16
количество выходных разъемов питания - 4 (из них с питанием от батарей - 4),
время зарядки - 3 часа.
2. Программная архитектура
Операционная система на всех компьютерах ООО «Святич» - Windows 7,
Windows Vista или Windows XP Professional. На серверах установлена ОС
Windows Server 2008.
На каждом рабочем месте установлен пакет Microsoft Office 2010 или
Microsot Office 2007. Практически на каждом рабочем месте сотрудников КЦ и в
Учебном центре установлена полная версия СПС Данке.
В разных отделах используется различное специальное ПО для решения
профессиональных задач (Рис. 4).
Для разработки ПО применяется Microsoft C++ Builder и Delphi. Для
совместной разработки приложений используется клиент-серверная система
контроля версий SVN.
СУБД для СПС Данке и протокол для работы с ней являются
оригинальными разработками ООО «Святич». Дело в том, что стандартные СУБД
плохо приспособлены к хранению больших текстов правовых документов и
полнотекстовому поиску, поэтому их использование в СПС Данке оказалось
невозможным.
Вспомогательные программы для обеспечения работы с СПС Данке, такие
как Робот автоматического обновления, Редактор информационной базы, Утилита
формирования файлов-обновлений информационной базы и прочие – тоже
являются уникальными разработками компании.
17
Рис. 3. Архитектура программного обеспечения в ООО «Святич»
Обновления распространяются через ftp. Клиенты подключаются к ftp-
серверу компании (используется Titan ftp сервер) и скачивают файлы обновлений
информационной базы.
18
В некоторых отделах компании используются программы, разработанные
силами специалистов ООО «Святич»:
- информационная система отдела снабжения, выполняющая функции:
регистрации поставщиков и договоров с ними, отслеживание исполнений
договоров, анализ взаимоотношений с поставщиками и т.п.
- информационная система отдела сбыта, выполняющая функции учета
заказов клиентов компании, отгрузок и планирования сбыта продукции.
Для планирования работ применяется Microsoft Project 2007.
Для автоматизации бухгалтерского учета используется система Парус,
включающая модули:
- Бухгалтерский учет;
- Расчет заработной платы;
- Управление финансами;
- Управление персоналом и штатное расписание.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
В ООО «Святич» можно выделить следующие основные бизнес-процессы:
1) Продажа компьютерной техники
2) Обеспечение технической поддержки РИЦ:
a. Обеспечение ежедневного доступа к обновленным
информационным банкам;
b. Обеспечение обновленным программным обеспечением.
3) Развитие и техническая поддержка интернет-магазина
4) Управление развитием Сети магазинов
a. Проведение аудита деятельности РИЦ;
b. Сертификация РИЦ;
c. Выработка регламентов работы РИЦ.
5) Планирование и поведение маркетинговых акций и мероприятий
19
6) Обучение пользователей работе
7) Производство информационных и рекламных материалов, а также
сувенирной продукции
8) Хранение информационных и рекламных материалов, сувенирной
продукции:
a. Приемка товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от
поставщика;
b. Хранение ТМЦ на складе
c. Отгрузка ТМЦ в РИЦ и для нужд КЦ
Обследование предприятия показало, что удаленный склад предприятия
автоматизирован недостаточно: основные операции складского учета
осуществляются вручную.
Система информационной поддержки работы с корпоративными клиентами
компьютерной фирмой ООО «Святич» должна включать в себя:
1. Подсистема автоматизации учета заявок:
-задача регистрации заявок;
-задача просмотра имеющихся заявок;
-задача автоматизации перехода от статуса заявки к статусу договора.
Подсистема учета договоров на предоставление услуг:
-задача регистрации договоров;
- задача быстрого поиска по номеру или дате заключения договора;
- задача вывода предупреждения об окончании срока действия договора;
- задача автоматизации формирования перечня товаров.
2. Подсистема акта поставки по договору;
-задача автоматизации формирования актов поставки согласно перечню
товаров в договоре.
Целесообразно создание единой сетевой БД, в которой будет храниться вся
необходимая информация, что позволит решить вышеперечисленные задачи,
стоящие перед сотрудниками и руководством предприятия.
20
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Схема работы сети магазинов ООО «Святич» по услуг корпоративным
клиентам.
ООО «Святич» осуществляет работу с корпоративными клиентами по
следующей схеме представленной на рисунке 4.
Рис.4 Схема работы с ООО «Святич» по обслуживанию корпоративных
клиентов. где: З – заявка: подача заявки ООО «Святич» от клиентов на требуемые
технические средства; Сз – счет на заявку: ООО «Святич» выставляет счет на
технические средства, которые есть в наличии; Дтс – деньги за технические
средства: Клиент оплачивает ООО «Святич» счет за технические средства
(предоплата); ТС – технические средства: ООО «Святич» отпускает клиенту
технические средства по выписанному счету.
Схема документооборота ООО «Святич» при организации работ по
оказанию услуг корпоративным клиентам
Существующая, на момент начала разработки, структура движения
документации, при организации работ по обслуживанию корпоративных клиентов
компьютерной фирмой, между подразделениями представлена на рисунке 5.
Клиент
З
Сз
Дт
с
ТС
ООО «Данке»
21
Рисунок .5. Схема документооборота ООО «Святич» при работе с
корпоративными клиентами.
От корпоративных клиентов поступает заявка на интересующие
технические средства. В этой заявке указывается сколько компьютеров, на базе
какой технической платформы, какой объем памяти должен быть, наличие
модема, CD, CD-RW, TV-тюнер и т.д. Эту заявку принимает менеджер по работе
с корпоративными клиентами и начинает ее обрабатывать.
