26
Рис. 4. Декомпозиция бизнес-процесса «Комплектация и отгрузка»
Бизнес-процесс «Комплектация и отгрузка» (Рис. 10) характеризуется
следующими положениями:
1) Заказы от РИЦ поступают в отдел сбыта КЦ, который, в свою очередь,
формирует заявку на выдачу ТМЦ со склада. Заявка передается на склад. Для
отгрузки в РИЦ в соответствии с заявкой комплектуется отгрузочная партия на
паллетах. Оформляется накладная на внутреннее перемещение, содержащая
следующие данные: номер накладной, дату составления документа, номер заявки
и номер РИЦ, а также город отправки заказа, номенклатурный номер товара,
наименование, количество, количество мест, учетную цену, сумму. В карточку
учета товара заносится информация об отгрузке.
2) Заказы от отделов КЦ тоже поступают через отдел сбыта компании.
Оформляется накладная на внутреннее перемещение, аналогично отгрузке в РИЦ,
но в этой накладной вместо номера РИЦ и города доставки стоит прочерк.
На рисунке 11 представлена контекстная диаграмма ИС «Деятельность
Данке».
27
Рис. 11. Контекстная диаграмма функционирования «Святич»
Рис. 12. Диаграмма декомпозиции нулевого уровня ООО «Святич»
Недостатки существующей системы
Недостатки существующей информационной системы:
ручное заполнение внешних и внутренних документов склада приводит
к появлению ошибок в реквизитах, датах и суммах;
длительный поиск сертификатов качества;
необходимость дублирования акта инвентаризации расчетов;
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Êóðñîâà Ìàãàçèí
05.11.2012
05.11.2012
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Äåÿòåëüíîñòü ìàãàçèíà êîìïüþòåðíîé òåõíèêè
A-0
Должностные
инструкции
Инструкции по
охране труда и
технике
безопасности
Действующее
законодательство
("Закон о торговле"
от 01.02.10)
Товар для реализции
Обращение покупателя
Сопроводительные документы:
счет-фактура, товарно-транспортная
накладная, акт о браке
Складское
оборудование
Персонал
Офисная
техника и ПК
Реализованный товар
Выходные документы: бухгалт ерский баланс,
журнал-ордер, приходные и расходные
кассовые ордера, расчетно-платежные
ведомости
Расходные мат ериал ы
00ð.
Деятельность магазина
компьютерной техники
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Êóðñîâà Ìàãàçèí
05.11.2012
05.11.2012
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Äåÿòåëüíîñòü ìàãàçèíà êîìïüþòåðíîé òåõíèêè
A0
Должностные
инструкции
Складское
оборудование
Персонал
Инструкции по охране труда и технике
безопасности
Офисная техника и
ПК, кассовые
териналы
Действующее
законодательство
("Закон о торговле" от
01.02.10)
Товар для реализции
Реализованный товар
Сопроводительные
документы : счет-фактура,
товарно-транспортная
накладная, акт о браке
Обращение
покупателя
Выходные документы:
бухгалтерский баланс,
журнал-ордер,
приходные и расходные
кассовые ордера,
расчетно-платежные
ведомости
Расходные материалы
(канцелярия, упаковочные
материалы)
Принятый
товар
Скомплектованный
товар
Списанный товар
Приходные
документы
10ð.
Приемка товара
20ð.
Хранение товара
30ð.
Реализация товара
28
длительное время проведения инвентаризации;
невозможность оперативного управления товарным запасом.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В работе кладовщиков очень много рутинной работы по оформлению
складских документов.
Складской учет в ООО «Святич» характеризуется большим объемом
оперативной информации: в среднем 5 раз в день поступает товар от поставщиков,
10 раз в день отгружается. Это отражено ниже в таблице 2.
Таблица 2
Оценка трудозатрат на обработку информации
№ п/п
Наименование
операции
Периодич-
ность
Количество
строк в
документе
Количество
операций в
год
Объем
работы в
год
(строк)
Норма
выработки
(опер/в час.)
Трудо-
затраты в
год (час)
1.
Приходная
накладная
5 раз в день
5
1250
6250
4
312,5
2.
Журнал
ожидаемых
поставок
5 раз в день
1
1250
1250
10
125
3.
Журнал приемки
грузов
5 раз в день
1
1250
1250
25
50
4.
Комплектация
партии товара
10 раз в
день
20
2500
2500
1
2500
5.
Журнал заявок
10 раз в
день
1
2500
2500
10
125
6.
Накладная на
перемещение
10 раз в
день
20
2500
50000
4
625
7.
Карточка учета
материалов
200 раз в
день
1
5000
5000
20
250
8.
Отчет об
остатках
1 раз в
неделю
1500
52
78000
0,25
208
9.
Корректировка
учетных данных
по результатам
инвентаризации
1-2 раза в
месяц
10
24
240
1
240
10.
Отчет о приемке
по качеству
5 раз в день
5
1250
6250
1
1250
ИТОГО
5685,5
При учете используется значительное количество документов,
подготавливаемых вручную (Рис. 13).
