11
Следует отметить наличие определенной разницы между руководством
над проектами и руководством компании. Данные различия проявляются в
следующих аспектах:
Управление проектом ограничено сроком исполнения самого проекта,
при этом, предприятие является инициатором создания проекта и
осуществляет руководство над проектом.
Для проекта необходимо частично задействовать материальные и
человеческие ресурсы компании, в то время как сама компания использует
указанные ресурсы полностью.
Чтобы правильно распределить ресурсы компании на проектное
управление и другие задачи, руководитель компании должен отдавать себя
отчет в том, какие сотрудники более эффективно справятся с выполнением
проекта, а кто с регулярными задачами.
Кроме того, в задачи руководителя входит устранение и минимизация
возникающих конфликтов. Также руководитель должен избегать конфликтов
между различными проектами и командами, их выполняющими.
Управление проектами имеет существенные отличия от других видов
деятельности компании, требует специальных навыков и отдельного
руководства. Поэтому в задачу руководителя должно входить
балансирование и правильное распределение ресурсов компании.
1.1.4. Методы управления проектом
Результат проекта напрямую зависит от метода управления этим
проектом, в то же время не существует универсального или идеального
метода управления. В современных реалиях выделяют следующие методы:
Классический метод управления проектами является одним из самых
проверенных методов. Для него характерна последовательность действия,
т.е. последовательная реализация проекта один этап за другим.
Данный метод включает в себя следующие фазы:
12
1. Инициация - это первая фаза, в ходе которой принимаются все
необходимые решения о проекте, планируется каждый этап его создания,
набирается команда специалистов, составляется бюджет и сроки окончания.
2. Планирование, которое представляет собой выявления средств для
решения поставленных в ходе первой фазы целей.
3. Реализация – выполнение всех составляющих проекта, согласно
первоначальному плану.
4. Завершение – решающий этап проекта, в ходе которого делаются
выводы о проделанной работе, вносятся корректировки при необходимости.
Agile – подвижный способ регулирования проекта, смысл которого
состоит в решении небольших задач в рамках крупного проекта, которые
являются его составными частями.
Преимущество данной методики заключается в гибкости и легкости
внесения корректировок
2
.
Scrum – в данном случае проект делится на ряд этапов, каждый из
которых показывается заказчику после завершения:
1. Встреча – составление стратегии проекта, разработка бизнес-плана и
целей.
2. Планирование Спринта – в ходе данной фазы принимаются решения
о том, какие ресурсы и условия необходимы для выполнения проекта.
3. Ежедневные летучки – короткое обсуждение сделанного командой за
день
3
.
4. Подведение итогов Спринта – оценка проекта на предмет
соответствия поставленным задачам. На этом этапе заказчик получает
представлении о проделанной работе. Производится оценка выполненного
2
Лаунис Р. Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2 и
другие. – Режим доступа: https://www.pmservices.ru/project-management-news/top-7-
metodov-upravleniya-proektami-agile-scrum-kanban-prince2-i-drugie/
3
Лаунис Р. Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2 и
другие. – Режим доступа: https://www.pmservices.ru/project-management-news/top-7-
metodov-upravleniya-proektami-agile-scrum-kanban-prince2-i-drugie/
13
проекта со стороны руководителя компании и заказчика.
5. Ретроспектива Спринта - включает в себя управление реализацией
плана проекта, а также осуществление регулярного контроля для
обеспечения наличия точной и объективной информации о результатах.
Lean – данный метод похож на уже рассматривавшийся Agile, однако
отличие состоит в том, что эта система еще более детализированна
4
.
Kanban – аналогичная система. Состоит из следующих частей:
1. Карточки для всех этапов проекта, которыми можно воспользоваться
в любой момент.
2. лимитирование количества заданий для четкого контроля над
выполнением проекта.
3. Непрерывный поток работы.
4. Перманентная оптимизация результатов работы, обсуждение хода
выполнения проекта с командой и заказчиком
5
.
