16
исходящие;
внутренние.
При поступлении в АХО документов, требующих регистрации, на них
проставляется порядковый номер по журналу (нумерация документов
начинается с №1 с 1 января по 31 декабря каждого года) и необходимые данные
из документа заносятся в соответствующий журнал регистрации. Информация
о документах, требующих контроля исполнения, заносится в компьютер (файл
«контроль и учет исполнения») и заполняется контрольно-учетный талон
(КУТ).
Таким образом, документ, требующий регистрации в АХО, приходится
фиксировать несколько раз - в журнале регистрации и в компьютере. Это
приводит к потере времени на оформление и регистрации документов. К тому
же при использовании журнального способа регистрации невозможна
механизация процессов учета документов, справочной работы и контроля
исполнения документов.
В АХО применяются следующие формы журналов регистрации
документов:
1. Журнал регистрации входящих документов (таблица 1.3).
2. Журнал регистрации приказов (распоряжений) (таблица 1.4).
3. Журнал регистрации исходящих документов (таблица 1.5).
4. Журнал регистрации документов, принятых в архив (таблица 1.6).
Таблица 1.3
Журнал регистрации входящих документов
№ п/п
Номер и
дата
входящег
о
документ
а
Дата
поступле
ния
документ
а
Откуда
поступил
документ
Краткое
содержа
ние
Кому
направля
ется
документ
Расписка
в
получени
и
1
2
3
4
5
6
7
17
Таблица 1.4
Журнал регистрации приказов (распоряжений)
№п/п
Номер
приказа
Дата
создания
Краткое
содержани
е
Кто
подписал
1
2
3
4
5
Таблица 1.5
Журнал регистрации исходящих документов
№ п/п
Номер
исходяще
го
документа
Дата
документа
Краткое
содержан
ие
Адрес
получател
я
Дата и
роспись о
приеме
документа
1
2
3
4
5
6
Таблица 1.6
Журнал регистрации документов, принятых в архив
№ п/п
Наимено
вание
документ
а
Структур
ное
подразде
ление
Должнос
ть, ФИО
сотрудни
ка,
сдающег
о
документ
Дата
сдачи
Роспись
о сдаче
Роспись
о приеме
1
2
3
4
5
6
7
Контролирование процесса исполнения документов является одной из
главных функций управления предприятия. Цель контроля состоит в
обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и
решения вопросов.
Для регистрации в компьютере документа, поставленного на контроль,
сотрудники АХО используют файл «Контроль и учет исполнения», который
представляет собой документ Microsoft Excel, в таблицу которого заносится
следующая информация об исполнении документов:
18
Таблица 1.7
Файл «контроль и учет исполнения документов»
№
п/п
Наиме
нован
ие
докум
ента
№
докум
ента
Дата
выдач
и
задан
ия
Содер
жание
задан
ия
Срок
испол
не
ния
работ
Дата
факти
ческо
го
выпол
нения
работ
Испол
нител
ь
Отдел
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Данный документ представляет собой обычную таблицу Excel, которая не
имеет механизма эффективного поиска нужного документа, а также механизма
отслеживания за сроками исполнения.
Составление обобщающей отчетности по всему документообороту
предприятия является особой формой контроля исполнения документов и
помогает проанализировать работу отдела АХО.
Ежемесячно референты показывают директорам по принадлежности
сводки по результатам исполнения документов за истекший период. Эти отчеты
обобщают информацию по различным состояниям, движениям и исполнению
документов.
Генеральный директор и директора по принадлежности рассматривают
сводки и определяют меру наказания виновных лиц. Данные о нарушении
исполнения докуентов передаются секретарями в Отдел кадров.
Таким образом, анализ отчетов помогает своевременно принять меры,
способствующие своевременному исполнению документов и повышению
исполнительской дисциплины.
1.2 Моделирование процесса учета документов в университете и
обоснование необходимости его автоматизации
В настоящее время процесс учета документов и их оборота для МФПУ
«Синергия» осуществляется на предприятии следующим образом.
На рисунках 1.4 – 1.8 представлена функциональная модель процесса
учета и регистрации документации, требующих исполнения и ответа.
19
Рисунок 1.4 Функциональная модель нулевого уровня IDEF0
Работа с документацией. Модель AS-IS
Обработка документов характеризуется процессами приема и первичной
обработки документов, обработкой входящих и исходящих документов,
предварительным рассмотрением документов, занесением данных в реестр
документов, исполнением документов и их обработкой, обработкой внутренних
документов.
Используются следующие активные объекты (механизмы):
руководитель (генеральный директор);
исполнители - сотрудники компании.
Прием и первичная обработка документов состоит из первоначального
исследования документов, а также регистрации документа, которая
заключается в занесении сведений документа в книгу учета и проставлении
штампа на самом документе. Далее представлена декомпозиция модели AS-IS.
