22
информационных систем для упрощения вычислений и получения отчетных
документов.
23
ГЛАВА 2. ХАРАКТЕРИСТИКА КОМПАНИИ И
ОБОСНОВАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ РАЗРАБОТКИ
СИСТЕМЫ ПЛАНИРОВАНИЯ
2.1 Краткая характеристика компании
Исследуем отдел продаж ООО «Розничные магазины».
Организационная структура отдела продаж приведена на рисунке 1.
Начальник отдела
продаж
Менеджер по продажам
Менеджер по продажам
Отдел продаж
Рисунок 1 - Организационная структура отдела продаж
Основной должностью в данном отделе является должность менеджера
по продажам.
Менеджер по продажам выполняет следующие функции:
• Организация и контроль продаж товаров и услуг ООО
«Розничные магазины»;
• Поиск новых потенциальных клиентов;
24
• Первоначальная работа с новым клиентом с последующей
передачей его другому ведущему менеджеру в зависимости от
территориального местонахождения клиента;
• Проведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах
компании;
• Быстрое реагирование на обращение клиента, доведение всей
информации до ведущего менеджера или руководителя отдела продаж;
• Уточнение потребностей клиента к услугах;
• Проведение мотивационных программ для клиента для
стимулирования сбыта.
Аналитическая работа и планирование:
• Разработка ежемесячного плана продаж;
• Анализ статистической информации по продажам;
• Предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с
требованиями компании.
Обеспечение продаж:
• Обработка и прием заказов о клиентов, заполнение необходимой
документации, связанных с отгрузкой товаров для покупателей,
закрепленных как за самим менеджером, так и для тех клиентов, которые
относятся к другим ведущим менеджерам, находящимся вне офиса;
• Информационная поддержка всех клиентов;
• Информирование клиентов о проходящих акциях, распродажах,
изменении условий или стоимости товаров, поступлению товаров на склад;
• Финальные согласования с клиентом условий по ценам, срокам, и
способам доставки продукции;
• Активное участие в создании новых проектов для отдела продаж;
• Прямое взаимодействие с другими отделами для увеличения
эффективности продаж;
• Участие в совещаниях и собраниях;
25
• Ведение рабочей отчетности и документации;
• Поддержание актуальности информации о клиентах и всех
заказах в системе.
Рассмотрим более подробно, как осуществляется работа с клиентами, в
том числе учет продаж и оказанных услуг. Схема с использованием
методологии IDEF, характеризующая процессы работы с клиентами
компании, приведена на рисунке 2.
Рисунок 2 - Схема процесса учета продаж
Декомпозиция данного процесса представлена на рисунке 3.
26
Рисунок 3 - Декомпозиция процесса учета продаж товаров и услуг
При начальном обращении клиента, менеджеры отражают его данные,
а также определяют, какие товары и услуги и в каком количестве
необходимы, и по итогу формируют коммерческое предложение, которое и
отправляется клиенту.
На представленной диаграмме отображены основные моменты,
связанные с вопросами учета продаж товаров и услуг на предприятии, что
позволяет отследить основные этапы данного процесса.
Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 4.
27
Рисунок 4 - Декомпозиция процесса учета и обработки заявок клиента
Бизнес-процесс, связанный с учетом и обработкой заявок клиентов
включает в себя учет данных клиентов предприятия, а также получение
сведений по необходимым товарам и услугам, а на заключительном этапе
производится формулировка коммерческого предложения, которое
впоследствии направляется клиенту.
Если клиента устраивает полученное предложение, менеджер
подбирает шаблон договора для необходимой услуги, а затем уже в шаблон
переносятся данные клиента и суммарный объем услуг. Далее в рамках
заполненного договора и данных о всех работах менеджер выполняет расчет
стоимости услуг исходя из договора.
Характеристика процесса представлена на рисунке 5.
28
Рисунок 5 - Характеристика процесса заключения и исполнения договора
По факту завершения договора менеджер отслеживает реализацию
оговоренных услуги и высылает счет за них. Если договор составлен на
реализацию разовых услуг, то счет приходит по факту их выполнения, если
необходимо выполнить комплексное обслуживание, то утверждается график
платежей, исходя из которого менеджер формирует счета на оплату. Они
составляются методом заполнения шаблона счета данными о размере оплаты
и данными клиента. Еще менеджер составляет акт выполненных услуг.
