91
Рисунок 2.28 Основное меню программы
Рассмотрим основные функции программы. Для того, чтобы было возможно
оформлять заказ, необходимо заполнить справочники системы.
Рисунок 2.29 Справочники системы
Заполнение всех справочников происходит аналогично.
Рассмотрим основной алгоритм работы системы. Пользователь отдела
оформляет заявку на закупку необходимой в отделе номенклатуры, добавляя
92
наименования товаров и их количество, после чего отправляет заявку в отдел закупок.
Данные заявки в интерфейсе менеджера отдела закупок отображаются в виде списка.
Рисунок 2.30 Поступившие заявки
Менеджер просматривает как общие сведения по заявке
Рисунок 2.31 Сведения о заявке
А также содержание заявки:
93
Рисунок 2.32 Содержание заявки
При нажатии кнопки «Закрепить заявку» заявка считается согласованной и
вносится в систему, то есть прикрепляется к общей заявке.
Менеджер отдела закупок, получая заявки от всех отделов, формирует заявки в
одну или по товарным категориям (в автоматическом режиме), после чего оформляет
их в качестве заявки для поставщика и отправляет эту заявку по электронной почте
поставщику.
При поступлении ответов от поставщиков менеджер записывает их ответы для
заявки:
Получая в ответ коммерческое предложение от поставщика, пользователь
сравнивает предложения от всех поставщиков и для каждого наименования товара
выбирает поставщика с учетом его рейтинга, цены поставки и сроков поставки. При
этом доступны функции «Выбрать все с наименьшей ценой», «выбрать все с
наибольшим рейтингом», «выбрать все с наименьшим сроком».
«Выбрать все с наименьшей ценой» - выбираются поставщики,
предложившие наименьшую цену;
94
«выбрать все с наибольшим рейтингом» - выбираются поставщики с
наибольшим рейтингом;
«выбрать все с наименьшим сроком» - выбор поставщиков,
предложивших наименьший срок поставки.
Также менеджер учитывает получение материально-технических средств на
склад и закрытие заявки:
На основании выбора для каждого поставщика формируется заказ, после
подтверждения которого формируется договор на поставку определенных
наименований товаров, а также счет для бухгалтерии для оплаты договора.
После оплаты заказ помечается как оплаченный, а после поставки товара
договор помечается как выполненный. При этом есть возможность отметки срока
выполнения заказа, на основании чего рассчитывается рейтинг поставщика.
Рейтинг рассчитывается следующим образом:
Общее количество заказов разделить на количество просроченных заказов и все
это умножить на единицу, разделенную на общее количество дней просрочки.
Для получения отчетов необходимо выбрать нужный отчет из списка в пункте
меню «Отчеты».
95
3 Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Зачастую автоматизация компании позволяет увеличить эффективность ее
конкурентоспособности и стратегической направленности всех сторон бизнеса. Она
также часто помогает оптимизировать бизнес-процессы, в том числе позволяет
управлять деятельностью, трудовыми и технологическими ресурсами для
комплексного подхода к улучшению результатов.
Сегодня модно наблюдать стремительное развитие глобальной
информатизации всего общества. При таком подходе меняется и вся информационная
среда, новые информационные технологии быстрее проникают практически во все
сферы деятельности и быстро становятся неразрывной частью новой приобретенной
информационной культуры человечества.
Поэтому последнее время стало так важно и актуально правильно формировать
информационные технологии как самостоятельную дисциплину, изучающую новые
методы создания эффективных ИТ (как в узком понимании термина, так и в
обычном), т.е. своеобразную методологию и теорию проектирования различных
информационных систем.
Благодаря этому сегодня в науке помимо уже всем знакомого понятия
информационных технологий, как методов правильной организации какого-то
повторяющегося информационного процесса, развивается новое, более глобальное
представление о значении данного термина. При таком подходе он становится и
обозначает уже самостоятельным разделом науки, также как это имеет место к
самому понятию «технологии».
