21
оптимизации производительности компании. С помощью создания модели
проекта, члены команды будут четко представлять себе поставленные перед
ними задачи.
Управление проектами имеет существенные отличия от других видов
деятельности компании, требует специальных навыков и отдельного
руководства. Поэтому в задачу руководителя должно входить
балансирование и правильное распределение ресурсов компании.
Планирование проекта сложный и многогранный процесс,
складывающейся из умелого руководства, успешной командной работы и
выделения необходимых ресурсов под проект. Именно создание стратегии
является важнейшим этапом успешной реализации проекта
18
.
Дополнительные уточнения планирования проекта происходят на всех
этапах его реализации с первой до последней фазы.
Разработка каждого этапа и его детализация четко связаны со всеми
последующими фазами выполнения проекта, вплоть до завершения.
Что касается документации, создаваемой при реализации проекта, то
самым главным документом является модель выполнения проекта. Его
строго придерживается менеджер, руководящий проектом и команда
исполнителей. Именно согласно этому документу отправляются отчеты о
завершении каждого этапа реализации проекта. Цель планирования состоит в
построении модели реализации проекта.
Но это не значит, что модель проекта не может меняться. В ходе
выполнения проекта в нее могут вноситься изменения при необходимости, а
также при детализации этапов проекта.
Следует перечислить объекты планирования:
1. Сфера применения.
2. Затраты.
3. Цена.
18
Основы менеджмента: учебник для ВУЗов/ Под ред. Д.Д.Вачугова.-М.:Высш.
шк., 2011. –С. 112.
22
4. Переговоры.
5. Руководство.
6. Коммуникации.
7. Проблемы.
8. Поставки и контракты.
9. Изменения.
10. Другие составляющие.
11. Стратегия.
Предметная область проекта – определенное количество товаров,
которые будут изготовлена по завершении проекта. Их изготовление
является целью проекта и входит в одну из его задач.
Однако в процессе реализации проекта, его модель может
корректироваться, в зависимости от тех или иных условий, а также в ходе
детализации этапов проекта.
Цели проекта также могут видоизменяться при необходимости в ходе
детализации этапов проекта
19
.
Планирование предметной области проекта состоит из нескольких
критериев:
- исследование состояния проекта.
- детализация каждого этапа.
- минимизация рисков.
- внесение корректировок.
- оценивание результатов работы.
Особенностью проекта является совместная слаженная работа всех
членов команды, каждый из которых имеет свою функцию и отчитывается за
ее выполнение перед руководителем.
Также реализация проекта должна проходить по заранее
установленному графику, в соответствии с выделенными ресурсами.
19
Попов Ю.И., Яковенко О.В. Управление проектами: Учеб. Пособие. – М.:
ИНФРА-М, 2012. – С. 10-16.
23
Кроме того, для успешного завершения проекта необходимо вести
отчетную документацию.
1.2.2. Основные процессы планирования
В данном параграфе необходимо перечислить главные составляющие
процесса планирования управления проектом, которые в общих чертах
одинаковы для всех проектов, вне зависимости от сферы деятельности
компании: проекта.
1. Планирование целей.
2. Разделение идей проекта на отдельные этапы.
3. Выработка определенного набора действий для стратегии.
4. Определение дедлайнов для каждого этапа проекта.
5. Выделение средств на реализацию.
6. Использование определенных на предыдущем этапе средств под
руководством менеджера проекта.
7. Составление бюджета.
8. Тайм-менеджмент. Распределение времени и затрат на каждый этап
проекта.
9. Создание стратегии и отчетной документации
20
.
1.2.3. Вспомогательные процессы планирования
1. Планирование качества
21
.
2. Планирование организации - определение, документирование и
назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в
организации.
3. Назначение персонала - назначение человеческих ресурсов на
20
Инновационный менеджмент: Учебник. – М.:ИНФРА-М, 2012. – С. 56.
21
Инновационный менеджмент: Учебник. – М.:ИНФРА-М, 2012. – С. 78-79.
24
выполнение работ проекта
22
.
4. Планирование взаимодействия - определение потоков информации и
способов взаимодействия, необходимых для участников проекта.
5. Идентификация риска - определение и документирование событий
риска, которые могут повлиять на проект.
6. Оценка риска - оценка вероятностей наступления событий риска, их
характеристик и влияния на проект.
7. Разработка реагирования - определение необходимых действий для
предупреждения рисков и реакции на угрожающие события.
8. Планирование поставок - определение того, что, как и когда должно
быть поставлено
23
.
9. Подготовка условий - выработка требований к поставкам и
определение потенциальных поставщиков
24
.
1.2.4. Процессы исполнения и контроля
К главным этапам выполнения проекта относится сам процесс
реализации. К второстепенным:
1. Учет исполнения – предварительные замечания.
2. Постоянная отчетность о ходе проекта.
3. Заключение договора.
