35
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
В настоящее время для организации управленческого учета применяются
так называемые ERP-системы.
Согласно словарю APICS, понятие ERP система(Enterprise Resource
Planning — Управление ресурсами предприятия) можно употреблять в двух
значениях.
Во-первых, можно рассматривать как информационную систему для
идентификации и планирования абсолютно всех ресурсов компании,
необходимых при осуществлении учета, закупок, производства и продаж в ходе
выполнения потребительских заказов.
Во-вторых (в наиболее общем контексте), можно рассматривать как
методологию эффективного планирования и управления абсолютно всеми
ресурсами компании, необходимых при осуществлении учета, закупок,
производства и продаж в ходе выполнения потребительских заказов в областях
производства, дистрибуции и предоставления услуг.
Следовательно, понятие ERP способно обозначать не только
информационную систему, но и соответствующую методологию управления,
которая реализуется и поддерживается данной информационной системой.
Рассмотрим наиболее распространенные на настоящий момент системы
по учету производства.
«1С:Предприятие» (компания «1С»)
Система «1С:Предприятие» предназначается для решения вопросов
автоматизации учета и управления предприятием. ПО является системой
прикладных решений, которые построены по единым принципам и имеют
единую технологическую платформу.
Поставляются системы «1С:Предприятие» с стандартными
конфигурациями, которые реализуют наиболее общие схемы учета,
применяющиеся в большей части предприятий. При необходимости ПО имеет
36
способность адаптироваться к различным особенностям учета. В составе
системы имеется конфигуратор, при помощи которого обеспечивается:
быстрое изменение конфигурации при помощи «конструкторов»;
возможность представлять информацию в виде диаграмм;
возможность создавать печатные формы отчетов и документов;
настройка поведения и алгоритмов работы системы во всевозможных
ситуациях;
настройка внешнего вида форм ввода данных;
организация документов и справочников произвольной структуры;
реализация произвольной методологии учета;
настройка системы на всевозможные виды учета.
Конфигуратором предоставляется возможность не только изменения
элементов стандартной конфигурации, но и формирования собственной
конфигурации «с нуля».
ПО располагает всевозможными средствами для связи с остальными
аппаратными средствами и программами: средствами экспорта и импорта
информации посредством текстовых файлов, файлами формата XML и DBF,
сохранением печатных форм в форматах HTML и MS Excel, возможностью
экспорта информации в «Диспетчер контактов для малого бизнеса» MS Office
2003.
Один из модулей программной платформы, отвечающий непосредственно
за организацию управленческого учета на производственных предприятиях,
обладает следующей функциональностью:
План - фактный анализ себестоимости продукции и расхода сырья.
Производство продукции и полуфабрикатов контрагентом – сторонним
предприятием.
«Доработка» произведенной продукции и полуфабрикатов.
Учет незавершенного производства.
Начисление сдельной заработной платы.
Изготовление продукции, определение фактической себестоимости.
Управление необходимостями в сырье.
Планирование производства в разрезе периодов и рабочих центров
37
Обеспечение многоэтапного производства.
Ведение спецификаций, в том числе расчет нормативной себестоимости
и нормирование расхода сырья.
Модуль интегрирован с функциональностью базовой поставки
конфигурации, которая представляет собой оперативный торговый учет, что
обеспечит комплексную автоматизацию торгово-производственных
предприятий.
Стоимость платформы «1С:Предприятие» составляет примерно $5000.
Дополнительная лицензия на сто рабочих мест оценена в $9000.
Alfa (компания «Информконтакт»)
Система Alfa предназначается для осуществления автоматизации
управления предприятием, ведения оперативного и бухгалтерского учета.
Система располагает набором взаимосвязанных модулей, которые имеют
настраиваемые связи, что обеспечивает возможность ведения учета и получения
данных для руководства, как в небольшом предприятии, так и в крупной
компании. Систему можно применять на предприятиях, которые имеют
распределенную структуру.
