22
8) Результативность.
Важную роль при определении функционального назначения АРМ
играет его целевое использование, профориентация, базовые процессы,
внутренняя структура хозяйствующего субъекта.
Вся материальная база с информационными ресурсами отражается в
АРМ. Внедрение подобной системы предполагает, что все главные операции
по накоплению, переработке, хранению данных передается вычислительной
технике, а сам пользователь лишь выполняет часть ручной работы и те
операции, которые требуют творческого подхода при составлении
управленческих решений.
ПЭВМ всегда были основой для АРМ, как руководителя, так и
специалиста. Они функционально, эргономически и физически позволяют
подстроиться под каждого пользователя (персональное рабочее место) или
группу пользователей. АРМ можно называть совокупностью технических и
программных средств, которые дают возможность специалисту отдельного
профиля решать свои профессиональные задачи непосредственно на ПК.
Анализ работ по аналогичному вопросу позволил определить базовые
требования к АРМ руководителей и специалистов. В итоге система должна
[23]:
• Иметь хорошую базу знаний, которая будет постоянно
пополняться для достоверности и точности новыми данными, сведенными в
определенные массивы;
• Реализовывать свободный доступ к ней и иметь наглядное
представление данных;
• Иметь диалоговые окна, которые помогают принимать решения в
режиме: «что будет, если …?»;
23
• Реализовывать быструю связь с другими источниками данных в
пределах общей организационной структуры для оперативного поиска
важной информации в базах данных;
• Помогать принимать оптимальные решения по заданному
критерию (по максимальной прибыли и объемам, на минимальный расход
ресурсов или время перевозки).
• Быть основой для последующего перевода всего
делопроизводства на автоматизированный режим.
Экономическая эффективность самого АРМ выражается в уменьшении
затрат на создание и эксплуатацию рабочих мест, а также более активным
воздействием на управление в целом.
Оценка эффективности внедрения АРМ может происходить как при
помощи прямых, так и косвенных показателей.
Прямые показатели дают оценку автоматизации в деньгах и включают
в себя затраты на разработку и использование АРМ (т.е. определяют полную
стоимость владения АРМ), а также рассчитывают размер средств, которые
экономятся за счет внедрения АРМ.
Косвенные показатели позволяют оценить эффект применения АРМ в
конкретной предметной области деятельности (таблица 2).
24
Таблица 2- Потенциальный эффект применения АРМ [22]
Сфера
воздействия
Результаты
Управление
Сокращение количества уровней управления.
Снижение административных расходов.
Высвобождение работников среднего звена управления и упразднение
ряда функций.
Высвобождение времени для интеллектуальной деятельности.
Получение рациональных методов решения управленческих задач за
сет внедрения математических методов и интеллектуальных систем.
Повышение производительности труда.
Экономия времени.
Повышение квалификации и профессиональной грамотности
управленцев. Увеличение конкурентного преимущества.
Уменьшение издержек, увеличение прибыли.
Информационная
система
Совершенствование структуры потоков информации и систем
документооборота в фирме.
Эффективная внутрифирменная координация с помощью электронной
почты.
Обеспечение достоверности информации.
Прямой доступ к информационному продукту.
Производство
Сокращение времени на проектирование и производство. Расширение
свойств продукции и сферы ее возможного применения. Уменьшение
затрат на производство продуктов и услуг. Предоставление
потребителям уникальных услуг.
Рационализация материально-технического снабжения.
Маркетинг
Уменьшение затрат времени на распространение изделий.
Отыскание новых рыночных ниш.
Возможность идентификации потребителей изделий.
Поддержка продаж.
Более эффективное взаимодействие с заказчиками (наглядность,
скорость передачи сообщений).
Повышение способности гибко реагировать на спрос и оперативно
удовлетворять новые желания потребителей.
Особым условием увеличения эффективности АРМ можно считать
хорошо налаженная практика их использование. Это значительно снижает
итоговую стоимость владения АРМ, что практически всегда имеет главное
значение при внедрении АРМ в компанию. Эффективное использование
АРМ должно быть основано на процедурах, разработанных и заверенных в
качестве отраслевых или внутрикорпоративных стандартов.
Система стандартов дает возможность сохранить вложенные в АРМ
инвестиции, а также получить неплохую отдачу о них. Обсуждение,
развитие, улучшение внутрикорпоративных стандартов является вторым
25
этапом, первый же этап включает в себя основное внедрение стандартов
использования АРМ.
