4
Оглавление
Введение ................................................................................................................... 5
1. Аналитическая часть ...................................................................................... 11
1.1. Постановка задачи автоматизации продаж в магазине ....................... 11
1.2. Технико-экономическая характеристика предметной области .......... 13
1.3. Описание процессов, подлежащих автоматизации ............................... 20
1.4. Обзор существующих систем автоматизации ...................................... 23
1.4.1. Функциональные критерии ............................................................. 24
1.4.2. Обзор систем автоматизации .......................................................... 29
1.5. Обоснование проектных решений по видам обеспечения .................. 40
1.5.1. Выбор и обоснование технологического обеспечения ................. 40
1.5.2. Выбор и обоснование СУБД ........................................................... 41
1.5.3. Выбор и обоснование средств проектирования ............................ 44
1.5.4. Выбор и обоснование информационного обеспечения ................ 49
1.5.5. Выбор и обоснование технического обеспечения ........................ 52
2. Практическая часть ........................................................................................ 56
2.1. Техническое задание, назначение разработки ...................................... 56
2.2. Описание системы автоматизации ........................................................ 59
2.2.1. Структура разработанной базы данных ......................................... 59
2.2.2. Описание структуры программного комплекса ............................ 64
2.2.3. Описание основных форм программы ........................................... 68
2.3. Описание интерфейса ............................................................................. 73
2.3.1. Интерфейс для АРМ «Клиент» ....................................................... 73
2.3.2. Интерфейс для АРМ «Склад» ......................................................... 76
2.3.3. Интерфейс для АРМ «Менеджер» .................................................. 79
2.3.4. Интерфейс для АРМ «Администратор» ......................................... 80
3. Расчет экономической эффективности ........................................................ 83
Заключение ............................................................................................................ 97
Список литературы ............................................................................................... 99
5
Введение
В настоящее время полноценную работу торговли трудно представить
без использования информационных технологий. Рассмотрим основные
причины, побуждающие торговые предприятия внедрять у себя системы
автоматизации учета и управления. В практике наиболее часто встречаются
три укрупненные группы задач, которые решаются посредством
автоматизации: базовые проблемы (потребность в информации, устранение
потерь, контроль персонала); проблемы переезда; проблемы развития
хозяйства.
Задачи базового уровня стоят перед всеми предприятиями независимо от
их профиля, однако для торговых компаний потребность в их решении выше,
чем у производственников. Потребность в информации, создание
«прозрачности» — первейшая задача автоматизации торгового предприятия.
Информация о реальном количестве товаров на складе, которую может
предоставить автоматизированная система, критически важна при
распределении товаров по заказам и их резервировании за сотнями
покупателей. Знать местоположение конкретных партий и даже единиц
товара необходимо, например, для отслеживания серийных номеров товаров,
подлежащих сервисному обслуживанию. Данные по выработке персонала
позволят создать обоснованную систему мотивации, избавиться от
недобросовестных сотрудников, устранить или, по крайней мере,
значительно снизить злоупотребления кладовщиков. Проекты
автоматизации, цель которых заключается именно в решении базовых
проблем торговой точки, можно реализовать в сравнительно небольшие
сроки при вполне экономных бюджетах в зависимости от желаемого набора
функций и применяемой технологии идентификации товара.
Проблемы переезда на новое место. С этой задачей чаще всего
сталкиваются торговые предприятия как наиболее мобильные. Лишь
довольно крупные организации могут позволить себе приобрести склад в
собственность. Остальные компании чаще всего арендуют складские
6
площади и, как следствие, подвержены риску смены условий аренды.
Помимо этого переезд может быть вызван ростом оборотов предприятия,
расширением ассортимента, изменением условий хранения и обработки
товара, что уже само по себе усложняет управление складом. В этих случаях
внедрение системы автоматизации представляется удачным выходом из
положения. Необходимо отметить, что автоматизация работы фирмы в
момент переезда имеет свои особенности. Обычно требуется выполнить
проект в сжатые сроки в относительно неопределенной среде (новый склад,
новое оборудование, новые технологии грузопереработки). Поэтому для
того, чтобы обеспечить должную скорость переезда и простоту адаптации на
новом месте, проект автоматизации должен основываться на самых простых
функциях систем и технологиях работы. Все усовершенствования работы
предприятия и системы идут следующим этапом.