Менеджер должен генерировать отчет по работе с клиентами за
некоторый период (неделя или месяц). Исходя из данных по оплаченным
счетах, поступающих от бухгалтерии, менеджер происходит подсчёт общей
суммы, суммы текущей задолженности, а также составляет отчет по
имеющимся оплатам за всех клиентов в отдельности и за всю фирму. Отчет
включает такие графы, как название клиента, совокупная сумма услуг,
проплаченная сумма (с деление на даты), имеющуюся задолженность.
По итогу анализа бизнес-процесса учета и изучения работы с
29
клиентами, реализуются в компании, определён ряд недостатков в
организации работы предприятия:
• Многочленные затраты времени на поиск необходимых данных в
архиве хранимых оригиналов договоров, счетов на оплату и актов по
выполненным работам;
• Медленная работа отдела, связанная с продолжительной
генерацией требуемых документов и отчетов;
• Определение факторов ошибок, которые допускают работники
компании в процессе составления документов;
• Негативное влияние описанных выше факторов на совокупную
производительность труда в компании ведет к уменьшению прибыли.
Поэтому сейчас процесс расчета и учета анализа расчетов с клиентами
в фирме представлен неэффективно, что дает возможность говорить о
важности его автоматизации.
Ведение долгосрочных отношений с клиентами, контроль и развитие
работ с ними становится ключевой задачей любой новой компании.
Эффективное ее решение помогает не только увеличить портфель заказов
или привлечь различных партнеров, но и быстро вносить коррективы в
текущие программы и мероприятия, которые направлены на развитие
бизнеса и реализацию запланированных итогов работы.
2.2 Обоснование необходимости разработки системы планирования
По итогу анализа бизнес-процесса учета и изучения расчетов с
клиентами, реализующихся в компании, найдены следующие минусы
подобной организации процесса:
• Много потерь времени на поиск необходимых данных архиве
оригиналов договоров, счетов на оплату и актов по выполненным работам;
• Медленная работа отдела, связанная с ожиданием генерации
30
необходимых документов и отчетов;
• Ошибки, совершаемые работниками компании в процессе
заведения документов;
• Негативное влияние обозначенных выше факторов на
совокупную результативность труда компании ведет к уменьшению прибыли.
Поэтому сегодня процесс расчета и учета анализа расчетов с клиентами
на предприятии реализован неэффективно, что дает возможность говорить о
срочной автоматизации.
Подготовка долгосрочных контактов с клиентами, развитие и контроль
взаимоотношений с ними становится основной задачей современной
компании. Эффективное решение указанной проблемы поможет увеличь
сумму заказов или привлечь новых партнеров, а также быстро вносить
коррективы в используемые программы и мероприятия, которые связаны с
развитием бизнеса и достижение необходимых результатов.
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
менеджером по продажам при учете продаж (таблица 2).
Таблица 2 - Временные характеристики процессов менеджера по продажам
Наименование действия
Количество
выполняемых
действий за день
Время выполнения
одной операции,
минут
Итого,
минут
Учет продажи
10
5
50
Проверка корректности отчетов
10
10
100
Выписка квитанции на оплату
10
20
200
Контроль первичных документов
10
15
150
Подготовка обобщенных отчетов
10
5
50
Подсчет экономических показателей
10
10
100
Получение статистической отчетности за
период (раз в неделю)
0,14
60
8,4
ИТОГО, минут:
658
31
В таблице 3 приведены планируемые характеристики после
использования разработанной ИС.
Таблица 3 - Расчет эффекта использования
Наименование действия
Количество
выполняемых
действий за день
Время выполнения
одной операции,
минут
Итого,
минут
Учет продажи
10
5
50
Проверка корректности отчетов
10
10
50
Выписка квитанции на оплату
10
2
100
Контроль первичных документов
10
15
20
Подготовка обобщенных отчетов
10
1
150
Подсчет экономических показателей
10
1
10
Получение статистической отчетности за
период (раз в неделю)
0,14
1
10
ИТОГО, минут:
340
Текущая информационная инфраструктура не дает менеджеру по
продажам объединять данные о сбыте товаров в краткие сроки, что очень
сильно затрудняет процесс анализа продаж.
Поэтому по итогу разработки ИС учета продаж экономия времени
работы для каждого сотрудника достигает 320 минут ежедневно, что
помогает повысить эффективность работы персонала фирмы.
Исходя из темпов развития компании и повышения числа контрагентов
имеет необходимость в адекватной обработке текущих объемов данных.
Особенно актуальна эта проблема для компаний, занимающихся
торговлей и оказанием различного вида услуг, что связано с обработкой
большого количества финансовых транзакций и формированием множества
бухгалтерских и отчетных документов.
Руководители компаний постоянно стремятся к увеличению прибыли,