28
Рисунок 9 Схема документооборота
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
менеджером по продажам при учете продаж (таблица 2).
Таблица 2
Временные характеристики процессов менеджера по работе с
клиентами
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
Учет данных
клиента
10
5
50
Подготовка
коммерческого
предложения
10
10
100
Формирование
договора
10
20
200
Формирование
счета и других
документов
10
15
150
Подготовка
обобщенных
отчетов
10
5
50
Подсчет
экономических
показателей
10
10
100
Получение
статистической
0,14
60
8,4
29
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
отчетности за
период (раз в
неделю)
ИТОГО, минут:
6
5
8
В таблице 3 приведены планируемые характеристики после
использования разрабатываемой ИС учета взаимоотношений с клиентами.
Таблица 3
Расчет эффекта использования
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнения
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
Учет данных
клиента
10
5
50
Подготовка
коммерческого
предложения
10
10
50
Формирование
договора
10
2
100
Формирование
счета и других
документов
10
15
20
Подготовка
обобщенных
отчетов
10
1
150
Подсчет
экономических
показателей
10
1
10
Получение
статистической
отчетности за
период (раз в
неделю)
0,14
1
10
ИТОГО, минут:
390
Существующая информационная инфраструктура не позволяет
силами менеджера по работе с клиентами консолидировать информацию о
сбыте товаров в оперативные сроки, что соответственно затрудняет
процесс анализа продаж.
30
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет
около 390 минут (более 5 часов) ежедневно, что позволяет увеличить
эффективность работы сотрудников компании.
2.2.4 Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Информационная безопасность - это комплекс организационно-
технических мероприятий, обеспечивающих целостность данных и
конфиденциальность информации в сочетании с ее доступностью для всех
авторизованных пользователей.
Обеспечение информационной безопасности и защиты информации
на уровнях:
Программный – Microsoft Windows Server 2008, Active Directory:
1. права доступа (к операционной системе Windows Vista,
Windows Server, Терминальный доступ Windows Server);
2. права пользователя системы (разграничены права доступа
пользователей 1С Бухгалтерия, файловый сервер);
3. парольная защита информационных систем;
4. ведение логов и так далее (ведется контроль логов, Windows
Server пользователи, контроль трафика интернет, контроль почты).
5. Аппаратный – бекапы (резервное копирование) серверов.
В ООО «Mysterio hookah» производится постоянный мониторинг
наиболее опасных угроз информационной безопасности:
1) Утечка данных;
2) Халатность служащих;
3) Вирусы;
4) Кража оборудования;
31
5) Аппаратные и программные сбои.
Из списка угроз видно, что первое место в иерархии опасностей
информационного обеспечения компании занимает утечка данных. А
именно нарушается конфиденциальность следующих информационных
блоков: персональные данные; финансовые отчеты, детали конкретных
сделок, интеллектуальная собственность компании; бизнес-планы.
Поэтому руководители отделов компании ведут ежедневный мониторинг
своих подчиненных, системный администратор контролирует права
доступа к корпоративной информации на файловый сервер, производит
мониторинг электронной почты сотрудников, контролирует интернет
канал путем закрытия доступа к социальным сетям и личной почте.
Если утечку информации удается предотвратить, сотрудник несет
ответственность за нарушение внутренней ИБ. К нарушителю
применяются одна или несколько санкций:
1) Выговор;
2) Строгий выговор;
3) Штраф;
4) Принудительно-«добровольное» увольнение из компании;
Увольнение из компании согласно статьи и с заведением личного
уголовного дела.
На предприятии используется следующие способы обеспечения
безопасности:
Каждый пользователь должен проходить процедуру
аутентификации при начале работы с компьютером.
2. Компьютер пользователя защищён от вирусных атак антивирусом
DrWeb 6.0.
3. Сервер компании защищён антивирусом.
4. ЛВС защищена от внешних угроз брандмайором – Outpost Firewall
7, который установлен на сервере организации.
32
2.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
2.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
Любой сайт, в том числе и интернет-магазин, можно разработать,
используя следующие способы. Первый из них – разработка на основании
какой-либо из существующих систем управления контентом (CMS).
Достоинством этого способа является большая по сравнению с другим
способом скорость разработки и меньшая стоимость.
