга
• Возможности построения сложных запросов
• Настройка шаблонов для типов и этапов работ
• Гибкий учет и оформление оплат и отгрузок
Quick Sales 2 - это новая версия самой простой и удобной CRM-системы для
ведения клиентов, в сравнении с предыдущей версией - Quick Sales 1 - программа
стала еще удобнее и еще проще.
Преимущества CRM системы Quick Sales 2:
• Высокая информативность и широкие аналитические возможности.
30
• Инструменты для повышения качества работы менеджеров по
продажам.
• Формирование отчетов - за любой период.
• Возможность интеграции с системой «1С:Предприятие».
• Оценка эффективности маркетинга.
• Защита клиентской базы.
Кларис CRM - удобная и гибкая web система для ведения клиентской базы,
управления продажами, ведения журнала платежей.
Как и любые другие решения на базе платформы Кларис, работа ведется
через интернет браузер, без установки дополнительного ПО в компьютер
пользователя.
Пользователи могут находиться как в офисе, так и в любой другой точке
города или страны и за её пределами, где есть интернет.
Это улучшает качество взаимоотношений с клиентами, дает возможность
для привлечения новых клиентов и в конечном итоге повышает число продаж.
Кларис CRM - может устанавливаться локально в офисе компании (с
единоразовой оплатой) и в то же время доступна, как SaaS WEB система на нашем
сервере на условиях аренды с помесячной оплатой.
Кларис CRM позволяет сделать быструю регистрацию звонка, регистрацию
заказа клиента, отследить состояние заказов, платежей, историю контактов и
действий.
Online система Кларис CRM доступна круглосуточно 24 часа, 7 дней в
неделю, с любого компьютера, где есть подключение к Интернет.
Импорт (и экспорт) любых начальных данных и справочников из Excel и
других форматов - база клиентов, контрагентов, прайсы, товары, справочники,
номенклатура.
Сравнение рассмотренных систем приведен в таблице 1.6.
Таблица 1.6
Сравнение рассмотренных систем
форма
Клиент-
Коммуник
атор
FreshOf
fice
CRM
Region
Soft
CRM
ELM
A
Sales
Exper
t
Quic
k
Sales
CRM
Кларис