Правильное внедрение информационной системы приводит к некоторым
положительным сдвигам в деятельности компании, а также дает толчок для
появления новых возможностей, таких, как:
• Учет сложности и разно плановости продукции и услуг при
планировании и финансовых подсчетах;
96
• Способность предугадывать и удовлетворять практически все
требования по обслуживанию покупателей;
• Адекватная оценка масштаба и сложности рынка;
• Быстрая реакция на изменение законодательства;
• Развитие трудовых ресурсов и наращивание собственного капитала;
• Адекватная реакция на изменяющийся рынок и его условия.
Чтобы принять правильно решение о создании ИС в компании, руководство
должно внимательно проанализировать весь проект на соответствие всем
вышеперечисленным условиям. А чтобы это сделать, необходима методика для
проведения подобного анализа.
Сегодня можно найти различные методы оценки эффективности проектов. Но
из всего этого многообразия обычно выделяют два основных подхода: финансовый
подход, позволяющий оценить материальную отдачу от проекта, и подход
смешанный, который содержит как финансовую, так и нефинансовую составляющие.
Главное их отличнее заключается в том, что финансовый подход оценивает
только те эффекты, которые могут быть оценены в денежном эквиваленте и в первом
приближении, т.е. позволяет оценить только непосредственный эффект. Но также
может возникнуть и трудность такой оценки, ведь не всегда можно адекватно и
абсолютно оценить все преимущества нового проекта по автоматизации.
Но ведь сегодня основной капитал многих компаний может выражаться и не в
материальных активах. А если бы вы изначально пытались оценить не только
финансовую составляющую, но и такие важные факторы, как лояльность или доверие
клиентов, то итоговая ситуация стала бы совсем другой.
Например, доверие клиента можно получить, поставляя качественные товары
точно в срок, оказывая при это хороший уровень обслуживания. Этот фактор уже
нельзя оценить в материальном отношении, а ведь он также способен значительно
влиять на доходы, в чем мы сами только что убедились. Поэтому проводить оценку
эффектов, выраженных только в деньгах не всегда корректно.
Высказанную идею подтверждает широко известная на Западе, но мало
распространенная по всему миру методология стратегического управления Balanced
97
Scorecard, основателями которой являются Дэвид Нортон и Роберт Каплан. Именно
эта методология включает в себя смешанный способ оценки эффективности проектов.
Его суть состоит в том, что оценка от внедрения информационной системы
производится не только на основе финансовых эффектов, но и также берутся во
внимание нефинансовые стороны. Подробно описывать методологию мы не будем,
раскроем только ее базовые составляющие.
Стратегия развития компании рассматривается в нескольких направлениях, а
именно:
• Взаимоотношение к клиентами (демонстрирует тот факт, как относятся к
нам наши клиенты);
• Финансовую сторону (отображает отношение к нам акционеров);
• Внутренние бизнес-процессы (отражает все внутренние ресурсы);
• Развитие персонала и внедрение инноваций (выявляет конкурентные
преимущества и возможности в будущем).
Для того, чтобы успешно внедрить такую стратегию, требуется мониторинг и
обратная связь с процессом стратегического управления. Поэтому так активно
разрабатываются отражающие основные цели компании сбалансированные счетные
карты, а также делается их декомпозиция в виде критических факторов успеха.
Чтобы оценить факторы успеха, создается ключевой показатель
эффективности. Для проведения подобной оценки разрабатываются и задаются
формулы и прочие способы расчета.
Для разработки сбалансированной системы показателей строят систему
взаимосвязанных целей, ключевых параметров эффективности и критических
значений успеха.
Перед установкой ИС следует помнить, что ввод системы автоматизации
управления, как и любое другое серьёзное изменение на предприятии – всегда
явление сложное и очень болезненное. Рассмотрим несколько распространенных
проблем, встречающихся при внедрении системы, изучение и подготовка к которым
поможет снизить риски и значительно повысить эффективность дальнейшего
использования:
98
• Исключение постановки задачи управления на предприятии – одна из
наиболее сложных и значимых проблем. Требует необходимости в частичной или
полной реорганизации структуры компании. Для того, чтобы повысить
эффективность автоматизации, перед установкой ИС необходимо провести
небольшую реорганизацию структуры автоматизируемого блока и выделить
технологии ведения бизнеса;
• Важность изменения технологии бизнеса в различных формах.
