31
WEB
интерфейс
(через
браузер)
Десктоп
приложение
Клиентская
база
Управление
этапами
продаж
Настройка
уровня
доступа
сотрудников
Задачи,
напоминания
, расписание,
поручения
Документооб
орот с
клиентами
Настраиваем
ый процесс
визирования
документов
(work-flow)
Маршруты
документов
(СЭД)
Генерация
документов
по шаблонам
Word
Дорабо
тка
Генерация
документов
по шаблонам
Excel
Бюджетиров
ание,
финансы
Учет
персонала,
график
отпусков
KPI,
мотивация и
32
расчет
зарплаты
Склад
Дорабо
тка
Интеграция
с IP
телефонией
Интеграция
с Skype
Создание
доп. полей,
справочнико
в
Создание
пользователь
ских
интерфейсов
Создание
объектов и
их карточек
Создание
конфигураци
й с нуля
Создание
пользователь
ских отчетов
База данных
MS SQL
MS
SQL
Firebird
Firebi
rd,
MS
SQL
Firebi
rd
Firebi
rd
MS
SQL
10 рабочих
мест
48000/800
00
125 500
руб.
76 450
руб.
67
200
руб.
68
750
руб.
37
070
руб.
35 000
руб.
15 рабочих
мест
69000/115
500
188 250
руб.
110 450
руб.
88
200
руб.
96
800
руб.
53
570
руб.
51 000
руб.
Каждая из рассмотренных систем обладает своими преимуществами,
однако не решает главной из поставленных задач – не имеет возможности
автоматического объединения учетных данных по оптовым, розничным и
продажам в Интернет-магазине, а также учетов поступления товаров, поэтому для
внедрения в ООО «Торговый Дом Евразия» не подходят все системы.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
33
Целью выбора стратегии автоматизации задачи является снижение затрат и
минимизация бизнес - рисков при решении задач информационной поддержки
основных бизнесов компании.
В рамках проекта по созданию стратегии развития корпоративной
информационной системы необходимо реализовать следующие задачи:
1. Разработка IT-стратегии
2. Формирование стратегического плана (проекты и ресурсы)
3. Описание технической архитектуры IT-системы
Под стратегией автоматизации определяется формализованная система
правил, на основе которых будет создаваться проектируемая ИС.
В процессе создания IT-стратегии учитываются базовые параметры
разрабатываемой ИС, чтобы в дальнейшем она отвечала некоторым требованиям:
• Расширяемость, то есть система должна обеспечивать растущие
потребности компании;
• Настраиваемость, то есть система должна быть проста в управлении
и изменении для внутренних бизнес-процессов и внешней среды;
• Совместимость, то есть все основные компоненты системы должны
быть взаимозаменяемы и соответствовать требованиям ИБ;
• Эффективность работы, то есть применение того или иного решения
должно быть экономически оправдано;
• Независимость, то есть заказчик не сможет попасть в зависимость от
поставщиков решений, при этом у него не возникнет необходимости в содержании
своего штата программистов.
Задача разработки стратегии автоматизации состоит из:
• Подготовительного этапа;
• Изучения, анализа и систематизации главных и вспомогательных
бизнес - процессов фирмы;
• Улучшения принципов управления компании.
Фазы разработки стратегии включают в себя:
• Описание существующих в компании ИС для отражения их
соответствия функциональным задачам бизнеса на всех уровнях управления,
34
пользовательского окружения, структуры потоков данных, организации их
хранения и доступа к ним;
• Проектирование и исследование главных и вспомогательных
процессов с учетом их информационной поддержки и взаимосвязи с структурой
управления;
• Утверждение целей и задач модернизации информационных
технологий в соответствии с целями и задачами бизнеса. Установка
первоочередных задач автоматизации и подготовка предложений по их
реализации;
• Создание системного проекта по реализации комплексной ИС,
предполагающего объединение действующих и разрабатываемых компонент (по
функциональности, структуре данных, их изменению и организации доступа);
• Технико-экономическое обоснование частей проекта
информатизации компании на базе выделяемых факторов эффективности.
Проект по созданию стратегии реализуется в тесном взаимодействии с
представителями подразделений бизнеса на каждом этапе его разработки. В
проектную команду входят не только IT-специалисты, но и управленческий
состав, руководящий соответствующими бизнес-процессами.
Для автоматизации задачи среди уже созданного множества стратегий
выбирается один из следующих видов автоматизации:
• Хаотичная;
• По участкам;
• По направлениям;
• Полная (комплексная).
К минусам хаотичной автоматизации можно отнести отсутствие полной
стратегии развития автоматизированных систем, что может привести к разработке
незаконченных фрагментов информационной инфраструктуры и прикладных
систем, которые нельзя будет эффективно применять в повседневной
деятельности компании. При этом сама фирма продолжит нести убытки,
связанные с задвоением функций, которые бы могла выполнять комплексная ИС,
и обслуживанием сложных процедур обмена данными.