Система Alfa является набором настраиваемых функций, которые
отражают главные бизнес-процессы. Обработка в оперативном контуре данных
таких как: управление финансовыми потоками, розничная торговля, отгрузка
товаров, планирование и контроль производства, складские операции и
поступление материалов осуществляется в целостном информационном
пространстве. Данные оперативного контура в автоматическом режиме
отражаются в бухгалтерских проводках согласно учетной политике предприятия.
Всевозможные операционные и финансовые схемы, стандарты учета и
разновидности отчетности выполняются методом определения характеристик
настроек модулей, что предоставляет возможность адаптации систему к
требованиям предприятия, а также осуществления модификации при изменении
политики управления и учета.
Глобальность системы справочников считается важнейшим звеном
системы Alfa. Осуществляя хранение аналитических данных, глобальная
система справочников обеспечивает настройку дополнительных ссылок и
38
создание объектов, которые отражают разнообразные аспекты деятельности
компании. Формируется система справочников при настройке Alfa (несмотря на
то, что в базовом исполнении уже внедрены отдельные рекомендованные
справочники). Система справочников в период эксплуатации системы может
изменяться динамически, не изменяя структуру базы данных. Все настройки
глобальной системы справочников выполняются визуально.
Системой предоставляется возможность ведение планирования,
бухгалтерского и оперативного учета одновременно в нескольких валютах.
Расчетная и национальная валюта определяется для каждой балансовой
единицы. Документы создаются в любой валюте. В расчетной и национальной
валютах документы будут сохраняться автоматически. По любой операции курс
пересчета валют устанавливается индивидуально либо подставляется из
справочника курсов текущего дня автоматически.
Кроме этого в системе реализована «электронная канцелярия», которая
предусматривает возможность создавать, визировать и рассылать все виды
документов, применяемых на предприятии. Следовательно, решается проблема
формирования «безбумажного офиса», что предоставляет возможность
осуществить полную автоматизацию процесса утверждения, принятия к
выполнению и хранения деловых документов. В процессе формирования
документооборота возможна дифференциация прав доступа согласно
обязанностям и правилам должностных лиц.
Для управления производственными предприятиями предназначено
решение «Система Alfa/Управление производством», состоящая из следующих
основных блоков:
подготовка производства;
управление качеством;
планирование и контроль производства.
Функции управленческого учета осуществляет модуль «Планирование и
контроль производства», в том числе:
1. Возможность формировать документы, которые сопровождают
изготовление продукции (производственных листов, производственных карт,
39
паспортов и др.) на основании конструкторских, технологических и
нормативных документов.
2. Возможность формировать и выдавать задания на осуществление
работ (суточных, сменных, производственных заданий, нарядов на производство
работ и др.).
3. Ведение журнала выданных заданий (журнала нарядов, журнала
производственных заданий и др.).
4. Возможность разделить производственные партии на партии
выпуска и партии запуска.
5. Создание производственных отчетов с отображением хода
осуществления производственных заданий.
6. Создание отклонений по осуществлению производственных
заданий с возможностью установлением причин таких отклонений.
7. Оценивать обеспеченность производства ресурсами на оперативном
уровне.
8. Создание документов, учитывающих движение материалов в
производстве.
9. Учет изготовления продукции.
10. Возможность формировать акты на списание материалов на
производство в соответствии с установленными нормативами.
11. Определение НЗП.
«AVACCO Корпоративное управление» (компания AvaccoSoft)
Система «AVACCO Корпоративное управление» представляет собой
комплексную информационную систему (КИС), которая дает возможность
организации автоматизированного управленческого, финансового, складского и
производственного учета; обеспечения электронного документооборота в
пределах единого информационного пространства. Система способна
адаптироваться почти с любой моделью деятельности и развиваться в
последующем. «AVACCO Корпоративное управление» содержит в себе
автоматизированные рабочие места сотрудников отдела кадров, планово-
экономических отделов, логистов, бухгалтеров, складских работников.
