32
снижению эксплуатационных расходов и поиску конкурентных преимуществ
на рынке. Применение современных программных решений автоматизации
бизнес-процессов позволяет значительно упростить многие рутинные
операции, которые, как правило, отнимают большую часть рабочего времени
сотрудников. Это снижает нагрузку на персонал и дает возможность при
неизменном количестве трудовых ресурсов выполнять больший объем
работы.
Из-за роста клиентской базы компании возникли трудности с быстрой
обработкой многочисленных документов и быстротой предоставления
контрагентам требуемой информации. В работе выполнен анализ структуры
компании, в рамках которого найдены первоочередные задачи, которые
важно автоматизировать.
В работе после анализа модели AS IS, принимается решение по
созданию информационного киоска.
Цель создания - автоматизация работы менеджера по взаимодействию
с клиентами и планировка продаж торговой компании, что помогает
минимизировать трудовые и стоимостные расходы на осуществление
типовых операций и минимизировать общее число ошибок.
К создаваемой ИС будут предъявлены такие требования:
• Учет данных по клиентам, товарам, поставщикам и услугам. Э
поможет решить проблему случайной потери данных, общего хранения
данных, внесения изменений в данные без их дублирования, контроль роста
клиентской базы, поиска нужных сведений в период отчета;
• Отслеживание актуального состояния прошедших счетов
клиентов. Помогает оперативно оповещать клиентов по их задолженностям в
случае получения запроса с их стороны, и поможет уменьшить возможные
потери прибыли, улучшит процесс завершения работы с клиентами методом
оперативного выставления счета;
• Генерирование отчетов для руководства. Поможет получать
33
текущие данные о работе с клиентами за выделенный промежуток времени, а
также отслеживать работу менеджеров и помогать мотивировать их к
реализации требуемых задач;
• Корректировка данных в документах «заказ покупателя», «заказ
поставщика», «счет» и «реализация». Помогает улучшить процессы работы
менеджеров с минимальной затратой времени.
2.3 Формирование требований к разрабатываемой системе
Разработка предназначена для менеджеров по продажам, для
руководителя отдела продаж и руководителя компании.
Главным образом это ввод и редактирование данных в ИС о
проделанной работе при взаимодействии с клиентом. Возможность
автоматического создания на основе хранимой в БД информации следующих
отчетов:
отчет о клиентах;
отчет по продажам;
отчет о продуктивности персонала;
При разработке ИС учета продаж учитываются следующие потоки
информации:
Входная в виде перечня готовой продукции;
Выходная в виде накладных на перемещение готовой продукции,
отчета по типам продукции, отчетам по продукции (поступлению и
отправке), карточке складского учета готовой продукции.
Кроме того, необходим учет сотрудников по продажам продукции.
Отчеты предназначены для формирования отчетных документов и
формируются по мере необходимости.
Целью разработки и использования информационной системы учета
продаж является снижение времени, затрачиваемого на выполнение им своих
34
функциональных обязанностей, а также повышение точности получаемых
отчетов.
Создание ИС необходимо для использования автоматизированных
средств обработки данных в ИС для увеличения уровня обслуживания
клиентов и улучшения протекания всех процессов.
В рамках разработки и внедрения АРМ менеджера по продажам
необходимо достичь следующих положительных итогов:
• Автоматический учет продаж и генерация счетов на оплату;
• Хранение данных в одном месте;
• Автоматическая подготовка отчетов;
• Минимизация ошибок в рамках продаж;
• Отслеживание ассортимента;
• Уменьшение трудозатрат для менеджера по продажам.
В совокупности, ИС обязана отвечать таким требованиям:
• Поддерживать общее накопление, хранение и обработку данных,
нужных для автоматизации бизнес-процессов, описанных ранее;
• Иметь адекватный и понятный интерфейс, доработанный для
деятельности обычного пользователя;
• Генерировать отчетные документы с учетом корпоративных норм
и правил;
• Уведомлять руководство о опасных изменениях показателей
эффективности.
ИС должна включать БД:
• Персонала — их ФИО, контактную информацию и параметры
для выполнения многофункционального поиска;
• Товары и категории;
• Итоги продаж.
Создаваемая ИС обязана иметь модуль отчетности, помогающих
выводить на экран и печать:
35
• Перечень продавцов с итогами их эффективности;
• Отчеты по эффективности каждого продавца;
• Отчеты по итогам продаж.