Предприятия, где планомерно решаются задачи, связанные с развитием
системы автоматизации, пока еще редкость на нашем рынке. Обеспечить
большую пропускную способность, получить сложную аналитику,
автоматизировать специфические операции — всё это задачи «на
перспективу», которые станет решать только крупное, устойчивое
предприятие, располагающее достаточным для заказного проекта бюджетом,
собственными развитыми логистической и ИT-службой, способными
содействовать успешному выполнению проекта автоматизации и обеспечить
сопровождение полнофункциональной системы управления складом.
Задачи повышения эффективности работы торговой точки, чаще всего
одинаковы в целом, а специфика отрасли состоит в степени выраженности
той или иной проблемы. Для торговых предприятий характерны следующие
отличия от других организаций: больший количественный ассортимент и
качественное разнообразие товара, значительно большее число поставщиков
и покупателей, зависимость от поставщиков с точки зрения формата
поставок и пр. С этой спецификой связана целая цепочка особенностей во
внедрении систем автоматизации.
7
Ассортимент— очень важная для автоматизации характеристика. Ее
влияние проявляется опосредованно через технологию работы с товаром.
Учет товаров является необходимой операцией в сфере потребительских
услуг. Адекватная работы система учета товаров в розничной торговле
позволяет минимизировать затраты, при этом же максимизировать прибыли.
Большое количество поставщиков и покупателей у торговой компании
— это ключевой фактор. Влияние, которое он оказывает на работу компании
и как следствие на процесс автоматизации, крайне велико. Чем больше
указанные числа, тем выше интенсивность работы компании, больше заказов
в единицу времени, больший ассортимент в заказе отбираемых товаров,
больше оформляемых документов, меньше времени на исправление ошибок,
а значит, выше требования к качеству комплектации. С точки зрения системы
автоматизации важнее не физическое количество товаров, обрабатываемых в
единицу времени, а их виртуальное выражение в виде количества
документов, строк в этих документах, ячеек (мест хранения) на складе, среди
которых осуществляется поиск товара, и т. п. Иными словами, отбор 10 000
единиц товара, выраженных одной строкой задания, система выполнит
несоизмеримо быстрее, чем отбор десяти товаров по одной единице,
находящихся в разных ячейках. Анализ статистики документооборота имеет
большое значение для определения нагрузки как на складской комплекс в
целом, так и на автоматизированную систему и ее производительности на
конкретном складе.
Есть составляющие бизнес-процессов, которые определяются внешними
факторами, например, взаимодействием с поставщиками товара. Это такие
параметры, как равномерность поставок, количество товара в упаковке
(коробе, ящике и пр.) и его числовая стабильность, количество товаров на
паллете, наличие штрихового кода и состав зашифрованной в нём
информации
Чем ближе торговая компания к конечному потребителю в цепочке
поставок, тем больше у нее ассортимент и тем большая степень
8
автоматизации процесса требуется во избежание ошибок, потерь и задержек
в работе.
В настоящее время уровень технического развития персональных
компьютеров позволяет использовать их как в быту, так и на производстве.
Современное программное обеспечение по вводу, обработке, хранению и
модификации данных позволяет сэкономить ощутимое количество труда и
времени. Такие программные продукты как, к примеру, Microsoft Access
позволяют легко оперировать с огромными массивами информации,
выполнять точный и полный анализ данных и выводить общие или
скрупулезные отчеты по итогам работы, проводить быстрый поиск
необходимой информации и многое другое.
MS Access позволяет автоматизировать многие операции на
предприятии и упростить систему документооборота за счет замены
бумажных документов их электронными копиями. В частности, в среде
Access с помощью различных инструментов можно разработать
автоматизированную информационную систему, поддерживающую и
упрощающую работу склада.
