28
физическое освобождение места;
сокращение расходов на копирование документов;
снижение расходов на доставку информации в бумажной форме;
снижение расходов на ресурсы: оборудование; и человеческий
капитал
снижение расходов на бумагу;
увеличение продуктивности работы: быстрое проведение работ,
повышение общего числа выполняемых работ, улучшение работы с
информацией / записями (документами, которые имеют юридические
обязательства), возможность проведения новых видов работ или исполнения
работ по другому.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В Новосибирском Педагогическом Университете имеются нормативные
правовые и организационно-распорядительные документы среди которых:
1. Регламент информационной безопасности: доступ работников к
служебной информации, которая составляет коммерческую тайну.
2. Регламенты использования Интернет сети, электронной почты.
Обеспечение информационной безопасности и защиты данных на
следующих уровнях:
программный – Microsoft Windows Server 2008, Active Directory:
а) права доступа (к операционной системе Windows Server, Windows 7,
Терминальный доступ Windows Server);
б) права пользователя системы (разделены права доступа
пользователей 1с Бухгалтерия, файловый сервер, CRM Fresh Office);
в) защита паролем, доступ к базе данных (установлены пароли на
программное обеспечение, среди которых: 1с Бухгалтерия, Касперский, CRM
Fresh Office);
29
г) ведение логов и т.д. (проводится контроль логов, Windows Server
пользователи, контроль интернет трафика, контроль почты).
аппаратный – бекапы серверов.
Также проводится защита информационного Web-портала, применяются
средства защиты от различных внешних угроз, средик которых:
смена паролей на доступ к БД каждый квартал;
смена паролей на доступ к FTP серверу каждый квартал;
производится бекап (базы SQL, FTP файлов) раз в неделю.
В ВУЗе ведется постоянный мониторинг самых опасных угроз
информационной безопасности, среди которых:
1) утечка информации;
2) халатность работников;
3) вирусы;
4) хакеры;
5) хищение оборудования;
6) программные и аппаратные сбои.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим существующие разработки данного направления
автоматизации.
ТЕЗИС — универсальная и гибкая платформа с современным
интерфейсом для создания высокопроизводительных решений по
автоматизации документооборота и бизнес-процессов компаний в различных
сферах бизнеса. СЭД нового поколения.
Основные преимущества ТЕЗИС:
30
Высокая скорость работы - меньше секунды на все основные операции:
система оптимизирована для работы в современных условиях распределенных
сетей, в том числе на слабых каналах передачи данных
Современный интерактивный пользовательский интерфейс,
разработанный с применением самых современных технологий
Полнофункциональный мультиплатформенный веб-клиент
Широкие возможности настройки и разработки расширений для системы
на всех уровнях платформы, в том числе на уровне полей системных таблиц,
гармоничное сочетание визуальных настроек и программирования
Мощная подсистема ролевого доступа к объектам и функциям: иерархия
простых ролей, динамические вычисляемые и контекстные роли
Большие возможности в части представления данных: обычные
представления, зависимые представления, подмножества, программные
представления
Возможность организации сложных бизнес-процессов с наглядной
визуализацией хода выполнения процесса
Широкие возможности по интеграции с другими информационными
системами
Передача данных по защищенному протоколу https, возможность работы
через Интернет, в т.ч. поверх VPN
Наличие типовых решений
Невысокая стоимость владения системой, быстрая окупаемость проекта
внедрения
Платформа ТЕЗИС разработана на основе практического опыта
реализации более 150 проектов внедрения СЭД в организациях различного
масштаба и различной сферы деятельности
ДЕЛО
Основные возможности
31
Управление процессами (согласование договоров по схеме, менеджер
подготовил, юрист и бухгалтерия дали замечания, менеджер поправил,
начальник согласовал).
Управление документами (полный процесс ведения документа: кому
расписан, когда подготовлен ответ, кто подписал, когда отправили и т.д.)
Учет и планирование рабочего времени.
Инструменты совместной работы с разграничением прав доступа –
каждому сотруднику открыта только необходимая информация.
Интеграция с любыми типовыми конфигурациями, например, 1С:
Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом,
Комплексная автоматизация, Управление предприятием.
ДЕЛО обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с
документами, позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и
осуществлять контроль использования рабочего времени. Программа
отличается большой гибкостью и позволяет повысить эффективность
управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить
полный контроль и сохранность документации.
