15
В качестве СУБД на нашем предприятии используется PostgreSQL и
MySQL
Отдельно для бухгалтерии работа большинство специализированных
программ работает удаленно через терминал также ограниченно используется
1С только для формирования бухгалтерской, налоговой и корпоративной
отчетности.
Для предприятия в целом характерна жесткая система технического
документооборота – она строго регламентирована отраслевыми, в том числе
закрытыми, стандартами, а также внутренними стандартами предприятия.
На разглашение информации о сетевых решениях наложен запрет.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
На этапе возникновения потребности в точной информации о состоянии
всех информационных ресурсов предприятия возникает потребность в учете
компьютеров и сопутствующих устройств.
Инвентаризация состоит из двух этапов. Сначала нужно проверить
наличие и расположение всех активов (системных блоков, мониторов,
периферийных устройств и так далее), находящихся на предприятии:
зафиксировать изменения, произошедшие с момента прошлой проверки
(перемещение техники из отдела в отдел, ремонт или замена, кража, порча или
списание). На втором этапе готовится опись имущества – составляется
подробная информация о технических параметрах устройств (например,
аппаратная конфигурация системного блока, список установленного ПО,
производители), их происхождении (накладные, счета-фактуры, списки
поставщиков, другие сопроводительные документы).
Без этой информации у компании может возникнуть ряд проблем. Во-
первых, работа ИТ-отдела и бухгалтерии окажется неэффективной, поскольку
не будет определенности в том, чем владеет предприятие и как использовать
имеющееся для достижения доходности или сокращения издержек. Например,
закупленные компьютеры, своевременно не внесенные в инвентарную базу
16
данных и, как следствие, не введенные в эксплуатацию, могут принести
больший прирост производительности, чем устаревшее оборудование.
Наблюдается и обратная ситуация: ошибочное (или умышленное) списание
исправной техники, имеющей небольшие амортизационные сроки, и закупка
вместо нее идентичных комплектующих является необоснованной процедурой.
2
Во-вторых, без наличия полной и адекватной картины, отражающей
состояние материальных активов организации, ответственные отделы (в нашем
случае – ИТ-отдел и бухгалтерия) могут не отследить случаи подмены
находящейся на балансе техники устройствами, которые приносят из дома
сотрудники, скажем, по договоренности с системным администратором. В
мелких масштабах, когда таким образом из организации «исчезают» мониторы,
клавиатуры и мышки, подобный ущерб мизерный, но в случае компаний с
филиальной структурой речь может идти о целых рабочих местах.
В круг обязанностей начальника ИТ отдела входит решение широкого
круга разнообразных задач, связанных с учетом самых разнообразных ресурсов
компьютерного парка и расчетом тех или иных параметров по ним:
– учет закупки оргтехники и расходных материалов к ней;
– постановка оргтехники на учет и списание;
– учет перемещения техники по подразделениям предприятия;
– учет производимых ремонтов, замены частей, профилактики;
– учет заправки принтеров, ксероксов и другого печатающего оборудования;
– получение всевозможных отчетов и аналитических форм;
– планирование деятельности службы обслуживания оргтехники.
Таким образом, функциональную модель деятельности начальника ИТ
отдела можно представить с помощью следующей модели, изображенной на
рисунке 1.
2
Бакулев, А. Электронный документооборот – новый стандарт ведения бизнеса / А. Бакулев // IT News – №8 (11
мая 2015). – С. 12-17.
17
A0
ИТ отдел
A0
ИТ отдел
ОборудованиеПерсонал
Нормативные
акты
Приказы,
распоряжжения
Накладные
Заявки
Планы
Аналитические отчеты
Акты списания
Ресурсы
Рисунок 1. Функциональная модель деятельности ИТ отдела
В соответствии с планом внедрения ОТ по подразделениями начальник
отдела в установленные сроки, учитывая ведомость наличия новой ОТ,
распределяет между сотрудниками обязанности по установке новой ОТ и на
основании этого распределения формирует наряды на установку новой ОТ,
которые поступают в адрес сотрудников отдела, и требования на выдачу ОТ со
склада.
Учет выполнения плановых технического обслуживания и ремонтов
производится на основании плана ремонтов и ТО. В результате формируются
ведомость выполнения ремонтов и ведомость выполнения ТО, в которых
указывается вид произведенного действия, дата, затраченное время, полнота,
результат, а также затраченные расходные материалы и запасные части.
Модель, характеризующая деятельность ИТ отдела как есть приведена
на рисунке 2.
18
2
Обеспечение
ресурсами
2
Обеспечение
ресурсами
1
Анализ и
принятие
решений
1
Анализ и
принятие
решений
Заявки
Ресурсы
Начальник ИТ
отдела
Требование на
оборудование
Кладовщик
Персональные задания
3
Выполнение
работ
3
Выполнение
работ
5
Оформление
отчетов
5
Оформление
отчетов
Сотрудник ИТ
отдела
Отчеты
Акты
Накладные
Планы
4
Ведение журнала
4
Ведение журнала
Рисунок 2. Модель Как есть (AS IS)
На основании полученных данных формируется отчетность в виде
следующих документов:
Отчет о выполнении ремонтов;
Отчет о выполнении ТО;
Отчет об установке ОТ.
