52
Рисунок 21- Настройка служб (сервисов)
В Project Server встроено веб-приложение центра бизнес-аналитики
SharePoint Server, которое предоставляет центральную точку для размещения
отчетов, панелей мониторинга и подключений отчетов, которые создаются
автоматически или настраиваются вручную для обеспечения доступа к данным
отчетов Project Server пользователям. В центре бизнес-аналитики может
размещаться контент, созданный с помощью служб Excel, служб Visio Services,
PerformancePoint Services, PowerPivot и служб отчетов SQL Server.
Служба Secure Store это служба безопасного хранения данных. В
SharePoint Server служба безопасного хранения позволяет пользователям
получать доступ ко многим системным ресурсам, указывая учетные данные для
проверки подлинности всего один раз. SharePoint Server внедряет проверку
подлинности службы безопасного хранения, добавляя службу Windows и
безопасную базу учетных данных.
В разделе «Управление приложениями» веб-сайта Центра
администрирования SharePoint выбираем «Управление приложениями-
53
службами» и создаем «Служба Secure Store» и создаем конечное приложение
ProjectServerApplication как показано на рисунке 22.
Рисунок 22 - Создание службы Secure Store
Это приложение добавляется в Пул приложений и отображается в IIS. В
службе необходимо настроить ключ безопасности с паролем. Теперь все
изменения службы безопасности можно непосредственно в этом приложении.
Без настройки учетной записи и ключей в этой службе мы не сможем работать
с определенным пулом приложений.
54
2.5 ВЫВОДЫ
Принятое решение в первой главе разработать систему автоматизации
управления проектами SharePoint/Project серверов, центра проектов PWA сайта,
необходимо теперь реализовать и адаптировать к существующей ИТ
инфраструктуре компании.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить шаги:
1. исследование существующей ИТ системы
2. определение физических мощностей и ПО
3. определение топологии и архитектуры системы
4. инсталляция ПО и настройка серверов
В результате мы получили интегрированную систему на базе SQL,
SharePoint, IIS, Project серверов. Развернули и настроили:
1. базы данных сервера SQL в качестве платформы и хранилища
2. фермы, приложения, сайты, службы SharePoint
3. семейство сайтов Project Web App
Все эти задачи были выполнены и показаны во второй главе. Существует
много материалов и ресурсов, с подробным описанием установки и настройки
серверов.
Главный сайт для совместной работы с Центром проектов и
документации http://project2013/pwa создан. Теперь необходимо расширить его
функционал под нужды трансформации, согласно процессам проектной
деятельности и кастомизировать.
Заключительный этап разработки и оценки эффективности методов
автоматизации проектной деятельности с применением IT-технологий будет
описан в третьей главе.
55
ГЛАВА 3 РАЗРАБОТКА КОРПОРАТИВНОГО САЙТА УПРАВЛЕНИЯ
ПРОЕКТАМИ
3.1 Какие процессы и объекты будут подвержены автоматизации?
Управление проектом осуществляется через процессы с применением
понятий и компетенций, изложенных в стандарте ISO 21500. Процесс
представляет собой совокупность взаимосвязанных действий.
В методологиях программы трансформации содержатся описания работ,
подходы к управлению программой, шаблоны и инструкции необходимые для
реализации программы табл.4.
Таблица 4
Перечень процессов
№
Процессы
Ресурс/источники
1
Планирование и мониторинг
Базовые и детальные планы
2
Управление рисками и проблемами
Реестр рисков
3
Контроль изменений
Реестр изменений
4
Управление документацией
Сайт документооборот
5
Управление отчетностью
Базовые и детальные планы
6
Управление ресурсами
Ресурсный план
7
Управление выгодами.
Бюджет проектов
8
Управление качеством
Базовые планы, матрица контроля
качества, результаты
3.1.1 Процесс 1. Планирование и мониторинг
Структура управления планами в Программе отражает, что PMO
обеспечивают разработку и управление планов работ, как на уровне
Программы, так и на уровне дальнейших проектов реализации. Основным
документом планирования Программы является дорожная карта.
Дорожная карта – годовой план ключевых результатов портфеля
проектов. Дорожная карта одобряется Советом по модернизации ПК,
Правлением ПК и утверждается Решением Совета Директоров ПК.
Обязательными приложениями к Дорожной карте являются:
56
1. портфель проектов, в котором отражаются полное описание по проектам
(сроки начала и завершения проекта, организационный периметр, качественные
и количественные выгоды, физические результаты – контрольные точки).