Автоматизация торгового предприятия — задача творческая, зависящая
от множества разнообразных и взаимосвязанных факторов. Потребности
самого предприятия, специфика его работы (крупный опт, мелкий опт,
розница), наличие смежных функций (услуги ответственного хранения),
условия внешней среды (взаимодействие с поставщиками) — все это
оказывает влияние на процесс внедрения автоматизированной системы.
Именно сочетание испытанных проектных технологий автоматизации и
учета особенностей конкретного предприятия делает возможным достижение
желаемого результата в запланированные сроки при оптимальном
использовании ресурсов.
Целью дипломной работы является проектирование и разработка
автоматизированной системы учета товаров и продаж, реализуемых в
торговой точке (на примере компании ООО «АртЭкспоАльянс»).
9
Преимущество автоматизации - это сокращение избыточности
хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти,
уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных
копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за
хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение
степени достоверности информации и увеличение скорости обработки
информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов,
различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той
же информации в различные промежуточные документы. При этом
значительно сокращается время на автоматический поиск информации,
который производится из данных форм, в которых указываются параметры
поиска объекта.
Предприятия розничной сети являются конечным звеном в процессе
продвижения от изготовителя к потребителям, замыкая цепь хозяйственных
связей.
Основной целью торговых предприятий является получение
максимальной прибыли. Важнейшим необходимым условием, без которого
не может быть достигнута эта цель, выступает товарооборот. Поскольку
торговое предприятие получает определенную сумму дохода с каждого рубля
реализуемых товаров, то задача максимизации прибыли вызывает
необходимость постоянного увеличения объема товарооборота как основного
фактора роста доходов и прибыли, относительного снижения издержек
обращения и расходов на оплату труда.
Товарооборот отражает пропорции между производством и
потреблением, спросом и предложением, реализацией и денежным
обращением, объемом и структурой торговой сети, материальными и
трудовыми ресурсами. Таким образом, товарооборот - это ключевой фактор,
определяющий эффективность работы розничной сети. При оптимизации
товарооборота, создаются условия для роста и развития розничной сети.
Сложность и многогранность показателей, определяющих розничный
10
оборот, требуют разработки экономико-математических моделей, на которых
появится возможность создания стратегии эффективного управления
розничной сетью.
Выше сказанное подтверждает актуальность выбранной темы.
Работа состоит из: введения, в котором описывается потребность
автоматизации предприятия и приводится факторы влияющие на работу
торговой точки.
Далее осуществлена постановка задачи автоматизации продаж на
предприятии, дана технико-экономическая характеристика предметной
области и описание процессов, подлежащих автоматизации и приведен обзор
существующих информационных систем на российском рынке.
В практической части выпускной квалификационной работы
представлено техническое задание с описанием требований к
функциональности и назначение разработки. Далее следует описание
системы автоматизации предприятия, где приводится структура
разработанной базы данных, структура программного комплекса и описание
функционирования форм. Далее приводится описание интерфейса
разработанной системы для различных категорий пользователей.
Последняя глава посвящена расчету экономической эффективности
данного проекта.
11
1. Аналитическая часть
1.1. Постановка задачи автоматизации продаж в магазине
Общество с ограниченной ответственностью "АртЭкспоАльянс"
зарегистрировано по адресу Москва г, проезд.Боткинский 1-й, д.2/6,
125284. Действует с 27.12.2001. Генеральный директор организации
Печерица Андрей Витальевич. Основным видом деятельности компании
является торговля розничная ювелирными изделиями в
специализированных магазинах. Также Артэкспоальянс, ООО работает
еще по 4 направлениям. Размер уставного капитала 10 000 руб.
