50
2. Проектная часть
2.1. Разработка проекта автоматизации
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
Жизненный цикл информационной системы, как и любого программного
продукта – это непрерывный процесс, который начинается с момента принятия
решения о необходимости создания этой информационной системы и заканчивается
при полном изъятии её из эксплуатации.
Жизненный цикл данного проекта автоматизации документооборота состоит из
семи этапов:
1) исследование предметной области. Результат данного этапа –
сформированные функциональная и информационная модели исследуемой
предметной области, или объекта проекта автоматизации;
2) проектирование информационной системы. Результат данного этапа –
разработанные и обоснованные проектные решения, которые удовлетворяют
требованиям технического задания;
3) разработка системы. На данном этапе осуществляется процесс
непосредственного создания спроектированной информационной системы;
4) тестирование и отладка информационной системы, устранение ошибок,
недочетов и некорректной работы модулей системы;
5) внедрение разработанной информационной системы в производственный
процесс;
6) эксплуатация и сопровождение информационной системы;
7) развитие системы.
Для того, чтобы сфера разработки и использования программного обеспечения
была стандартизирована, было создано несколько стандартов, которые описывают
жизненный цикл программных продуктов, а в некоторых случаях, дополнительно и
процессы разработки программных продуктов.
Наиболее популярными и распространенными являются:
ГОСТ 34.601-90. Действие данного стандарта распространяется на
автоматизированные информационные системы и описывает основные стадии и этапы
их создания;
51
ISO/IEC 12207:1995. Этот стандарт описывает процессы и организацию
жизненного цикла программного обеспечения.
Custom Development Method (методика, разработанная компанией Oracle)
подробный материал, содержащий в себе заготовки проектных документов, которые
можно использовать в проектах, основанных на программных продуктах Oracle.
Rational Unified Process (RUP) подразумевает итеративную модель
разработки, состоящая из четырех этапов (или фаз): начало, исследование, построение
и внедрение. Каждый этап разбивается на подэтапы (итерации), в результаты
прохождения которых создаются версии для внутреннего и внешнего пользования.
Суть работы в рамках RUP - это создание и сопровождение моделей на базе UML.
Для данного дипломного проекта был выбран стандарт ГОСТ 34.601-90, т.к. он
наиболее хорошо знаком разработчику проекта и имеет четкое описание всех этапов
работы над ИС.
Для разработки проекта автоматизации документооборота необходима
поэтапная разработка, с обязательной отчетностью о выполнении каждого этапа,
поэтому была выбрана каскадная модель жизненного цикла ИС. Детальное описание
всех семи этапов жизненного цикла разрабатываемой информационной системы
представлено в таблице 4.
52
Таблица 4
Детальное описание этапов жизненного цикла ИС
Наименование
этапа
Цель этапа
Ключевые
участники
Требования к
входной информации
Получаемые результаты
Исследование
предметной
области
Получить полное
представление о
предметной области,
задачах автоматизации
бизнес-процесса, выявить
требования к ИС
Сотрудники
компании
Разработчик
Нормативные
документы компании
Текущая организация
IT-сферы в компании
Требования к
функциональному
наполнению ИС
Проектирование
информационной
системы
Выбрать и обосновать
проектные решений по
информационному,
программному и
аппаратному обеспечениям
Разработчик
Требования к
функциональному
наполнению ИС
Проектные решения по
информационному,
программному и аппаратному
обеспечению проектируемой
ИС
Разработка и
системы
Создать работающий
прототип системы,
выполняющий все
требуемые функции
Разработчик
Программист
Проектные решения по
информационному,
программному и
аппаратному
обеспечению
проектируемой ИС
Рабочая система,
удовлетворяющая
обозначенным
функциональным и другим
требованиям
Тестирование и
отладка первой
версии ИС
Провести проверку
корректности работы всех
функций системы,
устранить выявленные
недочеты
Сотрудники
компании
Разработчик
Рабочий прототип
системы
Система с исправленными
недочетами и ошибками
Внедрение ИС
Внедрить ИС в
производственный процесс
Разработчик
Сотрудники
компании
Система с
исправленными
недочетами и ошибками
Внедренная в
производственный процесс
ИС
Эксплуатация
системы в
Получить необходимый
эффект от использования
ИС
Сотрудники
компании
Внедренная в
производственный
процесс ИС
Полученный положительный
эффект, пожелания к
53
производственном
процессе
доработке и развитию
системы
Развитие системы
Расширить функционал,
улучшить пользовательский
интерфейс
Разработчик
Пожелания к доработке
и развитию системы
Расширенный функционал
ИС, улучшенный
пользовательский
интерфейса
54
Этап внедрения информационной системы в производственный процесс
является одним из наиболее важных в жизненном цикле ИС, т.к. от его проведения
и результатов выполнения зависит эффективность дальнейшего использования и
эксплуатации информационной системы, а значит и эффективность всего проекта
автоматизации. По этой причине, этап внедрения разработанной
информационной системы чаще всего рассматривают как отдельный проект.