Также достоинствами использования CMS являются:
Снижение стоимости поддержки – обновление информации
производится самостоятельно, нет необходимости оплачивать труд
собственного или внешнего web-мастера. Снижение стоимости происходит
за счет снижения потерь времени на поиски документов, пресечения
дублирования и ошибок, увеличения скорости связи с партнерами и
клиентами.
Предоставление дополнительных сервисов пользователю –
часть сервисов – поиск, форумы, голосования и т.д., требуют
интерактивного взаимодействия с пользователем. Они уже реализованы в
рамках CMS.
Уменьшение сроков и стоимости разработки – наиболее
востребованная функциональность уже реализована в CMS и может быть
сразу использована[16].
Повышение качества разработки – при разработке полностью
или частично используются готовые модули, которые уже прошли
неоднократное тестирование.
33
Снижение стоимости дальнейших модификаций – CMS
позволяют разделить данные и их представление. Это позволяет гораздо
проще изменить внешний вид сайта, чем в случае со статическим сайтом.
Недостатками – наличие в любой CMS каких-либо ограничений,
которые либо невозможно устранить штатными средствами CMS либо
такие исправления слишком трудоемки. Другой способ – самостоятельная
разработка интернет-магазина. Данный способ трудоемок, дорог, но самым
его главным преимуществом является то, что разработанный сайт будет
отвечать требованиям заказчика сайта в полной мере.
Проанализируем существующий рынок системы управления
контентом для того, чтобы понять, возможно ли использование какой-либо
из них для разработки интернет-магазина .
Рассмотрим боле подробно те CMS, которые могут быть
использованы для создания интернет-магазинов.
Четверка лидеров среди платных CMS –систем по состоянию на
сентябрь 2019 года выглядит следующим образом[23]:
1С-Битрикс
NetCat
UMI.CMS
HostCMS
Рассмотрим кратко основные возможности данных систем
управления сайтами.
CMS-система Bitrix
CMS-система Bitrix [17] представлена в нескольких редакциях. Для
магазина предназначена версия, которая так и называется «1С-Битрикс:
Корпоративный портал». Ее стоимость – от 34000 рублей. Эта система
является наиболее функциональной из рассмотренных.
NetCat [18] – CMS-система с большим стажем, она имеет гибкую
структуру, легка в настройке и управлении. Нам интересна одна из
редакций данной системы - NetCat 3 Corporate - версия для корпоративного
34
сайта, как презентационного, так и представительского типа. Редакция
включает все необходимые модули и функционалы, используемые в
абсолютном большинстве корпоративных сайтов и корпоративных
порталов. Помимо стандартных функций ядра системы, в редакцию
включены модули сбора и обработки статистики, поиска по сайту,
интерфейс пользователя, управление подписками и рассылками.
Стоимость данной редакции – от 15200 рублей.
В UMI.CMS для создания и управления корпоративными порталами
предназначена редакция PRO Corporate (стоимость – 8990 руб.)[20]. В эту
редакцию уже включены модули управления веб-страницами, новостями,
форумом, файлами и рассылками.
HostCMS — коммерческая многосайтовая система управления
содержимым (CMS), разработанная российской компанией «Хостмэйк» и
являющаяся одной из старейших CMS на российском рынке[1].
Распространяется под проприетарной лицензией с открытым исходным
кодом [11].
Сравнение рассмотренных систем приведено в таблице 4 [15].
Таблица 4
Сравнение рассмотренных систем управления сайтом
(варианты для разработки интернет-магазина)
Система
Bitrix
HostCMS
NetCat
UMI.CMS
Стоимость
корпоративной версии,
руб
34000
29900
28900
29900
Интерфейс
администрирования
Web
Web
Web
Web
База данных
MySQL, MS
SQL, Oracle
MySQL
MySQL
MySQL,
files
Операционная система
Windows, UNIX
Windows,
UNIX
Windows,
UNIX
Windows,
UNIX
Веб-сервер
Apache, IIS
Apache
Apache
Apache,
IIS
Языки
программирования
PHP
PHP
PHP
PHP
Разграничение доступа
(распределение прав)
Да
Да
Да
Да
Пакетная закачка
Да
Да
Да
Да
35
Визуальный редактор
(WYSIWYG-редактор)
Да
Да
Да
Да
Веб-статистика
да
нет
да
да
Система
документооборота
да
Нет
Нет
да
Возможности для
работы с фотобанком
нет
нет
нет
нет
Регистрация различных
типов пользователей
нет
нет
нет
нет
Следовательно, необходимо создавать интернет-магазин
самостоятельно, путем полной разработки.
