71
Под защитой информации понимают комплекс организационных, правовых и
технических мер по предотвращению угроз информационной безопасности и
устранению их последствий.
Организация защиты информации в организации – это один из важнейших
моментов, который ни в коем случае нельзя упускать из вида. Последствия будут
очень серьезными, если произойдет утрата баз данных, результатов аналитических
исследований, исходных кодов, программных продуктов. При плохой организации
защиты информации это возможно, что приведет к достаточно проблематичному
дальнейшему ведению бизнеса, а в определенных случаях невозможным вообще.
Задачи по защите информации возлагаются на службу информационных
технологий.
Защита сети осуществляется за счет применения антивирусной программы и
программного брандмауэра. Кроме того, внедрена политика разделения прав доступа
к ресурсам сети и выделены фронтальный участок сети и внутренние участки.
Для защиты от вирусов на предприятии используется McAfee Active Protection.
Кроме указанных мер, в целях обеспечения информационной безопасности в
компании разработана и применяется система видеонаблюдения.
В компании имеются нормативно-правовые и организационно-
распорядительные документы такие как:
Регламент информационной безопасности:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения,
сконфигурированного персонального под ООО «Инженерные технологии».
Регламенты использования сети Internet, электронной почты ООО
«Инженерные технологии».
В общем случае программное обеспечение любой универсальной
компьютерной системы состоит из трех основных компонентов: операционной
системы, сетевого программного обеспечения (СПО) и системы управления базами
данных (СУБД).
72
2.2 Информационное обеспечение задачи
2.2.1 Информационная модель и её описание
Информационная модель представляет собой схему движения входных,
промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Рисунок
информационной модели приведен на рисунке 2.4.
73
ИС
Спр Поставщик
Спр Отдел *
Т Товар
Спр Склад
Спр Тип движения*
Т Пользователь
Т Пользователь *
Спр Тип товара
Спр Поставщик *
Учет
пользователей
Учет товаров
Учет справочников
Учет заявок
Учет поставщиков
Формирование
общей заявки
Отчет по
заключенным
договорам
Отчет по
заключенны
м договорам
Финансовый
отчет за период
Финансовый
отчет за
период
Отчет по
работе с
поставщиками
Отчет по
работе с
поставщика
ми
Сотрудник
Т Товар *
Сотрудник
Учет заявок
Учет
поставщиков
отчет по
заявкам за
период
отчет по
заявкам за
период
Отчет по
совершенным
закупкам за
период
Отчет по
совершенны
м закупкам
за период
Отчет по
товарам и
товарным
группам
Отчет по
товарам и
товарным
группам
Отчет по
поступлению
товаров
Отчет по
поступлени
ю товаров
Спр Отдел
Спр Тип движения
Спр Производитель
Спр Производитель *
Спр Тип пользователя
*
Спр Тип товара *
Спр Тип пользователя
Спр Склад *
Т Заявка
Т Движение товара
Т Заявка * Т Движение товара*
Рисунок 2.4 Информационная модель системы учета документов
Информационная модель включает в себя четыре области – область 1, в
которой указаны справочник системы, область 2, в которой показано, как происходит
ввод данных, область 3, в которой показана, как осуществляется изменение данных в
справочниках, и область 4, где указано, каким образом осуществляется получение
выходных документов.
Заполнение справочников происходит при первом запуске системы, далее они
только редактируются. При использовании основных справочников происходит учет
продаж, в ходе которого записывается информация в таблицу Продажи. Отчетные
74
документы формируется в виде экранных форм на основании выбора форм
сортировки и могут быть выведены на печать или экспортированы в формат *.xls.
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для
решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах,
машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью
составляются перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида
входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание
полей (реквизитов) входных документов.
Значительное место в автоматизированной системе учета занимает
нормативно-справочная информация. Нормативно-справочная информация ― это
условно‒постоянная составляющая общей корпоративной информации, она
используется при регламентации деятельности компании, обеспечивая целостность
данных, сопровождающих бизнес-процессы компании.
По назначению нормативно-справочная информация используется для:
идентификации единиц информации;
информационно-поисковых целей;
формирования характеристик объектов учета;
обеспечения информационных взаимосвязей и расчетов.
Другими словами, нормативно-справочная информация ― это ядро единого
информационного пространства организации, включающее в себя набор
справочников, словарей, классификаторов, стандартов, регламентов, используемых в
деятельности организации.
В дипломном проекте входной информацией являются следующие сведения:
данные пользователей (сотрудниках отдела закупок и других отделов),
сведения об отделах компании, сведения о закупаемых материально-технических
средствах, сведения о поставщиках. ;
75
сведения о поступающих заявках с отделов на закупку материально-
технических средств – такая заявка содержит наименование материально-
технических средств, их количество, а также наименование структурного
подразделения.;
сведения о складах компании, на которых осуществляется храение
поступающих материально-технических средств.
Для обеспечения работы системы предусмотрены справочники, приведенные в
таблице 2.1.
Таблица 2.2
Перечень используемых справочников
№
пп
Название
справочника
Ответственный
за ведение
Средний
объём
справочника
в записях
Средняя
частота
актуализации
Средний
объем
актуализации,
%
1.
Отдел
Администратор
10
1 раз в месяц
10
2.
Поставщик
Администратор
100
1 раз в месяц
10
3.
Производитель
Администратор
20
1 раз в месяц
10
4.
