41
качественный актуальный продукт из последних разработок, ввиду очень
большого конкурентного товарного рынка. Основными минусами является
безусловная дороговизна, т.к. хороший продукт стоит дорого, и невозможность
адаптировать систему под себя на 100%, даже используя все её функции по
максимуму. В виду последнего минуса есть вероятность возникновения
критических ошибок несоответствия системы и структурной организации
компании, на устранение которых потребуются большие затраты времени, т.к.
скорее всего, придется обращаться к производителю. [17]
Однако, как было обнаружено, продукта, полностью отвечающего
требованиям автоматизируемой задачи, нет в свободной продаже, поэтому такой
способ в данной ситуации не применим. Разработка собственного продукта –
самый долгосрочный способ получения необходимого продукта. Группа
специалистов IT отдела создает свой специализированный продукт для своей
организации, учитывая её специфику. Однако, как правило, этот процесс занимает
достаточно большой промежуток времени и не гарантирует 100%-го результата.
В полученном продукте может содержаться масса недоработок, которые придется
устранять уже в процессе эксплуатации системы. Хотя есть вероятность получить
оптимальный для предприятия и его бизнеса продукт.[17]
Покупка готового продукта с последующей модификацией под клиента –
это оптимизированный первый вариант приобретения, с единственным
сохранившимся минусом – это возможная дороговизна. Данный вид
приобретения позволяет в буквальном смысле «подогнать» параметры системы
под необходимые показатели и условия, под конкретных людей, что
предотвращает вероятность возникновения критических ошибок. Но следует
учитывать, что на слишком сложные модификации системы могут потребоваться
большие затраты времени, так как программистам компании необходимо будет
изучить код продукта.
Модификация уже имеющегося и находящегося в эксплуатации продукта –
типичная модернизация уже установленной системы. [17]
Из рассмотренных вариантов для автоматизации делопроизводства ООО
«PwC», в качестве способа приобретения наиболее оптимальным вариантом
42
является самостоятельная разработка программного продукта, полностью
соответствующего требованиям ведения учета ремонта оборудования в компании.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) подсистемы представляет собой
информационную модель работы сотрудников предприятия. Различают
внемашинное и внутримашинное обеспечение.
Информационное обеспечение включает в себя: систему классификации и
кодирования; систему унифицированной документации, используемой в ИО,
информационную базу, т.е. информацию из всех информационных массивов.
Внемашинное обеспечение – это вся совокупность информации, основную
часть которой составляют документы. Различат первичные документы (входные)
такие, как налоговые декларации и другая отчетность налогоплательщиков, и
отчетные (выходные) документы, к которым относятся отчетность
налогоплательщиков, обработанная и подготовленная для отдела по работе с
налогоплательщиками и отдела камеральных проверок.
Внутримашинное ИО – это представление данных на машинных носителях
в виде специальным образом организованных массивов (файлов), БД и их
информационных связей. Внутримашинное информационное обеспечение
подсистемы создает информационную среду, направленную на выполнение
сотрудниками своих профессиональных обязанностей. Эта область
характеризуется набором объектов, их свойств и взаимосвязей. Для каждого
объекта выделяется набор его характеристик, свойств.
Информационные потоки внешне машинного ИО – это направленное
регулярное движение документов от источников их формирования к ее
получателям [10].
Для того чтобы приспособить экономическую информацию для
эффективного поиска, обработки и передачи по каналам связи, ее необходимо
представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить
43
(классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием
классификатора.
Классификатор это документ, с помощью которого осуществляется
формализованное описание экономической информации в ИС учета ремонта
компьютерного оборудования, содержащей наименования объектов,
наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения.[13]
По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов:
международные, общегосударственные (общесистемные), отраслевые и
локальные классификаторы.
В проектируемой задаче использовались следующие общероссийские
классификаторы:
ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой документации;
ОКОПФ - Общероссийский классификатор организационно-правовых
форм [4].
Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения
является система документации, применяемая в процессе управления
экономическим объектом. Под документом понимается определенная
совокупность сведений, используемая при решении экономических задач,
расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной
формой.
