17
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
Для того, чтобы составить характеристику организации, необходимо
выполнить анализ всех её структур. Основная деятельность организации
связана с работой розничного магазина и закупками товаров для их
реализации в нём. Дальнейшее развитие компании будет подразумевать
расширение сети розничных магазинов что повлечёт собой возросшую
нагрузку на сеть. Так же, ведение бухгалтерии и выставление счетов
контрагентам происходит в дистанционном формате. Для хранения данных
организация использует свой локальный сервер, на котором расположена БД
организации, а также серверные части программ, которые используются в
организации. Для удобства и ускорения реагирования на возникшие вопросы
с сервером, установлено ПО позволяющее вести удаленную работу. В то же
время для розничного магазина была приобретена видеокамера чтобы
отслеживать возможные кражи, но из-за плохой пропускной способности
сети её бесперебойное функционирование оказалось невозможным, а также
из-за отсутствия офисной телефонии нарушается возможность быстрого
решения возникающих вопросов и проблем.
Сеть организации охватывает все рабочие станции сотрудников,
обеспечивает функционирование point of sell (POS) терминалов для оплаты
электронными платежами. Решение проблем безопасности и коммуникации
повлечёт собой увеличение нагрузки на сеть и, следовательно, увеличит
вероятность отказов, что повлечёт собой ухудшение качества обслуживания
и упущенную прибыль.
В сети организации имеется так же несколько МФУ, доступ к этим
устройствам имеется у всех сотрудников. Использование данного устройства
также вызывает нагрузку на сеть так как передача данных на распечатывание
документов, или загрузка цифровой версии документа использует ресурсы
имеющейся локальной сети и оборудования, по которому идет передача
18
данных на рабочие станции сотрудников.
Так же, из-за достигнутого лимита, пропускной способности каналов
дальнейшее увеличение числа сотрудников становится невозможным из-за
перегрузки сети. Это привело к тому, что организация не может расширить
свой бизнес, а как в следствие теряет потенциальную прибыль.
Исходя из выше сказанного, предлагается построение новой
мультисервисной сети, которая будет призвана избавиться от недостатков
существующей, а именно: позволит впоследствии организовать
резервирование каналов связи (в данный момент развития это будет
избыточно, но частичная «модульность» позволит в кратчайшие сроки и
минимальные затраты повысить отказоустойчивость и безопасность всей
сети в целом), позволить расширить штат сотрудников, предоставить
возможности бесперебойной потоковой виде- и аудио связи со всеми
сотрудниками, организовать видеонаблюдение в розничном магазине,
организовать офисную телефонию, обеспечить более быстрое и безопасное
ведение БД, а так же бесперебойный доступ к серверу для оперативной
работы с ним.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Из предыдущего пункта было решено, что организации требуется
построение мультисервисной сети. Чтобы правильно определить места, в
которых требуется провести выполнение поставленной задачи, необходимо
дать понятие что такое мультисервисная сеть, и почему необходимо
построение именно такой вариации сети.
«Мультисервисная сеть – это сеть, которая полностью или частично
поддерживает передачу различных видов данных, таких как, документы
мультимедиа, IP телефония и другие. Такие сети служат для обеспечения
доставки потребителям разных цифровых услуг используя единую
технологическую базу».[10]
Основными характеристиками мультисервисных сетей являются:
19
Предоставление доступа к услугам вне зависимости от
используемой технологии;
Предоставляет возможность участия различных провайдеров в
предоставлении услуги и разделение ответственности;
Предоставление возможности управлять услугами, вызовами и
соединениями как со стороны пользователей, так и поставщиков
сервисов;
Предоставляет возможность доставки пользователям в реальном
времени больших массивов информации с нужной синхронизацией
и применением сложных соединений.
В рабочее время было выявлено, что из-за загруженности имеющейся в
данный момент сети, возросла частота отказов в работе с клиентами, так как
данные подгружаются медленно, выдаются ошибки в работе с POS-
терминалами и имеющимся ПО. Рассмотрим, как в организации происходит
оформление заказов, чтобы узнать, где находится проблемная зона.
На рисунке 4 изображена контекстная диаграмма модели IDEF0
которая показывает, как происходит процесс продажи товара. Во время
продажи товара происходит множество взаимодействий в сети:
взаимодействие с БД, печать товарных и кассовых чеков, оплата посредством
POS-терминала и электронных платежей. Таким образом практически весь
процесс оказывает постоянную нагрузку на сеть, далее уже внутри системы
происходит внутренняя работа предприятия вида бухгалтерского учёта,
работы с кадрами, организации складского помещения, а также процесс
логистики и учёта товаров, что дополнительно вызывает нагрузку на сеть.
20
ЗАГОЛОВОК:УЗЕЛ: НОМЕР:
А0
Продажа товара
Продажа товара
А0
Заказ клинта
Правила оформления
Выдача товара с необходимыми бумагами
Сотрудник склада
Изменение в БД
Правила
продажи
Информация
БД
Продавец-консультант
Рабочие
станции
МФУ,
кассовый
аппарат
и POS-
терминал
Клиент
Отказ клиента
Рисунок 4. Контекстная диаграмма
«Продажа товара»
Теперь необходимо декомпозировать представленную на рисунке 4
модель IDEF0. Это позволит взглянуть на то, как устроены процессы уже
внутри всей системы.