Работа с документами включает в себя:
Просмотр и редактирование
Работа с документами на всех стадиях жизненного цикла (от черновиков
до утверждения или уничтожения)
Быстрый поиск, в том числе полнотекстовый
Возможность указывать связи между актами, создавать цепочки
подчиненных документов
Механизм резолюций
Возможность коллективной работы с одним и тем же
файлом(согласование, контроль исполнения, принятие и т. д.)
Настраиваемая маршрутизация для разных видов документов (привязка к
конкретным пользователям и их ролям)
Формирование задач исполнителям
32
СЭД МОТИВ - это современная, надежная и удобная система
электронного документооборота. Система представляет собой комплексное
программное решение, которое подходит для автоматизации
документооборота, делопроизводства и управления рабочими процессами в
средних и крупных коммерческих компаниях, на промышленных
предприятиях, в государственных и научно-образовательных учреждениях.
Система электронного документооборота МОТИВ позволяет решать
различные задачи по автоматизации управления бизнесом, включая работу с
документами и договорами, автоматизацию канцелярии и контроль
исполнительской дисциплины. СЭД МОТИВ учитывает классические
особенности бумажного документооборота и, в то же время, позволяет
реализовывать в электронном виде уникальные бизнес-процессы каждой
организации.
Сочетание инновационных технологий разработки программного
обеспечения, признанных на мировом рынке, и лучших возможностей
отечественного рынка СЭД, делает решение для управления электронными
документами и задачами СЭД МОТИВ системой электронного
документооборота нового поколения. Расширенная функциональность системы
предоставляет эффективные инструменты для повышения производительности
работы организации, прозрачности операций, сокращения расходов и
оптимизации рабочего времени сотрудников.
Широкие возможности типового решения без дополнительных затрат
Главный плюс системы электронного документооборота МОТИВ
заключается в том, что она является готовым решением с простой схемой
лицензирования – нет необходимости покупать дополнительные блоки или
модули, вся функциональность для автоматизации классического
документооборота заложена в типовом решении:
33
Контроль исполнительской дисциплины
Автоматизация документооборота
Электронная канцелярия
Дизайнер бизнес-процессов, конструкторы отчетов и нумераторов и т.д.
В стандартной конфигурации системы предусмотрена возможность
гибкой настройки интерфейса и процессов без применения средств
программирования.
Полноценная работа в любой точке мира и с любого устройства
Важным плюсом или преимуществом системы является также
полноценный веб-доступ, что позволяет пользоваться всеми функциями
системы электронного учета документов вне зависимости от места
расположения пользователя. Для работы в системе может использоваться
любое доступное устройство с выходом в интернет.
Полнофункциональный веб-клиент
Работа в любой операционной системе – MacOS, Windows, Linux
Облегченный интерфейс для планшетов – только важная
функциональность
Специальный интерфейс для мобильных устройств
Минимальные сроки внедрения и легкость освоения системы
Еще одним преимуществом системы электронного документооборота
ТЕЗИС является высокая скорость внедрения и настройки, достигаемая
благодаря следующим преимуществам:
Система готова к использованию сразу после установки и заведения
справочников
Простой и интуитивно понятный интерфейс, способствующий быстрому
освоению системы
34
Не требуется установка ПО на рабочие места, система устанавливается на
сервер Заказчика и запускается через браузер
Широкие возможности развития системы
Система МОТИВ позволяет автоматизировать широкий спектр задач -
специфические и уникальные бизнес-процессы, выходящие за рамки
документооборота, в том числе в распределенных компаниях с большим
числом пользователей.
Легкое масштабирование, за счет архитектуры системы (кластеризация,
трехзвенная архитектура)
Высокий уровень отказоустойчивости, даже при работе на
распределенных серверах и при большом количестве пользователей
Интеграция с любыми внешними приложениями (веб-сервисы, REST API,
обмен XML файлами, взаимодействие на уровне базы данных и др.)
Платформа уровня предприятия
В основе СЭД МОТИВ лежит универсальная платформа CUBA уровня
предприятия, позволяющая автоматизировать индивидуальные бизнес-
процессы в различных отраслях.