Система документации это совокупность взаимосвязанных форм
документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим
объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации
является большое разнообразие видов документов. [13]
Существующие системы документации, характерные для
неавтоматизированных ИС учета ремонта компьютерного оборудования,
отличаются большим количеством разных типов форм документов; большим
объемом потоков документов и их запутанностью; дублированием информации в
документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью
получаемых результатов. Обработка документов в таких системах занимает почти
половину времени работников. При необходимости упростить систему
документации, используют следующие подходы:
44
проведение унификации и стандартизации документов;
введение безбумажной технологии, основанной на использовании
электронных документов и новых информационных технологий их обработки.
Входные документы для решаемой задачи желательно получать через сеть,
поэтому они должны быть представлены в файлах заранее согласованной
структуры. Для упрощения использования таких файлов, они должны иметь
табличную форму (что несложно осуществить, т.к. эти документы являются
результатными в других задачах и выводятся программными средствами).
Классификаторы служат средством описания данных, обуславливают
единство классификации и кодирования информации и предназначены для
обеспечения машинной обработки и выдачи данных в удобной форме
потребителям при решении различных задач.
Для рассматриваемого проекта требуются следующие классификаторы:
Классификатор клиентов.
Классификатор моделей оборудования.
Классификатор бренда.
Классификатор сотрудников.
Классификатор дефектов.
Классификатор запчастей.
К внутримашинному ИО относится описание экранных форм.
В процессе создания структуры экранных форм для ввода данных
начальных документов с оперативными данными лучше всего применять
комбинированную форму, максимально похожую на ту, которая использовалась
для построения этого документа. Расположение полей должно быть в такой
последовательности, которая 100% соответствует логической структуре
документа и файлов с оперативными данными, что позволяет сократить
трудоемкость процесса загрузки данных в информационную базу.
В процессе создания экранных форм для документов с статической
информацией следует понимать, что эти макеты применяются для ввода и
обновления записей в самой ИБ, поэтому для их разработки лучше всего
применить анкетную форму нахождения реквизитов, которая будет удобной для
реализации этих операций.
45
В рамках выбора экранных форм располагается принцип минимальной
трудоемкости и цены ввода данных в ЭВМ, наибольшей степени читабельности
итоговой информации, представляемой на экране, высокой надежности и
правильности выполнения этих операций.
В процессе создания системы применялась реляционная модель БД,
которая представляет собой совокупность отношений, изменяющихся с течением
времени. В процессе разработки ИС совокупность отношений дает возможность
сохранять данные об объектах предметной области, отражать связи между ними.
При этом сами данные находятся в таблицах. Для простоты определения каждая
таблица созданной БД несет в себе уникальный код.
Основными функциями справочников являются:
обеспечение проверки кодированных значений признаков при вводе
данных;
декодирование значений признаков при выводе данных на экран дисплея;
хранение постоянной информации, связанной с определёнными
значениями признаков;
оформление пояснительным текстом таблиц, получаемых в результате
решения комплекса задач.
К информационному обеспечению в рамках данного проекта относятся:
база данных;
экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ;
экранные формы для вывода результирующей информации.
База данных позволяет хранить большие объемы информации в
структурированном виде в едином источнике. При необходимости, соблюдая
принципы целостности баз данных, можно использовать одну и ту же базу данных
для нескольких проектов или задач, а также с легкостью вносить необходимые
изменения в ее структуру, не затрагивая самих данных, хранящихся в ней.
Для ввода/вывода данных разрабатываются макеты экранных форм,
которые затем будут внедряться непосредственно в саму систему, отвечающую за
решение поставленной задачи автоматизации.
Все указанные элементы совокупно составляют информационное
обеспечение проекта. Данные, внесенные в форму ввода первичных данных,
46
попадают в базу данных, а затем данная информация может быть выведена (по
запросу) в форму для вывода результирующей информации.
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
Программное обеспечение (ПО) представляет собой совокупность
компьютерных программ, описаний и инструкций по их применению на ЭВМ. ПО
делится на два класса:
Общее ПО (операционные системы, операционные оболочки,
компиляторы, интерпретаторы, программные среды для разработки прикладных
программ, СУБД, сетевые программы и так далее);
Специальное ПО (Совокупность прикладных программ,
разработанных для конкретных задач в рамках функциональных подсистем).