Декомпозиция, представленная на рисунке 5, наглядно отображает все
проходимые процессы вовремя обслуживания клиента. Видно, что начиная с
самого запроса клиента происходит взаимодействие с сетью организации: в
БД происходит поиск необходимого товара, его цены, наличия на складе.
Также в БД указаны правила продажи конкретных видов товаров, о которых
продавец-консультант обязан уведомить покупателя согласно
законодательству Российской Федерации, производятся электронные
платежи. Таким образом, в пиковые часы работы, а также с расширением
бизнеса и решением текущих проблем в вопросах коммуникации между
персоналом и безопасности в розничном магазине текущая пропускная
способность сети будет забита, что вызывет частые сбои в работе всей
системы в целом и уменьшит потенциальную прибыль организации.
21
ЗАГОЛОВОК:УЗЕЛ: НОМЕР:2 Декомпозиция работы "Обслуживание клиента"
Приём заказа
Заказ клиента
Проданный товар с
необходимыми бумагами
Выдача
товара со
склада на
кассу
Поиск товара
Оформление
и выдача
ЗАГОЛОВОК:УЗЕЛ: НОМЕР:
Сделка
А0
Декомпозиция работы «Продажа товара»
Изменение в БД
Продавец-консультант
Правила
оформления
Информация БД
Рабочая станция
Сотрудник
склада
Правила продажи
МФУ,
кассовый
аппарат и
POS-
терминал
Отказ клиента
Клиент
Рисунок 5. Декомпозиция модели IDEF0
1.2.3 Анализ информационных потоков проектируемой задачи
Рассмотрим имеющиеся информационные потоки в организации, их
передвижение по текущим каналам связи, а также проанализируем
трудозатраты на каждый документ.
Для наглядного понимания того, как происходит передвижение
информации внутри организации предлагаю рассмотреть пример движения
договора на рисунке 6. На нем изображено движение договора купли-
продажи при его заключении между клиентом и организацией. На рисунке 6
видно, что изначально происходит заполнение договора от лица клиента и
организации, а также в нем прописываются все нюансы, которые должны
буду исполняться как со стороны клиента, так и со стороны исполнителя т.е.
организации. Следующим шагом видно, что идет заполнение договора
продавцом-консультантом, производится проверка всех необходимых
подписей. Если с договором все в порядке, то дальше идет его подписание в
нескольких экземплярах. Из них одна копия остается у клиента как факт
подтверждения заключения договора между ним и организацией, а другая
22
копия договора отправляется в архив организации и впоследствии
оцифровывается. Если в договоре есть не точности, то документ
отправляется на переоформление и вся цепочка повторяется заново пока не
достигнет конечной цели.
Подписанный
договор купли-
продажи (копия)
Действие
Продавец-консультант
1. Заполнение
договора купли-
продажи
2. Проверка
правильности
заполнения
договора и его
подписание
Договор купли-
продажи
Подписанный
договор купли-
продажи (оригинал)
Договор купли-
продажи
Клиент
3. Получение
копии подписанного
договора
Договор купли-
продажи
Архив
Подписанный
договор купли-
продажи (скан)
Рисунок 6. Движение договора при заключении
После передачи клиенту договора купли-продажи с кассовым чеком и
оплаченным товаром в БД организации ставятся соответствующие отметки о
продаже и прикрепляется скан подписанного договора купли-продажи.
Дальнейшее движение большинства документов внутри организации
происходит примерно схожим образом, поэтому расписывание каждого из
них не целесообразно.
Помимо движения документов, так же присутствуют и другие виды
информационных потоков, такие как:
Трафик сети Интернет, включая банковские транзакции
Пересылка почтовых сообщений внутри организации, и за её
пределами;
Обращение клиентской части ПО к серверу и получение от него
соответствующих ответов;
Видео и аудио потоки, которые используются во время
конференций между сотрудниками, а также впоследствии при
23
использовании видеонаблюдения и офисной телефонии;
Изучив пример движения документов в организации на примере
предыдущего рисунка, можно составить таблицу с оценкой потоков
информации. В таблице 2 отображены все информационные потоки, которые
проходят в организация, их количество за год, а также трудозатраты на них
человекочасах.
Таблица 2
Оценка трудозатрат в организации за 2019г.