35
Автоматизация по участкам включает в себя процесс автоматизации
некоторых производственных или управленческих подразделений предприятия,
сгруппированных по функциональному признаку (к примеру, бухгалтерия,
канцелярия и т.п.). Автоматизация по участкам включает в себя отбор одного или
нескольких участков работ, а точнее, задач, выполняемых одним или несколькими
сотрудниками конкретного отдела без привязки к установленным в компании
бизнес-процессам. Такой способ характерен для отдельных случаев: объем
инвестиций компании недостаточен для полной автоматизации; есть участки, где
использование ИС дает видимый экономический эффект, к примеру, за счет
сокращения сотрудников; технология работы или иные условия не смогут
обходится без применения ИС. Для того, чтобы автоматизация по участкам стала
эффективной, необходимо создание стратегических и оперативных планов
автоматизации документооборота.
Автоматизация по направлениям деятельности, к примеру, управление,
производство, сбыт, контроль финансов и т.п. От автоматизации по участкам
отличается тем, что автоматизация по направлениям работ включает участие в
подобном процессе всех организационных подразделений, работа которых
связана с автоматизируемым направлением. Зачастую любое направление бизнес-
процесса охватывает почти все подразделения предприятия, именно поэтому
автоматизацию по направлениям не стоит рассматривать, как локальную.
Автоматизация по направлениям заключается в выборе автоматизации одного или
нескольких бизнес-процессов в полном объеме – от начала до конца, при этом
необходимо проведение реинжиниринга бизнес-процессов и разработки модели
документооборота всей компании. Для увеличения эффективности процесса
автоматизации по направлениям нежно разработать стратегический и тактический
планы автоматизации. Подобные планы должны быть пересмотрены после
завершения автоматизации отдельного бизнес процесса и оценки достигнутых
результатов.
Комплексная автоматизация предполагает внедрение ИС на все функции
управления и все бизнес-процессы компании за счёт изначальной интеграции на
этапе внедрения. Практическим результатом перехода к единой ИС становится
общий для всей компании стандарт на возможности взаимодействия
36
пользователей с системой (применение одних и тех же процедур обработки
документов, необходимых для составления различных управленческих решений).
Можно выделить некоторые особенности комплексного подхода к автоматизации
документооборота компании: увеличение экономической эффективности этого
подхода по сравнению с другими (по направлениям, по участкам); повышение
требований к качеству управления процессом интеграции системы. Определение
одной или комбинации из стратегий автоматизации документооборота выражается
результатом анализа текущего и предполагаемого состояния компании на
некоторый период. Данный подход очень дорог и длителен, поэтому, в силу
существующих экономических и временных ограничений, в данной задаче не
применим.
В исследуемом случае лучше всего подходит стратегия автоматизации по
направлению. Следовательно, предприятие сможет автоматизировать
деятельность по реализации учета поиска радиоэлектронных компонентов,
получив при этом экономический эффект.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач
В этом разделе рассматриваются базовые возможные варианты
приобретения ИС для компании, а также описывается эффект от процесса их
внедрения, потенциально оказанный на саму фирму. Выявлены главные
недостатки и преимущества всех рассмотренных способов приобретения.
Сегодня есть несколько вариантов решения поставленной задачи, касаемо
приобретения:
• Покупка готового ПО;
• Покупка готового ПО и его модификация под требования клиента;
• Создание собственного ПО;
• Доработка уже имеющегося и находящегося в работе ПО.
Покупка готового ПО - один из наиболее простых вариантов, не требующих
других затрат, кроме финансовых. Среди преимуществ такого способа можно
назвать минимальные временные затраты и усилия на внедрение продукта. Также
есть очень большая вероятность купить хороший и актуальный продукт из
37
последних разработок, ввиду повышенной конкуренции на данном рынке.
Основными недостатками становится значительная дороговизн, поскольку
хороший продукт стоне может стоить дешево, к примеру, те, что были
рассмотрены в пункте 1.3.1 систем, и нельзя адаптировать систему под себя на
100%, даже применяя все её функции по максимуму. Последним недостатком
можно назвать возможность возникновения критических ошибок из-за
несовместимости системы и структурной организации предприятия, для
устранения которых будут нужны немалые временные затраты, поскольку скорее
всего придется обращаться к производителю.
Покупка готового ПО и его модификация под требования клиента - это
улучшенный первый вариант приобретения, но с сохранившимся единственным
недостатком - это предполагаемая высокая стоимость. Такой вид приобретения
дает возможность в буквальном смысле «подогнать» все параметры ПО под
нужды потребителя и условия работы, что минимизирует вероятность реализации
критических ошибок. Но важно учитывать, что на слишком глубокие изменения
системы могут занимать значительные промежутки времени, т.к. разработчикам
компании необходимо будет понять код продукта.