Программное обеспечение (ПО) совокупность программ для реализации
целей и задач автоматизированной системы. [2]
ПО делится на два вида: общее (операционные системы, операционные
оболочки, компиляторы, интерпретаторы, программные среды для разработки
прикладных программ, СУБД, сетевые программы и т.д.) и специальное
(совокупность прикладных программ, разработанных для конкретных задач в
рамках функциональных подсистем, и контрольные примеры). [2]
Для функционирования и использования программы необходима
операционная система. Операционные системы осуществляют управление
работой персональных компьютеров, их ресурсами, запускают на выполнение
различные прикладные программы, выполняют всевозможные вспомогательные
действия по запросу пользователя. ОС подразделяются на однопользовательские,
многопользовательские, и сетевые. К факторам, влияющим на выбор конкретной
ОС, относятся:
необходимое число поддерживаемых программных продуктов,
требования к аппаратным средствам,
требование поддержки сетевой технологии,
наличие справочной службы для пользователя,
47
быстродействие,
наличие дружественного интерфейса и простота использования.
На компьютерах, входящих в состав АРМов сотрудников на данный
момент установлена ОС MS Windows 7 Professional, это является оптимальным
выбором, т.к. данная ОС семейства Windows является наиболее современной и
распространённой на сегодняшний день, поэтому с приходом нового сотрудника
не придётся его переобучать.
В мире существует множество систем управления базами данных.
Несмотря на то, что они могут по-разному работать с различными объектами и
предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД
опираются на единый устоявшийся комплекс основных функций.
Рассмотрим, сравним и выберем СУБД из следующих: Paradox, InterBase и
Microsoft Access.
Paradox был разработан компанией Ansa Software, и первая его версия
увидела свет в 1985 году. Этот продукт был впоследствии приобретен компанией
Borland. С июля 1996 года он принадлежит компании Corel и является составной
частью Corel Office Professional.
В конце 80-х – начале 90-х годов Paradox, принадлежавший тогда компании
Borland International, был весьма популярной СУБД, в том числе и в нашей стране,
где он одно время занимал устойчивые позиции на рынке средств разработки
приложений с базами данных.
Данный тип баз данных применяется в основном для разработки
приложений локальных баз данных. Применение баз данных в сети предполагает
такой же доступ, как и для локальных приложений.
Данный тип баз данных не поддерживает систему пользователей. Все
пользователи изначально имеют одинаковые права на доступ к данным.
Разделение прав доступа возможно только средствами разработанного
приложения.
Принцип хранения данных в Paradox – каждая таблица хранится в своем
файле (расширение *.db), MEMO- и BLOB-поля хранятся в отдельном файле
(расширение *.md), как и индексы (расширение *.рх).
48
Формат данных Paradox не является открытым, поэтому для доступа к
данным этого формата требуются специальные библиотеки. Отметим, что
отсутствие “открытости” формата данных имеет и свои достоинства. Так как в
этой ситуации доступ к данным осуществляется только с помощью “знающих”
этот формат библиотек, простое редактирование подобных данных существенно
затруднено. В этом случае возможны такие недоступные при использовании
“открытых” форматов данных сервисы, как защита таблиц и отдельных полей
паролем, хранение некоторых правил ссылочной целостности в самих таблицах –
все эти сервисы предоставляются Paradox, начиная с первых версий этой СУБД.
Ранние версии Paradox обычно предоставляли разработчикам баз данных
существенно более расширенные возможности, такие как использование деловой
графики в DOS-приложениях, обновление данных в приложениях при
многопользовательской работе, визуальные средства построения запросов, на
основе интерфейса QBE - Query by Example (запрос по образцу), средства
статистического анализа данных, а также средства визуального построения
интерфейсов пользовательских приложений с автоматической генерацией кода на
языке программирования PAL (Paradox Application Language).
Отметим, однако, что популярность этого продукта как средства
разработки в последнее время несколько снизилась, хотя в мире эксплуатируется
еще немало информационных систем, созданных с его помощью.
InterBase 7 SQL Server был создан, разрабатывался и продавался фирмой
InterBase Software Corporation (ISC). Сотрудник DhC James Starkey,
разработавший DSRI для Rdb, хотел расширить возможности Rdb, но его
предложения были отвергнуты DEC. Поэтому он создал собственную компанию,
разработавшую собственную RDBMS, первоначальное название которой было
Groton Database System (GDS).
