26
в 2016 г. - 463301 единицы. Абсолютный прирост выходных потоков МЦ в
штучном эквиваленте на малом складе за анализируемый период составил
89552 единицы, а темп их роста составил 123,96 %. Ниже приведена таблица
недостачи на малом складе на конец 2016г.
Таблица 4
Недостачи на малом складе на конец 2016 г.
Товарная
группа
Остаток единиц на
конец 2016 г., ед.
Недостачи
по
документ
ам
фактиче
ски
в штучном
эквиваленте,
ед.
в рублевом
эквиваленте,
руб.
Группа
Корпуса
923
696
227
434000
А
Лента
чековая
12651,2
10996,4
1654,8
44600
Комплект
клавиатур
а мышь
3340
2859
481
28360
Картридж
10034
9203
831
14430
А
Ноутбук
778
674
104
10400
Картридер
ы
350
254
96
8600
В
Крепления
для
телевизор
а
306
257
49
8200
Проходник
RJ-45
7016
6106
910
7400
Планшет
766
684
82
7200
Веб-
камера
1232
1017
215
5450
Концентра
тор
566
496
70
4500
Акустическ
ая система
155
132
23
2100
С
Флэш
драйв
24254
20838
3416
1540
Скобы
132
124
8
1400
Блок
питания
84
71
13
1300
Аккумулят
ор ААА 100
Аh
91
41
50
950
Диск
2070
1781
289
860
Стяжка
133
125
8
800
Комплект
клавиатур
а мышь
1826
1427
399
750
Коннектор
RJ-11
2489,032
2237,6
251,432
655
мышь
156
138
18
360
27
Продолжение таблицы 4
Колпачки
RJ-45
593,4
514,4
79
70
Программн
ое
обеспечен
ие
243
221
22
65
Карта
памяти
84
68
16
40
Процессор
729
690
39
20
Итого
71548,632
62209,4
9339,232
587530
---
Проводя анализ представленной таблицы, можно отметить, что на конец
2016 г. на складе мелких комплектующих материалов в соответствии с
документами должно было остаться 71548,632 единицы сырья и материалов.
Фактически на данном складе на ту же дату насчитывалось 62209,4 единиц
мелких комплектующих материалов. Следовательно, за 2016 г. с данного
склада пропало около 9,5 тыс. единиц различных комплектующих и материалов
(если быть точнее, то 9339,232 единицы). Приведенное значение отклонений
(недостач) материалов составляет 1,71 % от общего количества принятых на
хранение материалов в том же 2015 г. Как свидетельствуют приведенные
данные, хищения происходили практически по всем позициям хранимых на
данном складе материалов, исключение составляют лишь некоторые позиции.
По подсчетам бухгалтерии, данное количество недостающих материалов
принесло анализируемой фирме значительные убытки, которые составляют
587530 руб. (в закупочных ценах). В таблице также приведены данные, по
которым недостачи разделены на три группы (группа А, В и С) в соответствии с
их долей в общем количестве недостач в рублевом эквиваленте. Следовательно,
группа А (пять товарных групп) принадлежат наиболее тщательному контролю
за их отпуском и расходованием. Проанализировав входные и выходные потоки
МЦ на малом складе можно констатировать в основном негативные
характеристики в работе данного склада. Во-первых, это значительное
опережение темпов поступающих на хранение материалов по сравнению с
отпускаемыми со склада, что ведет к фактическому нерациональному
использованию имеющихся денежных средств, в следствии того, что
28
имеющиеся у предприятия денежные средства идут не на развитие бизнеса, а на
то, что деньги просто-напросто из года в год «накапливаются» и «пылятся» на
стеллажах малого склада. Во-вторых, анализ данного раздела работы показал
фактические недостачи материалов, сырья, комплектующих за прошедший
2016 г., то есть убытки в результате произошедших краж, хищений, которые
стали следствием неграмотной и нерациональной организации работы самого
склада, организации труда его работников, неиспользованию современных
технологий. Технологический процесс на малом складе представляет собой
следующую последовательность операций:
1) приемка материалов по количеству;
2) размещение материалов на хранение;
3) отборка материалов из мест хранения в соответствии с заказом;
4) выдача отобранных материалов заказчику.
Необходимо отметить, что на малый склад фирмы материалы поступают
не от поставщиков, а с основного склада, на котором хранятся укрупненные
единицы мелких деталей. В случае, когда на малом складе заканчиваются те
или иные детали, заведующий складом составляет заявку на основной склад на
поставку товара в необходимом количестве. Когда основной склад
удовлетворяет этот запрос, заведующий малым складом осуществляет проверку
количества поступивших материалов по сделанному заказу. Следует отметить,
что приемка по качеству не осуществляется вообще, либо осуществляется, но
очень редко. Приемка по количеству осуществляется самым элементарным
способом - путем сплошного подсчета и сверки полученного количества
материалов со сделанным заказом. Если расхождений не произошло, то
материалы ставятся «на приход» в специальном «Журнале учета поступающих
материалов» с указанием даты приемки, наименования и количества
поступивших материалов. На следующем этапе осуществляется размещение
материалов на хранение, в котором принимают участие как заведующий
складом, так и кладовщик. Материалы на малом складе хранятся в ячейках
каркасных стеллажей. Поскольку на данном складе хранятся различные мелкие
29
детали, то заведующий складом выбрал следующую «стратегию» размещения
материалов на хранение - их укладывают там, где есть во время поступления
материалов свободные места. Заведующий малым складом объясняет это тем,
что он такими действиями якобы значительно сокращает время на размещение
материалов на хранение. Отборка материалов по представленным заказам
осуществляется в первой половине каждого рабочего дня. Сборщики, оценив
какие материалы и комплектующие им нужны, идут на малый склад за их
получением. По представленным заказам, которые, кстати, сборщики
предъявляют в устной форме, кладовщик отбирает необходимые детали. Так
как отборка осуществляется для небольшого количества материалов, имеющих,
в основном, небольшие размеры, то она происходит полностью в ручную.
Поскольку одни и те же материалы хранятся в нескольких, совершенно разных
местах, то это затрудняет работу и увеличивает время кладовщика на процесс
отборки. В зоне отпуска (зоне экспедиции) заведующий складом еще раз
проверяет и пересчитывает отобранные комплектующие и детали, затем в
специальном «Журнале учета отпуска материалов» ставит «на расход»
отпущенные материалы с указанием их наименования, количества. После этого
сборщики самостоятельно доставляют их в цеха и производственные участки.
Таким образом, в качестве заключения по данному разделу работы
необходимо отметить, что на определенных этапах работы анализируемого
склада прерывается информационный поток. Следовательно, возникает
серьезный риск проявления недобросовестности работников, появляется риск
воровства МЦ с данного склада.
1.3. Aнaлиз существующих рaзрaботок и выбор стрaтегии aвтомaтизaции
«как должно быть»
1.3.1. Aнaлиз существующих рaзрaботок для aвтомaтизaции зaдaчи
На сегодняшний момент на рынке ПО существует масса всевозможных
как зарубежных, так и Российских предложений и продуктов по автоматизации
работы складов, включающих в себя как классическая 1С, а также
дополнительный функционал. ИС могут быть классифицированы по разным
30
признакам. По типу хранимых данных ИС делятся на фактографические и
документальные, более детально представлена на рисунке 2.
Фактографические системы предназначены для хранения и обработки
структурированных данных в виде чисел и текстов
2
. Наша система относится к
фактографической потому, что основу информации будут составлять цифры и в
итоге будем получать отчётность.
Информационные системы также классифицируются:
-по функциональному назначению: производственные, коммерческие,
финансовые, маркетинговые и др.;
-по объектам управления: информационные системы
автоматизированного проектирования, управления технологическими
процессами, управления предприятием (офисом, фирмой, корпорацией,
организацией) и т. п.;
-по характеру использования результатной информации:
информационно-поисковые, предназначенные для сбора, хранения и выдачи
информации по запросу пользователя; информационно-советующие,
предлагающие пользователю определенные рекомендации для принятия
решений (системы поддержки принятия решений); информационно-
управляющие, результатная информация которых непосредственно участвует в
формировании управляющих воздействий.
2
М.Н. Головчинер, методические указания- Проектирование информационных систем, метод. указ. к
подготовке к гос. экзамену/Томск, 2009-109стр.
31
Рисунок 2. Типы хранимых данных информационных систем
Структуру информационных систем составляет совокупность отдельных
ее частей, называемых подсистемами. Функциональные подсистемы реализуют
и поддерживают модели, методы и алгоритмы получения управляющей
информации. Состав функциональных подсистем весьма разнообразен и
зависит от предметной области использования информационной системы,
специфики хозяйственной деятельности объекта, управления.
Организационные подсистемы по существу относятся также к обеспечивающим
подсистемам, но направлены в первую очередь на обеспечение эффективной
работы персонала, и поэтому они могут быть выделены отдельно. К ним
относятся:
1. Кадровое обеспечение - состав специалистов, участвующих в
создании и работе системы, штатное расписание и функциональные
обязанности;
2. Эргономическое обеспечение - совокупность методов и средств,
используемых при разработке и функционировании информационной системы,
32
создающих оптимальные условия для деятельности персонала, для
быстрейшего освоения системы;
3. Правовое обеспечение - совокупность правовых норм,
регламентирующих создание и функционирование информационной системы,
порядок получения, преобразования и использования информации;
4. Организационное обеспечение - комплекс решений,
регламентирующих процессы создания и функционирования как системы в
целом, так и ее персонала.
Автоматизированные ИС предполагают участие в процессе обработки
информации и человека, и технических средств, причем главная роль в
выполнении рутинных операций обработки данных отводится компьютеру.
Именно этот класс систем соответствует современному представлению понятия
"информационная систем». В зависимости от сферы применения различают
следующие классы ИС: интегрированные (корпоративные) ИC, ИС
автоматизированного проектирования (САПР), ИС управления
технологическими процессами (ТП). Информационные системы
организационного управления - предназначены для автоматизации функций
управленческого персонала, как промышленных предприятий, так и
непромышленных объектов (гостиниц, банков, магазинов и пр.). Основными
функциями подобных систем являются: оперативный контроль и
регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное
планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом, снабжением и другие
экономические и организационные задачи. Используемая нами ИС будет
являться именно организационного управления, так как мы управляем учётом и
анализом заявок, поступающих в службу технической поддержки. Существует
классификация ИС в зависимости от уровня управления, на котором система
используется: ИС оперативного, ИС специалистов, ИС уровня менеджмента.
ИС специалистов - поддерживают работу с данными и знаниями, повышают
продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков.
Задача подобных информационных систем - интеграция новых сведений в
33
организацию и помощь в обработке бумажных документов. Используемая нами
система, будет ИС специалистов, так как мы поддерживаем работу
пользователей, а также инфраструктуру сетей и серверов компании.
Сотрудникам компании необходимо знать следующую информации:
1. Информация о клиентах- название организации, контактный телефон,
юридический адрес, ФИО руководителя, номер счета.
2. Информация о заявках- дата подачи, дата поставки товара, оплата,
исполнителя заявки, наименование продукции, количество, стоимость.
3. Информация о производителях- название организации, контактный
телефон, юридический адрес, ФИО руководителя, номер счета.
4. Информация о продукции- наименование товара, производитель,
стоимость, в наличии ед., требуется ед.
5. Информация о складских операциях- дата операции, наименование
товара, количество, тип операции.
Описание входной и выходной информации системы.
Входной информацией является: форма добавления записи в справочник
«Производитель»; «Товары»; «Клиенты»; «Операции»; «Заявки».
Выходной информацией является: отчет о продажах и отчет о нехватке
товара на складе.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обосновaние проектных решений по прогрaммному обеспечению
Программа «1С: Торговля и Склад» предназначена для учета любых
видов торговых операций. Программа способна выполнять все функции учета -
от ведения справочников и ввода первичных документов до получения
различных ведомостей и аналитических отчетов.
Программа позволяет:
• Автоматизировать учет в оптовой и розничной торговле;
• Вести учет складских операций;
• Формировать все необходимые первичные документы, в том числе
34
счета-фактуры, книги продаж и покупок, вести учет импортных товаров в
разрезе ГТД;
• Вести взаимосвязанный учет заявок покупателей и заказов
поставщикам с возможностью резервирования на момент планируемой
отгрузки с учетом ожидаемых поступлений;
• Отслеживать состояние взаиморасчетов с контрагентами;
• Вести взаиморасчеты с иностранными поставщиками, учитывать
таможенные пошлины и сборы;
• Вести учет денежных средств, товарных кредитов и товаров на
реализации;
• Получать разнообразную отчетную и аналитическую информацию о
движении товаров и денег.
Благодаря гибкости и настраиваемости, программа может
адаптироваться к особенностям торгового и складского учета конкретной
организации.
"1С: Торговля и cклад" представляет собой компоненту "Оперативный
учет" системы "1С: Предприятие" с типовой конфигурацией для автоматизации
складского учета и торговли.
Компонента "Оперативный учет" предназначена для учета наличия и
движения материальных и денежных средств. Она может использоваться как
автономно, так и совместно с другими компонентами "1С: Предприятия".
"1С: Торговля и склад" предназначена для учета любых видов торговых
операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, система способна выполнять
все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов
до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.
Автоматизация любых торговых и складских операций
"1С: Торговля и склад" автоматизирует работу на всех этапах
деятельности предприятия.
Типовая конфигурация позволяет:
вести раздельный управленческий и финансовый учет;
35
вести учет от имени нескольких юридических лиц;
вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора
метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);
вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на
реализацию;
оформлять закупку и продажу товаров;
производить автоматическое начальное заполнение документов на
основе ранее введенных данных;
вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками,
детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;
формировать необходимые первичные документы;
оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и
книгу покупок, вести количественный учет в разрезе номеров ГТД;
выполнять резервирование товаров и контроль оплаты;
вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе;
вести учет товарных кредитов и контроль их погашения;
вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату.
В "1С: Торговля и склад" вы можете:
задать для каждого товара необходимое количество цен разного типа,
хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно
изменять уровень цен;
работать со взаимосвязанными документами;
выполнять автоматический расчет цен списания товаров;
быстро вносить изменения с помощью групповых обработок
справочников и документов;
вести учет товаров в различных единицах измерения, а денежных
средств - в различных валютах;
автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С:
Бухгалтерии.
Основное назначение средств работы с распределенными