Six sigm – главная особенность данной системы состоит в
максимальном следовании требованиям заказчика, а также минимизации
рисков в ходе выполнения проекта на каждом этапе. В свою очередь система
делится на пять промежуточных этапов, которые учитываются при
планировании проекта:
1. Определение – характеристика особенностей проекта, разработка
стратегии. Отчасти совпадает с уже описанными системами.
2. Измерение показателей эффективности проекта.
3. Исследование – определение методов по достижению поставленных
целей, а также характеристика материальных и человеческих ресурсов.
4. Разработка – создание детальной стратегии для бизнес-плана. Один
4
Лаунис Р. Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2 и
другие. – Режим доступа: https://www.pmservices.ru/project-management-news/top-7-
metodov-upravleniya-proektami-agile-scrum-kanban-prince2-i-drugie/
5
Лаунис Р. Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2 и
другие. – Режим доступа: https://www.pmservices.ru/project-management-news/top-7-
metodov-upravleniya-proektami-agile-scrum-kanban-prince2-i-drugie/
14
из главных фаз выполнения проекта.
5. Контроль – финальные коррективы и оценочное мнение экспертов
6
.
Prince2 – все специалисты, задействованные в разработке проекта
выполняют строго отведенные каждому задания.
Начало проекта – выбирается руководитель проекта, ставятся цели,
формулируется бюджет.
Инициация проекта – выработка стратегии под руководством
специалистов.
Руководство проектом – эффективный контроль над всеми этапами
проекта.
Управление созданием продукта – перераспределение в команде.
Управление границами стадии – состоит из передачи руководителя
проекта руководителю компании информации о продвижении проекта и
необходимости внесения корректив.
Финальная фаза проекта наступает, когда результаты передаются
заказчику и цели соответствуют поставленным задачам
7
.
APF (Adaptive Project Framework) – предполагает
усовершенствование процесса после каждого этапа проекта
8
.
BF (Benefit Realization) – метод, основной задачей которого является
максимальное повышение прибыли после установки и отладки работы
специальных систем, которые помогают выстроить работу с клиентом (CRM
6
Лаунис Р. Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2 и
другие. – Режим доступа: https://www.pmservices.ru/project-management-news/top-7-
metodov-upravleniya-proektami-agile-scrum-kanban-prince2-i-drugie/
7
Лаунис Р. Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2 и
другие. – Режим доступа: https://www.pmservices.ru/project-management-news/top-7-
metodov-upravleniya-proektami-agile-scrum-kanban-prince2-i-drugie/
8
Лаунис Р. Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2 и
другие. – Режим доступа: https://www.pmservices.ru/project-management-news/top-7-
metodov-upravleniya-proektami-agile-scrum-kanban-prince2-i-drugie/
15
системы)
9
.
Критическая цель в проектном управлении – метод, в котором
создаются ключевые цели
10
. Интересно, что несмотря на любую
уникальность проекта, даже очень высокую в нем все равно имеется тот или
иной типичный набор характеристик, свойственных данному виду проектов.
Метод критического пути – давно зарекомендовал себя в
строительстве, поскольку он четко выстраивает стратегию управления
проектом и подробно делит на фазы рабочий процесс. Также он позволяет
устанавливать и придерживаться сроков сдачи работы
11
.
ECM (Event Chain Methodology) – учет возможных рисков
12
.
XP (Extreme Programming - «давайте начнём, а там разберемся» -
основной девиз данного метода
13
.
PRISM – один из самых современных методов, минимизирующий
издержки предприятия
14
.
Waterfall (Поточный метод) – метод, при котором ход проекта
делится на поток следующих друг за другом задач
15
.
PBPM (Процессно-ориентированный метод) – метод, при котором
работа строится на приведении в соответствие результата с установленными
критериями
16
.
