46
сиюминутные внедрения информационных технологий, которые очень часто не
соответствуют реальным потребностям бизнеса. И в таком случае само
предприятие получит прикладную систему, но ее стоимость будет сопоставима в
качественным комплексным решением. Выбирать данную стратегию можно
лишь в том случае, если нужно сэкономить средства и время на внедрение
системы. Но все дальнейшие шаги к модернизации будут стоить значительно
дороже и станут нерациональными и экономически невыгодными.
2) Другой вид автоматизации – по участкам. Она предполагает
обновление отдельных производственных или управленческих линий, которые
сопоставимы по функциональным особенностям. Данный метод применяется в
том случае, если у компании нет лишних средств на автоматизацию в полном
объеме, а выбранные участки дают хороший экономический рост, поэтому
применяется она часто на производственных участках.
3) Третий вид – автоматизация по направлениям, которая
предполагает полную автоматизацию отдельных видов деятельности компании.
Основной отличительной особенностью от автоматизации по участкам является
тот факт, что вся деятельность предполагает охват абсолютно всех
подразделений и служб, задействованных в автоматизируемом направлении.
Финальным этапом этого метода часто является полная автоматизация
компании.
4) И последний вариант – полная автоматизация, предполагающая
некую систему, состоящую из множества элементов разного уровня и значения.
В такую систему обычно входят другие подсистемы, модули, функции, блоки
управления, текущие задачи и т.д. Такое построение позволяет использовать
один и тот же алгоритм для просчета разных задач, а также исключается
дублирование данных из разных источников, поскольку все находиться итак в
одной системе. Основным минусом полной автоматизации можно выделить
необходимость большого количества затрат на реализацию такой схемы, а также
высокий уровень первоначального планирования и расчетов.
Проанализировав данные варианты стратегий, была выбрана стратегия по
направлениям, так как это наиболее подходящий вариант для рассматриваемого
предприятия. Только при реализации данной стратегии возможно
47
автоматизировать делопроизводство компании с минимальными потерями и
короткий срок.
3.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
В качестве варианта приобретения информационной системы существуют
следующие варианты:
• покупка готового продукта;
• покупка готового продукта с последующей модификацией под
клиента;
• разработка собственного продукта;
• модификация уже имеющегося и находящегося в эксплуатации
продукта.
Приведем основные возможные варианты перехода на ИС для
автоматизации делопроизводства[25]:
1) Приобретение готового решения. Плюсы данного варианта в том,
что такое решение уже отлажено, имеет минимум ошибок, и нужно меньше
времени на инсталляцию и настройку системы. Такая система, как правило,
имеет богатый пакет документов и протестирована на множестве предприятий с
аналогичной структурой и деятельностью. Но на рассматриваемом предприятии
развились уникальные бизнес-процессы, под которые практически не реально
найти решение из различных готовых вариантов. В процессе анализа подобных
программ для автоматизации складского учета не было найдено решения,
которое максимально соответствует функциональным требованиям к системе;
2) Создание комплекса на заказ. Такой вариант приобретения ИС дает
право получить систему, которая максимально соответствует требованиям
заказчика. Но неизбежны дополнительные риски: сроки создания ПО могут быть
слишком большими, стоимость непомерно высокой, а в самом ПО могут быть
скрытые дефекты, которые зачастую находятся только после установки системы.