2. контрольный лист ключевых результатов Дорожной карты, отображающий
формы завершения контрольных точек, реализации проектов Портфеля
проектов.
Также, совместно с Дорожной картой формируется трекер выгод и затрат
Программы Трансформации Компании.
Горизонт планирования портфеля проектов и трекера выгод и затрат - 5
лет. Ежегодно портфель проектов пересматривается, и при необходимости
обновляется.
Утвержденные документы Программы трансформации (Дорожная карта,
Контрольный лист, Портфель проектов, трекер выгод) хранятся в
разработанном сайте Документооборот ЦТБ.
На следующих уровнях детализации процесса планирования, компания
должна руководствоваться инструментами управления проектами и
планировать проекты, активности и работы.
В соответствии с процедурой предполагается выполнение 5 шагов
планирования проектных работ. В качестве вводных данных используются
составляющие части:
1. актуализация методологии: Центральная команда по трансформации (СТТ)
создает и поддерживает в актуальном состоянии все необходимые
составляющие Методологии трансформации: Типовой устав (содержащий
объем проекта, сроки реализации проекта, структурную декомпозицию работ,
описание ролей и ответственности в управлении проектов), Типовой базовый
план проекта, Типовую матрицу контроля качества, Типовой план реализации
выгод проекта, Типовой ресурсный план проекта, Типовой отчет о завершении
фазы, проекта.
57
2. ознакомление с методологией: проектная команда просматривает и
принимает типовую структуру работ, проектную документацию в работу.
3. локализация планов работ: Команда готовит локализованные версии устава
проекта, базового плана проекта, матрицу контроля качества, плана реализации
выгод проекта, ресурсного плана проекта учетом специфики проекта. Для этого
необходимо детализировать иерархическую структуру работ. Каждый
результат из списка должен быть сопоставлен или связан с пакетом работ в
структуре и отражен в Матрице контроля качества. Детальную структуру работ
с результатами далее необходимо преобразовать в сетевую диаграмму с
указанием последовательности работ. Рекомендуемая детальная структура
работ WBS изображена на рисунке 23. Последним шагом является определение
длительности каждого пакета работ и ресурсов для исполнения. После внесения
всех деталей в базовый план проекта, его необходимо обсудить с владельцами
результатов, согласовать и зафиксировать целевые даты, и утвердить на
Управляющем комитете проекта под председательством спонсора проекта.
4. исполнение и контроль плана: После утверждения и публикации документов,
проектная команда приступает к исполнению плана и контролю как проектных
работ, так и результатов. Перед публикацией проектных работ все даты
завершения результатов утверждаются Управляющим комитетом и проектный
план становится базовым проектным планом. Любые изменения в базовый план
производятся только через процедуру контроля изменений.
5. ежедневное планирование направлений: Утвержденные пакеты работ
ответственный руководитель проекта/направления планируют на свое
усмотрение в рамках своей компетенции и в рамках ресурсов своего
проекта/направления в рамках сроков пакета работ/результатов Базового плана
проекта. Решения по изменениям в заданных рамках принимает руководитель
проекта/направления.
58
Рисунок 23- Иерархическая структура работ проекта
Управление проектом
0. Запуск проекта
Определение
целей и
объема
проекта
Определение
выгод проекта
Утверждение
Устава проекта
Подготовка и
планирование
Подготовка
базового плана
проекта
Утверждение
бюджета
проекта
Подготовка
матрицы
контроля
качества
Формировани
е и обучение
проектной
команды
Мобилизация
внутренней
команды
Привлечение
поставщика/-
ов
Завершение
фазы запуска
проекта
1.
Концептуальное
проектирование
Детализация
целевых
бизнес-
процессов
Определение
соответсвия
текущих
процессов
целевым
моделям
Описание
дизайна
решений
Определение
дополнительны
х требований
Подготовка
концепции и
плана
тестирования
Завершение
фазы
концептуальног
о
проектирования
2. Реализация
Настройка и
доработка
решения
Тестирование
решения
Планирование и
подготовка
обучения
конечных
пользователей
Планировани
е запуска
изменений
Подготовка
концепции и
плана
изменений и
мониторинга
критичных
бизнес-
процессов
Завершение
фазы
реализации
3. Подготовка и
запуск процессов
Подготовка
бизнеса к
продуктивному
старту
Подготовка
системы к
началу
продуктивной
эксплуатации
Завершение
фазы
подготовки и
запуска
процессов
4. Мониторинг и
поддержка
Контроль
результатов
выполнения
бизнес-
процессов в
системе и
устранение
замечаний
Мониторинг
использования
улучшения
Оценка
стабильности
процесса и
поддержки
участников
Контроль
продуктивног
о ландшафта
Передача
системы в
службу
технической
поддержки
Завершение
проекта
59
Проектные команды руководствуется в работе утвержденными
документами: устав, базовый план проекта, матрица контроля качества, план
реализации выгод, ресурсный план.
