27
Таблица 8.
Эффект после внедрения
Документ
Количество
документов за
год
Трудовые
затраты на 1
документ, мин
Трудовые
затраты за год,
час
Поступление
товара
104
20
34,67
Продажа товара
2143
5
178,58
Возврат товара
52
5
4,33
Отчет о
проданных и
возвращенных
товарах
260
2
8,67
Отчет о
количестве товара
в наличии
52
2
1,73
Итого:
227,98
При сравнении двух таблиц приведенных выше стало понятно, что
удалось сократить затраты на 323,51 час. в год.
28
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Для стабильной деятельности магазина и дальнейшего возможного
расширения требуется развитие системы и методов обеспечения
информационной безопасности. Необходимо регулярно проводить различные
мероприятия в области безопасности для обеспечения целостности данных о
поставщиках и штате сотрудников магазина, а также соблюдения сохранности
разного рода документации и информации, потому как утрата этих данных
влечет за собой огромные проблемы, такие как штрафы, риски потерять базу
данных. Не стоит упускать из виду и кражу данных, что в наше время очень
распространено из-за конкуренции в бизнесе. Нарушая закон, предприниматели
готовы пойти на все, лишь для того чтобы завладеть столь ценной
информацией о сотрудниках, финансах или о клиентской базе, для того чтобы
потом мешать конкуренту, шантажировать или же как-то иначе
дестабилизировать деятельность других игроков на этом рынке.
При использовании персонального рабочего компьютера с
автоматизированным программным продуктом степень безопасности
значительно повышается, но не стоит упускать соблюдение ряда правила по
работе и взаимодействию с такими системами.
Достаточно эффективной мерой по обеспечению безопасности является
разграничение прав доступа. Целью разграничения доступа к информации в
первую очередь является предотвращение реализации угрозы нарушения
конфиденциальности или несанкционированного доступа к информации.
Можно выделить следующие виды несанкционированного доступа:
Доступ к носителям информации;
Локальный доступ к отдельным персональным компьютерам;
Локальный доступ к ресурсам сети;
Удаленный доступ к отдельным компьютерам или ресурсам сети.
29
В двух первых случаях огромное значение имеют организационно-
режимные меры ограничения физического доступа к машинным носителям
информации (пропускной режим, охрана, замки на дверях и т.д.). Однако
нельзя пренебрегать и программно-техническими мерами безопасности.
Создание безопасной информационной системы невозможно без
использования средств идентификации и аутентификации пользователей.
Идентификация пользователя представляет собой сравнение
предъявленного пользователем идентификатора с имеющимися в базе ранее
выданных системой.
Аутентификация - проверка принадлежности предъявленного
пользователем идентификатора именно этому пользователю. Это проверка
подлинности пользователя.
Очень часто используется понятие учетной записи, представляющее
собой объединение идентификатора и пароля пользователя.
Продолжение работы пользователя после загрузки компьютера в защищенной
системе возможно только после удачного прохождения им процедур
идентификации и аутентификации. Система может потребовать у пользователя
пароль, без которого нельзя получить доступ.
В клиент-серверной системе существует два типа пользовательских
приложений:
Толстый клиент - это приложение, обеспечивающее (в
противовес тонкому клиенту) полную функциональность и
независимость от центрального сервера. Часто сервер в этом
случае является лишь хранилищем данных, а вся работа по
обработке и представлению этих данных переносится на машину
клиента.
30
Толстый клиент обладает полной функциональностью работы с
данными сервера, обеспечивает режим многопользовательской
работы, предоставляет возможность работы даже при обрывах
связи с сервером, имеет возможность подключения к банкам
данных без использования сети Интернет, обладает высоким
быстродействием. Однако широкие функциональные возможности
толстого клиента часто несовместимы с политикой безопасности
информационной системы и стоимость его чрезмерно высока. При
работе с ним возникают проблемы с удаленным доступом к
данным, выражающиеся в сложности обновления данных,
согласования их с другими клиентами и связанной с этим
неактуальностью данных. Как правило толстый клиент имеет
довольно сложный процесс установки и настройки.
Тонкий клиент - компьютер или программа-клиент в сетях с
клиент-серверной или терминальной архитектурой, где большая
часть задач по обработке информации перенесена на сервер и
права доступа клиента строго ограничены. Примером тонкого
клиента может служить компьютер с браузером, использующийся
для работы с веб-приложениями. Однако, неосторожные действия
со стороны обычного пользователя могут повлиять на
распространение вредоносного ПО. Безусловно, при внедрении
новых систем и технологий важно обеспечить безопасность
конечных точек. Использование тонкого клиента может повысить
уровень безопасности, а также предотвратит действия, ведущие к
утрате или утечке ценных данных. С точки зрения безопасности,
тонкий клиент обладает весомым преимуществом, которое
заключается в том, что важнейшие операции сотрудники
выполняют на сервере (удаленно), где, собственно, и хранится вся
информация. В связи с этим становится невозможным создание
каких-то копий информации и документов. Чтобы дополнительно
31
повысить уровень защищенности информации нередко прибегают
к средствам аутентификации, таким образом генерируется
отдельный пароль для подключения к серверу.
32
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время существует множество готовых решений,
позволяющих автоматизировать тот или иной вид деятельности любого
предприятия. В качестве сравнительного анализа представлены следующие
варианты:
Галактика - это система продается на рынке уже более 25 лет.
Данная программа имеет широкое распространение и
качественную работу. Основной минус это то, что «Галактику»
толком нельзя изменять, все изменения и модификации можно
только сделать через специалистов, лично разрабатывавших эту
систему, что конечно будет очень дорого и в целом не всегда
возможно. Если рассматривать систему в целом, как альтернативу
ПО на платформе 1С, то она отлична по функционалу и
поддерживает интеграцию с внешними средствами. Сам дизайн
программы приятный и простой отдаленно напоминает офисные
пакеты «Microsoft», что делает его простым в работе и легко
узнаваемым. Цена на данный продукт не сильно ударит по
бюджету предприятия.