9
Лаунис Р. Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2 и
другие. – Режим доступа: https://www.pmservices.ru/project-management-news/top-7-
metodov-upravleniya-proektami-agile-scrum-kanban-prince2-i-drugie/
10
Лаунис Р. Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2
и другие. – Режим доступа: https://www.pmservices.ru/project-management-news/top-7-
metodov-upravleniya-proektami-agile-scrum-kanban-prince2-i-drugie/
12
Лаунис Р. Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2
и другие. – Режим доступа: https://www.pmservices.ru/project-management-news/top-7-
metodov-upravleniya-proektami-agile-scrum-kanban-prince2-i-drugie/
13
Там же.
16
Лаунис Р. Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2
и другие. – Режим доступа: https://www.pmservices.ru/project-management-news/top-7-
metodov-upravleniya-proektami-agile-scrum-kanban-prince2-i-drugie/
16
1.1.5. Преимущества и недостатки проектного метода управления
На сегодняшний день огромное количество предприятий стало
обращаться к управлению проектами для оптимизации своей деятельности.
Эта методика получила распространение даже на высшем правительственном
уровне. Перечислим преимущества проектного метода:
Согласно разработкам зарубежных исследователей использование
проектной системы для решения проблем организации, повышения
прибыли положительно сказывается уже в течение первого года.
Благодаря чему руководители предприятия могут добиться экономии
средств при грамотном распределении финансовых ресурсов на 10-15%.
В то время как расходы на внедрение проектных методик несущественны
для компании и очень быстро окупаются.
Данный подход также оптимизирует деятельность компании в
следующих сферах:
- конкретное выявление приоритетных проектов.
- четкая постановка целей и задач.
- планирование проекта и его деление на этапы с четкой структурой.
- принятие во внимание существующих рисков и их минимизация.
- выработка критериев работы в команде над проектом.
- концентрация материальных и человеческих ресурсов компании на
наиболее важных проектах.
Однако можно отметить и следующие сложности при реализации
проектного управления:
1. Переходный период. Поначалу без отсутствия должного опыта
проектного управления сложно разобраться в деталях, чтобы
минимизировать риски, следует привлечь специалистов в команду.
2. отсутствие необходимых ресурсов. Может возникнуть из-за
неправильного распределение финансов и персонала в ходе выполнения
проекта, что может крайне негативно повлиять на конечный результат.
17
3. Кадры. Необходимо назначить грамотного и квалифицированного
руководителя проекта, который уже работал с подобными заданиями.
Многие компании поначалу приглашают специалиста из других фирм.
Но несмотря на все сложности, проектный менеджмент во всем мире
набирает обороты. Оно не стоит на месте, оперативно развивается и
постоянно соответствует ситуации, сложившейся на данный момент времени.
1.1.6. Жизненный цикл проекта
Наиболее важным термином, касающимся управления проектами,
является жизненный цикл проекта, который состоит из различных фаз. Они
могут различаться, на это влияет конкретная область, к которой относится
проект.
Первый этап связан с определением целей проекта и его
планированием на база имеющихся ресурсов.
В фазе разработки разрабатываются основные компоненты проекта,
и осуществляется подготовка к его реализации. К проекту должен
применяться особый подход, т.к. он представляет собой особую сферу
деятельности компании, в которой требуется повышенное внимание. Для
этого руководство компании, как правило, создает отдельную команду,
которой поручается разработка проекта. Управление проектами - это
планирование, организация и управление усилиями по достижению
успешного проекта.
Есть определенные навыки, которые необходимо иметь при ведении
проектного менеджмента. При планировании проекта лучше всего иметь
команду планировщиков. Поэтому очень важно иметь навыки формирования,
руководства и содействия группам. Следующая информация поможет
развить эти навыки.
Основные работы этой фазы:
1. Выбор руководителя проекта и состава команды.
18
2. Создание стратегии проекта и разработка дедлайнов.
выработка основных требований к проекту.