20
Рисунок 1.5 Декомпозиция контекстной диаграммы нулевого
уровня IDEF0 Работа с документацией. Модель AS-IS
Далее представлена декомпозиция блока «Прием и первичная обработка
поступившей документации» модели AS-IS.
Предварительное рассмотрение документов заключается в распределении
поступивших документов, передаче их руководителю, который, рассматривая
документы, оставляет свою резолюцию, при этом назначая ответственного за
их исполнение. При этом резолюции доводятся до исполнителей.
21
Рисунок 1.6 Декомпозиция функции «Прием и первичная
обработка поступившей документации»
Обработка входящей документации состоит в занесении данных о
документе в журнал входящей корреспонденции и последующей передаче
получателю, если его имя указано на документе. В противном случае
документы передаются руководителю.
Обработка исходящей корреспонденции состоит также в занесении
данных о документе в журнал исходящей корреспонденции последующей её
отправке.
Процесс занесения документов в реестр состоит в регистрации документа
в реестре, исполнения документов в рассматриваемом контексте отметке о
получении документа для его выполнения и дальнейшем его выполнении, а
обработка исполненных документов заключается в их учете. Далее
представлена декомпозиция блока «Обработка внутренней документации»
модели AS-IS (Рис.1.6).
22
Далее представлена декомпозиция блока «Обработка исполненной
документации» модели AS-IS ( рис.1.7).
Рисунок 1.7 Декомпозиция функции «Обработка внутренней
документации»
23
Рисунок 1.8 Декомпозиция функции «Обработка исполненной
документации»
Процесс исполнения документов состоит в выполнении требований
резолюции и докладе (отчете) об исполнении документа.
Процесс обработки исполненных документов состоит в проверке
правильности отчета об исполнении документа и его снятии с контроля путем
внесения отметки.
К внутренним документам относятся приказы и распоряжения.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления
организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих
документов, а на этапе исполнения (использования) - входящих документов.
Таким образом, в настоящее время используемая система организации
делопроизводства обладает следующими недостатками:
1. Низкая скорость обработки документов.
2. Большое количество неточностей и ошибок, связанных с
человеческим факторам.
24
3. Сложность в построении отчетов и поиске истории конкретного
документа.
4. Сложность в отслеживании прохождения документа в компании и
его рецензирования.
Данные недостатки можно устранить путем внедрения
автоматизированной информационной системы делопроизводства компании.
В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия
производятся специалистом без использования каких-либо средств
автоматизации, то есть журналы, реестры и отчеты заполняются вручную, что
влечет за собой частое возникновение ошибок.
Рассмотрим временные характеристики производимых действий по учету
документов.
Сравнение основных операций при учете документов без применения
средств автоматизации и в предлагаемом варианте по трудовым и стоимостным
затратам приведено в таблице 1.8 и таблице 1.9 (стоимость минуты рабочего
времени рассчитана с учетом средней заработной платы делопроизводителя
45000 в месяц по формуле заработная плата разделить на произведение
количество дней в месяце, количества часов в рабочем дне и минут в часе).
Таблица 1.8
Временные и стоимостные затраты при существующем варианте
Наименовани
е операции
Количество,
в рабочий
день
Затраченное
время на
одну, мин
Итого в
рабочий
день, минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Внесение
записи в
журнал
8
40
320
1363,64
Поиск данных
по документу
4
30
120
511,36
Подготовка
отчета по
движению
документа
4
10
40
170,45
Формирование
реестра
документов,
требующих
исполнения
4
15
60
255,68
Итого:
540
2301,14
25
Таблица 1.9
Временные и стоимостные затраты при планируемом варианте
Наименовани
е операции
Количество,
в рабочий
день
Затраченное
время на
одну, мин
Итого в
рабочий
день, минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Внесение
записи в
журнал
4
1
4
17,05
Поиск данных
по
конкретному
документу
4
1
4
17,05
Подготовка
отчета по
движению
документа
4
10
40
170,45
Формирование
реестра
документов,
требующих
исполнения
4
10
40
170,45
Итого:
88
375,00
Как видно из приведенных выше таблиц, после внедрения
автоматизированной системы электронного документооборота меняется само
содержание работы специалиста службы делопроизводства, в том числе и
выполняемые операции.
При этом временные затраты должны сократиться на 540-88=452
минуты=7,5 часов и 2301-375=1926 рубль в сутки. Следовательно, внедрение
такой системы является однозначно выгодным с точки зрения оптимизации
расхода трудовых и стоимостных ресурсов.
Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди
описанных выше составляющих процесса учета движения являются подготовка
отчетов и поиск информации по конкретному документу для определения его
местоположения.
Это вызвано большим количеством поступающих и формирующихся
документов, что в итоге значительно затрудняет поиск информации в них.