40
Разрабатывалась система как механизм оптимизации управленческой
деятельности, поэтому сориентирована, в первую очередь, на менеджеров
разного уровня. Так как качество управленческих решений основывается на
точных, вовремя полученных и надлежащим образом представленных данных,
система отслеживает и собирает информацию о движении материальных и
финансовых потоков, а также о показателях реализации пользователями
текущих вопросов. При помощи аналитического блока системы предоставляется
различная управленческая отчетность, и отчетность в соответствии со
стандартами МСФО (GAAP).
Основными функциями данного программного комплекса в области
управленческого учета считается:
Обработка и накопление информации о текущей финансово-
хозяйственной деятельности компании для осуществления учета финансовых
средств, учета хозяйственного инвентаря, учета готовой продукции и сырья,
учета предоставленных и полученных услуг, учета посещения и
работоспособности работников.
Оперативное руководство территориально удаленными
подразделениями (сетевыми структурами, филиалами, отделами). Сведения по
всем подразделениям поступают в единую базу данных.
Поддержка оперативного и долгосрочного планирования.
Поддержка принятия управленческих решений на всех уровнях
достигается путем предоставления необходимых для этого оперативных данных.
Создание отчетов, которые соответствуют действующему
законодательству, с целью предоставления в официальные органы.
Создание аналитических справок и отчетных документов, которые
необходимы для осуществления многостороннего анализа деятельности
компании.
Создание сервером бизнес-процессов персонализированного
перечня задач на выполнение, дает возможность осуществления контроля их
выполнения в реальном времени.
Каждая из рассмотренных программных платформ является готовым
решением, и ее внедрение обязательно будет связано с необходимостью:
41
Доработки программного обеспечения в соответствии с задачами и
стандартами предприятия.
Корректировки некоторых бизнес-процессов предприятия для
соответствия мировым стандартам, заложенным в системе..
Если же дорабатывать непосредственно программный продукт, а не
реинжинировать бизнес-процессы, тогда в дальнейшем придется самостоятельно
заниматься сопровождением программы, так как новые версии могут не
учитывать сделанных модификаций, что приведет к новым расходам
Кроме того, все перечисленные выше продукты обладают излишней
функциональностью для рассматриваемого предприятия, требуют значительных
финансовых расходов для их покупки и дальнейшего обслуживания. В тоже
время для их внедрения на рассматриваемом предприятии необходимо
приложить достаточно серьезные усилия, понести значительные материальные
и финансовые затраты, но даже в этом случае результат не будет гарантирован.
Причиной такого положения является невозможность учета всех тонкостей
производственного процесса любого готового, «коробочного» решения.
Вследствие этого принято решение о построении собственной системы учета
деятельности производственной компании на базе одной из бесплатных СУБД.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Существует несколько стратегий автоматизации выбранного комплекса
задач [2]:
• По направлениям - автоматизация направлений деятельности, таких как
производство, сбыт, управление финансами.
• Хаотичная - автоматизация объекта по мере необходимости
программного продукта и готовности к ее проведению.
• Полная - автоматизация всего производства в целом
• По участкам - процесс автоматизации отдельных производственных или
управленческих подразделений предприятия, объединенных по
функциональному признаку.
Автоматизация направления деятельности предполагает функциональную
связь между автоматизируемыми подразделениями предприятия. Т.к. в решении
42
выбранного для автоматизации комплекса задач используются только
производственный отдел, но при этом не участвуют другие подразделения,
связанные с клиентами (например, отдел экспедиции, который отгружает
продукцию клиентам), данный вид автоматизации нецелесообразен.
Хаотичная автоматизация предполагает решение отдельных задач, вместо
внедрения одной ИС на предприятии. Данный метод автоматизации происходит
без стратегического плана, что впоследствии приводит к затягиванию всего
процесса автоматизации в целом и удорожанию его общей стоимости.
При автоматизации выбранного комплекса задач выбор полной
автоматизации приведет к замене существующей ИС на предприятии, огромным
временным и денежным затратам на переобучение сотрудников, что не
представляется возможным.
Автоматизация по участкам предполагает автоматизацию отдельных
подразделений предприятия. В выбранном комплексе задач подходит именно
этот способ, т.к. предполагается автоматизировать только производственный
отдел.
