66
В справочнике «Артикул» для идентификации товара будет использоваться
номер артикула, используемый во всех подразделениях предприятия.
Структурная формула кода артикула показана на рисунке 16.
Первые 2 символа занимает код группы товаров, и еще 6 символов –
непосредственно код товара.
Код артикула:
х
х
-
х
х
х
х
х
х
Рис. 9. Код артикула
Таблица 8
Примеры кода артикулов
Артикул
Наименование продукта
01-001011
Товар «Бюллетень Данке» из категории «Полиграфическая
продукция»
02-005012
Товар «Ручка оранжевая с логотипом Данке» из категории
«Сувенирная продукция»
Категории товара нумеруются последовательно. Товары нумеруются
последовательно в пределах группы. После достижения предельного значения
(99999999) нумерация начинается с начала (00000001).
Структурная формула кода категории товара показана на рисунке 18.
х
х
Рис. 10. Код категории товара
Код товара
Номер категории
Код группы товара
67
Таблица 2
Примеры кода категорий
Код
Наименование категории
01
Полиграфическая продукция
02
Сувенирная продукция
Складские документы (приходная накладная, накладная-требование,
расходная накладная) кодируются по порядку в течение года. Структурная
формула кода показана на рисунке 19.
Код документа:
х
х
х
х
Рис. 11. Структурная формула кода складских документов.
Пример заполнения классификатора приведен в таблице 10.
Таблица 3
Примеры нумерации накладных
Код документа
Описание
0001
Приходная накладная № 0001
0005
Накладная на перемещение № 0005
2.2.3. Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации
1. Справочники системы
В системе задействованы следующие справочники:
1) Справочник «Группы номенклатуры» – содержит обобщающую
информацию о группах товаров: полиграфическая продукция, сувенирная,
канцелярские товары и т.п. Содержит реквизиты: «код», «наименование».
2) Справочник «Номенклатура» - содержит информацию о товарах,
поступающих на склад. Содержит реквизиты: «артикул», «наименование»,
«описание», «группа номенклатуры», «единицы измерения», «количество в
Порядковый номер
документа с начала года
68
упаковке», «количество упаковок на паллете», «признак активности
номенклатуры». Так как номенклатура часто меняется, в справочнике необходимо
иметь признак активности, чтобы отмечать товары, которые потеряли
актуальность.
3) Справочник «Категории» - содержит дополнительную информацию о
категориях товара: эксклюзивный, индивидуализированный (т.е. имеет
символику конкретного РИЦ), обычный. Содержит реквизиты «код»,
«наименование», «описание».
4) Справочник «Единицы измерения» - содержит перечень единиц
измерения, которые используются для указания количества товара. Пример:
«шт.», «кг», «г» и т.п. Содержит реквизиты «код», «наименование».
5) Справочник «Группы дефектов» содержит наборы дефектовочных
признаков для определенных видов продукции. Например, «Дефекты брошюр»,
«Дефекты листовок», «Дефекты пластиковых ручек», «Дефекты компакт-дисков»
и т.п. Содержит реквизиты «код», «наименование», «описание», «перечень
дефектов».
6) Справочник «Дефекты». Содержит описание всевозможных
дефектовочных признаков. Например, «царапины», «смещение рисунка» и т.п.
Содержит реквизиты: «код», «наименование», «описание».
7) Справочник «Поставщики» - содержит перечень поставщиков товаров.
Содержит реквизиты «код», «наименование», «комментарий».
8) Справочник «Клиенты» - содержит перечень РИЦ, приобретающих
товары в КЦ. Содержит реквизиты: «код», «наименование», «описание», «город»,
«адрес доставки».
9) Справочник «Должности» - содержит перечень должностей
сотрудников. Примеры: «кладовщик участка приемки», «начальник склада»,
«менеджер по продажам» и т.п. Содержит реквизиты «код», «название»,
«описание».
10) Справочник «Отделы» содержит перечень отделов КЦ, имеющих
отношение к складским операциям. Примеры: «Отдел сбыта», «Отдел
69
снабжения», «Отдел приемки», «Отдел контроля качества» и т.п. Содержит
реквизиты: «код», «краткое название», «полное название».
11) Справочник «Сотрудники» - содержит список сотрудников КЦ,
имеющих отношение к складским операциям. Реквизиты справочника: «код»,
«ФИО», «Полное имя», «Должность», «Отдел», «Телефон», «e-mail».