4. Оптимизация командной работы.
Существует ряд фаз при создании стратегии проекта:
5. Создание стратегии происходит на начальном этапе планирования
проекта, наряду с выработкой целей и задач. Также в него входит
22
Заренков В.А. Управление проектами: Учебное пособие. – М.: Изд-во АСВ;
СПб.: СПбГАСУ, 2013 – С. 230.
23
Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®)
Пятое издание, Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA
19073-3299 USA / США ASQ Handbook. American Society for Quality, 2013. – С. 190-198.
24
33. Управление проектами: стандарты, методы, опыт. / Товб А.С, Ципес Г.Л. -
М.: «Олимп-Бизнес» 2013. - С. 240
25
разработка проектной документации. Затем, все материалы отправляются
заказчику
25
.
6. Стратегическое планирование – продолжение процесса моделирования
проекта, следующий этап реализации проекта командой исполнителей.
Включает подробную детализацию каждого этапа
26
.
7. Подробное планирование – создание дедлайнов для каждого этапа
проекта, следование четкому плану и стратегии. Одно из главных условий
успешной реализации
27
.
Но появления новой информации и расходов может привести к
изменению стратегии и бизнес-плана. Также могут понадобиться дальнейшие
консультации специалистов. Детализация данных является неотъемлемой
частью любой проектной работы, поэтому необходимо это учитывать при
планировании бюджета и составлении дедлайнов.
Каждый проект нуждается в дополнительной разработке и уточнении по
мере выполнения поставленных задач.
Современное управление проектами создано специально для того, чтобы
справиться с этой ситуацией. Благодаря гибким проектным командам и
ресурсам, ориентированным на потребности предприятия, проектное
планирование и реализация позволяют согласовать корпоративные усилия с
корпоративной стратегией. Управление проектами помогает не только
достичь этой цели, но и развить те качества инициативы и эффективности,
которыми должен обладать Высший менеджмент, чтобы выжить в будущем.
Действительно, две крупнейшие организации по управлению проектами в
мире, Институт управления проектами (США) и Международная ассоциация
управления проектами (Европа), разделяют такое же сильное восприятие
25
Официальный сайт Project - Реализация успешных проектов: Режим доступа –
http://office.microsoft.com/ru-ru/project/, дата обращения 26.05.2019
26
Кибанов А.Я. Управление персоналом организации. Учебник 3-е издание. - М.:
ИНФРА-М, 2014. – С. 145.
27
Коготкова И.З. Гусева М.Н., Сороко Г.Я. Исследование новых способов
реализации внутренней коммуникационной стратегии проектно-ориентированных
компаний //Экономика и предпринимательство. - 2018. № 1. – С. 15-17.
26
управления проектами. То есть креативная концепция управления проектами
универсальна и универсальна, преодолевает все культурные, национальные и
языковые барьеры, и многие проблемы, присущие созданию изменений или
адаптации к ним, являются общими для всех.
Некоторые корпоративные культуры гораздо больше поддерживают
проектную работу, чем другие. Топ-менеджеры, планирующие внедрить
дисциплину управления проектами или желающие повысить эффективность
существующих проектов, должны уделять внимание культурным,
структурным, практическим и личностным элементам. Управление
проектами требует качественной информации, дисциплины и
целеустремленности и требует навыков командной работы, а не жестких
функциональных подразделений. Его основное внимание сосредоточено на
том, что еще предстоит сделать и кто это сделает, а не на достижениях
прошлого. Речь идет как о мобилизации энергии различных членов команды,
так и о процедурах, инструментах и методах.
Управление проектами - это планирование, организация и управление
усилиями по достижению успешного проекта. Но несмотря на все сложности,
проектный менеджмент во всем мире набирает обороты. Оно не стоит на
месте, оперативно развивается и постоянно соответствует ситуации,
сложившейся на данный момент времени.
Ведь преимуществами применения проектного подхода является
повышение эффективности использования ресурсов.
Для реализации всех целей проекта должен быть создан бизнес-план и
стратегия, которая также включает в себя подпункты, которые могут
подвергаться изменениям в зависимости от конкретных обстоятельств
работы над проектом.
27
Глава 2. Концепция проекта на примере ИП Федотова Галина
Николаевна
2.1. Краткая характеристика индивидуального предпринимателя
Федотовой Галины Николаевны
В качестве объекта исследования мной рассматривается проект дизайн
студии Индивидуального предпринимателя Федотовой Галины Николаевны.
Федотова Галина Николаевна:
город проживания - Москва,
Дата рождения -07.08.1994.
В 2013 году Федотова Галина Николаевна закончила Факультет
архитектуры Московского государственного академического
художественного института им. В. И. Сурикова, получив степень бакалавра
направления «Архитектура». В 2017 году Галина Николаевна, закончив
Школу дизайна НИУ ВШЭ, получив степень магистра по направлению
«Дизайн интерьеров».
