42
Применение электронной почты в личных целях возможна только в тех
случаях, когда получение/отправка сообщения не оказывает негативного
влияния на работу других пользователей и не мешает бизнес деятельности.
Сотрудникам нельзя направлять партнерам любые секретные данные АО
«Национальная Деликатесная Компания» по электронной почте без применения
систем шифрования. Вся секретная информация АО «Национальная
Деликатесная Компания», ни при каких обстоятельствах не может быть
отправлена третьим лицам по электронной почте.
Сотрудникам АО «Национальная Деликатесная Компания» нельзя
применять публичные почтовые ящики электронной почты для реализации
любого вида корпоративной деятельности.
Применение сотрудниками АО «Национальная Деликатесная Компания»
общедоступных почтовых ящиков электронной почты возможно только при
согласовании с департаментом по ЗИ и использовании надлежащих механизмов
шифрования.
Сотрудники АО «Национальная Деликатесная Компания» для пересылки
документов бизнес партнерам обязаны использовать только корпоративный
персональный адрес электронной почты.
Сообщения, отправляемые по электронной почте, представляют из себя
постоянный рабочий инструмент для электронных коммуникаций, имеющий тот
же статус, что и письма, и факс. Электронные сообщения, как и прочие средства
письменных коммуникаций, подлежат хранению и регламентации.
Чтобы предотвратить шибки в процессе написания и отправки,
необходимо непосредственно перед отправкой внимательно проверить
правильность написания имен и адресов получателей. В момент получения
сообщения лицом, для которого это сообщение изначально не предназначается,
данное сообщение нужно переслать непосредственному получателю. Если
присланная таким образом информация несет секретный (конфиденциальный)
характер, об этом необходимо сразу проинформировать специалистов отдела по
ИБ.
43
Отправитель электронного сообщения или документа, а также лицо,
которое его перенаправляет, должен указать свои инициалы, служебный адрес и
тему отправляемого сообщения.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время на рынке программной продукции предлагается много
вариантов систем электронного документооборота, написанных для малых и
крупных предприятий. Некоторые из них ориентированы на предприятия,
работающие в определенном секторе рынка товаров или услуг, например
образовательных учреждений или предприятий торговли, туристического
бизнеса. Для реализации проекта выбор проводится между системами
электронного документооборота. Данный класс ИС выбран в связи с большим
объемом документации в организации и нехваткой времени и трудовых резервов
на ее обработку. Вопрос о внедрение подобной системы встал перед
руководством, когда за неустойки в подготовке документов, заказчики начали
принимать штрафные меры.
Для удовлетворения потребностей предприятия автоматизированная
система документооборота должна отвечать следующим требованиям:
Создание документов по собственным шаблонам и формам;
Дополнение системы собственными шаблонами документов;
Возможность работы с системой через Интернет;
Обновление справочников;
Создание гибких маршрутов согласования с возможностями
корректировки текста в режиме online;
Сканирование и распознавание текста;
Наличие API (Application Programming Interface) интерфейса для
интеграции с другими ИС на предприятии;
Высокий уровень безопасности;
44
Рассмотрев существующие разработки систем автоматизации
документооборота, можно выделить следующие системы, которые в той или
иной степени отвечают требованиям:
Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО»;
Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-
Документооборот»;
Система «ЛЕТОГРАФ»;
Результаты сравнения функциональных возможностей систем приведены
в таблицах. При этом используются следующие обозначения:
2 -возможность реализована
1 -реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО
разработчика или неполная реализация возможности
0 -возможность не реализована
Таблица 1.3
Сравнительный анализ существующих систем электронного
документооборота
Возможность
«Дело»
«Евфрат-
документооборо
т»
Система
«Летограф
»
Регистрация и подготовка документации
Использование шаблонов для
подготовки документов
2
1
2
Создание и изменение
дополнительных шаблонов
1
1
1
Создание графиков и графических
документов
1
2
1
Сканирование документов и
совместимость с ПО
обеспечивающим распознавания
образов текста
1
1
1
Проверка на дублирование
2
2
0
Использование, редактирование и
добавление новых справочников и
словарей
1
2
2
Маршруты согласования и контроль за исполнением
Задание маршрутизации
(параллельной / последовательной)
2
2
2
Возможность изменения маршрутов
1
2
2
45
отправленного документа
Визуальный редактор процесса
обработки документа
1
2
0
Автоматическая блокировка
документа, взятого на
редактирование
2
2
0
Уведомление сотрудников о
входящих поступивших задачах
2
2
2
Автоматизация процесса приема /
отказ от поручений к исполнению
2
1
0
Настройка напоминаний и
уведомлений о приближающихся
сроках исполнения задачи.
