6
Оглавление
Введение…………………………………………………………………………….7
1 Анализ деятельности университета и требований к разрабатываемой
информационной системе………………………………………………………….9
1.1 Характеристика университета и его структуры …………………………..9
1.2 Моделирование процесса учета документов в университете и
обоснование необходимости его автоматизации………………………………..18
1.3 Выбор средств разработки автоматизированной
информационной системы………………………………………………………..26
2 Проектирование работы информационной системы документооборота……30
2.1 Моделирование работы автоматизированной информационной системы
учета документов………………………………………………………………….30
2.2 Проектирование структуры автоматизированной информационной системы
и базы данных……………………………………………………………………..41
2.3 Контрольный пример реализации……………………………………………49
3 Обоснование экономической эффективности проекта……………………….55
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности…………………………………………………………………….55
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта……………59
Заключение………………………………………………………………………...66
Список литературы….. …………………………………………………………...68
Приложение. Фрагмент листинга программного кода …………………............71
7
Введение
Возрастающий объём информации, такой как входящая
/исходящая/внутренняя корреспонденция, факсы, договоры, документы,
сопроводительная документация, архивы бумажных и электронных
документов, заявки, поручения и другая рабочая документация, давно стали
неотъемлемой частью бизнес-процессов и требуют регулярной обработки и
упорядочения генерации, сортировки, анализа, хранения, согласования и
утверждения.
Получив широкое распространение системы электронного
документооборота облегчают обработку документов, обеспечивая актуальность
хранимой информации и значительно уменьшают время поиска нужных
данных.
Актуальность выпускной квалификационной работы связана с тем, что
внедрение электронной системы документооборота является необходимым
предприятием для рассматриваемой компании из-за выявленных в ходе анализа
её деятельности.
Системы электронного документооборота (СЭД) или EDMS (Electronic
Document Management Systems) формируют новое поколение систем
автоматизации предприятий. Основные объекты автоматизации в таких
системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных
бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы,
представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход
к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и
универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-
процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного
инструментария.
Большим достоинством системы электронного документооборота
является возможность перевода в электронный вид не только документов, но и
процессов коммуникации сотрудников, что позволяет ускорить и упростить
8
организацию совещаний и обсуждений, обмен актуальной и стратегической
информацией, согласование действий сотрудников независимо от места
нахождения (другие офисы, другие города) [6].
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является
МФПУ «Синергия», предметом процесс автоматизации документооборота
компании.
Целью данной выпускной квалификационной работы является
автоматизация документооборота предприятия МФПУ «Синергия».
Для достижения указанной цели необходимо выполнить следующие
задачи:
1. Анализ автоматизированных информационных систем учета
документов.
2. Проектирование и реализация процесса учета документов в
компании и модель автоматизированной информационной системы учета
документов.
3. Расчет экономической эффективности внедрения
автоматизированной информационной системы.
9
1 Анализ деятельности университета и требований к
разрабатываемой информационной системе
1.1 Характеристика университета и его структуры
Негосударственное образовательное частное учреждение высшего
образования «Московский финансово-промышленный университет «Синергия»
зарегистрировано 03 августа 1995 года отделом по регистрации
некоммерческих организаций Департамента общественных и межрегиональных
связей Правительства Москвы и внесен в Единый Государственный реестр
юридический лиц 18 февраля 2003 года.
Основные показатели экономической деятельности МФПУ за 2016 год
представлены в таблице 1.1.
