45
- обязательное присутствие на компьютере пользователя компоненты
SQL Server, что усложняет установку программы;
- высокая стоимость.
Программный продукт "БИТ: Учет аренды 8"
Продукт "БИТ: Учет аренды 8"[3] предназначен для автоматизации
деятельности управляющих компаний и собственников, сдающих в аренду
объекты коммерческой недвижимости. На рисунке 10 представлен скриншот
учета контрагентов недвижимости.
Рисунок 10. Учет контрагентов недвижимости
Основные функциональные возможности программы:
- конфигурация любых объектов аренды путем задания динамических
профилей;
- возможность сдавать в аренду объекты любого уровня: от целого
комплекса до помещения на этаже;
46
- инвентаризация единиц аренды и хранение истории изменения
площадей в результате перепланировок для корректного расчета;
- хранение истории изменения условий договоров (площади, ставки,
порядок расчетов, подключенные услуги и др.);
- расчет арендной платы с площади, с торгового оборота, фиксировано за
период с учетом фактических сроков аренды и "льготного" периода;
- учет коммунальных расходов по схемам "возмещения" и
"перевыставления", расчет с использованием данных измерительных приборов;
возможность распределения коммунальных расходов здания на всех
арендаторов;
- разнообразные варианты расчета дополнительных услуг;
- схема возмещения эксплуатационных расходов сособственникам
помещений;
- контроль взаиморасчетов по арендной плате в разрезе выставленных
счетов;
- учет полученных обеспечительных платежей по договорам аренды на
отдельном бухгалтерском счете, автоматический зачет обеспечительных
платежей;
- создание сотен документов «одним щелчком».
Дополнительные функциональные возможности:
- визуализация информации о свободных и занятых помещениях,
текущих арендаторах с помощью возможностей интерактивного поэтажного
плана;
- система напоминаний сотруднику о необходимости совершить те или
иные действия;
- отдельные роли и интерфейсы для бухгалтера и менеджера, разделение
доступа к информации.
Достоинства:
47
- использование продукта сокращает суммарные затраты на расчет
арендной платы и создание документов, сопровождающих арендную
деятельность (счетов, актов, счетов-фактур и пр.);
- программа решает задачи как бухгалтерского, так и управленческого
учета.
Недостатки:
- конфигурация "БИТ: Учет аренды 8" не является самостоятельной, для
ее работы необходимо наличие установленной платформы "1С: Предприятие
8.2" и типовой конфигурации "Бухгалтерия предприятия".
- отсутствует демонстрационная версия.
Проведя обзор и анализ аналогов, был сделан вывод о том, что в
создаваемой автоматизированной системе необходимо объединить все
достоинства данных программных продуктов и постараться избежать
недостатков.
2.3 Разработка технического задания на создание АИС
1. Основание для разработки
Основанием для разработки данного программного продукта является
задание на выполнение выпускной квалификационной работы: «Разработка
автоматизированной информационной системы учета арендуемых помещений
на примере ООО «Беринг»».
2. Назначение разработки
Полное наименование системы: автоматизированная информационная
система учета арендуемых помещений ООО «Беринг».
Краткое наименование системы: АИС учета арендуемых помещений
ООО «Беринг».
3. Технические требования
1) АИС должна использовать архитектуру, построенную по
принципу «клиент-сервер».
48
2) Используемые технические средств должны обеспечивать
рациональное соотношение между затратами на создание АИС и эффектом,
достигаемым от ее внедрения.
4. Требования к функциональным характеристикам
1) Ведение данных о арендодателях. Хранится следующая
информация: Название арендатора, ИНН, Руководитель, Телефон,
Юридический адрес, Банк, Ответственный, Телефон ответственного, Вид
деятельности, Примечания.
2) Ведение данных об арендаторах. Хранится следующая
информация: Название арендодателя, ИНН, Руководитель, Телефон,
Юридический адрес, Банк, Ответственный, Телефон ответственного, Вид
деятельности, Примечания.
3) Ведение данных об сотрудниках. Хранится следующая
информация: Код сотрудника, ФИО, Логин, Пароль, Должность, Отдел,
Работает, Роль, Комната, Телефон, Адрес
4) Ввод и корректировка информации о недвижимом имуществе в
базу данных, сдаваемом в аренду. Хранится следующая информация: Номер
объекта, Наименование объекта, Площадь, Этаж, Телефон, Номер телефона,
Типа объекта, Типа отделки, Адрес объекта, Примечания
5) Ввод и корректировка данных об оформляемых договорах аренды.