Увеличение эффективности требует не только строгого следования
важнейшим свойствам АРМ при его проектировании, но и реализации
комплекса обусловленных и связанных организационных мероприятий, а
именно [24]:
• Улучшение структуры и формы взаимодействия между
заказчиками и разработчиками АРМ;
• Применение системы стандартов к техническим, эргономическим
и эксплуатационным параметрам АРМ, что позволяет сохранить уже
вложенные в IT-сферу инвестиции и получить неплохую отдачу;
• Оптимизация методов и форм обучения широкого круга
специалистов по использованию средств автоматизации.
Как показывает практика, чем детальнее и скрупулёзнее будет
создаваться концепция разработки и внедрения АРМ в рамках отдельно
взятой компании, тем больше вероятность повышения его эффективности в
процессе повседневной работы. Хорошо налаженная эксплуатация дает
возможность улучшить функционирование АРМ. Именно поэтому процесс
формирования АРМ осуществляется индивидуально, позволяя учитывать все
главные особенности отдельно взятой компании.
Разработка и проектирование АРМ можно назвать сложной системной
проблемой, которая направлена на решение программных, технических,
математических, организационных, лингвистических, эргономических и еще
рядя вопросов. Суть решения заключается в процессе подробного изучения
предметной области, выбора методов и средств разработки, следование
общесистемным и специфическим принципам создания ПО.
26
Выводы по первой главе
В первой главе выпускной квалификационной работы рассмотрены
теоретические положения использования информационных систем, в том
числе дано их определение, рассмотрена классификация, предъявляемые к
ним требования. Кроме того, оценены функциональные возможности, их
архитектура, подходы к проектированию и разработке.
27
2 ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ И
РАЗРАБОТКА ТРЕБОВАНИЙ К РАЗРАБАТЫВАЕМОМУ
ПРОГРАММНОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ
2.1 Общая характеристика предприятия и его бизнес-процессы
Компания UVENCO – крупнейший оператор в области
автоматизированной торговли на российском рынке. Компания занимается
установкой и обслуживанием аппаратов по продаже горячих напитков
(кофемашин) и фасованной продукции (снековых автоматов).
Данная компания была основана в 2006 г. Операционная деятельность
была начата в 2007 г. Центральный офис находится в Москве.
Основой успеха работы предприятия является особый подход к
формированию бизнес стратегии и ее реализации. В определенной степени
он сводится к использованию исключительных качественных инструментов,
оборудования от мировых производителей-лидеров из Италии (Saeco),
которые являются признанными экспертами в области производства
кофемашин и автоматов фасовки продукции.
Не менее важным фактором в достижении конкурентных преимуществ
фирмы является обеспеченность квалифицированными трудовыми
ресурсами. Компания привлекла лучших специалистов различных областей
для создания успешно работающей корпорации. В итоге общий штат
специалистов, занимающихся обслуживанием автоматов составляет более
чем 500 человек.
Организационная структура ООО «Снек-Восток» представляет собой
иерархическую структуру. В данной структуре определена иерархия
взаимосвязей должностных лиц.
28
Руководитель Департамента продаж осуществляет контроль,
регулирование деятельности сотрудников и групп ДП. Занимается
планированием сбытовой деятельности.
Руководитель Департамента развития занимается разработкой
концепции, задач и целей развития компании. Также в обязанности
руководителя Департамента развития входит: Привлечение новых
потенциальных клиентов и выстраивание с ними долгосрочных отношений;
Разработка и развитие стратегий, каналов и методов продвижения
консалтинговых услуг; Анализ рынка предоставляемых компанией услуг.
Изучение деятельности конкурентов.
Руководитель Департамента Сервиса контролирует работу отдела по
работе с клиентами, ставит целевые задачи подчиненным отдела, работает с
дебиторской задолженностью, ведет отчетность отдела.
Графическое отображение организационной структуры ООО «Снек-
Восток» представлено на рис.2.
Генеральный директор
Департамент ИТ
Отдел ИТ
Отдел ИТC
Отдел програм-
мных разработок
Департамент
Продаж
ИАО (информа-
ционно-
аналитический
отдел)
Отдел продаж №1
Отдел продаж №2
Отдел
привлечения
клиентов
Департамент
Развития
Отдел налогового
консультирования
Сектор
оперативного
консультирования
Отдел рекламы
Департамент
Сервиса
Отдел внешнего
обучения
Отдел
перспективного
развития
Отдел по работе с
клиентами
Департамент
управления
персоналом
Отдел обучения и
развития
персонала
Отдел подбора
персонала
Финансовый
Департамент
Бухгалтерия
Отдел кадров
Сектор документо-
оборота и
взаиморас-четов
Рисунок 2 – Организационная структуры ООО «Снек-Восток»
Основным бизнес-процессом рассматриваемой компании является
установка и обслуживание вендинговых автоматов. Обслуживание автоматов
29
осуществляется сотрудниками, причем различные автоматы находятся в
различных районах города и сотрудники постоянно находятся в состоянии
движения. Облуживание автоматов осуществляется на основании заявок,
поступающих от других отделов компании.
