32
разное время, или по разным технологиям, либо разработаны разными
компаниями. Так как в компании появляются новые задачи, необходимо
совершенствовать бизнес-процессы, но использование «разрозненных
приложений» доставляет определенные трудности, а в некоторых случаях и
вовсе ограничивают в этом. Автор считает, что интеграцию стоит
воспринимать не только, как обмен данными между уже существующими
приложениями, но еще и возможность интегрированных приложений
адаптироваться под изменяющиеся требования бизнеса.
Одним из ярких представителей, который предлагает интеграцию
является система «1С-БИТРИКС24». Данный продукт представляет собой
платформу для создания и управления внутренним корпоративным порталом
предприятия. Преимуществом является поддержка территориально-
распределенной структуры предприятия, а также обширный набор
функциональных возможностей, интеграций. Данная платформа обладает
свойствами невероятной масштабируемости и гибкости. Как заявлено на
официальном сайте, «1С-БИТРИКС24» позволяет реализовывать:
информационные порталы предприятия;
CRM-системы;
ECM-системы и автоматизация документооборота;
системы автоматизации бизнес-процессов;
корпоративные социальные сети.
Также заявлено, что данный портал легко и быстро интегрируется с
существующей информационной системой. Портал становится единым
«окном», где отображается вся информация, которую ранее можно было
найти в разных системах.
Данный продукт позволяет автоматизировать бизнес-процессы.
Благодаря визуальному конструктору имеется возможность самостоятельно
создавать блоки для автоматизации тех или иных бизнес-процессов. Это
могут быть, например, процессы обработки документа, уведомления, задачи
33
и другое. Каждое действие можно настраивать в зависимости от решаемых
задач. Помимо настраиваемых блоков имеются уже встроенные.
Однако стоимость такого портала от 1499900 рублей в зависимости от
особенностей проекта. Также необходимо приобретать лицензию. Для 25
пользователей стоимость лицензии на год составит порядка 500000 рублей.
Если понадобиться дополнительное место в облаке для бекапа сайта, данная
услуга будет стоить 10000 рублей за 200 Гб [31].
Для компании среднего бизнеса данный продукт получается довольно
дорогостоящим, а основной функционал может оказаться избыточным.
Наиболее удачным вариантом для автоматизации бизнес-процессов
компаний среднего бизнеса является разработка модульных
информационных систем, автоматизирующих отдельные участки работы:
бухгалтерский учет, начисление зарплаты и другие.
1.4 Анализ существующих веб-сайтов курьерских служб
В настоящее время существует огромное множество курьерских
служб, предлагаемых услуги по доставке. Наибольшей популярностью
пользуется такие компания, например, как «Деловые линии», «City Express»,
«Автоматизированная информационная система курьер». Для того, чтобы
разрабатываемая информационная система не уступала конкурирующим,
необходимо изучить все особенности, положительные стороны и недостатки
существующих.
Курьерская служба «Деловые линии» работает с 2001 года, является
лидером на российском рынке в сфере доставки. На сегодняшний день
подразделения курьерской службы имеются в 105 городах России. Данная
компания занимается перевозками не только по России, но и в страны СНГ.
«Деловые линии» осуществляют такие перевозки, как автомобильные,
авиационные, контейнерные. Для работы с клиентами имеется веб-сайт, на
котором для оформления заказа не требуется обязательной регистрации. На
34
веб-сайте имеется личный кабинет, а также в наличии онлайн-консультант.
Данная компания работает круглосуточно, без праздничных дней и
выходных. Для удобства клиентов на сайте предоставлена функция расчета
заказа, а также отслеживание статуса заказа. В компании «Деловые линии»
существует партнерские программы, которые позволяют выполнять доставку
на особых условиях, что является удобным функционалом для постоянных
клиентов [32].
Компания «City Express» на российском рынке начала работу в 1993
году с небольшой курьерской службы в городе Москве. На сегодняшний день
данная компания осуществляет экспресс-доставку в рамках одного города, по
городам России, по странам СНГ и даже по всему миру. Для работы с
клиентами разработан веб-сайт, на котором возможно рассчитать стоимость
заказа, оставить номер телефона для связи с консультантом, отслеживать
статус заказа, а также оставить резюме для становления представителем
«City Express». Однако, стоит заметить, что стоимость заказов высокая, по
сравнению с остальными курьерскими службами. Данная компания не
предоставляет особые условия постоянным клиентам, но организовывает
различные акции [33].