Хранится следующая информация: Регистрационный Номер, Дата начала
действия, Окончание срока действия, Системы оплаты, Сумма оплаты, Цель
аренды, Типа договора, Статуса договора, Дата договора, Арендатор,
Арендодатель, Сотрудник, Объект, Признак удаления.
6) Учет платежей по арендной плате. Хранится следующая
информация: Код оплаты, Дата начисления, Период начисления, Год,
Начисленная плата, Оплата, Номер договора, Дата оплаты;
7) Ведение необходимых справочников. Вид деятельности, Учетные
годы, Должности, Отделы, Роли, Системы оплаты, Статусы договора, Типы
договора, Типы объекта, Типы отделки, Цели Аренды.
49
8) Задание прав доступа к работе с системой для каждого
пользователя в соответствие с его функциональными обязанностями. В
системе должны быть определены 3 роли – администратор, бухгалтер и
менеджер.
9) Возможность визуализации срока действия договоров аренды
объектов в виде ленточной диаграммы;
10) Авторизация пользователя при входе его в программу на основе
персонального имени и секретного пароля; Для защиты программы вход
должен осуществляться только зарегистрированными пользователями и по
секретному паролю.
5. Состав выполняемых функций
АИС учета арендуемых помещений ООО «Беринг» должна выполнять
следующие функции:
1) Ведение данных об арендаторах;
2) Ведение данных об арендодателях;
3) Ведение данных об объектах аренды;
4) Ведение данных о сотрудниках;
5) Ввод и корректировка информации о договорах;
6) Ввод и корректировка информации об оплатах по договорам;
7) Ввод и корректировка информации о типах договоров;
8) Ввод и корректировка информации о должностях сотрудников;
9) Ввод и корректировка информации об отделах;
10) Ввод и корректировка информации о целях аренды;
11) Ввод и корректировка информации о статусах договоров
12) Ввод и корректировка информации о системах оплаты;
13) Ввод и корректировка информации о типах объектов аренды;
14) Формирование, ввод и корректировка данных о типах отделки
объектов аренды;
15) Ввод и корректировка информации об учетных годах;
16) Учет и отображение договоров в разрезе арендаторов;
50
17) Учет и отображение договоров в разрезе арендодателей;
18) Учет и отображение договоров в разрезе объектов аренды;
19) Формирование отчетов:
- все договоры за весь период и за выбранный период времени;
- договоры выбранного арендатора за весь период и за выбранный
период времени;
- заказы, принятые выбранным сотрудником за весь период и за
выбранный период времени;
- договоры выбранного арендодателя за весь период и за выбранный
период времени;
- договоры по выбранному объекту аренды за весь период и за
выбранный период времени;
20) Все сформированные отчеты экспортируются в MS Word и Excel;
21) Визуализация аренды объектов в виде ленточной диаграммы;
22) осуществление многопользовательского режима;
23) Задание прав доступа к работе с системой для каждого пользователя
в соответствие с его функциональными обязанностями;
24) Авторизация пользователя при входе его в программу на основе
персонального имени и секретного пароля.
6. Организация входных и выходных данных
Входные данные поступают в систему от пользователя при входе и
проверяются на корректность. После данные обрабатываются, записываются в
базу данных и выводятся на экран.
Прежде чем определить входные выходные данные необходимо в общих
чертах представить, как будет осуществляться аренда помещений.
Алгоритм в общем виде можно представить следующим образом:
1) Возникает запрос на аренду помещения.
2) Потенциальный арендатор имеет возможность указать критерии
поиска помещения.
51
3) При выборе необходимого помещения проводится подготовка и
заключение договора.
4) На основании заключенного договора выполняется выставление
счета и учет выполненной оплаты.
5) При завершении аренды производится расторжение договора.
Таким образом входными данными, требуемыми непосредственно от
пользователя это требования к помещению, данные арендатора, а также логин и
пароль для входа в программу. Остальные данные хранятся в базе данных. В базе
данных хранятся данные об арендаторах, помещениях, договорах аренды,
арендной плате.
Выходными данными, основанными на введённой информации
пользователем являются: успешный вход в программу пользователя для
дальнейшего пользования программой, договор аренды.
Основной режим использования системы – регулярная работа.
Необходимо реализовать защиту паролем для всех пользователей.
7. Требования к надежности
Приложение должно обеспечивать бесперебойную работу в круглосуточном
режиме. Все ошибки при работе приложения должны приводить к выводу
предупреждающего сообщения, а не к фатальному прекращению работы системы. Все
данные вводимые пользователями системы должны проверяться на корректность.