Таблица 11
Актуализация справочников системы
Название
справочника
Ответственный
Средний объем
справочника,
записей
Средняя
частота
актуализации
Средний объем
актуализации
Справочник
«Группы
номенклатуры»
Начальник склада
10
1 раз в год
1-2 записи
Справочник
«Номенклатура»
Начальник склада
1500
1 раз в месяц
10 записей
Справочник
«Категории»
Начальник склада
3
1 раз в 3 года
1 запись
Справочник
«Единицы
измерения»
Начальник склада
10
1 раз в 3 года
1 запись
Справочник
«Группы дефектов»
Контролер качества
50
1 раз в месяц
1 запись
Справочник
«Дефекты»
Контролер качества
150
1 раз в месяц
3 записи
Справочник
«Поставщики»
Менеджер снабжения
100
1 раз в неделю
2-3 записи
Справочник
«Клиенты»
Начальник склада
300
1 раз в год
1 запись
Справочник
«Должности»
Начальник склада
10
1 раз в 3 года
1 запись
Справочник
«Отделы»
Начальник склада
10
1 раз в 3 года
1 запись
Справочник
«Сотрудники»
Начальник склада
50
1 раз в месяц
1-2 записи
2. Входные файлы
1) Файлы «Планируемые поставки» и «Ожидаемые артикулы» поступают
из ИС отдела снабжения.
Файл «Планирумые поставки» содержит следующие первичные
показатели:
- ожидаемая дата поступления;
- поставщик;
70
- основание поставки (номер и дата договора на поставку);
- ФИО менеджера отдела снабжения, ответственного за поставку.
Файл «Ожидаемые артикулы» содержит данные о поступаемых товарах:
- артикул;
- количество товара;
- категория товара;
- ссылка на справочник «Перечни дефектов».
Файлы из ИС отдела снабжения поступают в систему 1 раз в сутки. Файл
«Ожидаемые артикулы» содержит в среднем 25 записей, а файл «Планируемые
поставки» - 5 записей.
Форма «Ожидаемые грузы» для просмотра импортированных данных и их
дальнейшего использования при приемке грузов, приведена в Приложении 1.
2) Файл «Заказы» поступает из ИС отдела сбыта, и содержит следующие
первичные показатели:
- дата заказа;
- номер заказа;
- номер РИЦ или номер отдела;
- фамилия менеджера отдела сбыта, ответственного за поставку.
Файл «Заказанные артикулы» содержит данные о товарах, участвующих в
заказе:
- артикул;
- количество товара.
Файлы «Заказы» и «Заказанные артикулы» поступают в систему 1 раз в
сутки. Файл «Заказы» содержит в среднем 10 записей, а файл «Заказанные
артикулы - 20 записей.
3. Входные документы системы
1) Приходная накладная. При поступлении товара на склад оформляется
документ приходная накладная.
Основные реквизиты документа:
- номер накладной;
- дата поступления товара;
71
- поставщик;
- основание;
- ФИО сотрудника склада, принявшего товар;
- ФИО менеджера, ответственного за поставку;
- ФИО водителя, доставившего груз.
Данные табличной части:
- артикул;
- наименование;
- единицы измерения;
- количество;
- цена;
- сумма без НДС;
- сумма с НДС.
Экранная форма и макет документа «Приходная накладная» приведены в
приложении 1. Частота возникновения документа – 5 раз в день. Число строк
табличной части – в среднем 5.
При вводе данных автоматически подключаются справочники
«Номенклатура», «Единицы измерения», «Сотрудники». Номер накладной
формируется автоматически.
2) Накладная на перемещение. Документ оформляется при отгрузке товара
отделам КЦ. Последующее оформление продажи клиентам осуществляет отдел
сбыта.
Документ содержит следующие реквизиты:
- номер накладной;
- номер заявки;
- получатель;
- дата отгрузки;
- ФИО сотрудника склада, выполняющего отгрузку.
В табличной части документа имеются следующие реквизиты:
- артикул;
- наименование;
72
- единицы измерения;
- количество;
- цена;
- сумма без НДС;
- сумма с НДС.
Экранная форма и макет документа приведены в приложении 1.
Частота возникновения документа – примерно 10 раз в день. Число строк
табличной части – около 20.
4. Формы ввода первичной информации
1) Приемка по количеству
Форма «Приемка по количеству» предназначена для ввода данных о
приемке по количеству поступивших на склад товаров. При этом происходит
пересчет поступившего товара и осмотр упаковок на наличие повреждений.
Частота возникновения документа – 5 раз в день.
Форма содержит данные из таблиц «Приход», «Повреждения», и
справочника «Номенклатура».
Описание экранной формы приведено в приложении 2.
2) Приемка по качеству
Форма «Приемка по качеству» предназначена для ввода данных о приемке
по качеству товаров. Частота возникновения документа – 5 раз в день.