Рассмотрим процесс распределения заданий на обслуживание
вендинговых автоматов (рисунок 3).
Рисунок 3 – Схема бизнес-процесса распределения заказов на
обслуживание вендинговых автоматов
Распределение заказов происходит на основании заявок на обслуживание
вендинговых автоматов. В том числе обслуживание может быть плановым или
внеплановым, кроме того, могут проводится работы по монтажу или демонтажу
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJ ECT: Распределение заказов на работу
26.04.2017
28.04.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Распределение заказов на обслуживание
вендинговых автоматов в компании
A0
Требования руководства
компании
Специалист по
обслуживанию
Технические нормы
Заказ на ус тановку автомата
Результаты
обслуживания
Сведения о сотрудниках
Сведения об автомобилях
Сведения о занятости
сотрудников
Объем обслуживания
Список сотрудников
Заявка на
внеочередное
обслуживание
автомата
План
обслуживания
автоматов
10р.
Планирование
обслуживания
автоматов
20р.
Назначение
сотрудников для
проведения
обслуживания
30р.
Назначение
автомобиля
40р.
Уч ет
проведенного
обслуживания
30
автоматов. При этом учитывается сложность работы, определяется необходимое
количество сотрудников и их фамилии. Далее, так как сотрудники должны быть
доставлены к месту установки вместе с автоматом или набором материальных
средств для обслуживания автомата, назначается автомобиль и водитель. После
этого формируется бумажная форма заказ-наряда, в которой указаны адрес
установки, тип конструкции, дата и время начала работы, фамилии монтажников,
водителя и государственный номер и марка автомобиля, а также какие-либо
примечания.
Исполнителем указанного процесса является сотрудник компании.
Декомпозиция данного процесса представлена на рисунке 4.
Рисунок 4 – Декомпозиция процесса распределения заказов на
обслуживание вендинговых автоматов
В настоящее время данные процессы осуществляются полностью в
ручном режиме, с использованием бумажных документов. Учет выполненной
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Распределение заказов на работу
26.04.2017
28.04.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Распределение заказов на обслуживание
вендинговых автоматов в компании
A-0
Заказ на установку автомата
Сведения о сотрудниках
Требования руководства
компании
Технические нормы
Результаты
обслуживания
Сведения о занятости сотрудников
Специалист по
обслуживанию
Сведения об автомобилях
Заявка на внеочередное
обслуживание автомата
План обслуживания автоматов
00р.
Распределение
заказов на обслуживание
вендинговых автоматов в компании
31
работы сотрудников ведется вручную, часто допускаются ошибки или
неточности, из-за чего возможны простой одних сотрудников и чрезмерная
загруженность других. Учет выполненных работ ведется в специальном
журнале, также, как и учет движения автомобилей.
Кроме того, так как сотрудники находятся постоянно в движении межу
местами расположения автоматов, необходимо иметь возможность
формировать им заказы с учетом их расположения. В настоящее время это
происходит путем созванивания с сотрудником и постановки ему задачи, что
является трудоемким и недостоверным способом.
2.2 Описание целей разработки
В компании на обслуживании находится более 3000 вендинговых
автоматов, более 50ти сотрудников работают в этом направлении. Одному
руководителю отдела сложно распределять сотрудников так, чтобы всем
назначать оптимальный объем работы. Часто получается так, что сотрудник
получает список автоматов, находящихся в разных районах. И для того, что
бы их обслужить, ему приходится проезжать большое расстояние и тратить
много времени на дорогу. При этом, даже если автоматы находятся в одном
районе, выбрать в какой последовательности их посещать так, что бы
итоговый проделанный путь был минимальным, не так уж просто. Также
невозможно узнать, какие автоматы запланированы у сотрудника на то или
иное время, другим способом, кроме как непосредственно связаться с
сотрудником. Поэтому при поступлении заявки на разовые работы нет
возможности распределить ее на сотрудника, у которого есть свободное
время для того, что бы ее выполнить. Отсюда возникает необходимость в
автоматизации распределения клиентов между автоматами и составления
оптимального графика работы для каждого сотрудника.