32
Рисунок 8 – Организационно-штатная структура общества с ограниченной
ответственностью «Быстро-Сайт»
Генеральный директор, находящийся во главе организации,
осуществляет контроль и организацию основных бизнес-процессов общества.
Финансовый отдел находится в подчинении у генерального директора.
Отдел отвечает за организацию и ведение бухгалтерского и налогового учета,
работает с дебиторской задолженностью. Контролирует деятельность
финансового отдела бухгалтер.
Отдел безопасности предприятия выполняет охранные функции. В
сферу его деятельности входит поддержание безопасности производственной
и торговой деятельности, защита информации и коммерческой тайны.
Сотрудники склада, куда входят отделы складской логистики и
поставок отвечают за хранение оборудования и материалов, ведение учета
наличия комплектующих и сроков годности расходных материалов.
В отделе информационных технологий работают программисты и
системный администратор. Отдел информационных технологий занимается
решением задач внедрения новых системных программных продуктов,
33
применения новых информационных технологий в системе аппаратной
структуры предприятия.
Отдел сервисного обслуживания объединяет клиентскую службу,
службу разработки программного обеспечения, службу ремонта офисной
техники и службу по внедрению решений.
Клиентская служба занимается консультированием клиентов,
решением возникающих вопросов и обработкой входящих жалоб от
пользователей.
Служба ремонта офисной техники осуществляет ремонт оргтехники
всех видов. Сотрудники службы обязаны отслеживать движение заявок на
ремонт, обеспечивать своевременное поступление на склад заявок на заказ
запчастей для ремонтируемой техники.
Служба внедрения программных решений обеспечивает интеграцию
разработанных программных средств на предприятии заказчика.
Служба разработки программ занимается разработкой программных
решений на основе согласованного с заказчиком технического задания.
Служба осуществляет реализацию технических проектов, разрабатывает
архитектуру программной системы, проводит предварительное тестирование
разработанных программных средств.
Отдел полиграфической продукции является производством,
ориентированным на выпуск малотиражной акцидентной полиграфической
продукции и другой рекламной продукции, изготавливаемой с
использованием цифровой печати. В составе отдела выделены должности
начальник отдела, дизайнера, переплетчика и оператора цифровой печати.
2.1.2. Информационные потоки на предприятии
Все подразделения находятся в прямом подчинении у генерального
директора. Генеральный директор направляет устные и письменные указания
подчиненным отделам, которые, в свою очередь, направляют генеральному
34
директору отчеты о состоянии дел во вверенных им функциональных сферах.
Схема информационных потоков общества с ограниченной ответственностью
«Быстро-Сайт» показана на рисунке 9.
Рисунок 9 – Схема информационных потоков предприятия
Расшифровка:
1) устные и письменные указания руководителя отделу
информационных технологий;
2) устные и письменные указания руководителя отделу сервисного
обслуживания;
3) устные и письменные указания руководителя финансовому отделу;
4) устные и письменные указания руководителя по складскому
хозяйству;
5) устные и письменные указания руководителя отделу безопасности;
6) отчет отдела информационных технологий по проделанной работе;
7) отчет отдела сервисного обслуживания по проделанной работе;
8) отчет финансового отдела по состоянию счетов предприятия,
дебетовой и кредитной задолженностях;
9) отчет начальника склада по состоянию складского хозяйства на
текущий момент времени;
35
10) отчет отдела безопасности по состоянию дел на предприятии,
нарушениях предписаний и информационной безопасности;
11) заявка заказчика на сервисное обслуживание;
12) заявка заказчика на оплату заказанной услуги;
13) заявка заказчика на хранение или выдачу готового заказа;
14) согласование технического задания с заказчиком;
15) счет на оплату;
16) выдача готовой продукции;
17) отчеты по основным статьям для генерального директора;
18) устные и письменные указания руководителя;
19) заявка на изготовление полиграфической продукции;
20) согласование макета полиграфической продукции;
21) отчет о готовности заказов для перемещения на склад.
Анализ информационных потоков показал сильную зависимость
бизнес-процессов от «ручного» управления. Увеличение количества отделов
влечет за собой ослабление эффективности такого типа управления.
Следовательно, необходимо стремиться к децентрализации управления,
потому что децентрализация оказывает положительное воздействие на
организационную структуру предприятия, помогает четко распределить
уровни управления и, в конечном итоге, максимизировать совокупные
доходы организации. [19]
В процессе управления выделяют следующие элементы [14]:
1) информация о цели управления;
2) информация о результатах управления;
3) анализ полученной информации и выработка решения;
4) исполнение решения.
36
Соответственно, чтобы обеспечить нормальное функционирование
процесса управления отделом в составе предприятия, необходимо
автоматизировать информационные потоки под номерами 17 и 21.
Для анализа функций системы и описания механизмов, с помощью
которых выполняются эти функции, необходимо применить метод
функционального моделирования бизнес-процессов по методологии IDEF0.
В результате применения IDEF0 получим систему, состоящую из
упорядоченных диаграмм, связанных друг с другом перекрестными
ссылками. Диаграмма верхнего уровня, отражающая отношение предмета
исследования и внешней среды, называется контекстной. Диаграммы более
низких уровней раскрывают внутреннее функциональное содержание
предмета исследования. Они называются диаграммами декомпозиции. [11]
Контекстная диаграмма показана на рисунке 10.