Неверное или неправильное действия пользователей не может привести
к аварийному выключению ИС учета продаж или удалению данных.
Обязательно сохранение целостности данных в рамках СУБД при
нештатном выключении ИС учета продаж.
Также надежное функционирование ИС учета продаж должно быть
обеспечено выполнением Заказчиком совокупности организационно-
технических мероприятий, перечень которых приведен ниже:
1. организация бесперебойного электропитания технических
средств;
2. использование лицензионного программного обеспечения;
3. регулярное резервное копирование базы данных (БД) на внешних
носителях (как по заданному периоду архивации данных, так и директивная
архивация в случае необходимости);
4. восстановление данных в БД с использованием последней
резервной копии;
5. переустановка программ с дистрибутивных носителей;
6. регулярное выполнение требований ГОСТ 51188-98 «Защита
информации. Испытания программных средств на наличие компьютерных
вирусов».
Надежность ИС учета продаж оценивается на основании времени его
работы в штатном режиме, которое должно составлять не менее 90
процентов времени в год.
Совокупность математических методов и алгоритмов может
определяться Разработчиком согласно поставленной перед модулем задачей.
Допускается использовать любые общепринятые математические методы и
алгоритмы, обеспечивающие эффективность функционирования ИС учета
36
продаж и выполнение требований, указанных в настоящем Техническом
задании.
Информационное обеспечение ИС учета продаж должно
соответствовать общим требованиям, предъявляемым к автоматизированным
информационным системам.
Состав, структура и способы организации данных в модуле должны
удовлетворять следующим требованиям:
Все данные должны храниться централизованно, в единой Базе
данных (БД);
Данные должны вводиться единожды без необходимости
множественного ввода одинаковых данных;
Не должно допускаться внесение в БД данных с незаполненными
значениями обязательных полей.
При реализации ИС учета продаж должны применяться следующие
языки программирования и технологии (стандарты взаимодействия ИС учета
продаж со смежными системами и пользователей с модулем): Delphi, СУБД
MS Access 2010.
Для организации диалога ИС учета продаж с пользователем должен
применяться графический пользовательский интерфейс. Пользовательский
интерфейс ИС учета продаж должен быть выполнен на русском языке. Для
обработки и хранения данных должны применяться средства кодировки,
обеспечивающие корректную обработку кириллицы. Для служебных
интерфейсов, предназначенных для администрирования ИС учета продаж,
допускается использовать английский язык.
Для документирования ИС учета продаж должен применяться русский
язык.
Для реализации отдельной функции или набора функций ИС учета
продаж может использоваться программное обеспечение третьих
производителей.
37
Все используемое программное обеспечение третьих производителей
должно быть лицензировано и обеспечено гарантией и технической
поддержкой производителя, должны быть закуплены лицензии на все
используемое программное обеспечение.
Качество программного обеспечения третьих производителей
обеспечивается гарантией производителя. Качество разрабатываемых
подсистем проверяется в процессе испытаний ИС учета продаж.
Используемые программные средства должны иметь открытую
архитектуру, позволяющую расширять конфигурацию и функциональность
ИС учета продаж, иметь широкое распространение и использоваться в
промышленных масштабах.
Должна быть обеспечена совместимость форматов данных с данными
смежных систем.
Требования к программному обеспечению могут быть уточнены на
стадии технического проектирования.
Состав и структура данных, используемых модулем, должны
обеспечить выполнение функциональных требований к модулю и
потребности обмена с внешними системами.
Способом организации данных является их реляционное
представление, обеспечиваемое СУБД, поддерживающей такое
представление данных.
Способом хранения не агрегированных отчетных форм является
стандартная форма хранения информации в Базе данных.
Таким образом, во второй главе выпускной квалификационной работы
дана краткая характеристика рассматриваемой компании, обоснована
необходимость внедрения системы планирования продаж и сформулированы
требования к такой системе.
В результате можно сделать вывод, что проектируемая
информационная система на основании получаемых данных о продажах
38
товаров за определенный период будет формировать отчеты, анализ которых
позволит сделать вывод о том, какие позиции наиболее востребованы
покупателями, что позволит нивелировать имеющиеся недостатки в работе
торгового предприятия и получить экономию времени в размере около 320
минут ежедневно за счет повышения скорости производимых расчетов.