Документы на уровне Программы и проектных команд по мере
реализации проектов изменяются и актуализируются. Актуализация
документов происходит после утверждения запросов на изменения. Все
запросы на изменения регистрируются на сайте и им автоматически
присваиваются номера.
3.1.2 Процесс 2. Управление рисками и проблемами
Управление рисками – это процесс идентификации, оценки и снижения
или контроля неопределенностей, которые могут привести к задержкам в
графике, превышению затрат, к проблемам с производительностью,
неблагоприятным воздействиям на окружающую среду и другим
нежелательным последствиям.
Управление рисками включает в себя следующие процессы:
1. планирование Управления Рисками
2. идентификация Рисков
3. качественный Анализ рисков
4. количественный Анализ Рисков
5. планирование Реагирования на Риски
6. контроль над Рисками
В качестве инструмента процесса используется функциональность
«списки» на портале, построенном на основе технологий MS SharePoint.
Централизованный портал должен быть интегрирован с порталом проектов MS
Project Server. На портале размещен Реестр Рисков и Проблем. Также локально
руководитель проекта ведет Реестр рисков и проблем, содержащий риск,
60
описание риска, статус, владельца риска, на кого воздействует данный риск,
план реагирования на риск.
3.1.3 Процесс 3. Контроль изменений
Для обеспечения эффективного контроля за содержанием работ
Программы должны быть определены формальные процедуры управления
изменениями. Целью процесса контроля за внесением изменений является
сохранение целостности, масштабируемости и безошибочность исполнения
Программы и разрабатываемого бизнес решения.
В Программе определены следующие типы проектных изменений:
Изменение сроков работ – изменение сроков в Базовом проектном
Плане;
Изменение трудозатрат – изменение существующего уровня
трудозатрат выделенных работников;
Изменение объема работ – изменение в составе и содержании работ по
методологии трансформации, в функциональном охвате и периметре
трансформации.
После принятия решения о необходимости внесения изменений ПМО
Портфельной компании/Руководитель проекта вносит изменения во все виды
планов в зависимости от типа запроса. (Базовый план проекта, Ресурсный план,
Матрица КК, План управления рисками, Бюджет Программы и т.д.). В случае
если внесение изменений потребует более длительное время исполнения,
задачи по обновлению необходимо внести в детальные планы работ
исполнителей.
Все изменения необходимо выполнить в срок, указанный в запросе на
изменение.
61
3.1.4 Процесс4. Управление документацией
Структура управления документацией PMO обеспечивает разработку и
управление документацией на уровне Программы и проектов. В Программе
определены следующие виды документации:
• документы Программы трансформации Фонда
• документы Программы трансформации ПК
• документы проекта
Как набор документов, разработанных в результате Программы
трансформации/проекта согласно Матрице контроля качества. Ответственным
за организацию управления документацией является PMO.
Управление документацией в рамках Программы представляет собой
набор правил и процедур, направленных на эффективное создание,
отслеживание и хранение электронных документов и/или изображений
документов. Система управления документацией должна быть представлена в
виде безопасного и централизованного репозитария как для рабочих, так и для
завершенных результатов / документов Программы.
В соответствии с требованиями процесса управления документацией
необходимо регламентировать порядок сбора и консолидации документов. Для
этого необходимо определить структуру хранения для каждого типа
документов. Регистрация документов обеспечивает присвоение документам и
результатам уникальных идентификаторов и номеров. Все документы
Программы должны быть классифицированы путем присвоения
классификаторов, которые могут быть разработаны на основе наименований
направлений Программы, перечня результатов Программы, типов проектов
трансформации и т.д. С целью сохранения документов, которые представляют
собой интеллектуальную собственность, должны быть определены требования
к безопасности и ограниченному доступу к документам, например, «для
служебного пользования», «конфиденциально», и т.д. Необходимо определить