Обществу с ограниченной ответственностью "АртЭкспоАльянс"
присвоен ИНН 7714244541, КПП 771401001, ОГРН 1037714040341,
ОКПО 58193200
Компания ООО «АртЭкспоАльянс» занимается оптово-розничной
торговлей в сувенирной сфере, так же реализацией народно-художественных
промыслов, начиная от брелков и магнитов, авторских матрешек, заканчивая
ювелирными изделиями и эксклюзивными предметами интерьера. Магазины
находятся на Красной площади в Историческом Музее, в ГУМе, на Арбате, а
так же на Невском проспекте в городе Санкт-Петербург. Специфика бизнеса
– это сезонность. Наиболее продуктивным является летний период - так как
летом больше туристов, в период новогодних и зимних праздников у нас
открывается ярмарка при катке у ГУМа. Весенний и осенний период
наименее прибыльный.
Описание любой постановки задачи, как правило, начинается с
исходных данных и предметной области. Есть торговая компания с типовой
структурной схемой функционирования - товар поступает на склад,
менеджеры общаются с клиентами и продают товар, находящийся на складе,
главный менеджер контролирует всех менеджеров и процесс продаж.
Примерная схема их взаимодействия приведена на Рис. 1. Необходимо
внедрить систему управления магазином компании в существующую схему
работы, для поддержания информации в магазине актуальной.
12
Рис. 1 Схема взаимодействия в торговой компании
Выделим основные признаки для поставленной задачи.
Автоматизации подвергается только участок склад-магазин. Другие
подразделения организации, такие как бухгалтерия, производство и т.д. не
затрагиваются. Это требование было поставлено для того, чтобы облегчить
задачу разработчика и сконцентрировать его усилия на области
наибольшего внимания и отдачи, где могут быть использованы
применяемые в работе технологии.
Основным требованием к системе является требование наличия
центральной базы данных. Это позволит прозрачно для клиентов
осуществлять продажи и позволяет обойтись без отдельной операции
актуализации информации о складе в различных подразделениях магазина.
Еще одним новшеством, предложенным в данной работе, которое
необходимо реализовать, является рабочее место аналитика. Данное рабочее
место подразумевает возможность получения различного рода отчетов, и, по
возможности, наличие инструментария для предварительного анализа
«сырых» данных - под таким анализом, в данной работе, понимается методы
построения линий предсказания объемов будущих продаж на основании
имеющихся данных о предыдущих продажах.
Перечислим операции, подлежащие автоматизации:
1. Приход нового товара - предназначен для изменения текущих остатков
склада в товарном эквиваленте в сторону увеличения. Периодичность
данного процесса зависит от частоты поставок товара (от нескольких
раз в день до 1 раза в несколько месяцев). Операция осуществляется с
Поставщик
Склад
Менеджер
Клиент
Главный
менеджер
13
рабочего места работника склада.
2. Внесение заказа менеджером - операция предназначена для внесения в
базу данных заказа. Периодичность - десятки раз в день.
Осуществляется с рабочего места менеджера.
3. Оплата заказа - осуществляется менеджером либо специальным
работником, обрабатывающим платежные документы.
Осуществляется сотни раз в день. Для ее реализации используется
рабочее место менеджера.
4. Получение отчета - операция, предназначенная для аналитиков.
Аналитик выбирает тип отчета и его параметры и анализирует
полученный отчет. Отчет может быть сохранен для дальнейшего
использования.
5. Добавление ассортимента - операция используется для расширения
существующего ассортимента. Она происходит довольно редко, так как
ассортимент является достаточно постоянной величиной (даже если
остаток товара меньше нуля, он не выбывает из списка существующих
товаров). Осуществляется с рабочего места администратора
(клиентское место «Администратор»).
6. Поиск товара - операция поиска товаров отвечающих заданным
критериям. Товары разбиты по категориям, имеется классификатор
категорий, имеются параметры товара.
1.2. Технико-экономическая характеристика предметной
области
К числу важнейших показателей плана экономического и социального
развития страны относится также и розничный товарооборот. Розничный
товарооборот оказывает влияние, как на производство, так и на потребление.
По своему составу розничный товарооборот не является однородным.
В его состав входит сумма продажи товара населению через розничную
торговую сеть и предприятия общественного питания, а так же продажи
товаров предприятиям, учреждениям и организациям. Большая часть