39
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА СИСТЕМЫ ПЛАНИРОВАНИЯ
3.1 Структура и функции системы планирования
Диалог - это процесс обмена данными между ПО и юзером, которые
обычно реализовано методом интерактивного терминала при условии
соблюдения неких требований [12]. Общение ПК и юзера в процессе работы
в ИС создано при помощи диалогового окна, управляемого самим ПО.
Интерфейс пользователя создан по технологии WIMP (Window – это
окно, Image – это рисунок, Menu – это меню, Pointer – это указатель). Тут же
применяют элементы графического интерфейса: окна диалога и приложения,
дополнительное и иерархическое меню, средства ввода-вывода, значки
панели инструментов, программные дополнения и т.п. Такие графические
элементы отвечают и за служебные, и за основные функции программы.
Список функций, реализованный в программе, представлен на рисунке
6.
Запуск
А
В
Основные функции
Служебные функции
А1
Работа со
справочниками
А2
Получение отчетов
Администрирова
ние
Авторизация
А3
Ввод данных
Учет поступлений
Учет продаж
Счет на оплату
Накладная
Прайс-лист
Статистика продаж
Статистика прихода
Типы товаров
Клиенты
Типы упаковки
Товары
Рисунок 6 - Дерево функций
40
Применяемые внутри системы модули делят на 3 категории:
• Поиск в справочнике;
• Передача данных;
• Генерация итоговых документов.
Сценарий диалога выполнен по типу структурной схемы, где в виде
дерева определены действия пользователя при работе с некоторой формой и
предоставленные доступные возможности панели инструментов (рисунок 7).
Любая форма включает иерархическое меню, дублирующее все доступные
инструменты пользователя в процессе взаимодействия с отдельной формой.
Главное меню
Главное меню
Справочники
Справочники
Формирование
результатных
документов
Формирование
результатных
документов
Клиенты
Клиенты
Типы упаковки
Типы упаковки
Прайс-лист
Прайс-лист
Счет на оплату
Счет на оплату
Добавление
Добавление
Редактирование
Редактирование
Удаление
Удаление
Просмотр
Просмотр
Печать
Печать
Добавление
Добавление
Редактирование
Редактирование
Удаление
Удаление
Просмотр
Просмотр
Печать
Печать
Типы товаров
Типы товаров
Добавление
Добавление
Редактирование
Редактирование
Удаление
Удаление
Просмотр
Просмотр
Печать
Печать
Формирование
Формирование
Печать
Печать
Экранная форма
Экранная форма
Печать
Печать
Формирование
Формирование
Печать
Печать
Экранная форма
Экранная форма
Печать
Печать
Товары
Товары
Добавление
Добавление
Редактирование
Редактирование
Удаление
Удаление
Просмотр
Просмотр
Печать
Печать
Новая продажа
Новая продажа
Учет заказа
Учет заказа
Учет продаж
Учет продаж
Статистика продаж
Статистика продаж
Формирование
Формирование
Печать
Печать
Экранная форма
Экранная форма
Печать
Печать
Выход
Выход
Пользователи
Пользователи
Добавление
Добавление
Редактирование
Редактирование
Удаление
Удаление
Просмотр
Просмотр
Печать
Печать
Накладная
Накладная
Формирование
Формирование
Печать
Печать
Экранная форма
Экранная форма
Печать
Печать
Рисунок 7 - Сценарий диалога
На рисунке 8 представлено дерево программных модулей, отражающее
структурную схему пакета.
41
Для описания программных модулей используем язык UML.
В диаграмме прецедентов 1 актер. На рисунке 9 представлена
диаграмма прецедентов, которая представляет функции пользователя по
работе с системой.
Прецедент «Аутентификация пользователя» активизируется всеми
пользователем ИС. Прежде чем пользователю начать работу с БД, система
запрашивает его пароль и логин. Если пользователь не зарегистрирован или в
пароле и/или логине допустил ошибку, то он не получает доступа к работе в
ИС. После успешной проверки логина и пароля пользователя открывается
главное окно программы. На рисунке 10 представлены диаграмма
последовательности этого прецедента.
Модуль авторизации
А
Модуль
формирования
главного меню
А1
Модуль работы с
товарами
А2
А3
А4
А5
Модуль получения
статистики продаж
Модуль учета
продаж
Модуль формирования
результатных
документов
Модуль работы со
справочниками
Рисунок 8 - Дерево программных модулей