В настоящее время выделяют несколько основных способов внедрения
информационных систем на предприятии. Наиболее распространенными
являются три:
1) Метод «Большой взрыв». Считается наиболее молниеносным и
трудоёмким подходом к внедрению информационных систем, так как
предприятия должны отказаться от всех своих старых имеющихся систем и
установить одну определённую, выбранную ранее, корпоративную
информационную систему. При таком подходе предприятие осуществляет запуск
одновременно большого количества функций системы и, соответственно,
«вытеснение» большого числа использовавшихся ранее приложений или
автоматизацию операций, ранее исполнявшихся вручную.
2) Метод «Франчайзинговая стратегия». Такой способ внедрения ИС
используют крупные или разнородные по своей структуре организации,
подразделения которых выполняют большое количество различных бизнес-
процессов. Независимые информационные системы или их компоненты
устанавливаются в каждое подразделение, а общие функции, такие как финансы
и бухгалтерский учёт, связываются между собой. Отдельные модули соединяются
воедино лишь для того, чтобы можно было обмениваться ключевой, главной для
всего предприятия, информацией и рассчитывать агрегированные данные по всем
подразделениям или по процессам, единым для различных подразделений.
Обычно такие внедрения начинаются с пилотных инсталляций в особенно
непредубежденном и «продвинутом» подразделении, где ключевой бизнес
корпорации не будет нарушен, если что-нибудь пойдет не так, как запланировано.
Как только проектная группа запустит рабочую систему и исправит все ошибки,
она начинает устанавливать её в остальные подразделения. Недостатком такого
поэтапного ввода системы является необходимость выделения большого периода
55
времени на инсталляции при такой стратегии. Тем не менее этот метод выглядит
наиболее приемлемым способом внедрения для большинства предприятий, ибо
несмотря на повышенные затраты времени на реализацию, позволяет поэтапно
внедрять модули системы во все сферы деятельности предприятия, предполагая
при этом возможность устранения всех сложностей и ошибок на примере одного
или нескольких подразделений, что приводит к значительной экономии
финансовых средств, с одной стороны, и повышению эффективности работы
такой системы, с другой.
3) Метод «Точный бросок». При таком подходе информационная
система определяет дизайн процессов с фокусировкой только на нескольких
ключевых процессах, подобных тем, что содержатся в финансовом модуле ИС.
Его обычно применяют в небольших компаниях, которым ещё предстоит дорасти
до полнофункциональной ERP-системы. При этом преследуется цель как можно
быстрее запустить один или несколько основных модулей информационной
системы, функциональность которых необходима в данный момент. Редкие
компании, которые внедрили ИС таким способом, могут сразу похвастаться
хорошей отдачей инвестиций от новой системы. Большинство фирм используют
данный способ как инфраструктуру для обеспечения безболезненной
инсталляции других модулей в будущем.