Также, такой вариант приобретения системы так или иначе требует передачи
компании-разработчику секретных сведений[33];
48
3) Приобретение и доработка. Этот вариант позволит переделять
готовое решение для соответствия перечню конкретных функциональных
требований, которые предъявляются системе. Такое решение включает в себя
преимущества и недостатки вариантов «Приобретение готового решения» и
«Создание на заказ». Итоговое решение будет не в полной мере соответствовать
потребностям компании. Какая-то часть программных модулей будет идеально
оттестирована, другая же часть пишется с нуля и может иметь внутри себя
различные дефекты. Время на доработку будет затрачено не так много по
сравнению с длительностью разработки новой системы, а стоимость – несколько
больше, чем покупка готовое решение, но меньше стоимости разработки всей
системы «с нуля». Но дополнение системы, которая разрабатывалась сторонней
компанией, обычно сопряжено со значительными трудностями, вызванными
отсутствием или малым количеством технической документации и трудностями
в процессе работы с создателями системы-прототипа. Также при таком способе
получения ИС могут быть дополнительные риски: скрытая несовместимость
каких-то компонентов системы, неявные дефекты программного
обеспечения[26];
4) Собственное создание с нуля. Такой вариант позволяет реализовать
систему, полностью соответствующую потребностям предприятия. Плюсы
данного варианта заключаются в последующей модернизации системы;
минимизации рисков получения решения, не соответствующего требованиям
компании; максимальная совместимость абсолютно компонентов системы;
прямое взаимодействие с имеющимися ИС личной разработки; сохранение всех
конфиденциальных данных в стенах компании[34].
Из рассмотренных вариантов для автоматизации делопроизводства ФГБУ
РЦСМЭ, в качестве способа приобретения наиболее оптимальным вариантом
является самостоятельная разработка программного продукта, полностью
соответствующего требованиям ведения делопроизводства в компании, так как в
компании имеются специалисты, которые бы могли бы при разработке
информационной системы учесть все особенности деятельности компании.
3.4 Обоснование проектных решений
49
3.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение АИС включает в себя совокупность БД и
файлов ОС, форматной и лексической базы, а также конкретных языковых
средств, необходимых ввода, поиска, обработки и отображения данных в той
форме, которая нужна отдельному потребителю[1].
Сегодня термин ИС зачастую используется для автоматизированных ИС.
По характеру применения все ИС можно разделить на:
• Информационно-поисковые – отдельные системы хранения, поиска
и передачи пользователю нужных данных;
• Информационно-аналитические – отдельный класс ИС, созданный
для аналитической обработки данных;
• Информационно-решающие – системы, реализующие переработку
данных по заданному алгоритму.
• Ситуационные центры – совокупные аналитические комплексы.
В рамках сферы использования:
• ИС организованного управления – внедрение функционала
автоматизации работы управленческого персонала;
• ИС управления техпроцессами – использование функций
управления механизмами, режимами работы в процессе автоматизированного
производства;
• АИС научных исследований – АПК, созданные для проведения
испытаний и исследований[27];
• ИС автоматизированного проектирования – совокупные аппаратно-
программные системы, выполняющие роль исполнителя проектных работ с
математическими методами;
• АИС обучения – представлены совокупностью программно-
технической и учебно-методической информации, позволяющие поддерживать
учебную деятельность;
• Внедренные ИС – проведение автоматизации всех базовых функций
компании.
50
Дальнейшим основанием для классификации является функциональность
ИС, определяющая само назначение и реальные возможности ИС.
ИО состоит из массива форматированных или неформатированных
документов, кодификаторов, классификаторов, словарей, нормативной базы для
реализации решений по объемам, размещению и методике хранения данных в
АИС, а также имеет совокупность средств и правил для трансляции
естественного языка, используемого при общении пользователей и персонала
АС с АИС[28].
Сейчас ИО рассматриваются как сочетание лингвистического и
информационного обеспечения. При этом само ИО имеет файлы ОС и БД, а
лингвистическое обеспечение включает в себя форматную базу, лексику и
языковые средства.
Математическое обеспечение является комплексом математических
методов и моделей в рамках ГОСТ 24.03-90, использующихся в АС.
ПО подразумевает совокупность общесистемных и прикладных программ,
а также всю нормативно-методическую документацию по работе с ними.
Техническое обеспечение включает в себя комплекс технических средств,
поддерживающих работу всей системы. Зачастую это средства сбора, передачи,
обработки, контроля и роста данных.
Правовое обеспечение состоит из нормативно-правовых документов,
позволяющих обозначить права и обязанности сотрудников и рамки работ самой
системы, а также комплект документов, позволяющих корректировать порядок
хранения информации, правила отслеживания данных, и обеспечение
правомерности всех проводимых операций.
