55
2.Проведение «аутингов». Для улучшения и поддержания благоприятной
атмосферы внутри коллектива предлагается проводить так называемые
«аутинги», т.е. встречи сотрудников за пределами гостиницы для совместного
проведения досуга. Это могут быть совместные походы в боулинг, игра в
бильярд, караоке и много другое. Желательно выбирать место для «аутинга»
всем вместе с помощью голосования, чтобы большинство сотрудников остались
довольны выбором места и развлечения.
3.Мероприятия по повышению квалификации работников службы приема
и размещения гостиницы «Уют». Как выяснилось в ходе анализа деятельности
службы приема и размещения, необходимость проведения тренингов очевидна.
Следует внедрить внутренний ресурс, на котором могут быть размещены
материалы для самообучения персонала. Это может быть внутренний интернет
или просто общая папка. С некоторой периодичностью на рабочий стол
компьютера можно помещать тезисы основных программ обучения. Это могут
быть алгоритмы общения с гостем, либо выдержки из стандартов гостиниц.
4. В целях улучшения качества работы и удобства службы бронирования
следует ввести автоматизированную систему online-бронирования. По сей день
бронирование номеров в гостинице «Уют» производится только по факсу и по
телефону, однако, данная тактика не лишена недостатков. К примеру, заказы по
телефону редко принимаются круглосуточно, а звонок в другую страну стоит
дорого. Так же при бронировании по телефону, гости не смогут внести
предоплату за свое проживание. Гостям не нужно будет перезванивать, и
уточнять: дошел ли факс, волноваться: передали ли его в отдел бронирования,
ждать: пока заявка будет рассмотрена, подтверждена, распечатана и отправлена
обратно по факсу. Все это, как правило, занимает достаточно много времени. По
этим и другим причинам, онлайн - бронирование стало наиболее эффективным.
Для того, чтобы гость смог зарезервировать себе номер в гостинице,нужно
будет зайти на сайт гостиницы, ознакомиться с описанием и фотографиями
номеров, выбрать понравившийся и зарезервировать его. Так же через данную
систему можно внести предоплату, в виде стоимости первой ночи проживания в
56
гостинице, или полностью оплатить проживание, что сделает бронь гостя
гарантированной. Внести предоплату можно при помощи банковской карты,
электронными деньгами, банковским переводом, безналичным для юридических
лиц. Данная форма бронирования проще, эффективнее и выгоднее обеим
сторонам, так как она позволит привлечь и тех клиентов, которые ценят свое
время и готовы заплатить за свой комфорт любые деньги. При этом отпадет
надобность привлечения компании, и клиент, будь он гражданином РФ или
другого государства, сможет самостоятельно, без какого-либо труда
забронировать себе номер.
3.2 Особенности автоматизации служб приема и размещения в
гостинице
Современный рынок информационных технологий представлен большим
количеством разнообразных программ для автоматизации деятельности
гостиниц. Каждый руководитель в зависимости от своих предпочтений,
поставленных целей и понимания необходимости наличия различных функций в
системе управления всегда может найти оптимальный для себя вариант.
Рассмотрим некоторые наиболее популярные программные средства,
позволяющие автоматизировать работу служб приема и размещения в гостинице.
Программа «БухСофт: Отель - автоматизация бронирования и учета»
предназначена для организаций следующего типа:
- гостиницы;
- отели;
- хостелы;
- санатории;
- пансионаты;
- общежития.
Программа позволяет:
57
- вести автоматический учет номерного фонда отеля, сети отелей и т.д.;
- отражать график бронирования номеров отеля, гостиницы, хостела и т.д.;
- оперативно отражать все необходимые данные по каждому
бронированию с указанием ФИО, даты заезда и даты выезда, категорией,
номера, включая реквизиты и телефоны гостя;
- видеть статус заказа в режиме реального времени;
- осуществлять обмен информацией между отелями внутри сети, между
отелями и управленческим персоналом и т.д.
Рисунок 6. Таблица бронирования в система «БухСофт:
Отель»
1
«БухСофт: Отель» - бесплатная программа для автоматизации учета в
сфере гостиничного бизнеса за ведение данных одной организации без
ограничения количества пользователей на неограниченном количестве рабочих
мест в течение одного финансового года (с 1 января по 31 декабря). По истечении
одного года стоимость годового обслуживания составляет 3000 руб.