8. Условия эксплуатации и требования к составу и параметрам
технических средств
Для успешного запуска и выполнения программы необходимы следующие
программные и аппаратные характеристики:
- процессор с тактовой частотой 1500 МГц;
- оперативная память не менее 512МБ;
- не менее 20 ГБ свободного пространства на жестком диске;
- видеокарта и монитор SVGA с разрешением не менее 1024x768 точек;
- мышь;
- клавиатура;
52
- привод CD-ROM;
- операционная система Windows 7 и выше.
Рекомендуемые программные и аппаратные характеристики:
- процессор с тактовой частотой не менее 2000 МГц;
- оперативная память не менее 1024 МБ;
- 150 ГБ свободного пространства на жестком диске;
- видеокарта и монитор SVGA с разрешением не менее 1024x768 точек;
- мышь;
- клавиатура;
- привод CD-ROM;
- операционная система Windows 7 и выше.
Для установки приложения необходимо наличие привода CD-ROM либо
порта USB.
9. Требования к информационной и программной совместимости
Разрабатываемое ПО и база данных должно быть совместимо с
операционными ситемами Windows версии Windows 7 и выше, офисным пакетом
MS Office версии 2003 и выше.
10. Требования к транспортировке и хранению
Специальных требований, связанных с транспортировкой и хранением не
выявлено.
11. Специальные требования
Программное обеспечение должно иметь интуитивно понятный
интерфейс, рассчитанный на пользователя средней квалификации в сфере
компьютерной грамотности.
Ввиду объемности проекта задачи предполагается решать поэтапно, при
этом модули ПО, созданные в разное время, должны предполагать возможность
наращивания системы и быть совместимы друг с другом, поэтому документация
на принятое эксплуатационное ПО должна содержать полную информацию,
необходимую для работы программистов с ним.
53
Язык программирования – C#, хранение данных в базе данных Microsoft
Access.
12. Требования к программной документации
АИС должна иметь руководство пользователя, написанное на русском
языке, позволяющее пользователям самостоятельно изучить и выполнять
необходимые действия.
13. Технико-экономические показатели
АИС должна сократить сроки расчёта арендной платы и создания
документов, сопровождающих арендную деятельность.
14. Порядок контроля и приемки
Для приемки АИС выделяется сотрудник отдела заключения и учета
договоров аренды.
Данный сотрудник на этапе опытной эксплуатации выполняет действия
по работе системы с целью выявления замечаний к функциям и результатам
работы АИС.
По итогам завершения опытной эксплуатации назначается комиссия в
составе:
- руководителя отдела учета заключения и учета договоров аренды –
председатель комиссии;
- менеджер отдела;
- специалист по работе с коммерческой недвижимостью;
- системный администратор.
Данная комиссия проводит приемочные испытания на соответствие АИС
требованиям настоящего ТЗ. Результаты испытаний оформляются в виде
протокола.
При отсутствии критичных замечаний, АИС передается в промышленную
эксплуатацию.
54
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ АИС НА ПРЕДПРИЯТИИ
ООО «БЕРИНГ»
3.1 Разработка АИС предприятия
Характеристика базы данных
Прежде чем разрабатывать ER-модель предметной области, необходимо
выделяются основные сущности, характерные для данной предметной области,
определяется информация, которая должна храниться в БД и строится
инфологическая модель.
Выделяются базовые сущности этой предметной области:
Сущности: Арендатор, Арендодатель, Вид деятельности, Год, Договор,
Должность, Объект, Оплата, Отдел, Рол, Система оплаты, Сотрудник, Статус
договора, Тип договора, Тип объекта, Тип отделки, Цель Аренды.
Далее строится инфологическая модель БД в программе DIA.
Инфологическая модель информационной системы учета договоров, отношения
между сущностями приведены на рисунке 11.
Далее строится уточнённая ER–диаграмма, содержащая атрибуты
сущностей, выделяются атрибуты сущностей этой предметной области,
составляется словесное описание:
1) Сущность Арендатор: Арендатор, ИНН, Руководитель, Телефон,
Юридический адрес, Банк, Ответственный, Телефон ответственного, Вид
деятельности, Примечания;
2) Сущность Арендодатель: Арендодатель, ИНН, Руководитель,
Телефон, Юридический адрес, Банк, Ответственный, Телефон ответственного1,
Вид Деятельности, Примечания;
3) Сущность Вид деятельности: Вид;
4) Сущность Учетный Год: Год;
5) Сущность Договор: Регистрационный Номер, Дата начала действия,
Окончание срока действия, Системы оплаты, Сумма оплаты, Цель аренды, Типа