29
Рис. 5. Схема документооборота складских документов
Операции, совершаемые работника склада, довольно утомительны для
самих работников, за счет большого объема обрабатываемой информации.
Данный аспект не может не сказаться на производительности труда работника:
работа замедляется, возникают ошибки в оформлении документов. На проверку
информации тратится достаточно большой объем времени. При подборе товара
для отгрузки могут возникать ошибки, пересортица. Часть товара может
«потеряться» на складе, из-за чего он впоследствии потеряет актуальность и будет
утилизирован. За счет этих факторов возможность получить оперативную и
достоверную информацию снижается.
30
Итак, недостатками существующей системы являются:
1) многократное дублирование одной и той же информации в различных
документах;
2) низкая оперативность при комплектации партии отгрузки, т.к. подбор
подходящих партий товара для отгрузки осуществляется вручную;
3) неизбежные ошибки при комплектации заказов и «потеря» товара на
складе, в результате чего этот товар теряет актуальность;
4) большие затраты времени на составление отчетов;
5) высокая трудоемкость обработки информации;
6) неполное и неэффективное использование технических средств,
имеющихся в наличии.
Чтобы устранить перечисленные недостатки, необходимо
автоматизировать учет, что позволит надежно хранить, обрабатывать
информацию и при этом резко снизить трудоемкость и повысить достоверность и
оперативность получения результатной информации.
Автоматизация является одной из важных задач на предприятии.
Автоматизация сети магазинов обеспечивает:
повышение качества данных;
повышение прозрачности склада;
сокращение операционных затрат.
Потребность в информации, создание «прозрачного» склада — первейшая
задача автоматизации складского хозяйства предприятия. Информация о
реальном количестве товаров на складе, которую может предоставить складская
система, критически важна при планировании закупок и при распределении
товаров по заказам. Развернутая аналитика по товару позволит в любой момент
получить нужную информацию и избавиться от потерь и рисков, вызванных ее
отсутствием.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В ООО «Святич» функционирует политика безопасности.
31
В компании действуют следующие нормативно-правовые документы в
области защиты информации и информационной безопасности (ИБ):
- Положение о конфиденциальной информации
- Положение об использовании программного обеспечения
- Положение об использовании электронной почты
- Положение об использовании сети Интернет
- Положение об использовании мобильных устройств и носителей
информации
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Приказ о введении политики информационной безопасности
- Приказ о введении Правил внутреннего трудового распорядка
- Приказ о введении внутриобъектового пропускного режима
За исполнение этих нормативно-правовых документов отвечают начальник
службы безопасности и начальник отдела системного администрирования.
В трудовых договорах сотрудников предприятия есть пункт, посвященный
неразглашению конфиденциальной информации в течение срока действия
договора, а также трех лет после его прекращения. Сотрудники обязаны
выполнять все относящиеся к ним требования приказов, инструкций и положений
по обеспечению сохранности коммерческой тайны и иной конфиденциальной
информации Работодателя, соблюдению внутриобъектового и пропускного
режимов.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
При существующей технологии работы для решения задач кладовщики
используют программы MS Excel и MS Word. Шаблоны основных документов
созданы в этих программах, и кладовщики либо распечатывают бланки и
заполняют их вручную, либо полностью оформляют документ на компьютере и
распечатывают. Исходные данные для этих документов подготавливаются
32
вручную. Понятно, что при таком подходе имеющиеся ЭВМ используются
неэффективно.
На рынке программных средств в настоящее время имеется множество
программ для автоматизации деятельности сети магазинов. Рассмотрим продукты
«БИТ:Управление складом 8», Фолио WinСклад, Парус.
БИТ: Управление складом 8 - программный продукт для автоматизации
складов и складских комплексов, разработанный на платформе 1С:Предприятие 8
[11]. Основные функциональные возможности:
1) Ведение нормативно-справочной информации:
- Хранение информации о топологии склада, весогабаритных
характеристик для мест хранения;
- Сведения о доступности и назначении мест хранения.
2) Прием товара на склад.
- Поддерживается 2 вида приемки: ручная приемка (товар принимается
кладовщиками самостоятельно, в ИБ вносятся результаты приемки); прием по
местам (товар принимается по местам с последующим пересчетом).
- Использование специализированных рабочих мест для кладовщика,
упрощающих процесс приемки;
- Контроль полноты данных о товаре принимаемых на склад;
- Учет сроков годности и сортов (серий).
3) Размещение товара на складе:
- Рекомендация мест хранения для размещения товара, с возможностью
кладовщиком выбрать другое место хранения;
- Автоматическое формирование правил размещения на основании
статистики отгрузок, с учетом доступного складского пространства;
- Возможность размещать с использованием терминалов, или с помощью
бумажных носителей;
- Учет серий и сроков годности при размещении.