Тип движения
Администратор
10
1 раз в год
10
5.
Тип пользователя
Администратор
10
1 раз в год
10
6.
Тип товара
Администратор
10
1 раз в год
10
7.
Склад
Администратор
10
1 раз в год
10
Все документы могут поступать как бумажной, так и в электронной формах.
2.2.3 Характеристика результатной информации
Основным результатным документом, который формируется в разработанной
системе, является общая заявка поставщикам. Данный документ содержит такие
реквизиты, как номер заявки, дата формирования, дата рассылки поставщикам, а
также наименование и количество потребных материально-технических средств.
Кроме того, для анализа деятельности менеджера по закупкам и всего отдела в
целом формуются следующие отчеты:
1. отчет по заявкам за период за отдел и за компанию в целом. Данный
отчет содержит сведения о поступивших заявках с разбивкой на каждый отдел,
указанием суммы полученных заявок, оплаченных заявок, выполненных заявок,
76
общей их стоимости, а также даты начала и окончания периода отчета. Пример отчета
приведен на рисунке 2.2.
Рисунок 2.5 Пример отчета по заявкам за период
2. Отчет по совершенным закупкам за период за отдел и за компанию в
целом.
3. Отчет по товарам и товарным группам за период за отдел и за компанию в
целом;
4. Отчет по поступлению товаров на склад компании;
5. Отчет по работе с поставщиками – отправленные заявки, полученные
предложения, совершенные закупки;
6. Отчет по заключенным договорам с поставщиками за период;
7. Финансовый отчет за период – содержит сведения о сумме полученных и
оплаченных заявок за период (Рисунок 2.3);
Рисунок 2.6 Финансовый отчет за период
8. Отчет по каждому заказу – планируемые показатели выполнения,
фактические показатели;
9. Отчет по наличию товаров на складе – показывает , сколько и каких
материально-технических средств в наличии на каждом складе (Рисунок 2.4).
77
Рисунок 2.7 Отчет по наличию товаров на складе
Отчет по изменению рейтинга поставщиков- рисунок 2.3.
Рисунок 2.8 Отчет по изменению рейтинга поставщиков
Все отчеты формируются за период и в соответствии с ране выставленными
параметрами фильтрации (Рисунок 2.6).
78
Рисунок 2.9 Фильтр для формирования отчетов
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Основным пользователем в разработанной системе является сотрудник отдела
закупок. Его функции в разработанной системе в графическом виде приведены на
рисунке 2.10.
79
Функции
Служебные
Основные
Настройки
Справка
Отчеты
отчет по заявкам за
период
Отчет по
совершенным
закупкам за период
Отчет по товарам и
товарным группам
Учет заявок
Учет поступления
заявки
Составление общей
заявки
Отправка заявки
поставщикам
Работа со
справочниками
Отдел
Производитель
Тип пользователя
Склад
Удаление
Добавление
Редактирование
Получение списка
Отчет по
поступлению
товаров
Вывод на экран
Печать
Отчет по работе с
поставщиками
Отчет по
заключенным
договорам
Финансовый отчет
за период
Поставщик
Тип движения
Тип товара
Товар
Рисунок 2.10 Функции менеджера в системе документооборота
Сценарий диалога, формирующийся на основе дерева функций, приведены на
рисунке 2.11 .
Главное меню
Выход
Отчеты
отчет по заявкам за
период
Отчет по
совершенным
закупкам за период
Отчет по товарам и
товарным группам
Заявки
Учет поступления
заявки
Составление общей
заявки
Отправка заявки
поставщикам
Справочники
Отдел
Производитель
Тип пользователя
Склад
Отчет по
поступлению
товаров
Отчет по работе с
поставщиками
Отчет по
заключенным
договорам
Финансовый отчет
за период
Поставщик
Тип движения
Тип товара
Товар
Рисунок 2.11 Сценарий диалога для пользователя
80
2.3.2 Характеристика базы данных
ER-модель представляет собой логическую структуру информации об объектах
системы. Компонентами ER-модели являются сущности (объекты) и отношения
(связи между объектами). Объект имеет множество реализаций или экземпляров.
Экземпляр объекта образуется совокупностью конкретных значений реквизитов и
должен однозначно определяться, т. е. идентифицироваться значением ключа
объекта, который состоит из одного или нескольких ключевых реквизитов.
ER-модель содержит следующие сущности:
1 Заявка – основная сущность информационной модели, так как именно в
этой таблице содержаться сведения о поступающих заявках от подразделении
компании
2 Отдел – справочник системы, хранящий наименования отделов;
3 Пользователь – данные о пользователях системы, в том числе пароль и
логин для доступа в систему;
4 Поставщик - справочник системы, хранящий сведения о поставщиках;
5 Производитель - справочник системы, хранящий сведения
(наименования) производителей;
6 Движение товара – информация о поступлении и списания МТС со
склада;
7 Тип движения - справочник системы, хранящий сведения о типах
движения МТС (поступление, списание, передача);
8 Тип пользователя - справочник системы, хранящий сведения о типах
пользователей (администратор, менеджер отдела закупок, сотрудник отдела,
начальник отдел закупок);
9 Тип товара - справочник системы, хранящий сведения о типах МТС;
10 Склад - справочник системы, хранящий наименования складов
компании;
11 Товар – одна из центральных сущностей, хранящая описание
используемых в ходе работы отдела и менеджера;
ER-модель системы приведена на рисунке 2.1.