3. Планирование бюджета, распределение финансовых и человеческих
ресурсов для работы над проектом. Разделение проекта на фазы.
4. Согласование финальной версии проекта с заказчиком.
Следующий этап считается самым главным. В ходе него команда
должна произвести основную работу по управлению проектом.
Она состоит из следующих этапов:
1. Создание стратегии.
2. Использование мотивации участников проекта.
3. Учет всех деталей на каждом этапе проекта.
4. Выполнение работ согласно графику.
5. Осуществление контроля над ходом выполнения работ со стороны
руководства.
В ходе финального этапа проводится проверка и оценивание
результатов, проверяется, насколько цели соответствуют поставленным
задачам. На этом проект считается завершенным.
Главные особенности этого этапа:
1. Эксплуатационные испытания окончательного продукта проекта.
2. Передача проекта заказчику.
3. Итоговая оценка проделанной работы.
4. Оформление документов по завершении проекта и отчетной
документации.
5. Минимизация возможных рисков.
6. Использование оставшихся ресурсов.
7. Закрытие команды.
1.2. Процессы планирования
1.2.1. Процесс планирования проекта
19
Сущность управления проектом состоит из создания стратегии и
распределения ресурсов компании. Таким образом, пока не будет поставлен
ряд целей и задач и не будут выделены средства для выполнения проекта,
невозможна его реализация.
Не менее важным является подбор команды для работы над проектом.
Главная роль в работе над проектом принадлежит руководителю
компании и менеджеру, возглавляющему проект.
Руководитель участвует во всех этапах подготовки проекта.
Кроме того, в сферу его деятельности входит:
Разработка деталей проекта.
Составление контрактов с заказчиком
Согласование результатов проекта с членами команды.
Стратегия проекта должна соответствовать его целям и задачам, а
также финансовым и человеческим ресурсам.
Руководитель проекта должен осуществлять контроль над каждым
этапом и сдавать отчетную документацию о продвижении проекта
руководителю компании в установленные для этого сроки.
В свою очередь руководитель компании должен предоставить все
необходимые для реализации проекта ресурсы:
Материальные.
Технические.
Продовольственные.
Трудовые.
Поставку сырья и комплектующих
Привлечение других организаций и специалистов при необходимости.
Работы команды над проектом должна заключаться в выполнении
конкретных целей, поставленных руководителем. Каждый член команды
должен выполнять определенную функцию, возложенную на него
руководителем.
20
Исполнители лично отвечают за выполнение возложенных на них задач
и сообщают о результатах работы в отчетный период.
Главная задача при создании стратегии проекта состоит в
конструировании модели проекта и возложении на членов команды
определенных функций и следование порядку его выполнения.
Таким образом, стратегия по реализации проекта представляет собой
комплекс действий. Целью которых является успешное завершение проекта и
оптимизации работы компании.
Перед началом планирования проекта нужно разработать стратегию по
его реализации, а также рассчитать и выделить необходимые средства из
бюджета компании. Затем следует выполнение проекта под контролем
руководителя
17
.
Целью планирования является разработка товара или услуги. В
зависимости от типа проекта создается бизнес-план.
Следует отметить, что перед началом проекта необходимо четко
определить стоящие перед командой исполнителей цели. Проект считается
завершенным, когда выполнены все поставленные перед компанией задачи
или когда их выполнение/изменение не представляется возможным. До
начала проекта необходимо выработать четкий поэтапный план его
выполнения.
Любой проект обладает ограниченным набором человеческих и
материальных ресурсов, которые необходимо правильно распределять на
всех этапах его выполнения исходя из графика.
Планирование проекта выглядит как пирамидальная конструкция.
Она обладает определенными характеристиками.
Главной особенностью данной модели является режим обратной связи
между звеньями пирамиды.
Консолидирование плана проекта – самый надежный способ
17
Крутько С. М., Ногалес К.А. Разработка и планирование проекта. – Режим
доступа: https://4brain.ru/project/plan.php