Проработав в архитектурном бюро она поняла, что дизайн интерьеров
ей ближе по духу и решила оформить ИП.
Федотова Галина Николаевна занималась проектами в основном жилых
помещений. Вся деятельность происходила онлайн, сотрудники нанимались
удалённо.
Индивидуальный предприниматель Федотова Галина Николаевна
создаёт авторские интерьеры и организует их полную реализацию и
комплектацию. В 2019 году она решила производить мебель на заказ. На
данный момент создает проекты жилых помещений с размещением мебели,
которая производится по собственным эскизам.
Проработав с сотрудниками удалённо и получив опыт, встала
необходимость расширяться, выходить на новый уровень - делать шоурум
для мебели и офис для постоянных работников дизайн-студии «GalinClub».
28
Дизайн студия «GalinClub» будет совмещать как предоставление услуг
по разработке интерьера, так и реализацию авторской мебели и предметов
декора. Основной услугой студии является оформление помещений внутри и
снаружи. Комплексные услуги включают в себя следующие виды работ:
1. Разработка дизайн-проектов помещений.
2. Комплектация и оснащение мебелью и элементами декора.
3. Управление строительством и ремонтом.
4. Авторский надзор за реализацией проекта.
Для того, чтобы в будущем сформировать штат постоянных
сотрудников, также сотрудничество с фрилансерами не исключается. Одной
из задач в перспективе будет выход на более высокий ценовой сегмент.
Когда внешняя среда была относительно стабильной предприятие ИП
Федотовой Г.Н., как правило, использовало долгосрочное планирование.
Следующий год работы компания планировала по принципу «от
достигнутого», оперируя приростными показателями (того же, но большего),
предполагая, что сегодняшние тенденции будут действовать и в будущем, и
все будет только лучше (учитывая сугубо положительный, оптимистичный
вариант развития событий – никаких «черных лебедей»). При этом было
высокое доверие к прогнозам, точным методам и моделям оценки
экономических тенденций.
Неопределенность среды, которая растет, привела к тому, что прогнозы
не сбываются, а точные методы и модели больше не работают. Будущее не
является продолжением прошлого. Подходы к управлению, которые
использовались и работали совсем недавно, необходимо менять.
На смену долгосрочному планированию приходит стратегическое
управление, которое признает изменчивость сегодняшних тенденций,
возможность появления новых, неизвестных.
Для проактивности надо не просто узнать мнение клиента о том, что
ему нужно. Надо глубоко проникать в его мышление.
29
Много строительных, инжиниринговых, консалтинговых организаций
является проектно ориентированными по своей сути: их деятельность
заключается в выполнении проектов в интересах заказчиков. Но даже на
предприятии, не является проектно-ориентированным, существует
множество других видов деятельности внутри организации или во внешнем
окружении, которыми можно управлять как проектами:
– продвижение нового продукта;
– открытие нового производства;
– деятельность по обновлению основных фондов;
– внедрение новых систем и технологий;
Поэтому в стратегическом планировании огромная роль отводится
способности компании работать с будущим, создавать образ желаемого
будущего (VISION), проектировать и реализовывать новые инновационные
бизнес-модели своей компании и тем самым менять правила игры в отрасли.
Рынок предприятия ИП Федотовой Г.Н. - B2C, необходимо поймать
способ мышления клиента, его заботы и источники радости и тоже ответить
на вопрос: какие задачи стоят перед потребителями; как компания может
помочь в их выполнении; какие проблемы может решить; что вдохновляет
клиентов и как может помочь им добиться желаемого.
VISION это первое и главное, что отличает стратегию от долгосрочного
плана.
VISION - мощный мотиватор и отражает смысл жизни компании. И
формирование образа желаемого компании можно увидеть на рис. 1-2
Итак, VISON предприятия ИП Федотовой Г.Н.:
Полная автоматизация услуг и оптимизация их прохождения внутри
компании.
Компания будет иметь в портфеле проекты малого и среднего бизнеса
не менее, чем 75 % от всего объема.
Стабильные качественные и позитивные отношения с властями
территорий где позиционируется предприятие ИП Федотовой Г.Н.
30
Компания имеет валового дохода к 2026 году не менее 15 млн. рублей,
рентабельность продаж компании составит не менее 30%.
Участие в бюджетном финансировании бизнеса территорий.
Повышение капитализации компаний.
Рост филиальной сети и представительств.
Компания ориентирована на своего клиента – это клиенты со средним и
выше среднего достатком.
Компания универсальна – для своих клиентов она осуществит любой
дизайн.
Рисунок 1 - Формирование образа желаемого компании
Источник данных: составлено автором
Филиалы
Консультанты,
поставщики, банки
(инвесторы)
Предприятие ИП
Федотовой Г.Н.
Клиенты
Представители
Место на рынке
Выбор
клиента