Менеджер посылает запрос на склад о наличии требуемых ему компонентов
для создания компьютера, в нужном количестве, опираясь на заявку клиента.
Получив информацию о наличии на складе требуемого товара, все выбранные
единиц продукции направляются в технический сервисный отдел. Там
проверяется работоспособность этих изделий и выписывается гарантийный талон.
При получении информации со склада и от технического сервисного
отдела, менеджер по работе с корпоративными клиентами предоставляет всю
информацию финансовому директору. Тот в свою очередь рассчитывает
окончательную стоимость продукции в зависимости от формы оплаты (налом или
безналом) и рассматривает возможность каких либо скидок. Всю эту информацию
финансовый директор согласовывает и подписывает у генерального директора.
После подписания всей внутренней документации, она попадает к главному
бухгалтеру.
Клиент
Генеральный
Менеджер по
работе с корпоративными
Технический
сервисный отдел
Финансовый
Главный бухгалтер
Склад
22
Главный бухгалтер выставляет счет заказчику. После оплаты счета
клиентом, компьютерной фирмой «Святич» осуществляется транспортировка и
установка заказанного информационного комплекса.
Основные участники логистических процессов – сотрудники склада. Все
бизнес-процессы на складе выполняются в соответствии с регламентом работы
склада.
Декомпозиция модели (Рис. 6, Приложение 1) характеризует основные
бизнес-процессы склада:
- приемку товара;
- учет товаров на складе;
- хранение товара;
- комплектацию и отгрузку;
- управление складскими остатками.
На рисунке 6 видно, что приемку товара на складе курирует отдел
снабжения, т.к. этот отдел размещал заказ поставщику на изготовление и поставку
товара. Комплектация и отгрузка товара со склада осуществляется под
руководством отдела сбыта, т.к. этот отдел собирает заявки от РИЦ и отделов КЦ,
и распределяет между ними товары. Также отдел сбыта участвует в бизнес-
процессе «Управление остатками». Бухгалтерию интересует приемка и отгрузка
товара со склада с позиции ведения бухгалтерского учета.
Приемка товара на склад происходит следующим образом (Рис. 1):
1) При поступлении машины с грузом, кладовщик проверяет товарно-
транспортные накладные или прочие документы. Если документы оформлены в
соответствии с требованиями ООО «Святич», то принимается решение о начале
разгрузки товара. В Журнале приемки грузов делается запись о прибытии
машины, содержащая данные: дата, время прибытия машины, поставщик,
наименование товара, номер накладной, фамилия кладовщика и менеджера,
присутствовавшего при разгрузке, комментарий.
23
Рис. 1. Декомпозиция бизнес-процесса «Приемка».
2) После окончания разгрузки осуществляется сверка наименований
фактически доставленного товара с накладной, приемка по количеству и проверка
целостности упаковки товара. Если имеются расхождения в количестве или
нарушения целостности упаковки, то это фиксируется в Акте приемки товара, а
повреждения фотографируются. Поврежденные упаковки передаются в сектор
приемки по качеству, где происходит отбраковка испорченного товара и
составляется Акт о несоответствии.
3) Поступивший товар отправляется в зону хранения на складе, но до
приемки по качеству хранится изолированно.
4) Приемка по качеству происходит следующим образом (Рис. 8).
Контролеры качества планируют выборку товара для проведения приемки по
качеству. При этом используются стандарты, технические условия и т.п.
нормативные документы. Особые указания по проверке по качеству поступают по
электронной почте от отдела снабжения. По подготовленному плану выборки,
товар отбирается со склада и доставляется в сектор приемки по качеству, где
происходит его проверка на соответствие критериям качества. Если результаты
проверки не удовлетворительны, то осуществляется повторная выборка и
24
проверка по качеству в присутствии представителей поставщика. По результатам
проверки составляется акт, в котором фиксируются отклонения по качеству. Если
проверка даст удовлетворительные результаты, товар считается прошедшим
приемку по качеству, и возвращается на склад.
Рис. 2. Бизнес-процесс «Приемка по качеству»
5) На поступившую партию, прошедшую приемку по количеству и
качеству, оформляется приходная накладная, содержащая следующие данные:
номер накладной, дату приемки, номенклатурный номер, наименование,
количество, учетную цену, сумму. Копия этой накладной передается в
бухгалтерию для бухгалтерского учета ТМЦ. В карточку учета материала
заносится информация о поступлении товара: наименование товара, поставщик,
дата поставки, количество мест (паллет), количество в одном месте (паллете),
учетная цена, сумма.
25
Рис. 3. Декомпозиция бизнес-процесса «Хранение»
Бизнес-процесс хранения товара включает следующие действия (Рис. 3):
1) Товар хранится на складе, пока не поступит заявка на его отгрузку.
Периодически возникает необходимость перемещения товара внутри склада.
Такие перемещения выполняются грузчиками по заданию кладовщиков.
2) На складе регулярно происходит инвентаризация, т.е. проверка
соответствия фактического наличия числящихся на балансе организации
ценностей, их сохранности и правильности хранения. Инвентаризация бывает
плановая и неплановая. Во время инвентаризации пересчитывается фактическое
количество товаров на складе и сверяется с учетными данными по базе данных
бухгалтерии.
3) По запросу подразделений КЦ, за ними резервируется определенное
количество товара, имеющегося на складе.