1
2
2
Оперативный контроль за сроками
исполнения
2
2
2
Аналитика и подготовка отчетов
Возможность поиска документов
2
2
2
Возможность логического поиска
2
2
0
Наличие генераторов подготовки
отчета
1
2
2
Получение отчетов и справок по
исполнительской дисциплине
2
2
2
Возможность создания собственных
шаблонов отчетов в визуальном
редакторе
0
2
2
Архив электронных документов
Списание в архив
2
2
2
Поиск по архиву
2
2
2
Ведение архивов электронных
документов
1
1
1
Ведение архивных хранилищ
электронных образов документов
2
1
2
Ведение отдельной базы документов
2
2
0
Обеспечение учета, контроля
движения и сроков хранения дел и
документов в архиве
2
2
0
Обеспечение оптимизации хранения
данных
2
1
1
Информационная безопасность
Гибкое разграничение прав доступа
2
2
2
Наличие программных средств
контроля целостности документа
2
1
1
Резервное копирование баз данных
2
2
2
Использование средств шифрования
1
2
2
Применение средств криптозащита
2
2
2
Применение Электронно-цифровой
1
1
2
46
подписи (ЭЦП)
ИТОГО:
52
55
44
Проанализировав приведенные системы можно сделать вывод:
1. Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО».
Система представлена в двух вариантах:
С СУБД Microsoft SQL Server;
С СУБД ORACLE;
В зависимости от варианта очень сильно колеблется и цена лицензии.
«Дело» обладает полнофункциональными толстым клиентом. За значимым
минусом данной системы можно отметить, отсутствие встроенных средств
шифрования данных, полнофункционального генератора отчетов, а как
следствие создание своих отчетных шаблонов невозможно без доработки
системы.
2. Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-
Документооборот».
Система представлена с СУБД своей собственной разработки (СУБД
«НИКА»). Как и «Дело» имеет в своем составе полнофункциональные толстый и
тонкий клиенты. За минусом – не в полной мере реализована система
сканирования (необходимо устанавливать дополнительное ПО). Помимо этого
для работы с шаблонами документов так же необходимо дополнительное ПО.В
отличие от своих конкурентов «ЕФРАТ» разработал свою СУБД, которая
поставляется с системой.
3. Система «ЛЕТОГРАФ».
Данной система используется СУБД Cache. Представлена эта система с
полнофункциональным толстым и WEB-клиентом. Из значимых минусов можно
отметить то, что данная система разрабатывается в индивидуальном порядке под
заказчика, сроки такой разработки не регламентированы и зачастую могут
занимать крайне много времени. Помимо этого фирма - разработчик не
предоставляет демо-версии своей программы для ознакомления. Клиент может
ознакомиться лишь с теми функциональными возможностями будущей системы,
которые представлены на официальном сайте, но при этом фирма – разработчик
47
останавливается на индивидуальном подходе к каждому клиенту, в этот подход
входит и ценовые показатели, которые, к слову сказать, достаточно высоки
(таблица 1.6).
Таблица 1.4
Стоимость лицензий систем электронного документооборота
Кол-во
лицензий
«Дело», р.
«Евфрат-
документооборот», р.
Система
«Летограф», р.
5
34500
36500
45000
20
110000
136000
180000
50
225000
295000
450000
100
375000
520000
900000
Стоимость однопользовательской лицензии на используемый СУБД:
Cache (разработчик Inter Systems) – 600-1100$;
Oracle Database (разработчик Oracle) – 800-1520$;
Microsoft SQL Server 2017 (разработчик Microsoft) - 900-3000$;
Из проведенного осмотра можно сделать вывод, что ни одна из
рассмотренных систем не подходит для внедрения на данном учреждении.
Основной причиной такого заключения является слишком обширная
функциональность всех рассмотренных программных комплексов. Это повлечет
за собой, в случае внедрения, реализацию множества либо ненужных в
деятельности предприятия функций, либо их дублирование. А так как стоимость
внедрения программных комплексов составляет, как правило, достаточно
весомую сумму, это грозит еще и неэффективными вложениями капитала.
В связи с этим наиболее логичным выходом из сложившейся ситуации
является создание собственной системы, позволяющей автоматизировать
необходимые функции.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Проектирование рассматриваемой системы состоит из ряда
последовательных этапов и включает в себя:
1. Сбор информации о деятельности рассматриваемого отдела.
48
2. Определение стратегических свойств ИС;
3. Определение функциональности ИС;
4. Выбор стратегии автоматизации:
5. Выбор способа приобретения;
6. Определение архитектуры.
На первом этапе происходит сбор необходимой информации о работе
отдела охраны труда и экологической безопасности, производится анализ
деятельности отдела и выбор направлений автоматизации, таких как: обучение,
контроль за нарушениями ОТ, проведение мероприятий и учет руководящих
документов.
На втором этапе определяется базовая концепция проектируемой
информационной системы, которая отражает основные свойства будущей
системы, основные компоненты и их взаимосвязи. На этом этапе были
сформированы основные подсистемы: подсистема обучения, подсистема
проведения мероприятий, подсистема контроля за нарушениями ОТ, подсистема
учета руководящих документов.
На третьем этапе детально прорабатывается функциональность каждого из
компонентов системы. Здесь предъявляются предварительные требования к
функционалу каждой из подсистем.