Парус - Эта система была создана очень давно. Сама фирма была
основана в далеком 1990-м году. Большую часть прибыли
организация имеет от государственных предприятий. Система
«Парус» включает в себя CRM, MRP, финансовый учет и так
далее. Данное программное обеспечение может модифицировать
только сама компания-разработчик. Из-за этого программой
можно пользоваться только в ее изначальном виде. Также еще
один минус - это размещение баз данных в «Oracle», что
получается очень накладно по финансам.
1C:Предприятие - Система программ «1С: Предприятие» состоит
из технологической платформы и разработанных на этой основе
33
прикладных решений, называемых конфигурациями. Такая
архитектура системы обеспечила высокую популярность,
поскольку обеспечивает открытость прикладных решений,
функциональность, гибкость, довольно короткие сроки по
внедрению, и хорошую фактическую производительность.
Гибкость платформы, как одно из главных достоинств, позволяет
применять «1С: Предприятие» в самых разных областях:
автоматизация производственных и торговых предприятий,
бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы
обслуживания, автоматизация организационной и хозяйственной
деятельности.
Для того чтобы определить подходящую систему нужно обозначить
плюсы и минусы путем сравнения существующих на рынке систем по
различным характеристикам и возможностям. В таблице 4 ниже представлены
сравнения.
Таблица 9.
Сводная таблица
Программа
Парус
Галактика
1С: Предприятие
Стоимость
30-60 тысяч рублей
15-45 тысяч
рублей
10-30 тысяч
рублей
Поддержка
платформ
Windows, Mac, Linux
Windows, Mac,
Linux
Windows, Mac,
Linux
Интеграция с
сайтом
Отсутствует
Имеется
Имеется
Сроки на внедрение
4 месяца - 1 год
4 месяца - 1.5
года
От 3 до 9 месяцев
Интерфейс на
русском языке
Возможен
Возможен
Возможен
Программный код
Открытый
Частично
открытый
Открытый
34
«Продолжение таблицы 9»
Период обучения
сотрудников
Краткосрочный
Краткосрочный
Срок увеличен за
счет широкого
функционала и
открытости кода
На основе данных из таблицы, можно сделать вывод о том, что 1С:
Предприятие является наиболее подходящим вариантом для ювелирного
магазина, так как имеет низкую стоимость, обладает более низкими сроками на
внедрение и широким функционалом.
35
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Автоматизация - важнейший способ достижения стратегических бизнес-
целей. В основе стратегии автоматизации должна стоять стратегия бизнеса:
миссия ведения бизнеса, направления и бизнес-модель. На самом деле,
стратегия автоматизации представляет собой план, имеющий некую
согласованность по срокам и целям с действующей стратегией организации.
Основными критериями выбора стратегии автоматизации в ювелирном
магазине «Lucky Ring» являются ограничения по денежным и временным
затратам. С учетом этих критериев и будет подбираться стратегия из четырех
возможных, представленных ниже:
Хаотичная автоматизации представляет собой установку частей ИС по
мере возможностей. Можно сказать, что это представляет собой некую
временную заплатку. Является неподходящим вариантом с точки зрения
долгосрочного эффекта. Полностью отсутствует стратегический план
дальнейшего развития ИС. Необходимость во внедрении определяется
сиюминутными задачами.
Автоматизация по участкам - это процесс автоматизации отдельных
производственных и управленческих подразделений. Внедрение
сопровождается большой трудоемкостью и для реализации стратегии
необходимо наличие стратегических планов. Данный подход будет актуален,
когда финансовые ресурсы недостаточны для полной автоматизации всей
деятельности, то есть когда автоматизация лишь отдельного участка позволяет
достичь желаемого эффекта.
Автоматизации по направлениям - автоматизация отдельно взятых
групп, конкретных бизнес-процессов, таких как, например, продажи.
Комплексная стратегия - это применение автоматизации ко всем
функциональным направлениям деятельности за счет проведения системной
интеграции ИС при процессе внедрения.
36
Хаотичная стратегия не подходит, потому что предполагается
использование ИС в долгосрочной перспективе, и конечно же предполагается
расширение, добавление и улучшение функционала. Комплексная
автоматизация означает полную автоматизацию всех направлений
деятельности, а также предполагает большие временных и денежные затраты,
которые не может себе позволить небольшой ювелирный магазин с одной
торговой точкой. Автоматизация по участкам задействует автоматизацию
некоторых отделов, в данном случае предполагается автоматизация не всех
процессов. Способ автоматизации по направлению является наиболее
подходящим для ювелирного магазина в существующих условиях, потому как в
данном случае происходит автоматизация отдельных бизнес-процессов, а
именно учета продаж
Анализ деятельности предприятия - это сбор и представление
информации о деятельности предприятия в виде, пригодном для выбора и
последующего внедрения.
Процесс эксплуатации или сопровождения системы представляет собой
довольно сложную задачу. Модернизация программно-аппаратной части,
вызванная снижением актуальности и устареванием компонентов системы
управления; вынужденная необходимость в доработках системы под
требования сотрудников; необходимость в обеспечении безопасности
информации - эти вопросы регулярно встают перед сотрудниками,
ответственными за эксплуатацию системы.
Таким образом, исходя из вышеизложенного, в условиях ограниченного
бюджета и на начальном уровне автоматизации, логичным решением будет
выбрать стратегию автоматизации по направлению и автоматизировать только
ту часть, которая ответственна непосредственно за процесс учета продаж в
магазине.