Таблица 1.1
Показатели деятельности учреждения за 2016 год
Номер
п/п
Наименование
статьи
Данные за
отчетный
период, рублей
Данные за
соответствующий
период прошлого
года, рублей
1
Поступления -
всего
1 653 000
83 278
1.1
в т.ч. поступления
от гос.контрактов
45 000
10 875
1.2
в т.ч. поступления
от
образовательных
услуг
1 579 000
72 403
1.3
в т.ч. прочие
поступления
29 000
0
1.4
Платежи - всего
-1 630 000
0
2.1
в т.ч. поставщикам
(подрядчикам) за
сырье, материалы,
работы, услуги
-770 000
2 307
2.2
в т.ч. зарплата с
НДФЛ АУП
-349 000
20
3
в т.ч. зарплата с
НДФЛ ППС
-257 000
78 875
10
Продолжение таблицы 1.1
4
в т.ч. страховые
взносы
-122 000
-26 527
4.1
в т.ч. налог на
прибыль
0
317
5
в т.ч. прочие
платежи
-132 000
52 348
6
Сальдо денежных
потоков за
отчетный период
23 000
-22
В МФПУ «Синергия» принята смешанная форма организации работы с
документами. В каждом структурном подразделении (отделах, службах)
выполняются операции по созданию специализированных документов, их
систематизации и предархивной обработке.
Часть операций документооборота (прием и обработка поступающих и
отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения,
тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе
делопроизводства – Административно-хозяйственном отделе (АХО).
АХО является структурным подразделением МФПУ «Синергия» и
непосредственно подчиняется Исполнительному директору.
Основная цель работы АХО является организация, руководство,
координация, контроль и реализация работ по документационному
обеспечению управления предприятием.
Организационная структура АХО представлена на рисунке 1.1.
Начальник АХО
Секритариат
Заведующий
канцелярией
Старший
контролер
Заведующий
архивом
Технический
специалист
Администратор
Рисунок 1.1 Структура Административно-хозяйственного отдела.
В соответствии с должностными инструкциями, принятыми в отделе,
сотрудники имеют следующие обязанности:
11
Начальник АХО руководит всей деятельностью отдела:
Разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию
работы отдела (структура отдела, новые информационные технологии);
Осуществляет и контролирует внедрение новых стандартов, норм,
правил в отношении организации работы отдела и оформления документов;
Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации
работников отдела и специалистов предприятия в области документационного
обеспечения управления;
Определяет круг вопросов, входящих в обязанности работников
отдела исходя из задач и функций отдела.
Начальник имеет право:
Требует от работников организации справки и другие материалы,
необходимые руководству предприятия, а также информацию о выполнении
заданий руководства предприятия;
Привлекает по согласованию с начальниками соответствующих
структурных подразделений отдельных работников к подготовке проектов
документов для руководства предприятия.
Начальник несет ответственность:
За правильный подбор персонала и расстановку работников;
За своевременное и квалифицированное выполнение
предусмотренных задач и функций отдела АХО;
За порядок и дисциплину в отделе.
На начальника возлагается:
Рассмотрение всей входящей\внутренней корреспонденции
поступающей в адрес руководства;
Разработку и проектирование бланков документов;
Регистрацию внутренних организационно-распорядительных
документов в «журнале регистрации»;
Контроль за выполнением работниками отдела своих обязанностей;
12
Прием и отправка документов;
Заключение договоров со сторонними организациями по доставке
корреспонденции.
Разделение документов на входящие, исходящие и внутренние является
достаточно обобщенным. Рассмотрим более подробный перечень документов,
которые АХО получает и передает в подразделения (таблица 1.2).
Таблица 1.2
Список документов, проходящих через АХО
АХО получает от подразделений
АХО передает в подразделения
Исходящая корреспонденция
Входящая корреспонденция
Контрольно-учетный талон с отметкой
об исполнении
Документы, поставленные на контроль
и требующие исполнения в
определенные сроки
Документы и личные заявления на
подпись руководителю
Контрольно-учетный талон
Документы на хранение в архив
Организационно-распорядительные
документы (приказы, распоряжения,
протоколы)
Документы для печати и тиражирования
Документы и личные заявления,
подписанные руководителем
Заявки на приобретение канцелярских
товаров, штампов, печатей
Бланки для письма
Инструкция по делопроизводству
Выписка из номенклатуры МФПУ
«Синергия»
Отдел кадров
Утверждение штатного расписания и
изменения к нему
Предложение о внесении изменения в
штатное расписание
Разъяснения по вопросам труда и
зарплате
Предложение о поощрении работников
отдела за успехи в работе
Положение о премировании и
изменения к нему
Предложение о внесении изменения в
положение о премировании
Дополнения к оплате
Служебные записки на доплату
Отпускные записки
Графики отпусков
Согласование графика отпусков
Юридический отдел
Копии подписанных договоров
Договор на проведение работ по
техобслуживанию копировальных
аппаратов, доставку почты
Информация по правовым вопросам,
связанным с подготовкой документов
Обработка входящих документов МФПУ «Синергия».