4) Сборка товара:
- Интеграция с транспортным блоком;
33
- Оптимизация сборки: выбор зоны и единицы в соответствии с
количеством к отгрузке; многоуровневая система приоритетов при выборе места
хранения;
- Сборка с ограничением по сроку годности;
- Выдача заданий на подбор;
- Защита от веерных ошибок.
5) Внутрискладские процедуры:
- Три режима проведения инвентаризации: по местам хранения (ручная); по
товару (ручная); по месту хранения (с использованием терминалов);
- Регламентная подпитка зон подбора;
- Фиксация информации о выработке сотрудников.
6) Штрихкодирование:
- Возможность работы со штрихкодами производителей;
- Контроль уникальности используемых штрихкодов. Занесение штрихкода
в блок-лист.
7) Совместимость с другими продуктами 1С. Система является
полностью самостоятельной, однако существует возможность объединения с
другими типовыми продуктами 1С, что обеспечит единое информационное
пространство предприятия.
ФОЛИО WinСклад - складская программа, предназначенная для
автоматизации учета и анализа движения товаров и денежных средств,
формирования и печати первичных складских и платежных документов, отчетов,
экспорта данных в бухгалтерские программы ФОЛИО и других производителей,
а также в MS Excel. Разработана на основе технологии клиент-сервер, на языке
Visual Basic; в качестве СУБД используется Microsoft SQL Server. [13]
Функционал профессиональной версии программы обеспечивает
автоматизацию документооборота всех аспектов хозяйственной деятельности
предприятия: закупки, изготовления, хранения и продажи товаров (продукции) с
учетом отраслевой (пользовательской) специфики. Основные функции
программы:
34
1. Учет основных товарных операций (Приход, расход, возврат,
резервирование, внутреннее перемещение, инвентаризация).
2. Оперативные данные (Товарный запас (остатки), товарооборот,
расчеты с поставщиками, покупателями, партнерами, прибыль, графики
платежей).
3. Учет оплат
4. Учет товаров по группам и подгруппам, по партиям (сериям) с
возможностью автоподбора в зависимости от остатка, фасовки, срока; по срокам
годности; по серийным номерам; по дополнительным параметрам и признакам.
Работа с комплектами.
5. Обмен данными между удаленными рабочими местами и
взаимодействие с другими программами: экспорт/импорт в MS Excel, передача
проводок в популярные бухгалтерские программы (1С, Турбо-Бухгалтер, Инфо-
Бухгалтер, Парус, Инфин и др.).
6. Оформление и печать документов и отчетов: первичные складские
и платежные документы (счет, счет-фактура, накладная, платежное поручение,
приходный и расходный кассовый ордера, банковские выписки… ), прочие
документы и отчеты (книга покупок, книга продаж, книга доходов и расходов для
упрощенного учета, акты, журналы, протоколы, товарные отчеты,
инвентаризационная ведомость, стеллажные карточки …).
7. Анализ и отчетность
8. Индивидуальные документы. В программе есть визуальный
Генератор отчетов и печатных форм, в котором можно использовать гибкий и
мощный язык VBScript. Этот генератор позволяет корректировать существующие
и создавать собственные документы и отчеты.
Модуль «Реализация и склад» системы ПАРУС-Предприятие 7 [14]
1. Поддержка мультивалютного учета;
2. Поддержка оптовой продажи любых видов товаров и услуг;
3. Полный учет и контроль не только за движением товаров, но и за
взаиморасчетами и состоянием финансов без привлечения бухгалтерии;
35
4. Ведение учетных регистров заказов, приходных ордеров, счетов,
накладных;
5. Учет и отработка результатов инвентаризации и возвратов;
6. Резервирование товара;
7. Ведение журнала платежей;
8. Учет товаров в натуральном и стоимостном выражении с момента его
поступления до продажи и списания вне зависимости от его местонахождения (на
складах, в торговых залах, в отделах);
9. Работа с лицевыми счетами контрагентов, ведение лимита
кредитования;
10. Ведение многих тарифов, автоматизированное формирование цен
реализации;
11. Прямая обработка торговых документов в бухгалтерской подсистеме;
12. Учет нормативных затрат по картам;
13. Создание актов комплектации и разукомплектации;
14. Отработка актов разукомплектации со списанием комплектующих;
15. Списание комплектующих с оприходованием готового изделия;
16. Списание изделия с оприходованием комплектующих.
17. Получение полной отчетности по складу
Таблица 3
Сравнение программных продуктов
Характеристика программы
БИТ: Управление
складом 8
ФОЛИО
WinСклад
Парус
Учет основных складских
операций: приход, разгрузка, воз-
врат, резервирование,
внутреннее перемеще-ние,
инвентаризация
Да
Да
Да
Справочник номенклатуры с
группировкой
Нет
Да
Нет
Подготовка отчета о состоянии
склада
Да
Да
Да
Управление остатками товаров
Нет
Нет
Нет
Совместимость с модулем
Бухгалтерия программы Парус
Нет
Да
Да
Обмен данными с программами
отдела снабжения и сбыта
Нет
Нет
Нет