Форма содержит данные из таблиц «Приход», «Качество», и справочников
«Перечни дефектов», «Номенклатура».
Описание экранной формы приведено в приложении 2.
3) Инвентаризация. В форму вводятся данные о проведении
инвентаризации. Включает следующие реквизиты:
- дата проведения инвентаризации;
- табличная часть «Состав комиссии»;
- табличная часть «Перечень товаров для инвентаризации».
Табличная часть «Состав комиссии» заполняется при помощи справочника
«Сотрудники» содержит реквизиты:
- ФИО;
73
- должность.
В табличной части «Перечень товаров для инвентаризации» содержатся
данные:
- артикул (выбирается из справочника номенклатуры);
- наименование (заполняется автоматически);
- учетное количество (заполняется автоматически);
- фактическое количество (вводится вручную);
- расхождение (вычисляется автоматически);
- примечание (заполняется вручную).
Экранная форма «Инвентаризация» приведена в приложении 2.
Частота возникновения документа – 1-2 раза в месяц. Число строк
табличной части – в среднем 300 записей.
4) Управление резервом
Форма предназначена для ввода и редактирования данных о резервах
отделов КЦ. Форма отображает данные из таблицы «Резерв» при поддержке
справочниками «Номенклатура», «Отделы». Частота возникновения документа –
1-2 раза в день.
Форма содержит реквизиты «Артикул», «Наименование», «Отдел»,
«Единицы измерения», «Зарезервировано».
Экранная форма «Управление резервом» приведена в приложении 2.
2.2.4. Характеристика результатной информации
1) Журнал прихода
Журнал содержит данные о поступлениях товара за определенный период
времени (Рис. 19).
Данные формируются на основе таблиц «Приход», «Повреждения» и
«Качество» при поддержке справочниками «Номенклатура» и «Сотрудники».
74
Рис. 20. Макет документа «Журнал прихода»
Журнал содержит реквизиты:
- «дата» из таблицы «Приход»;
- «номер накладной» из таблицы «Приход»;
- «поставщик» из таблицы «Приход»;
- «артикул» из таблицы «Приход»;
- «наименование товара» из справочника «Номенклатура»;
- «количество» из таблицы «Приход»;
- «повреждения» – вычисляемое поле: возвращает «Нет», если
повреждений нет; «Да», если повреждения есть (информация об имеющихся
повреждениях хранится в таблице «Повреждения»); и «?» – если проверка по
количеству еще не была произведена;
- «качество» – вычисляемое поле: возвращает «Нет», если нет претензий по
качеству; «Да», если обнаружены дефекты (информация о проверке качества
хранится в таблице «Качество»; сравниваются поля «Общее количество» и
«Хорошее количество» - если они равны, значит дефектов не обнаружено); и «?»
– если проверка по качеству еще не была произведена;
- кладовщик – сотрудник склада, осуществлявший приемку (из справочника
«Сотрудники».
В журнале данные группируются по дате, времени, поставщику, номеру
накладной.
Журнал прихода является основным отчетом о работе отдела приемки
грузов. Его просматривают начальник склада и менеджер отдела снабжения.
75
2) Отчет по качеству
Отчет по качеству (Рис. 20) содержит результаты проверки качества партии
поступившего товара.
Данные для отчета берутся из таблиц «Качество» и «Приход», а также
справочника «Перечни дефектов», «Номенклатура».
Документ состоит из трех зон. В первой зоне указывается информация о
проверяемом товаре и объеме выборки.
Эта зона содержит реквизиты:
- дата проведения проверки качества (таблица «Качество»);
- наименование товара (справочник «Номенклатура»);
- поставщик (таблица «Приход»);
- дата поступления (таблица «Приход»);
- количество поступившего товара (таблица «Приход»);
- объем выборки (таблица «Качество»);
- процент выборки (вычисляемое поле).
Вторая зона содержит сводную информацию о проверке:
- общее количество проверенных экземпляров (таблица «Качество»);
- количество бракованных экземпляров (таблица «Качество»);
- процент брака (вычисляемое поле).
Третья зона включает информацию об обнаруженных дефектах в
соответствии с перечнем дефектов:
- наименование дефекта (справочник «Перечни дефектов»);
- количество проверенных экземпляров (таблица «Качество»);
- количество бракованных экземпляров (таблица «Качество»);
- процент брака (вычисляемое поле).
Отчет о качестве представляет интерес для менеджера отдела снабжения,
отвечающего за поставку данного товара. Менеджер ведет дальнейшую
претензионную работу с данным поставщиком, а также накапливает
статистические данные о браке поставляемой поставщиком продукции, и
принимает решения о дальнейшей работе с этим поставщиком.
3) Остатки по складу