2.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Под стратегией автоматизации понимаются базовые принципы,
применяемые при автоматизации организации. В нее могут быть включены
следующие компоненты:
• Направления деятельности компании и порядок, в котором они
будут автоматизированы;
• Методики автоматизации: комплексная автоматизация,
хаотичная по направлениям, участкам;
• Утвержденная техническая политика – совокупность
внутренних стандартов, реализованных на предприятии;
• Ограничения: временные, финансовые и т.д.;
• Способы контроля изменений плана.
Автоматизация становится одним из способов достижения
стратегических бизнес - целей, и не является обычным процессом,
развивающимся по своим внутренним законам. В любой стратегии
автоматизации должна быть заложена стратегия бизнеса компании: ее
миссия, направления и модель бизнеса. Поэтому стратегия автоматизации
– это некий план, согласованный по срокам и целям со стратегией
компании.
Параметрами отбора стратегии автоматизации в компании
становится расширение и добавление новых возможностей системы после
36
его внедрения, рентабельность использования системы, ограничения
временных затрат. Именно поэтому рассмотрим возможность
использования одной из 3 стратегий автоматизации:
• Хаотичная автоматизации, предполагающая установку частей
ИС по мере доступности. Характеризуется как «заплатка». Является самым
худшим вариантом с точки зрения ощутимого эффекта. Не имеет
стратегического плана развития ИС. Разрабатывается зачастую для
решения сиюминутных задач;
• Автоматизация по участкам, определяющая процесс
автоматизации выбранных производственных или управленческих
подразделений, которые можно объединить по функциональному
признаку. Внедрение вязано с большой трудоемкостью, а для
качественной реализации стратегии необходимы стратегические и
оперативные планы. Подобный подход выбирается в случае, если
инвестиционные ресурсы ограничены и не потянут полную автоматизацию
компании, а реализованная автоматизация участка показывает неплохие
результаты;
• Автоматизации по направлениям, подразумевающая
автоматизацию отдельных групп, бизнес-процессов (направлений) -
изготовление, продажу, управление финансами.
Если мы меняем объект, то нужно менять и предметную область.
Выбор системы зачастую связан с видом услуг и составом затрат.
Реализовав систему, мы получаем “конструктор” АРМов.
Хаотичная стратегия не актуальна, так как использование ИС
рассматривается в долгосрочной перспективе, а также возможно
расширение и добавление технических возможностей системы.
Автоматизация по участкам включает автоматизацию некоторых отделов
компании. Метод автоматизации по направлениям самый подходящий,
37
поскольку в случае его использования будет реализована автоматизация
единого направления – учета взаимоотношейний с клиентами.
Стратегия автоматизации изначально должна соответствовать
задачам и стратегии бизнеса. В понятие стратегии обычно включаются
пути достижения этого соответствия.
В случае для предприятия подходит стратегия автоматизации «по
участкам», т.к. автоматизируется отдельное подразделение (участок) –
отдел по работе с клиентами.
При выбранной стратегии и методе решения задачи автоматизации
будет выглядеть следующим образом:
Обзор и выбор программного обеспечения, который включает
в себя выбор операционной системы, выбор СУБД, выбор приложений;
Выбор технического обеспечения, в том числе выбор
топологии ЛВС и выбор моделей ПК;
Практическая реализация, которая может включать в себя
реализацию базу данных, включая ее проектирование и создание, закупку
технических средств, реализацию ЛВС, установку программного
обеспечения.
Далее следуют этапы тестирования и внедрения системы [15].
Следовательно, процесс разработки и запуска информационной
системы на предприятии будет включать следующие этапы:
1. Анализ предъявляемых требований и изучение бизнес-
процессов предприятия;
2. Разработка технического задания;
3. Непосредственная разработка системы;
4. Документирование разработанной системы;
5. Тестирование;
6. Внедрение и эксплуатация системы.