«Автоматизированная информационная система курьер» работает в
городе Москве с 2000 года. Особенностью данной компании является
партнерство со службой доставки лекарственных средств. По желанию
клиента о ходе доставки данная компания может проинформировать по
телефону, через sms-сообщение или через сообщение на электронную почту.
Для работы с постоянными клиентами имеются особые условия и личный
кабинет. Однако, в данной службе есть ограничение доставки по весу – не
более 3 кг. Доставка проводится только в городе Москва. Компания работает
круглосуточно, без праздничных дней и выходных [34].
35
Характеристики компаний курьерской службы представлены в
таблице 1.
Таблица 1 – Сравнение курьерских служб
Названи
е
компан
ии
Наличие
обязательно
й
регистрации
на сайте
Город
обслу
живан
ия
Ограни
чение
доставк
и по
весу
Возмо
жност
ь
отсле
живан
ия
заказа
Режи
м
рабо
ты
Наличи
е
партнер
ских
програм
м
Нали
чие
личн
ого
каби
нета
Деловые
линии
—
По
России,
страны
СНГ
—
+
Кругл
о-
суточ
но
+
+
City
Express
—
По
всему
миру
—
+
Кругл
о-
суточ
но
—
+
Автомати
зиро-
ванная
инфор-
мационн
ая
система
курьер
—
г.
Москва
+
(до 3-х
кг)
+
Кругл
о-
суточ
но
+
+
36
Таким образом, в компании среднего бизнеса целесообразно
использовать систему, состоящую из веб-сайта и настольного приложения,
интегрируемые между собой. Для успешной реализации современных веб-
сайтов важно соблюдать этапы разработки, а также учитывать риски. Для
успешной реализации системы значимо выполнить анализ существующих
веб-сайтов конкурирующих компаний.
В результате выполнения первой главы изучены особенности
функционирования информационных систем компаний среднего бизнеса,
технологии разработки современных веб-сайтов, а также процессов
интеграции в информационных системах. Были раскрыты основные понятия
и определения, изучены критерии среднего бизнеса и критерии
интегрируемости приложения, выполнен анализ существующих веб-сайтов
курьерских служб.
37
2 ХАРАКТЕРИСТИКА КОМПАНИИ ООО «ТАЙМ
ЭКСПРЕСС»
2.1 Анализ деятельности компании
Каждая из компаний хотя бы раз оказывалась в ситуации, когда
необходимо в короткие сроки выполнить передачу документов в госорганы,
доставить важные документы партнерам по бизнесу или клиентам. Однако, в
современной жизни деловых людей крайне редко получается найти время на
выполнение этих задач. В таких случаях не обойтись без курьерских услуг.
Одними из важных составляющих любой компании являются
документооборот и корреспонденция, своевременная доставка которых
определяет производительность компании. Для того, чтобы эти документы
были доставлены вовремя и их целостность не была нарушена, необходимо
сделать правильный выбор в пользу той или иной курьерской службы. На
выбор могут повлиять несколько факторов.
Первый фактор – это география доставки. Необходимо убедиться, что
адрес доставки совпадает с областью работы курьерской службы: город,
пригород или пределы области, возможность доставки из одного города в
другой. Далеко не все курьерские службы доставляют посылки между
несколькими городами. Самый распространенный вид – это службы, которые
занимаются доставкой в пределах одного города, так как на ресурсы такой
компании затрачивается гораздо меньше средств: нет расходов на
содержание штата водителей, обслуживание транспорта и затрат на топливо.
Однако, филиалы и партнеры клиентов, которые заказывают доставку могут
находиться в других городах, поэтому при выборе курьерской службы
необходимо в первую очередь учитывать этот фактор.
Второй фактор – срок доставки. Насколько быстро доставят посылку,
есть ли услуги по срочной доставке, в течении какого времени
38
осуществляется данная доставка и сколько такая услуга будет стоить – все
это составляет второй фактор. Время доставки может стать фактором, из-за
которого клиент сделает выбор в пользу другой курьерской службы.
Третий фактор – тарифы на доставку. Стоимость обычной доставки
должна быть ниже срочной, а для постоянных клиентов могут существовать
бонусы, акции и специальные предложения. База постоянных клиентов
обеспечит компанию постоянной работой и, как следствие, прибылью, а
клиентов скидкой. Однако не все курьерские службы предлагают
специальные условия для постоянных клиентов, поэтому, если есть
необходимость в неоднократном обращении к курьерским услугам, на
данный фактор следует обратить внимание.