При выполнении проекта была взята ориентация на разработку
собственной автоматизированной информационной системы учета работы
производственного отдела, а не на использование одного из существующих
решений. Такая установка была сделана исходя из того, что в собственной
разработке всегда можно реализовать специфические, необходимые только на
данном предприятии возможности. Не исключено, что требования к реализации
таких возможностей появятся уже после разработки и внедрения системы, на
этапе работы, если у заказчика появятся новые взгляды на необходимый
функционал системы, предложения по улучшению или изменению логики
поведения документов, требования к отчетам. Вполне могут возникнуть
пожелания о разработке новых отчетов, или изменении существующих.
Реализовать такие требования заказчика возможно лишь имея системы
собственной разработки, так как готовые разработки поставляются, как правило,
без исходных кодов программ и не могут быть модифицированы или дополнены.
Таковым образом, в условиях начального этапа автоматизации и
ограниченного бюджета логичнее всего сделать выбор стратегии автоматизации
43
по направлению, а также автоматизировать лишь непосредственно работу
производственного отдела.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Существует несколько способов приобретения ИС:
1. Покупка готового решения
2. Заказ разработки системы у сторонних разработчиков
3. Разработка собственной системы
Покупка готового решения предполагает наличие на рынке систем
автоматизации, решающих выбранный комплекс задач. В связи со
специфичностью решаемой задачи (а именно: синхронизация двух баз данных
разной структуры, одна из которых - часть готовой информационной системы)
на рынке готовых решений нет. Следовательно, этот способ для компании не
подходит.
Заказ разработки системы у сторонних разработчиков займет много
времени за счет согласования требований к новой системе, а так же приведет к
значительным денежным затратам.
С учетом того, что в компании существует отдел АСУ, который помимо
установки и настройки компьютерного оборудования на предприятии
занимается так же разработкой программ под нужды сотрудников и отделов
компании, наименее затратным по временным и денежным ресурсам будет
способ разработки собственной системы.
Методы приобретения – это поочередные мероприятия от определения и
формализации решения в необходимости ИС до момента внедрения ИС в
компании. Имеются такие методы приобретения ИС:
- самостоятельная разработка и заказная разработка;
- покупка отечественной ИС либо зарубежной ИС;
- покупка и доработка (самостоятельная либо заказная);
- аренда ИС.
Способ покупки ИС не подходит из-за некоторых недостатков и
недостаточности функциональности, плохо продумано развития ИС в будущем,
44
адаптация под требования компании занимает длительный период, часто
требуется обращаться в службу поддержки. Возможно купить и доработать ИС,
только в том случае, если доработка будет небольшого объема. Такая доработка
возможна в рамках модели ядра ИС, что ввиду отсутствия развернутой
документации часто вызывает затруднения. У способа аренды информационной
системы выявлены такие недостатки: данные сохраняются у третьего лица, а
также минимальные возможности в настройках. Компания располагает
квалифицированным подбором сотрудников для разработки ИС, поэтому данная
информационная система будет разрабатываться и внедряться в компании
собственными силами Разрабатываемая ИС будет содержать весь нужный
функционал, и учитывать всю специфику работы и пожелания служащих
производственной компании и будет являться собственным, уникальным
продуктом, что позволит моментально изменять функциональность
соответственно с требованиями внутреннего заказчика компании.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационным обеспечением (ИО) — является совокупность
целостной системы классификации, унифицированных систем документации,
кодирования информации и информационных массивов. [12] Состоит ИО из
двух комплексов: внемашинного ИО (документы и классификаторы технико-
экономической информации) и компоненты внутримашинного
информационного обеспечения (макеты и экранные формы для ввода первичных
данных в ЭВМ или вывода итоговой информации, структура информационной
базы: выходных, входных файлов, базы данных). Чтобы экономическую
информацию приспособить для продуктивной обработки, поиска и передачи по
каналам связи, ее надо предоставить в цифровом виде. Для этого ее необходимо
сначала классифицировать (упорядочить), а потом закодировать
(формализовать)
Классификатор — это документ, при помощи которого можно
осуществлять формализованное описание экономической информации в ЭИС,