Правильно построенная ИС почти всегда изменяет уже существующую технологию
планирования бюджета и его контроля, а также в процесс управления бизнес-
планами;
• Нежелание самих сотрудников компании. В процессе автоматизации
часто сами сотрудники становятся против нее, что значительно затягивает процесс
или срывает его вовсе.
• Увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы.
Некоторые этапы реализации ИС увеличивают нагрузку на персонал компании.
Связано это в первую очередь с тем, что коллективу нужно не только делать свою
обычную работу, но еще и изучать новые технологии и получать новые знания.
Подводя итог, можно сказать, что применение правильной стратегии внедрения
ИС, основанной на тщательном планировании и анализе возможных расходов,
возникающих в компании в результате внедрения, поможет избежать негативных
ситуаций, когда на первый взгляд удобная и бюджетная ИС при установке и
настройке обходится для компании очень дорого.
Динамика трудозатрат подсчитывается по формулам:
1) абсолютное снижение трудовых затрат (Т) в часах за год:
Т = Т
0
- Т
1,
(1)
где Т
0
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по базовому
варианту;
Т
1
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по внедряемому
варианту;
2) коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К
Т
):
К
Т
=Т / T
0
* 100% (2)
99
3) индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности
труда (Y
T
):
Y
T
= T
0
/ T
1
(3)
Динамика стоимостных затрат рассчитывается по аналогичным формулам:
1) абсолютное снижение стоимостных затрат (С) в рублях за год:
С = С
0
- С
1,
(4)
где С
0
- стоимостные затраты в рублях за год на обработку информации по
базовому варианту;
С
1
- стоимостные затраты в рублях за год на обработку информации по
внедряемому варианту;
2) коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (K
C
):
К
C
=C / C
0
* 100% (5)
3) индекс снижения стоимостных затрат или повышение общей прибыли (Y
С
):
Y
С
= С
0
/ С
1.
(6)
Помимо рассмотренных показателей целесообразно также рассчитать срок
окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки информации (Т
ок
),
рассчитываемые в годах, долях года или в месяцах года:
Т
ок
= К
П
/C , (7)
где К
П
- затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Для того, чтобы оценить экономическую эффективность разработанной
системы, оценим трудовые и стоимостные затраты до и после внедрения
разработанной информационной системы. При этом будем учитывать среднечасовую
заработную плату администратора магазина, которая составляет 200 рублей в час, а
также объем используемых в работе системы документов.
Используемые в работе разработанной системы документы имеют следующий
объем (таблица 3.1)
Таблица 3.1
Характеристика документов, используемых в системе
100
Документ
Периодичн
ость
возникнове
ния (в
месяц
Кол-во
документос
трок в
одном
документе
Общий
объем в
год,
документос
трок
Отдел
10
100
12000
Поставщик
1
30
360
Производитель
30
500
180000
Тип движения
15
600
108000
Тип товара
30
450
162000
Склад
60
550
396000
ВСЕГО за входные:
858360
Выходные
отчет по заявкам за период
30
450
162000
отчет по совершенным поставкам за период
30
450
162000
отчет по товарам и товарным группам
20
300
108000
отчет по поступлению товаров
20
300
108000
отчет по работе с поставщиками
20
300
108000
отчет по заключенным договорам с
поставщиками за период
20
300
108000
финансовый отчет за период
10
150
54000
отчет по каждому заказу
10
150
54000
отчет по наличию товаров на складе
10
150
54000
отчет по изменению рейтинга поставщиков
10
150
54000
ВСЕГО за выходные:
1054800
ВСЕГО:
1913160
Учтем также, что при использовании разработанной системы амортизация
компьютера составит 20% от его первоначальной стоимости (25000 рублей) при сроке
эксплуатации 5 лет, то есть в час:
5000/(21*12*8)=2,5 рубля в час.
а накладные расходы при базовом варианте составят:
Бумага:
10 пачек*12 месяцев*100 рублей=12000 в год или 12000/(21*12*8)=6 рублей в
час;
Другие канцелярские принадлежности – около 6000 в год, то есть около 3
рублей в час, итого имеем 9 рублей в час.
Тогда операции технологического процесса при базовом и проектном варианте
за год и их характеристики представлены в таблицах Приложения 1.
Абсолютный показатель снижения трудовых затрат на обработку информации: