62
перечень документов с указанием срока действия, по истечению которого
документы подлежат архивированию или уничтожению. Процедуры хранения
документации обеспечивают доступ к самой актуальной документации
Программы.
Любое существенное изменение документа должно регистрироваться в
соответствующем списке изменений в составе документа через запрос на
изменения. Для идентификации и регистрации запросов разработан реестр
запросов на изменения. Этот реестр разработан через представления на
SharePoint.
3.1.5 Процесс 5. Коммуникации и Отчетность
Структура отчетности отражает, что PMO Программы отвечают за
составление отчетов с содержанием, адресованным конкретной аудитории.
Все задачи и работы Программы и проекта должны быть измеримы в
недельном отрезке. Ежедневные активности контролируются руководителями
направлений самостоятельно. В Программе определены три периода
отчетности – ежеквартальные, ежемесячные, еженедельные отчеты.
63
Рисунок 24-Пример еженедельного статусного отчета проекта
При формировании еженедельных отчетов PMO ПК могут
руководствоваться инструментами управления проектами.
Для ежемесячного отчета, отчетный период завершается в последний
календарный день отчетного месяца.
На рисунке 24 изображен пример автоматически сформированного
еженедельного отчета.
Ежемесячная отчётность является продуктом совместных усилий PMO
Портфельных компаний, Руководства Программы трансформации и PMO
Центральной команды по трансформации
Содержание ежемесячного отчета о текущем состоянии работ,
представляет собой текущее состояние работ за прошедший календарный
месяц.
Высокоуровневая визуализация Дорожной карты по месяцам в горизонте
текущего года, но не менее чем на три месяца вперед со статусами исполнения
Контрольных точек Дорожной карты:
1. общий статус Программы трансформации.
2. открытые вопросы, требующие внимания Руководителей Программы.
64
3. статус реализации Ключевых мероприятий и конечных результатов
Программы.
Процесс 3. Управление ресурсами
Управление ресурсами в рамках программы и проекта позволяет:
1. планировать потребность и обеспечение необходимыми ресурсами.
2. отслеживать количество работы, выполняемой людьми и оборудованием, а
также количество материалов, расходуемых для выполнения задач.
3. гарантировать более высокую степень учета и понимания плана программы
и проекта.
4. повысить точность расчета деталей графика программы и проекта.
Целью данного процесса является обеспечение доступности
соответствующих трудовых ресурсов программы в соответствующее время.
На рисунке 25 показан пример проверки назначений ресурсов из Центра
проектов.
Рисунок 25-Трудозатраты назначения по ресурсам
65
Управление ресурсами состоит из следующих процессов:
1. планирование.
2. мобилизация.
3. адаптация.
4. мониторинг и контроль изменений.
5. учет и контроль рабочего времени.
6. вывод ресурсов.
3.2 Разработка программных средств
В каждом процессе управления Программой указаны инструменты их
реализации, а также некоторые результаты, которые можно автоматизировать.
Согласно требований процесса Управление документацией, для обеспечения
эффективной работы команды Программы предполагается использование
следующих инструментов:
1. инструмент для разработки планов проекта, распределения ресурсов по
задачам, отслеживания прогресса и анализа объёмов работ, коммуникаций
планов Программы для команды. Центр проектов и опубликованные планы
работ (базовые планы).
2. инструмент для управления электронным документооборотом: хранилище
документации/контента, управление обеспечением качества, электронного
архива. Сайт для хранения документов и результатов.
3. комплекс средств анализа и мониторинга проектной деятельности филиала,
управлением пользовательскими разработками. Представления, формы, списки
и шаблоны на сайтах.
4. система, предназначенная для решения задач управления изменениями.
Реестр регистраций и хранения запросов на изменения.
На рисунке 26 изображен контент и структура созданного сайта PWA.
66
Рисунок 26-Контент и структура сайта PWA
На рисунке 27 показано на какие страницы сайты можем перейти с панели
быстрого доступа на Главной странице сайта.
67
Рисунок 27-Настройка панели быстрого доступа
3.2.1 Управление проектами в Project Web App
Управление проектами в Project Web App (PWA) — это основная
обязанность руководителя проектов. Процедуры, выполняемые при управлении
проектами в PWA, включает следующие задачи:
создание, просмотр, изменение плана, возврат проекта.
настройка разрешений для проекта.
редактирование настраиваемых полей.
экспорт данных Центра проектов в Microsoft Excel.
Все опубликованные проекты располагаются в Центре проектов как
показано на рисунке 28.
68
Рисунок 28 - Центр проектов
Для Центра проектов разработаны корпоративные шаблоны, показанные
на рисунке 29.
Рисунок 29-Типы корпоративных шаблонов
Центр проектов позволяет просматривать сводные сведения о плане
проекта и изменять соответствующие данные. Отображаемая информация
сведений проекта зависит от вида выбранных представлений. В связи с этим
были разработаны различные виды представлений. На рисунке 30 отображен
созданный вид представления «Сводка задач ЦТБ».
69
Рисунок 30- Представление Сводка задач ЦТБ
3.2.2 Управление изменениями Project Web App
Запрос на изменение оформляется Заявителем согласно шаблону. Шаблон
запроса на изменение содержит описание запроса на изменение, цель, причины,
тип запроса на изменение, потенциальное решение запроса на изменение, а
также возможное влияние на ход реализации Программы трансформации (сдвиг
сроков Дорожной карты Программы трансформации, увеличение бюджета и
тд). Запросы должны быть четкими и ясными, не содержать более одного
изменения, иначе запрос может быть отклонен. После Заявитель направляет
данный запрос на изменение в ПМО Портфельной компании. Сотрудники
проектного офиса в течение двух суток проверяют на корректность заполнения
и Процесс контроля за изменениями состоит из двух крупных логических
70
этапов Управление запросами на изменения и Контроль за внесением
изменений. Первый этап обеспечивает корректное и своевременное
согласование изменений, второй – корректное внесение изменений.
Запросы на изменения регистрируют в системе управления изменениями
и управления конфигурацией MS SharePoint. Система MS Sharepoint
присваивает ID запроса согласно порядковому номеру запроса. Данный
порядковый номер указывается в Запросе на изменение. На рисунке 31
изображено представление «Запросы на изменения по портфелю»
Рисунок 31 – Представление «Запросы на изменения по портфелю»
На рисунке 32 показаны списки и столбцы представления. Данное
представление сохранено в качестве шаблона для подобных функциональных
представлений.
71
Рисунок 32 – Параметры представления «Запросы на изменения по портфелю»
3.2.2 Управление ресурсами в Project Web App
На нашем сайте PWA классический метод проверки подлинности
пользователей Windows. При использовании классической проверки
подлинности все проверяемые учетные записи должны располагаться в Active
Directory (AD) компании. Для чего в AD создана специально группа
ProjectOffice. Все учетные записи этой группы синхронизируются на сайтах
SharePoint из AD.
В созданном центре ресурсов на рисунке 41 можно выполнять следующие
действия:
изменять информацию о ресурсах. Некоторые атрибуты ресурсов, такие как
параметры календаря, можно изменить только с помощью Project
профессиональный.
просматривать и анализировать информацию о ресурсах, например
сведения о доступности ресурсов и их выделении в проектах.
анализировать производительность проектов за счет экспорта данных в Excel.