16
необходимость закупки комплектующих и при необходимости сформировать
«Заявку на закупку комплектующих». После заявки формируется заказ
поставщикам, который оплачивается бухгалтерией. После поставки
комплектующих бухгалтерия формирует документы по приходу полученных
комплектующих. Технический отдел производит ремонт оборудования и
формирует «Акт выполненных работ». Менеджер сдает работу заказчику и
подписывает документы о принятии работ.
В процессе обследования необходимо точно определить необходимую и
достаточную информацию на каждом этапе, определить основные функции
каждого сотрудника, входные и выходные документы. В процессе составления
схемы бизнес-процессов информация может изменяться, уточняться,
дополняться новыми документами.
Цель создания схемы бизнес-процессов - определение задач каждого
сотрудника и детализация общего процесса деятельности компании. В
результате этого обследования создается функциональная модель компании и
концептуальная модель информационной системы.
Документы, которые являются входными:
Заявка на ремонт
Заявка на обслуживание
Заявку на закупку комплектующих
Наряд на выполнение работ
Заявка на установку ПО
Заявка на выезд
Документы, которые являются выходными:
Акт выполненных работ.
Накладная на приход комплектующих
Наряд на выполнение работ.
Справка о приеме в ремонт.
17
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Поставлена задача проектирования информационной системы компании
по учету заявок на ремонт и обслуживание оргтехники для ИП Азаров Д.Ю..
Информационная система должна выполнять следующие задачи:
Осуществлять учет заявок от клиентов на ремонт оборудования;
Осуществлять учет заявок от клиентов на обслуживание
оборудования;
Осуществлять учет комплектующих
Разрабатываемая система должна иметь следующие функциональные
характеристики:
Хранить и выдавать необходимую информацию для пользователей
в любое удобное время;
Система должна иметь возможность удобного ввода первичной
информации;
Система должна иметь дружественный интерфейс, понятный
пользователю;
Система должна быть надежной, должны соблюдаться
необходимые требования по надежному сохранению информации,
требования целостности информации, осуществляться контроль
вводимой информации, должна быть предусмотрена блокировка
некорректных действий оператора системы.
Планируемая информационная система предназначена для менеджера
отдела менеджмента, поэтому ответственным сотрудником за работу
информационной системы должен быть менеджер отдела.
Менеджер вводит информацию по заявке клиента на ремонт техники.
Формируется справка о приеме техники. Данные по этой справке поступают в
технический отдел, мастер проводит диагностику и определяет необходимые
18
комплектующие. Мастер передает в отдел менеджмента Запрос на закупки.
Менеджер формирует «Заявку на комплектующие». Далее он передает ее в
бухгалтерию для оплаты и отправляет поставщику комплектующих.
Поставщик передает в отдел менеджмента накладную по поставке
комплектующих. Бухгалтерия оформляет приходную накладную.
Менеджер передает комплектующие в технический отдел и вносит заявку
на ремонт в реестр заказов. Технический отдел производит ремонт оборудования
по реестру заказов и оформляет Акт выполненных работ.
Менеджер сдает работу заказчику, контролирует выполнение заявки,
передает в бухгалтерию счет на оплату выполненного заказа. После оплаты
счета менеджер подписывает у заказчика Акт выполненных работ и выдает
готовый заказ.
При оформлении заявки на обслуживание оргтехники менеджер
заполняет договор с клиентом, подписанный договор передается в бухгалтерию
для выставления счета и после оплаты менеджер передает заявку на
обслуживание в технический отдел.
Рисунок 3. Диаграмма потока данных
Клиент
Отдел менеджмента
Технический отдел
Бухгалтерия
Поставщики
Данные о
заказе
Данные о
заказе
Данные об
оплате
Поставка
комплектующих
Запрос на
комплектующи
е
Данные о заказе
Запрос на
комплектующи
е
19
Все рабочие места сотрудников компании оснащены современным
компьютерным оборудованием, объединенным в локальную сеть. На
компьютерах установлено необходимое программное обеспечение. Технически
все рабочие места сотрудников готовы для внедрения информационной системы
«РемОТ».
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В настоящее время в компании вся работа сотрудников ведется с
помощью офисных программ. Каждый сотрудник оформляет заявки в текстовом
редакторе, эти заявки хранятся только в бумажном варианте. Акты выполненных
работ распечатаны в виде пустых бланков. Они заполняются сотрудниками
вручную. Таким образом, тратится большое время на заполнение документов,
велика вероятность потери информации, затруднен процесс анализа
выполненных работ и составление отчетной документации по работе компании.
В бухгалтерии ведется учет комплектующих, закупленных компанией в таблице
Exel. В результате этого затруднен поиск необходимой информации,
допускается много ошибок, неточностей. В целом работа коллектива по учету
заявок разрозненна, документы не имеют единого стиля. Документация часто
теряется, допускается много ошибок.
Информационная система позволит сократить затраты рабочего времени
на ввод текущей информации, позволит хранить информацию без потерь
данных, легко корректировать данные и осуществлять поиск необходимых
документов. С помощью информационной системы можно будет формировать
отчеты различных форм, что позволит не только владеть необходимой
информацией, но и провести анализ работы различных сотрудников и
подразделений.
20
Предполагается автоматизировать весь процесс учета заявок клиентов,
заказов деталей, учет выполненных работ, учет оплат выполненных заказов.
Внедрение информационной системы «РемОТ» можно считать
стратегическим вложением средств в работе компании ИП Азаров Д.Ю..
Благодаря использованию информационной системы будет совершенствовано
управление компанией, работа сотрудников будет более эффективной, что
впоследствии приведет к снижению затрат. Внедрение информационной
системы окупится в короткий срок.
Руководство компании, рассмотрев возможности и перспективы
автоматизации процесса учета заявок своей компании, решило произвести
проектирование и внедрение информационной системы компании ИП Азаров
Д.Ю.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
На данный момент в организации существует положение о политике
обеспечения информационной безопасности, которое было разработано
согласно:
Федеральному закону Российской Федерации от 29 июля 2004 г.
№98-ФЗ О коммерческой тайне;
Федеральному закону Российской Федерации от 27 июля 2006 г.
№152-ФЗ О персональных данных.
Основные положения политики информационной безопасности:
Порядок обращения с информацией
Порядок обращения с информацией зависит от категории, к которой
информация относится. Передача информации сторонним лицам и
организациям, порядок вноса и выноса носителей информации регламентируется
локальными нормативными актами предприятия:
21
а. Информация уровня «общедоступно». Доступ, копирование и любая
передача информации данного уровня не ограничены. Уничтожение
информации допустимо только её владельцем.
Информация уровней «для внутреннего пользования» и «персональные
данные». Техническое обеспечение – комплекс технических средств,
предназначенных для работы информационной системы, а также
соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.
Комплекс технических средств составляют:
Сервера;
Компьютеры;
Сетевое оборудование.
Устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода
информации – жесткие диски, устройства хранения данных, сканеры, принтеры,
факсимильные аппараты;
Устройства передачи данных и линий связи – модемы;
Эксплуатационные материалы – бумага, CD (DVD), flash карта –и
т.п.
В нашем случае основными элементами технического обеспечения будут:
Автоматизированные рабочие места персонала предприятия;
Сервера;
Локальная вычислительная сеть, которая может состоять из сетевых
устройств (маршрутизаторов, коммутаторов и т.д.), и соединяющего их кабеля.
б. Подлежит защите от НСД средствами разграничения доступа.
Доступ к данной категории информации может осуществляться работниками
локально и удаленно. Разрешение на доступ к информации выдается владельцем
информации. Удаленный доступ из сети предприятия может осуществляться без
применения средств шифрования. Удаленный доступ из глобальных сетей не
осуществляется. Копирование и передача информации возможны только в
пределах предприятия. Передача информации сторонним лицам и организациям
22
осуществляется при обязательном согласовании с Генеральным директором, в
соответствии с установленным порядком. Уничтожение информации допустимо
только её владельцем.
Правила парольной защиты информационных ресурсов на
автоматизированном рабочем месте
а. Доступ пользователей к информационным ресурсам защищается
соответствующим паролем, который выбирается самим пользователем с учетом
следующих требований:
Минимальная длина парольной фразы должна быть не менее 5
символов;
Пароль обязательно должен содержать комбинацию символов,
состоящую минимум из двух следующих групп: маленьких букв, больших букв,
цифр и / или специальных символов;
Запрещается использовать в качестве пароля свои биографические
данные (имя, фамилию, дату рождения, имена родственников), клички
домашних животных, общепринятые сокращения и т.п., а так же записывать где-
либо пароль и разглашать свои персональные пароли доступа, в том числе иным
пользователям (сотрудникам).
б. Применяемые программно – аппаратные средства должны
предусматривать процедуры блокирования учетных записей пользователей
после определенного количества неудачных попыток входа в систему (не более
5-ти). Все случаи блокировок должны регистрироваться в системном журнале;
в. Применение индивидуальных паролей является обязательной мерой,
применение групповых паролей недопустимо;
г. Применяемые программно-аппаратные средства должны
предусматривать процедуры, запрещающие отображение на дисплее вводимых
паролей;
д. Файлы с паролями в обязательном порядке должны храниться в
зашифрованном виде.
23
Правила защиты от вирусов и деструктивного программного
обеспечения
а. Пользователь обязан применять на рабочих местах только ПО,
соответствующее паспорту АРМ;
б. Установку ПО на рабочих местах пользователей должен производить
системный администратор. Применяемые программно-аппаратные средства
должны обеспечивать регулярное (по мере выхода) обновление антивирусных
баз данных на серверах, а так же регулярное сканирование и антивирусный
мониторинг серверов;
в. Запрещается самовольное отключение установленных антивирусных
мониторов на рабочих станциях;
г. Администраторы должны иметь план восстановления систем в
случае воздействия деструктивного ПО, включая резервное копирование
информации;
д. Каждый пользователь обязан проверять внешний носитель
информации (flash карта и т.д.) на вирусы при каждом
подключении к ПК.
Для защиты информации от вирусов на всех рабочих местах
пользователей сети установлена лицензионная антивирусная программа
Антивирус ESET NOD 32. Обновление версий происходит регулярно,
обязательна еженедельная проверка всех рабочих станций сети.
Для защиты информации от несанкционированного доступа
предусмотрено использование персонального логина и пароля. Это позволяет
избежать угроз потери данных на всех рабочих местах компании.
Среди прочих документов каждый работник компании подписывает
документ «О неразглашении коммерческой информации компании ИП Азаров
Д.Ю. Документ создан согласно Федеральному закону Российской Федерации от
29 июля 2004 г. №98-ФЗ О коммерческой тайне и Федеральному закону
Российской Федерации от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ О персональных данных.
24
Подписание этого документа является нормативно-правовым обеспечением
сохранения информации, относящейся к коммерческой тайне. Передача
информации сторонним лицам и запись информации на различных носителях
регламентируются внутренними положениями и локальными нормативными
актами компании.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Для анализа были изучены возможности информационных систем,
используемых в компаниях, обслуживающих компьютерную и оргтехнику. При
анализе учитывались различные факторы и критерии оценки.
Программный продукт «БП: Авторизованный сервисный центр». является
модулем конфигурации «Управление торговлей», устанавливаемый на
платформе «1С: Предприятие 8.0». То есть для работы модуля необходимо
купить лицензию и установить «1С: Предприятие 8.0».
Программный продукт обычно используется в больших
специализированных сервисных центрах для учета заявок на ремонт техники и
заявок на гарантийное и прочее обслуживание техники.
Программный продукт выполняет достаточно много различных функций.
Модель модулей программного продукта «БП: Авторизованный
сервисный центр» представлена на рисунке 4. Она отражает взаимодействие
модулей системы.
При обращении клиента в сервис оформляется документ «Заказ-Наряд».
25
Рисунок 4. Модель модулей программного продукта «БП:
Авторизованный сервисный центр»
По ходу выполнения ремонтных работ может быть отредактирован
список необходимых деталей и откорректированы сроки выполнения. При этом
формируются отчеты для производителя и руководства компании.
Программный модуль является очень громоздкой системой. Для его
работы необходимо слишком много вспомогательных программных продуктов.
Без профессиональных программистов не возможна подстройка программ для
своей компании. Необходимо заполнение слишком большого количества
справочников, которые в последствие не будут использоваться в текущей работе.
Рассматривалась автоматизированная система «КомпьюЛиб», которая
предназначена для помощи специалисту в процессе комплектования
компьютерного парка, также она предназначена для ведения инвентаризации
компании.
К недостаткам данной системы относится ее достаточная громоздкость,
хранение слишком избыточной информации. Она больше подходит для больших
корпораций со значительным количеством оборудования и сложными по
конфигурации сетями.
Большое внимание было уделено программному продукту «РемОнлайн».
Это облачный сервис, для работы с ним необходим только браузер. Заявки на