Во время существования ISC дистрибуцией IB (под названием StarBase)
занималась фирма Cognos Inc, и до настоящего времени являющаяся одной из
основных фирм, оказывающей технические консультации и сопровождение по
InterBase. Впоследствии фирма ISC была приобретена компанией Ashton-Tate (в
этот момент James Starkey ушел в Harbor Software), и перешла в Borland при
приобретении последним Ashton-Tate.
49
При создании и развитии InterBase SQL Server было использовано большое
количество нетрадиционных решений и новых технологий: UDF – определяемые
пользователем функции. Расширяемость SQL-сервера не за счет увеличения
количества нестандартных встроенных функций, или реализации сложного
встроенного языка программирования, а при помощи внешних модулей,
создаваемых на компилируемых языках.
SQL-сервер IB Database построен на архитектуре множественных
поколений записей (Multi-Generational Architecture – MGA). Эта архитектура
использует уникальный версионирующий механизм, который обладает высокой
производительностью при обработке коротких транзакций и транзакций принятия
решений. Традиционно серверы баз данных поддерживают модель On-Line
Transaction Processing (OL TP), характеризующуюся большим количеством
коротких, одиночных транзакций. В то время как IB Database поддерживает такой
режим, дополнительно поддерживаются длительные транзакции поддержки
принятия решений.
Механизм версионирования позволяет транзакциям избавиться от лишних
блокировок используемых данных, и используемый принцип чтение данных не
приводит к блокировке их изменения. В отличие от других баз данных, не
блокирующие транзакции IB Database не требуют дополнительного
программирования, чтобы обеспечить постоянный, воспроизводимый результат
для каждого запроса. Таким образом, механизм версионирования позволяет
сосуществовать коротким и длинным транзакциям и обеспечивает максимальную
производительность для обоих.
В настоящее время одной из наиболее распространенных и новых СУБД
является Microsoft Access 2010, которая предоставляет большие возможности и
колоссальное удобство, это приложение позволит эффективно работать даже в
случае, если вы не являетесь серьезным специалистом по работе с базами данных.
Благодаря большому количеству грамотно разработанных шаблонов, работа в
Access удобна в использовании даже при большом объеме. СУБД Access
позволяет создавать БД различного объема, с которыми работают в монопольном
режиме или режиме коллективного доступа. Совершенно новое представление
50
Microsoft Office Backstage позволяет с максимальным эффектом управлять базами
данных при удобном доступе и эффективно управлять ходом работы.
Обновленный конструктор макросов теперь упрощает значительно
разработку сложных логических выражений и делает это интуитивно понятным
для любого опытного разработчика, позволяет очень легко и быстро объединять
данные и повысить качество работы. Теперь непосредственно в разрабатываемые
проекты можно подключать данные веб-служб, а также SharePoint 2010 Business
Connectivity Services, появляется возможность для импорта данных из различных
внешних источников (Excel, Outlook, SQL Server и других приложений пакета
программ Microsoft) и создания связи с ними. При сборе или отправке данных по
электронной почте сервер теперь не понадобится.
Способы доступа к базам данных теперь выходят на качественно новый
уровень, благодаря интегрированию в Access приложения SharePoint Server 2010,
что отныне позволит размещать базы данных при помощи новой технологии веб-
баз данных. Эта функция будет очень кстати и для тех, кто занимается веб-
разработками, так как с помощью этого приложения опубликовать базу данных
на сайте не составит большого труда. Теперь удобнее будет использовать базы
данных совместно. Можно будет к ним не только обращаться, но и вносить
коррективы непосредственно через Интернет. А пользователи, у которых не
установлено приложение Access, все равно смогут открыть веб-формы или отчеты
через браузер. При этом вносимые изменения синхронизируются автоматически.
Access имеет характерный для всех приложений Microsoft Windows удобный
графический интерфейс, ориентированный на комфортную работу пользователя.
Принципиально новыми функциями СУБД Access 2010 являются:
Сжатие базы данных
Преобразование базы данных в формат MS Access 2007/2010
Анализ быстродействия базы данных
Сохранение базы данных в виде accde-файла
Анализ данных в Microsoft Excel
Повышение быстродействия Microsoft Access
Разделение данных и приложения
Просмотр и изменение свойств документа MS Access 2010