Информационное обеспечение (ИО) подсистемы основано на
информационной модели работы сотрудников компании. Выделяют
внемашинное и внутримашинное обеспечение.
Само ИО состоит из: системы классификации и кодирования; системы
единообразной документации, применяемой в ИО, информационную базу, т.е.
совокупность данных из всех информационных массивов[29].
Внемашинное обеспечение определяется всей совокупностью данных,
основную часть которых составляют документы. Выделяют первичные
51
(входные) документы, например, заявки пользователей, и отчетные (выходные)
документы, к которым относят документы по итогам рассмотрения заявок,
отчеты и т.п [14].
Внутримашинное ИО отражает данные на машинных носителях в виде
специально организованных массивов (файлов), БД и их информационных
связей. Внутримашинное ИО подсистемы организует информационную среду,
способствующую выполнению сотрудниками своих профессиональных
обязанностей. Эта область определяется набором объектов, их свойств и
взаимосвязей. Для любого такого объекта выражается набор его характеристик,
свойств[15].
Информационные потоки внешнемашинного ИО определяются как
направленное постоянное движение документов от источника из создания к
конечному получателю.
Чтобы приспособить экономическую информацию для оперативного
поиска, обработки и передачи по каналам связи, ее нужно представлять в
цифровом виде. Для этого ее нужно сначала классифицировать (упорядочить), а
затем закодировать (формализовать) при помощи классификатора.
Классификатор является документом, при помощи которого реализуется
формализованное описание экономической информации в ЭИС, имеющей
наименования объектов, наименования классификационных группировок и их
числовые обозначения.
По сфере действия можно выделить следующие виды классификаторов:
локальные, отраслевые, общегосударственные и международные[30].
Главной компонентой внемашинного ИО становится система
документации, используемая в процессе управления экономическим объектом. А
сам документ понимается как определенная совокупность сведений,
применяемых при решении экономических задач, расположенных на
физическом носителе в соответствии с рекомендованной формой.
К внутримашинному информационному обеспечению относится описание
экранных форм.
В процессе создания структуры экранных форм для ввода данных
начальных документов с оперативными данными лучше всего применять
52
комбинированную форму, максимально похожую на ту, которая использовалась
для построения этого документа. Расположение полей должно быть в такой
последовательности, которая 100% соответствует логической структуре
документа и файлов с оперативными данными, что позволяет сократить
трудоемкость процесса загрузки данных в информационную базу.
В процессе создания экранных форм для документов с статической
информацией следует понимать, что эти макеты применяются для ввода и
обновления записей в самой ИБ, поэтому для их разработки лучше всего
применить анкетную форму нахождения реквизитов, которая будет удобной для
реализации этих операций.
В рамках выбора экранных форм располагается принцип минимальной
трудоемкости и цены ввода данных в ЭВМ, наибольшей степени читабельности
итоговой информации, представляемой на экране, высокой надежности и
правильности выполнения этих операций.
В процессе создания системы применялась реляционная модель БД,
которая представляет собой совокупность отношений, изменяющихся с
течением времени. В процессе разработки ИС совокупность отношений дает
возможность сохранять данные об объектах предметной области, отражать связи
между ними. При этом сами данные находятся в таблицах. Для простоты
определения каждая таблица созданной БД несет в себе уникальный код[31].
Основными функциями справочников являются:
• обеспечение проверки кодированных значений признаков при вводе
данных;
• декодирование значений признаков при выводе данных на экран
дисплея;
• хранение постоянной информации, связанной с определёнными
значениями признаков;
• оформление пояснительным текстом таблиц, получаемых в результате
решения комплекса задач.
К информационному обеспечению в рамках данного проекта относятся:
• база данных;
• экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ;
53
• экранные формы для вывода результирующей информации.