Документы, поступающие на предприятие, проходят:
Первичную обработку.
13
Предварительное рассмотрение.
Регистрацию.
Рассмотрение руководством.
Передачу на исполнение.
Контроль исполнения.
Подшивку документа в дело.
АХО принимает к обработке только правильно оформленные документы
согласно требованиям о делопроизводстве, имеющие юридическую силу.
Заведующий канцелярией проверяет правильность доставки, корректность
адреса, целостность. Уничтожает упаковку и проставляет дату получения
документа. Заведующий канцелярией передает документы на предварительное
рассмотрение референту генерального директора. Референт генерального
директора распределяет документы:
генеральному директору;
директорам по принадлежности;
в структурные подразделения, как не требующие резолюции
руководителя.
Все входящие документы делятся на:
1. регистрируемые в АХО (документы, адресованные руководителю
организации и документы, содержащие информацию по наиболее важным
вопросам деятельности предприятия, например, письма.
2. нерегистрируемые в АХО (документы первичного бухучета,
банковские счета, счета-фактуры и т.п. Нерегистрируемые документы
раскладываются по структурным подразделениям для доставки по типу
назначения, остальная документация передается для регистрации.
Все регистрируемые документы заносятся в «журнал регистрации
входящих документов» и потом передаются в соответствии с предварительным
распределением. При рассмотрении документа генеральным директором
пишется резолюция, которая содержит решение по существу поставленного в
14
документе вопроса. В резолюции определяется ФИО исполнителя, четкие и
конкретные указания по исполнению, срок исполнения, подпись, дата.
Процесс обработки входящих документов представлен на рисунке 1.2.
Передача документов
директорам
Передача документов в
структурные подразделения
Передача нерегистрируемой
документации
Предварительное
рассмотрение (сортировка,
разметка)
Вскрытие конвертов и
проверка вложений
Постановка отметка
(штампа) о поступлении
документа
Прием почты, проверка
правильности адресования
Регистрация документа в
журнале
Передача документов
исполнителю (под расписку)
Передача (доклад)
документа руководителю
Внесение сведений из
резолюции в журнал
регистрации
Рассмотрение документов
руководителем (вынесение
резолюции)
Подшивка документов в
дело
Передача писем с пометкой
лично
Контроль исполнения
документов
Рисунок 1.2 Процесс обработки входящих документов.
Регистрацию исходящих документов осуществляет структурное
подразделение, являющееся их исполнителем. Данные об исходящем документе
заносятся в «журнал регистрации исходящих документов». Отправка
документов осуществляется через АХО. Заведующий канцелярией принимает
15
документы для отправки под роспись в «журнале регистрации исходящих
документов» соответствующего подразделения. Заведующий канцелярией
сортирует документы, упаковывает и адресует.
Процесс обработки исходящих документов представлен на рисунке 1.3:
Составление проекта
исходящего документа
Отправка документа
адресату
Проверка правильности
адресования
Проверка правильности
оформления проекта
документа
Оформление документа
(распечатка)
Подписание руководителем
Простановка даты и индекса
(номера) на документе
Регистрация документа
Согласование проекта
документа
Подшивка 2-го экземпляра
(копии) документа в дело
Рисунок 1.3 Процесс обработки исходящих документов.
В Административно-хозяйственном отделе МФПУ «Синергия»
применяется журнальная форма регистрации документов.
Для регистрации используют различные формы журналов, в соответствии
с принятым разделением документов на:
входящие;