Для реализации данного проекта автоматизации документооборота была
выбрана стратегия внедрения по методу «Точного броска», т.к. использование
двух других описанных методов невозможно из-за четко выделенных рамок
автоматизируемого бизнес-процесса.
Ниже представлены основные фазы реализации проекта по внедрению ИС
в производственный процесс.
Все перечисленные фазы выполняет разработчик, совместно с
сотрудниками компании, ответственными за обеспечение работы компьютерной
техники (IT-отдел). Основная роль разработчика – анализ ресурсов и процессов,
корректировка внедрения под конкретные условия компании. Роль сотрудников
компании – обеспечение разработчика всей необходимой ему информацией,
нужными материалами и оргтехникой.
56
Фаза "Предварительные работы по подготовке проекта внедрения ИС". В
ходе предпроектного обследования предприятия происходит сбор подробной
информации о структурном построении организации, функциональных связях,
системе управления, об основных бизнес-процессах, о потоках внутри
предприятия, необходимой для построения соответствующих моделей и выбора
объектов для автоматизации. Оцениваются сроки, ресурсы, виды и объемы работ,
номенклатура и стоимость программно-аппаратных и телекоммуникационных
средств, стоимость обучения персонала и т. д.
Фаза "Подготовка проекта". После завершения первой фазы
осуществляется предварительное планирование и формирование процедур
запуска проекта:
формирование проектной и экспертной групп;
распределение полномочий и ответственности;
определение организационно-технических требований к процессу
внедрения;
уточнение спецификаций и ожиданий заказчика;
обучение группы внедрения, состоящей из специалистов
предприятия-заказчика.
Фаза "Концептуальная проработка проекта". В течение этой фазы:
формируется и утверждается концептуальный проект;
достигается обязательное однозначное понимание намерений всех
участников проекта относительно внедряемой ИС;
уточняются и конкретизируются цели и задачи проекта;
определяются размеры прототипа системы;
согласуются укрупненный план работы, последовательность этапов
и условия опытной эксплуатации, планово-финансовые и отчетные показатели.
Фаза "Реализация проекта". Во время проведения основных работ по
внедрению создается, устанавливается и конфигурируется системная среда,
определяются процедуры системного администрирования, устанавливаются
основные программно-аппаратные комплексы и приложения. В системе
настраиваются организационно-штатные и организационно-функциональные
57
структуры предприятия с использованием таких организационных единиц, как
филиал, департамент, отдел, рабочая группа и т. д.
Осуществляется установка, конфигурирование и настройка сетевых и
телекоммуникационных средств, производится перенос данных из прежних
локальных систем и формирование интерфейсов с унаследованными и внешними
системами.
Отрабатываются системные вопросы безопасности работы системы в
многопользовательском режиме. Создаются приложения, шаблоны, отчеты,
клиентские формы доступа, распределяются полномочия пользователей.
Проводится "прогонка" всех систем в "боевом режиме" с участием всех
заинтересованных сторон.
После окончания фазы реализации проект внедрения считается
законченным. Информационная система передается в эксплуатацию.
Этап жизненного цикла ИС эксплуатация содержит в себе следующий
перечень выполняемых работ:
ввод первичных данных для формирования входных документов;
актуализация нормативно-справочной информации;
создание резервных копий;
отслеживание и исправление ошибок в работе, незамеченных на
этапе тестирования и внедрения ИС.
Ввод первичных данных осуществляется пользователями проектируемой
ИС с помощью соответствующих форм ввода.
Актуализация нормативно-справочной информации выполняется
администратором ИС по мере необходимости (удаляются или скрываются
неактуальные данные, добавляются новые).
Создание резервных копий базы данных и файлов информационной
системы также входит в обязанности администратора ИС, осуществляется
еженедельно.
Отслеживание ошибок выполняется основными пользователями ИС –
сотрудниками компании, исправление выполняет разработчик информационной
системы по мере необходимости.
58
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
Любой проект по созданию программного продукта, а особенно – по
созданию и внедрению информационной системы для предприятия, включает
множество различных задач. Поэтому, в ходе решения каких-либо задач, могут
возникнуть трудности, которые станут препятствием для решения какой-то
задачи или успеха всего проекта автоматизации. Такие препятствия называют
рисками. Ниже описаны возможные риски в реализации данного проекта,
причины их возникновения, а также способы избегания, пути устранения или
уменьшения негативных последствий.
Наиболее часто возникающим риском является заболевание сотрудника,
ответственного за решение какой-либо задачи. Наиболее распространённым
заболеванием являются грипп или простуда. Данный риск может возникнуть на
любом этапе жизненного цикла проекта автоматизации. Среди негативных
последствий заболевания сотрудника стоит выделить увеличение срока
реализации всего проекта. Для снижения вероятности возникновения этого риска
необходимо проводить регулярное общее обследование организма, а также прием
витаминов и выполнение общих оздоровительных и закаливающих процедур.
Следующий риск, который может возникнуть в процессе реализации
проекта, это выход из строя технических устройств (персональных компьютеров),
которые необходимы для решения выделенных задач. Данный риск может
возникнуть на любом этапе жизненного цикла проекта автоматизации. Главным
негативным последствием поломки компьютера является сдвиг сроков, а также
возможная потеря данных. Для уменьшения вероятности выхода компьютера из
строя необходимо всегда проводить плановое техническое обслуживание, как
аппаратного обеспечения компьютера (чистка от пыли, смазывание вентиляторов
системы охлаждения), так и программного (своевременное обновление программ,
актуальное антивирусное ПО).
Третий риск, влияющий на успех реализации проекта – потеря данных,
которая может возникнуть как в результате выхода жесткого диска из строя, так
и из-за случайного удаления важных данных. Данный риск может возникнуть на
любом этапе жизненного цикла проекта. Чтобы уменьшить негативные
последствия данного риска, достаточно регулярно производить резервное
59
копирование и архивацию данных, особенно после каждого выполненного
промежуточного этапа.
Риск возникновения чрезвычайной ситуации. При возникновении
чрезвычайной ситуации (н-р, землетрясение, пожар, наводнение и т.д.), все
работы по проекту приостанавливаются до момента прекращения действия
чрезвычайной ситуации и устранения её последствий. Данный риск может
возникнуть на любом этапе жизненного цикла информационной системы, для
снижения негативных последствий чрезвычайной ситуации рекомендуется
хранить все резервные копии на удаленных серверах, например, в облачных
хранилищах. Тогда работу по проекту можно будет продолжить с любого
компьютера с доступом в сеть интернет.
Также имеется вероятность того, что в процессе реализации проекта,
изменятся требования к информационной системе. Даже несмотря на то, что было
проведено комплексное изучение предметной области и выявлены конкретные
требования к разрабатываемому программному продукту, возможна ситуация,
когда какой-то момент не был учтен, либо изменилась сама предметная область.
Для снижения вероятности возникновения риска необходимо ответственно
подходить к выбору разработчика-проектировщика, в обязанности которого
входит исследование предметной области и формирование требований к
разрабатываемой информационной системе, т.к. именно от результатов его
исследования зависит полнота и гибкость требований к разрабатываемому
программному продукту. Данный риск может возникнуть на следующих этапах
жизненного цикла информационной системы: разработка, тестирование и
внедрение.
Помимо возможного изменения требований к информационной системе,
существует риск полной отмены реализации проекта, в связи с изменившимися
внешними условиями. До полного завершения проекта автоматизации такой риск
всегда существует, однако, чем ближе дата завершения проекта, тем вероятность
возникновения данного риска будет ниже, а после прохождения этапа внедрения
негативный эффект данного риска значительно снижается.