Модель как должно быть (TO BE) отображена в приложении 2.
Данные отчеты формируются в виде выдержек из ведомостей в
соответствии с заданными параметрами – временным периодом (датой),
наименованием подразделения, типов оргтехники и так далее.
Основным результатным документом в результате учета оргтехники
является список программ и аппаратного обеспечения каждого компьютера.
Данный документ формируется на основании справочников и содержит
следующие реквизиты:
– Номер по порядку;
– Инвентарный номер
– Серийный номер
– Тип;
– Модель;
19
Процесс учета ОТ связан с большой трудоемкостью, разрозненностью
сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной
интерпретации. На сегодняшний день невозможно в короткий срок получить
сведения об общем количестве информационных ресурсов, инвентаризировать
программное и техническое обеспечение компании. В настоящее время учет
информационных ресурсов в компании осуществляется системным
администратором компании путем периодического обхода рабочих станций
сотрудников и фиксации в специальном журнале персональных компьютеров,
оргтехники, и перенос в дальнейшем этих данных в Excel.
Для данного способа также характерны следующие недостатки:
– невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
– неэффективное использование рабочего времени.
– слабый контроль работы сотрудников;
– бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.
– усталость сотрудников отдела – усиление негативного воздействия
человеческого фактора.
Деятельность отдела регулируется требованиями существующего
законодательства, техническими нормами и требованиями, а также
внутренними требованиями отдела безопасности.
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
начальником отдела при учете ОТ (таблица 2).
Таблица 2
Существующие показатели процесса учета ОТ
Действие
Среднее
количество
за рабочий
день
Время, необходимое
для выполнения
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
Учет поступления ОТ
10
5
50
Учет плана внедрения
5
10
50
Формирование нарядов
на установку ОТ
10
10
100
Закрытие нарядов
10
5
50
20
Продолжение таблицы 2
Формирование
ведомости учета ОТ
10
5
50
Формирование
отчетных документов
5
10
50
Получение
статистической
отчетности за период
(раз в неделю)
0,14
60
8,4
ИТОГО, минут:
358,4
В таблице 3 произведен приблизительный расчет эффекта внедрения.
Таблица 3
Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее
количество
за рабочий
день
Время, необходимое
для выполнения
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
Учет поступления ОТ
10
3
30
Учет плана внедрения
5
8
40
Формирование нарядов
на установку ОТ
10
5
50
Закрытие нарядов
10
3
30
Формирование
ведомости учета ОТ
10
1
10
Формирование
отчетных документов
5
1
5
Получение
статистической
отчетности за период
(раз в неделю)
0,14
10
1,4
ИТОГО, минут:
166,4
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около
192 минут (3 часа) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы
сотрудников ИТ отдела.
1.3 Анализ существующих программных средств учета ИТ-оборудования
В условиях современного бизнеса инвентарный учет должен быть
автоматизирован за счет использования специализированного ПО. Это не
просто программы, собирающие актуальную информацию из реестра
операционных систем, а комплексные продукты, получающие данные на
уровне самого оборудования, сводящие их в единую базу и генерирующие
21
отчетность. Подобные программы «понимают», где и как подключается
оборудование в локальную сеть, в каком месте оно установлено, и показывают
эту информацию в удобном виде. Кроме того, весь процесс сбора данных
осуществляется в фоновом режиме, что не мешает работе обычных
пользователей и не загружает системные ресурсы и ресурсы локальной сети.
Рассмотрим следующие программы для учета информационных ресурсов:
– 10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров
– ClearApps Учет компьютеров в Сети 4
– Spiceworks
– Lansweepe
– Hardware Inspector
«10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров» – классический продукт для
сбора данных об оборудовании и ПО. Программа позволяет собрать данные
несколькими способами, в том числе без установки агентов на компьютерах, и
сгенерировать на их базе детальные отчеты. Также в ней есть продвинутая
поисковая система, с помощью которой можно отсортировать необходимую
информацию для дальнейшей модернизации.
3
«Учет компьютеров в Сети» от ClearApps отличается от конкурентных
продуктов возможностью сбора сведений не только в среде Windows-
компьютеров, но и в Linux и MacOS x. Имеется гибкая система отчетности,
которую можно настраивать по собственному усмотрению.