Рисунок 10 – Контекстная диаграмма предметной области
37
На контекстной диаграмме предметная область показана в виде
«черного» ящика. Внутренняя структура скрыта, показаны лишь входы,
выходы, внешнее управление и механизмы.
Важнейшей особенностью использования методологии SADT является
то, что по мере добавления к контекстной диаграмме диаграмм
декомпозиции, описывающих предметную область, повышается уровень
детализации. [16]
Диаграмма декомпозиции предметной области показана на рисунке 11.
Рисунок 11 – Диаграмма декомпозиции предметной области
Разработанная диаграмма декомпозиции первого уровня позволяет
понять функциональную схему предприятия в целом, отследить иерархию
функций и последовательность их выполнения. Целевым отделом является
отдел полиграфической продукции, и диаграмма на рисунке 11 показывает
внешние связи этого отдела в составе предприятия. Для изучения внутренней
38
структуры отдела необходимо разработать диаграмму декомпозиции второго
уровня.
Диаграмма декомпозиции отдела полиграфической продукции
показана на рисунке 12.
Рисунок 12 – Диаграмма декомпозиции отдела полиграфической продукции
На диаграмме отображены входы, выходы, аппарат управления и
механизмы отдела, прослеживается разделение рабочего процесса по
функциям. Таким образом, можно говорить о достаточной разработке
функциональной схемы предметной области.
Для описания документооборота и информационных потоков отдела
полиграфической продукции необходимо разработать диаграмму потоков
данных.
Для разработки таких диаграмм используется методология DFD,
использующая четыре основных понятия: потоки данных, процессы
обработки информации, внешние сущности и хранилища данных. [6]
39
Если методология IDEF0 представляет систему как набор связанных
работ, то методология DFD описывает проектируемую систему в виде
совокупности предметов. Кроме того, в диаграммах, созданных по
методологии DFD, отсутствуют стрелки, обозначающие «управление» и
«механизм». [7]
Разработанная диаграмма потоков данных показана на рисунке 13.
Рисунок 13 – Диаграмма потоков данных
2.1.3. Анализ аналогов средств автоматизации
Актуальность проблемы автоматизации полиграфических предприятий
подтверждается наличием целого ряда программных средств, позволяющих
решать производственные проблемы предприятий этой сферы бизнеса.
Наиболее полным из существующих приложений является
автоматизированная информационная система «ASystem».
40
Это автоматизированная система управления полиграфическим
предприятием, обладающая широким функционалом. Система позволяет
описать бизнес-процессы предприятий различной степени сложности, она
способна описывать деятельность предприятия на различных уровнях, вести
учет и обработку результатов производственной деятельности. В основе
разработки находятся типовые бизнес-процессы полиграфии.
Программное средство имеет клиент-серверную, количество рабочих
мест в которой ограничивается лишь мощностью локальной сети.
Система позволяет использовать несколько методов оформления
заказа: с помощью мастера оформления, по образцу, полным описанием.
ASystem позволяет:
- контролировать заказ на каждой стадии производства;
- производить расчет заказа в различных валютах;
- контролировать остатки материалов на складе;
- выполнять планирование загрузки производства и потребности в
расходных материалах;
- оперативно изменять технологический маршрут заказа;
- фиксировать расчетный и реальный объемы затрат на производство
заказа;
- производить анализ результатов деятельности предприятия;
- производить обмен отчетами с 1С: Бухгалтерия.
К недостаткам автоматизированной информационной системы
«ASystem» можно отнести следующее:
- высокая стоимость продукта, около 1 млн. рублей;
- наличие большого количества функций, которые не будут
использоваться, что делает систему неудобной в повседневном
использовании;
41
- отсутствие системы поддержки принятия решения по объемам
финансирования рекламной кампании по продвижению полиграфической
продукции, так как приложение «ASystem» создавалось с учетом типовых
задач, стоящих перед полиграфическим производством, что не позволяет
учитывать технологические особенности отдельного предприятия.
Другим примером разработки приложения для полиграфического
предприятия служит программа «АИСТ-полиграф».
Автоматизированная информационная система АИСТ-полиграф – это
комплекс программных средств автоматизации управления современным
производством печатной продукции.
Возможности системы характеризуются следующими функциями:
- хранение и анализ информации о контрагентах, размещенных заказах;
- обмен информацией между подразделениями предприятия;
- отчеты для руководства о продажах и производственном процессе;
- калькуляция заказов в соответствии с ценовой политикой;
- нормирование производства;
- оптимизация производственных линий.
Целевой группой автоматизированного комплекса являются
предприятия с немногочисленным персоналом, выпускающие большой
ассортимент продукции. Система разработана с учетом опыта применения
наиболее распространенных технологий печати.
Преимуществом данного программного комплекса является его
модульный состав. Каждый из модулей может применяться как отдельно, так
и во взаимодействии с другими модулями данного комплекса. Это
обеспечивает вариативность конфигурирования системы, в зависимости от
заявленных требований.
В составе «АИСТ-Полиграф» выделено пять модулей:
- «Заказы»: калькуляция и работа с клиентами;