Четвертый фактор – способ связи. Необходимо учесть каким
способом имеется возможность связаться со службой: телефон, веб-сайт,
почта или другой способ, удобен ли данный вид связи для компании. Также
немаловажным является вопрос есть ли возможность предоставлять
промежуточную информацию о доставке клиенту и каким образом.
Пятый фактор – профессионализм сотрудников. С первого обращения
или по отзывам следует обратить внимание на качество общение с
клиентами, решение спорных вопросов, оперативность в ответе. Из отзывов
имеется возможность узнать подробнее о всех достоинствах и недостатках
выбираемой компании.
Шестой фактор – наличие действующей лицензии. Лицензия дает
право на доставку официальных документов в государственные органы,
причем информация о лицензии должна быть предоставлена на сайте, либо
по запросу клиента. Для серьезных организаций данный фактор играет
решающую роль при выборе курьерской службы, так как этим компаниям
зачастую приходится прибегать к услугам по доставке документов в
государственные органы.
Для того, чтобы удержать свои позиции среди компаний-конкурентов
у компании «Тайм Экспресс» появилась необходимость усовершенствовать
39
работу с клиентами, повысить скорость обработки заказов, а также
использовать новые идеи по привлечению клиентов.
Компания «Тайм Экспресс» работает в городе Санкт-Петербурге уже
более трёх лет, имеет действующую лицензию на оказание курьерских услуг.
Постепенно область работы компании расширилась до пределов города
Москвы. За годы работы была выработана гибкая система ценообразования
для постоянных клиентов, тарифы на доставку одни из самых низких в
городах Санкт-Петербург и Москва. Благодаря фирменным накладным,
которые имеются у компании клиент всегда может убедиться в том, что
документы были доставлены лично получателю. На данный компания «Тайм
Экспресс» имеет большую клиентскую базу. На ее счету такие партнеры как
"Газпромбанк", банк «Райффайзен», ОАО «РЖД» и другие.
В сфере курьерских услуг в последнее время стал очень популярен
принцип работы, называемый краудсорсингом. Данная концепция
заключается в том, чтобы выполнением той или иной работы занимались не
профессионалы, а добровольцы. Благодаря краудсорсингу, курьером может
стать любой человек. Для этого достаточно просто скачать приложение для
смартфона и пройти небольшой инструктаж. Для работодателя в таком
случае нет необходимости содержать штат постоянных курьеров, что
получается экономически более выгодно. Но, всё же, для серьезных
организаций данный принцип не приемлем и они отдают предпочтение
классическим курьерским службам, так как ценные документы надежнее
доверить сотруднику, обязанность и ответственность которого
зафиксирована в договоре согласно трудовому кодексу РФ. У «Тайм
Экспресс» большее количество клиентов – это серьезные организации,
поэтому компания не использует концепцию краудсорсинг, что является
преимуществом среди конкурентов. Все сотрудники «Тайм Экспресс» -
квалифицированные работники, имеющие достаточный опыт работы в этой
сфере. Решение любых вопросов происходит оперативно и профессионально.
40
В услуги, оказываемые компанией помимо курьерской доставки,
также входит аренда абонентского ящика с физическим почтовым адресом.
Преимущества использования ящика:
оперативное получение корреспонденции у всех почтовых служб
и служб экспресс-доставки, отсутствие упущения важных писем;
сохранность целостности корреспонденции;
полная конфиденциальность корреспонденции;
электронное оповещение при поступлении новой
корреспонденции;
хранение корреспонденции до момента получения;
возможность доставки по месту требования.
2.2 Используемые в компании информационные технологии
До настоящего времени для формирования заказа в компании «Тайм
Экспресс» необходимо было позвонить по телефону, который был указан на
веб-сайтах «Питер, бегом», «Москва, бегом». На этих же сайтах была
размещена информация о тарифах, лицензии и другое, однако, оформить
заказ клиенту через сайт возможности не предоставлялось. На рисунках 1, 2
представлены сайты «Питер, бегом», «Москва, бегом».
Рисунок 1 - Сайт «Питер, бегом»
41
Рисунок 2 - Сайт «Москва, бегом»
Для обработки заказов компания использовала настольное
приложение, называемое «Т1000». Данное приложение установлено внутри
локальной сети в пределах одного офиса.
Настольное приложение представляет собой несколько модулей. Один
из модулей — это «Документы», который в свою очередь состоит из «Учета
движения конвертов» и «Учет договоров». Подмодуль «Учет движения
конвертов» включает в себя такие разделы «Принять», «Отправить»,
«Поиск». На рисунке 3 представлен данный модуль, на рисунках 4, 5, 6
представлены разделы.
Рисунок 3 - Модуль «Документы»