Уникальная технология создания проектов расширения, заложенная в
архитектуре системы, дает возможность легко перейти на новую версию
системы без отказа от модифицированных функций и модулей
Открытый исходный код гарантирует независимость от вендора и даёт
возможность самостоятельно развивать решение. Системы с открытым кодом
являются более прозрачными, что позволяет предотвратить или вовремя
распознать наличие в коде вредоносных компонентов
Актуальный язык программирования Java является одним из наиболее
популярных в мире, его используют крупнейшие ИТ-компании, поэтому
заказчику будет легко найти специалиста или компании, способные оказать
услуги по модификации системы
35
Кроссплатформенность системы позволяет работать под различными
серверными ОС и СУБД без необходимости приобретения дополнительного
ПО и переоборудования рабочего места
Мультиязычный интерфейс
Таблица 2
Сравнение систем электронного документооборота
Параметр
СЭД
МОТИВ
ДЕЛО»
СЭД ТЕЗИС
Интеграция
+
+
+
СУБД
Oracle
MS SQL
Отчеты и задачи
+
+
+
Генерация по
шаблону
+
+
+
Пакетное
формирование
+
-
+
Web
+
+
-
Работа Offline
-
+
+
Работа с ЭЦП
+
+
+
Графический
редактор бизнес-
процессов
+
-
+
В таблице 2 представлено сравнение данных систем электронного
документооборота по функциональности.
Таким обоазом, можно говорить о том, что ни одна из
проанализированных систем не является подходящей для внедрения на данном
учреждении. Главной причиной данного заключения представляется слишком
обширная функциональность всех программных систем, которые были
рассмотрены в работе. Вслучае внедрения, это приведет в возникновению
мноджества ненужных функций, или их повторение. А поскольку стоимость
внедрения программных систем составляет, в основном, довольно весомую
сумму, то это грозит также и неэффективными вложениями денежных средств.
Поэтому самым логичным выходом из сложившейся ситуации
представляется формирование собственной системы, которая позволяет
автоматизировать необходимые задачи.
36
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В имеющейся схеме планирования задач выделяю несколько этапов.
Рассмотрим их подробнее. Первый этап – исследование стратегии бизнеса
развития [9, c. 139].
Вторым этапом в данном процессе представляется поиск и обработка всех
отчетных данных, полученных по телекоммуникационным средствам связи.
Следующим этапом выполняется конкретный подход к каждой отдельной
задаче для уменьшения нагрузки на работника. После чего результаты решения
данных задач направляются руководителю. На данной стадии возможна
корректировка работы.
Система должна иметь формы, которые могут производить следующие
функции:
– получение информации;
– обработка, сохранение, анализ и печать информации.
Известно 4 варианта стратегии автоматизации: хаотичная, автоматизация
по отдельным участкам, автоматизация по направлениям и системная
автоматизация [7, c. 265].
Хаотичная автоматизация предполагает получение организацией без
определенного стратегического плана отдельных элементов информационной
системы, которые не могут оказать действительной пользы организации в
целом. Последующее развитие информационной системы организации связано
с новыми, довольно большими расходами.
Автоматизация по участкам предполагает автоматизацию конкретных
производственных участков, которые объединяются по набору исполняемых
задач. Такой метод автоматизации выбирается в том случае, если имеются
участки, в которых применение автоматизированных систем дает большой
экономический эффект, к примеру за счет сокращения кадров.
Автоматизация по направлениям предполагает автоматизацию отдельных
направлений работы учрежедния.
37
В анализируемом нами случае будет выбрана стратегия автоматизации по
участкам. В результате этого банк сможет автоматизировать работу по ведении
делопроизводства, получив при этом значительный экономический эффект.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Способы приобретения информационной системы представляют собой
дальнейшие действия от установления и формализации решения о
необходимости информационной системы до момента пока данная система не
будет внедрена в учреждении. Существуют несколько способов приобретения
информационной системы [5, c. 108]:
разработка (заказная и самостоятельная);
покупка информационной системы (покупка россиской или
зарубежной системы);
приобретение + доработка (заказная или самостоятельная);
аренда.
Приобретаемая ИС нам также не подходит в связи с имеющимися
недостатками, представленными в пункте 1.3.1, а также в связи с недостаточной
функциональностью, несколько хуже разработано направление будущего
развития ИС, долгий срок адаптации под требования организации, так же
необходимо частое обращение в службу технической поддержки. Приобретение
и доработка может быть осуществлена в том случае, если необходим
небольшой объем доработки, такая доработка возможна часто в рамках модели
ядра информационной системы, что в свою очередь нередко вызывает
сложность в связи с отсутствием развернутой документации. У варианта
аренды информационной системы можно обнаружить несколько следующих
недостатков: информация хранится у третьего лица, зачастую имеются
минимальные возможности по настройки. ИС будет создаваться в компании
своими силами, поскольку компания имеет в своем составе
квалифицированных сотрудников для разработки и внедрения данной ИС.