База данных позволяет хранить большие объемы информации в
структурированном виде в едином источнике. При необходимости, соблюдая
принципы целостности баз данных, можно использовать одну и ту же базу
данных для нескольких проектов или задач, а также с легкостью вносить
необходимые изменения в ее структуру, не затрагивая самих данных,
хранящихся в ней.
Для ввода/вывода данных разрабатываются макеты экранных форм,
которые затем будут внедряться непосредственно в саму систему, отвечающую
за решение поставленной задачи автоматизации.
Все указанные элементы совокупно составляют информационное
обеспечение проекта. Данные, внесенные в форму ввода первичных данных,
попадают в базу данных, а затем данная информация может быть выведена (по
запросу) в форму для вывода результирующей информации[20].
Условно-постоянная информация будет храниться в справочниках. В
системе потребуются следующие справочники:
• отделы;
• роли пользователей;
• пользователи;
• виды документов;
• номенклатура;
• папки.
Для ввода первичной информации понадобятся следующие формы:
• учет отделов;
• учет ролей;
• составление номенклатуры;
• учет пользователей;
• создание папки;
• регистрация документа.
В данном проекте будут использованы следующие локальные
классификаторы:
1) Классификатор сотрудников (пользователей ИС);
54
Структурная схема классификатора сотрудников представлена на Рисунке
2.1.
K
1
= [XXX]
Код сотрудника
Рисунок 1.10 Структурная схема классификатора сотрудников
2) Классификатор документов
Структурная схема классификатора представлена на Рисунке 2.2.
.
K2 = [XXXXX]
Код документа
Рисунок 1.11 Структурная схема классификатора документов
3.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
ПО часто является совокупностью программ для выполнения конкретных целей
и задач автоматизированной системы.
Обычно ПО можно разделить на два вида: общее (ОС, операционные оболочки,
компиляторы, интерпретаторы, программные среды, СУБД, сетевое ПО и т.п.) и
специальное (совокупность прикладных программ, которые используются для
конкретных задач в рамках функциональной подсистем, а также контрольные
примеры).
ПО общего назначения обязаны отвечать нескольким требованиям [1]:
• Являться набором взаимосвязанных программ с оптимальными
указаниями и инструкциями по применения рабочих программ на каждой стадии
расчёта комплексов задач;
• Создаваться по принципу открытого ПО для возможности
совершенствования в будущем;
• Вести контроль устройств комплекса ТС и готовить порядок решения
задач;
• Реализовывать работу программ самоконтроля и иметь некие тесты для
диагностики;
• Поддерживать защиту данных и программ персонала друг от друга и от
самой ОС;
55
• Предоставлять инструменты для хранения данных и обращения к любой
их совокупности;
• Поддерживать стабильность хранения данных при сбоях ЭВМ;
• Выполнять оценку аварийных ситуаций, выявлять их причину, оповещать
о ней и различные варианты дальнейших действий.
Операционная система и базовое ПО.
Аналогично техническому обеспечению программное обеспечение отличается
для клиентской и серверной части.
Выбор сетевой операционной системы (СОС) во многом зависит от технической
платформы вычислительных средств.
Применительно к данному дипломному проекту необходима серверная ОС и
персональная ОС для клиентских ЭВМ.
Выбранная СОС, для достижения максимальной производительности, должна
быть:
• многозадачной (с вытесняющей многозадачностью);
• многонитиевой;
• многопользовательской;
• многопроцессорной.
Применительно к условиям внедрения проекта в рассматриваемой компании
необходимо отметить, что использование в работе технологий Microsoft
существенно ограничивает выбор серверной ОС в пользу ОС Microsoft Windows
Server.
Windows Server 2008 - многозадачная операционная система, которая основана
на том же ядре, что и Windows Server 2003, но характеризуется более простым
развертыванием, управлением и использованием, а также является наиболее
быстрой, надежной и безопасной операционной системой в семействе серверных
ОС Windows.
По сравнению с Windows Server 2003 значительно улучшена
производительность многих других функций, в том числе службы каталога
Microsoft Active Directory, компонентов веб-сервера и сервера терминалов и
сетевых служб.