Вид
документа
(информации)
Количество
Документов
(элементов)
за 2019 год
Трудовые
затраты на
1 документ
(элемент),
чел/ч
Трудовые
затраты
за год,
чел/час
Договор купли-
продажи
834
0,5
417
Эквайринг
495
0,2
99
Гарантийный
талон
128
0,2
25,6
Договор с
поставщиком
157
4,8
753,6
Документ
«поступление
товара»
176
0,4
70,4
Товарная
накладная
834
0,3
250,2
Договор
поставки
35
3,4
119
Отчёты перед
посредниками
103
2,8
288,4
Бухгалтерия
1536
1,7
2611,2
Электронная
почта
3700
0,2
740
Сеть Интернет
5000
0,3
1500
Итого:
12998
18.3
3484
Реализуя новую мультисервисную сеть, организация получит
возможность увеличить количество информации, проходящей за единицу
времени, уменьшив тем самым время обработки этой информации. Снижение
трудовых затрат и увеличение потока информации благоприятно скажется на
организации и качестве работы в целом, а организация видеонаблюдения в
24
розничном магазине позволит сократить ущерб от краж.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В организации ООО «Омега» имеются нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы такие как:
1. Регламент информационной безопасности:
Предоставляет доступ сотрудников к служебной информации,
которая им необходима для работы, а также к документам, которые могут
содержать коммерческую тайну;
доступ к использованию необходимого для работы сотрудника
ПО. Конфигурация происходит персонального под каждого сотрудника в
зависимости от его обязанностей и занимаемой должности.
2. Организация использует следующие средства защиты от
внешних угроз:
- ежемесячная смена паролей на доступ к личным рабочим станциям
сотрудников;
- ежемесячная смена паролей на доступ к базам данных;
- ежемесячная смена паролей на доступ к серверу;
- производится резервное копирование БД каждое воскресенье с
последующим хранением в течении полугода.
Так же организация выполняет постоянный мониторинг наиболее
вероятных угроз, которые могут случиться:
1) Утечка данных с сервера и рабочих станций;
2) Халатность сотрудников или их недобросовестная работа;
3) Вирусные атаки извне;
4) Вмешательство сторонних организаций или конкурентов;
5) Кража имеющегося оборудования;
6) Аппаратные и возможные программные сбои.
Из этого списка угроз видно, что первое место по мнению сотрудников
отдела безопасности является утечка данных. Данная проблема оказывает
25
влияние на конфиденциальность следующих информационных блоков:
- персональные данные;
- финансовые отчеты, детали конкретных сделок, интеллектуальная
собственность компании;
- бизнес-планы и дальнейшее развитие организации.
Отдел безопасности ведёт ежедневный мониторинг своих сотрудников,
которые непосредственно работают в офисе, а также особое внимание
уделяют сотрудникам, которые работают удаленно. IT-отдел проводит
постоянный контроль права доступа к корпоративной информации
находящей внутри организации, и особенно на сервер. Ведет мониторинг
электронной почты сотрудников, ведётся фильтрация сетевого трафика
путем закрытия доступа к ресурсам, которые не нужны для работы
сотрудников.
К сожалению, наиболее опасным местом в организации остается
информационная безопасность. Хоть сотрудники и производят постоянный
контроль за каналами связи, этого явно недостаточно так как не
используются программные и аппаратные решения, которые могли бы
минимизировать человеческий фактор рабочих процессах. Так же такое ПО
могло бы позволить вести шифрование данных на рабочих станциях
сотрудников и внутри сети организации. Такое решение могло бы
значительно повысить информационную безопасность организации и
минимизировать риски кражи информации.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Для построения мультисервисной сети необходимо решить комплекс
задач:
организация вычислительной сети по технологии Ethernet;
реализация работы протокола динамической маршрутизации;
настроить офисную IP-телефонию;
26
обеспечить функционирование видеонаблюдения с записью и
хранением;
разделить сети на логические подсети при помощи VLAN.
Ethernet это технология позволяющая выполнить подключение
устройств в локальную сеть (LAN) или подключить их к глобальной сети
(WAN). В этих сетях устройства могут взаимодействовать друг с другом по
определенным правилам (протоколам).
В стандарте описывается, как сетевые устройства могут
взаимодействовать с данными и передавать их так, чтобы другие устройства
в том же сегменте сети могли распознать, получить и обработать
передаваемую информацию.
Для построения Ethernet сети используются кабели, то есть физические
линии связи. По этим линиям связи осуществляется вся передача данных
между устройствами. Различают несколько типов кабелей, их сравнение
отображено в таблице 3.
Таблица 3
Типы кабелей Ethernet
Cat3
Cat5
Cat5e
Cat6
Cat6a
Cat7
Тип кабеля
UTP
UTP
UTP
UTP или STP
STP
S/FTP
Макс.
скорость
10
Мбит/с
10/100/1000
Мбит/с
10/100/1000
Мбит/с
10/100/1000
Мбит/с
10000
Мбит/с
10000
Мбит/с
Макс.
полоса
16 МГц
100 МГц
100 МГц
250 МГц
500 МГц
600 МГц
Основным преимуществом сетей, построенных на базе Ethernet,
является их дешевизна по сравнению с конкурентами. Первоначально
пропускная способность технологии составляла всего 10 Мбит/с и
увеличилась до 100 Мбит/с уже в середине 1990-х годов.
Ethernet имеет много преимуществ относительно своих конкурентов:
относительно низкая стоимость;
обратная совместимость;
устойчивость к шумам;
высокая пропускная способность;
надежность и безопасность данных.