4
Spiceworks –зарубежная бесплатная разработка для учета компьютерной
техники. Наличие дополнительных модулей – построитель карты локальной
сети, helpdesk, средство решения проблем в сети, калькулятор
энергопотребления используемой техники – ставит ее на порядок выше
аналогов. Spiceworks позволяет осуществлять централизованный мониторинг
3
10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров http://www.10-trike.com/rus/networkinventoryexplorer/
4
Программа для инвентаризации сети http://www.clearapps.ru/network-inventory.html
22
сети и отдельных ее компонентов. Кроме того, приложение может
своевременно предупреждать администратора о возникновении проблем.
Возможности:
– Простая установка;
– Настраиваемый веб-интерфейс с возможностью доступа из любой точки
мира;
– Настраиваемые отчеты;
– Функциональность справочной службы;
– Удобная веб-консоль;
– Большое сообщество пользователей;
– Поддержка сценариев;
– Возможность составления карты сети;
– Возможность сбора сведений о лицензионных ключах, серийных номерах и
датах установки программного обеспечения в сети.
5
Lansweeper – еще одна западная разработка, предназначенная для учета
компьютеров с использованием локальной сети. Продукт бесплатен и
поддерживает большое количество (свыше 80) шаблонов отчетов, в которых
выводится актуальная информация об аппаратном и программном обеспечении,
его использовании сотрудниками и необходимости обслуживания. Приложение
позволяет вести учет лицензий и гарантийного обслуживания и указывать
необходимую информацию о вендорской технической поддержке в карточке
оборудования.
Продукт может быстро создавать полные отчеты о серверных
аппаратных средствах предприятия и установленных программах, включая
анализ общих проблем, таких как несанкционированные административные
привилегии у пользователей или нехватка места на жестких дисках. Благодаря
хорошим средствам генерации отчетов и средствам учета лицензий, которые
5
Администрирование Spiceworks. Инвентаризация в сети https://habrahabr.ru/post/192280/
23
содержатся в Lansweeper, этот продукт хорошо выявляет неисправности (не все
опции есть в бесплатной версии).
6
HardwareInspector7.1.10 является программой по автоматизированному
инвентаризации и удобному учёту компьютерной техники или другого
оборудования в организациях. Возможности Hardware Inspector:
– возможность учёта рабочих мест и детализации отдельных устройств;
– возможность работать в сети;
– возможность использовать контроль целостности, а также восстановления
для базы данных;
– возможность учёта бухгалтерской информации, касающейся купленной
технике;
– возможность учёта инвентарных номеров
7
.
Сравнение программ приведено в таблице 4
Таблица 4
Сравнение рассмотренных программ
Продукт/
Функция
Hardware
Inspector
10
Страйк
Учет
компьютеров
в Сети
ClearApps
Spicewo
rks
Lanswee
pe
Работа без
клиента
да
Да
да
да
нет
История
«жизни»
устройства
да
Да
нет
да
да
Модуль
helpdesk
да
Нет
нет
да
да
Карта
локальной
сети
да
Нет
нет
да
нет
Работа со
штрих кодами
да
Нет
нет
нет
нет
Визуализация
ИТ-парка
да
Нет
нет
нет
нет
Выгрузка в 1С
н/д
н/д
нет
нет
нет
Ориентировоч
ная цена руб.
38 000
50 000
16 000
(300 машин)
Free
Free /
35000
6
Lansweeper network manager http://www.lansweeper.com/pc-network-inventory-software.aspx
7
Учет компьютеров с Hardware Inspector http://www.hwinspector.com/ru/products/hardware_inspector/index.php
24
Все перечисленные выше продукты обладают излишней
функциональностью для рассматриваемого предприятия, кроме того, требуют
значительных финансовых расходов для их покупки и дальнейшего
обслуживания. Поэтому было принято решение о создании собственной
системы учета оргтехники на базе одной из наиболее распространенных СУБД.
1.4 Обоснование требований к разрабатываемой системе
1.4.1 Требования к системе в целом
Требования к структуре и функционированию системы
Целями создания ИС учета ИТ-оборудования (далее – ИС УИТО)
являются:
1. Снижение временных затрат на учет IT-инфраструктуры компании за
счет автоматизации процесса;
2. Повышение оперативности предоставления управленческих отчетов о
наличествующей IT-инфраструктуры;
3. Повышение эффективности управления деятельностью ИТ-отдела 25%.
4. ИС УИТО должна состоять из следующих подсистем:
– подсистема «Учет IT-инфраструктуры» (учет IT-инфраструктуры с
разделением по категориям, типам);
– подсистема «Учет результатов проверок» (добавление, редактирование и
удаление результатов проверок наличия IT-инфраструктуры);
– подсистема «Отчеты» (формирования отчетов и печатных форм
документов);
– подсистема «Справочники» (добавление, редактирование, удаление данных
в справочники ИС).
Требования к численности и квалификации персонала
Разрабатываемая система предназначена для автоматизации рабочего
места сотрудника ИТ отдела, поэтому пользователями системы должны стать:
1. Сотрудник ИТ-отдела, отвечающий за учет IT-инфраструктуры;
2. Администратор системы, осуществляющий ее настройку.