На четвертом этапе происходит выбор стратегии автоматизации.
Существуют четыре варианта стратегии автоматизации: частичная (хаотичная)
автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по направлениям и
комплексная автоматизация. На данном этапе был сделан выбор автоматизации
по направлениям.
На пятом этапе производится анализ существующих разработок для
автоматизации комплекса задач, вырабатываются критерии оценки
эффективности использования существующих информационных систем, и
производится сравнительный анализ с вариантом разработки новой
информационной системы, на основе чего делается выбор наиболее
подходящего способа приобретения. В результате проведенного анализа было
принято решение о разработке новой информационной системы.
49
На шестом этапе производится выбор и обоснование проектных решений
по техническому и программному обеспечению задачи, определяется
приблизительный вариант архитектуры будущей информационной системы.
Так как рассматриваемый комплекс задач автоматизации затрагивает
работу одного подразделения – делопроизводства, то целесообразно выбрать
автоматизацию по участкам в качестве стратегии автоматизации.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач
Способы приобретения ИС – это последующие действия от определения и
формализации решения о необходимости ИС до момента пока ИС не будет
внедрена на предприятия. Для рассматриваемой компании возможны следующие
способы приобретения ИС :
Разработка (самостоятельная и заказная);
Покупка ИС (покупка отечественной или зарубежной ИС);
Покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
Аренда.
Деятельность делопроизводства состоит из процессов, плохо
вписывающихся в концепцию большинства информационных систем,
предлагаемых на рынке. Комплекс задач автоматизации является очень
узкоспециальным, поэтому подобрать на рынке готовое программное решение
практически невозможно. Отсюда следуют два возможных варианта
приобретения информационной системы:
1. Приобретение одной из информационных систем, предлагаемых на
рынке, с серьезной доработкой под требуемый функционал.
2. Разработка новой информационной системы, непосредственно
решающей поставленные задачи.
К недостаткам первого варианта относится:
Затраты на приобретение информационной системы.
Дополнительные требования к квалификации людей, занимающихся
автоматизацией, т.е. необходимые навыки внедрения, доработки и поддержки,
50
приобретаемой информационной системы, что сказывается на повышении
ставки таких специалистов и ведет за собой дополнительные затраты.
Большие стоимостные и трудовые затраты на доработку
приобретаемой информационной системы.
К плюсам первого подхода можно отнести лишь появление определенного
фундамента для разработки информационной системы, чем в данном случае и
будет являться приобретаемая информационная система.
Единственным недостатком второго варианта – разработки новой
информационной системы в нашем случае, является отсутствие фундамента для
создания информационной системы, т.е. разработка с нуля.
Достоинствами разработки новой информационной системы являются:
Полная ориентированность на решение задач отдела.
Учет требований к функционалу происходит на этапе
проектирования, из чего следует максимальное соответствие возможностей
системы заявленным требованиям.
Выбор платформы и программных технологий также
осуществляется с учетом принятых на предприятии требований и критериев, что
ведет за собой максимальное использование системой тех технических и
программных средств, которые уже имеются в наличии у предприятия.
Отсутствие затрат на доработку системы, так как весь функционал
создается на этапе разработки.
Компактность разрабатываемой системы, ориентация только под
конкретные задачи отдела.
На основе проведенного анализа, учета плюсов и минусов каждого из
возможных вариантов, был сделан вывод о разработке новой информационной
системы, которая будет полностью реализовать необходимые задачи и
максимально использовать имеющиеся ресурсы предприятия, не требуя больших
затрат на доработку и поддержку.
51
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
Техническое обеспечение — комплекс технических средств,
предназначенных для работы информационной системы, а также
соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.
Комплекс технических средств составляют:
• компьютеры любых моделей;
• устройства сбора, накопления, обработки, передачи информации;
• устройства вывода информации;
• устройства передачи данных и линий связи;
• оргтехника и устройства автоматического съема информации;
• эксплуатационные материалы и др.
Разрабатываемый программный продукт имеет клиент-серверную
архитектуру.
Архитектура клиент-сервер основана на распределении функций между
двумя типами независимых и автономных процессов: серверами и клиентами.
Сеть связывает воедино серверы и клиенты, предоставляя средства связи.
Если вся обработка данных происходит на стороне сервера, а клиент
выполняет только функции интерфейса с пользователем, то клиентское
приложение называют «тонким» клиентом. Если часть обработки данных
происходит на стороне клиента — то «толстым» клиентом.
Архитектура клиент-сервер включает в себя три основных компонента:
Клиенты. Клиент представляет собой любой процесс компьютера,
который запрашивает сервис от сервера. Клиент также называется
интерфейсным приложением. Клиентский процесс, базируется на графическом
интерфейсе пользователя.
Серверы. Сервер — это компьютерный процесс, предоставляющий сервис
клиентам. Сервер также называют серверным приложением. Серверный процесс
характеризуется независимостью от местоположения, оптимизацией