Создание собственного ПО - самый длительный способ получения нужного
продукта. Группа специалистов IT отдела, отдела программных разработок
реализует свой собственный продукт для своей же компании, учитывая её
специфику. Но зачастую этот процесс занимает довольно много времени и не
всегда гарантирует 100% результат. В созданном продукте может быть масса
недоработок, которые необходимо будет устранять уже в процессе работы
системы. Хотя всегда есть шанс получить оптимальный для компании и ее бизнеса
продукт.
Доработка уже имеющегося и находящегося в работе ПО - обычная
модернизация уже имеющейся системы.
Выделив основные доступные варианты приобретения продукта, учитывая
специфику и возможности компании был выбран вариант создания собственного
ПО.
1.4 Обоснование проектных решений
38
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) подсистемы основано на
информационной модели работы сотрудников компании. Выделяют
внемашинное и внутримашинное обеспечение.
Само ИО состоит из: системы классификации и кодирования; системы
единообразной документации, применяемой в ИО, информационную базу, т.е.
совокупность данных из всех информационных массивов.
Внемашинное обеспечение определяется всей совокупностью данных,
основную часть которых составляют документы. Выделяют первичные (входные)
документы, например, заявки пользователей, и отчетные (выходные) документы,
к которым относят документы по итогам рассмотрения заявок, отчеты и т.п.
Внутримашинное ИО отражает данные на машинных носителях в виде
специально организованных массивов (файлов), БД и их информационных связей.
Внутримашинное ИО подсистемы организует информационную среду,
способствующую выполнению сотрудниками своих профессиональных
обязанностей. Эта область определяется набором объектов, их свойств и
взаимосвязей. Для любого такого объекта выражается набор его характеристик,
свойств.
Информационные потоки внешнемашинного ИО определяются как
направленное постоянное движение документов от источника из создания к
конечному получателю.
Классификаторы необходимы для описания данных, они отражают
единство классификации и кодирования данных и созданы для реализации
машинной обработки и выдачи результатов в удобной для пользователей форме
при решении различных задач.
В нашем проекте применялись следующие общероссийские
классификаторы:
• ОКОПФ - Общероссийский классификатор организационно-
правовых форм;
39
• ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой
документации.
В процессе создания системы нужно использовать реляционную модель
БД. Реляционная модель данных отдельной предметной области включает в себя
набор отношений, меняющихся во времени. В процессе разработки ИС
совокупность отношений дает возможность хранить данные о всех объектах
предметной области, отражать связи между ними. При этом сами данные
сохраняются в таблицах. Для простоты определения каждая таблица
реализованной БД имеет уникальный код.
К ИО предъявляются указанные ниже общие требования:
• ИО должно быть достаточным для реализации всех
автоматизируемых функций объекта;
• В процессе кодирования данных должны использоваться принятые у
заказчика классификаторы;
• В процессе кодирования выходной и входной информации, которая
применяется на высшем уровне управления, нужно использовать классификаторы
этого уровня;
• Важно обеспечить совместимость с ИО систем, которые так или
иначе связаны с разрабатываемой системой;
• Все формы документов должны отвечать корпоративным стандартам
заказчика (или унифицированной системы документации);
• Строение документов и экранных форм должно соответствовать
параметрам терминалов на рабочих местах пользователей;
• Графики формирования и содержание информационных сообщений,
а также применяемые аббревиатуры должны быть общепринятыми в этой
предметной области и обговоренными с заказчиком;
• ИС должна предусматривать наличие средств контроля входной и
итоговой информации, механизма обновления данных в информационных
массивах, методик отслеживания целостности ИБ, средств защиты от
нелегального доступа.
В рассматриваемом случае к информационному обеспечению задачи будут
относиться входные и результатные документы, классификаторы, а также
40
перечень экранных форм, предназначенных для реализации диалога пользователя
и системы. В частности, необходимы следующие экранные формы:
Учет поступивших заказов;
Регистрация пользователей системы (менеджеров)
Учет товаров;
Распределение товара между складами и магазинами;
Формирование отчетов.
В разрабатываемой системе необходимо классифицировать следующие
множества:
товары;
категории товаров;
типы товаров.
К входной информации будет отнесена:
Информация о контрагентах
информация о группе товара
информация о типе упаковки
информация о товаре
информация о договорах
информация о приходе товара
информация о продажах товара
К результатным документам будут отнесены:
Отчет Статистика продаж
Отчет Статистика прихода
накладная;
прайс-лист;
счет на оплату.
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному
обеспечению