HotelCloud - облачный сервис для гостиниц. Удобная таблица
бронирования позволяет оперативно отслеживать состояние номерного фонда и
управлять заселением/выселением гостей. База данных заказов и информации о
гостях позволяет эффективно управлять взаимоотношениями с клиентами и
агентами.
1
Бухсофт. Официальный сайт [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://www.buhsoft.ru
58
Система HotelCloud позволяет создавать помещения (номера, комнаты,
апартаменты) различных типов, определять вместимость, возможность
хостельного (коечного размещения), наличие удобств, прикреплять фотографии
помещений.
Интерактивная таблица помещений позволит персоналу в оперативном
режиме контролировать загрузку номерного фонда: наличие занятых и
свободных номеров, ремонтируемых помещений.
Рисунок 7. Окно программы HotelCloud. Интерактивная таблица
помещений
1
Клиенты самостоятельно могут забронировать номер в отеле (пансионате,
турбазе и т.п.) на сайте. Для этого в системе HotelCloud разработан механизм
интеграционного взаимодействия системы с сайтами отелей. Если еще нет сайта,
1
Система HotelCloud. Официальный сайт [Электронный ресурс] // Режим доступа:
http://www.hotelcloud.ru/
59
on-line бронирование может осуществляться через клиентский интерфейс
системы
В системе HotelCloud реализованы возможности формирования заказов на
бронирование и дополнительные услуги, отмены бронирования, выставления
счетов на оплату, заселения и выселения гостей.
В системе HotelCloud предусмотрена гибкая настройка тарифов на
размещение гостей, а также прайс-листов на дополнительные услуги. Вы можете
регулировать стоимость номеров в зависимости от сезона, дня недели, создавать
различные системы скидок, определять условия оплаты за бронирование,
назначать штрафные санкции за отмену брони.
В системе предусмотрена возможность формирование специальных
предложений или пакетов услуг. Стоимость установки и обслуживания
программы представлена в таблице 11.
Таблица 11
Стоимость программного комплекса управления гостиницей
HotelCloud
1
Тип
лицензии
Размер
номерного
фонда
(комнаты)
Стоимость
программы
HOTEL
Стоимость
услуги
Cервисное
обслуживание
(в месяц) (не
обязательно)
Стоимость
обновления
(на 6
месяцев,
первые -
бесплатно)
Бесплатная
30-дневная
демо-версия
не
ограничено
-
-
-
S
до 20 комнат
10000 руб.
1000 руб.
1000 руб.
M
до 100
комнат
25000 руб.
2000 руб.
3000 руб.
XL
не
ограничено
50000 руб.
3000 руб.
5000 руб.
В системе HotelCloud ведется учет платежей и возвратов денежных средств
по заказам на бронирование и дополнительные услуги.
Модуль «Задачи» в системе HotelCloud позволит формировать задания для
персонала, связанные с бронированием и размещением гостей. С помощью задач
1
Система HotelCloud. Официальный сайт [Электронный ресурс] // Режим доступа:
http://www.hotelcloud.ru/
60
можно создавать в системе различного рода напоминания для себя и других
сотрудников.
Система HotelCloud позволяет вести подробную информацию о клиентах
(юридических и физических лицах), предоставлять им постоянные скидки,
просматривать информацию о заказах, оплатах, включать в списки для рассылки
сообщений.
С помощью встроенного почтового клиента можно создавать шаблоны
электронных писем, осуществлять массовую рассылку по клиентам,
автоматически формировать и отсылать письма о подтверждении бронирования
или аннулировании заказов.
Система HotelCloud позволяет осуществлять гибкую настройку прав
доступа пользователей. Можно разбить всех пользователей на группы
(менеджеры, респешн, агенты, обслуживающий персонал и т.д.) и раздать им
права доступа только к необходимым для работы записям, модулям и функциям
1
.
В системе HotelCloud настроены несколько форм статистической
отчетности, позволяющей анализировать загруженность номеров, доходность
каждого типа помещений, статистику по заказам.
Не менее популярна на российском рынке программа «Эдельвейс».
Автоматизированная система управления гостиницей «Эдельвейс» позволяет
автоматизировать все функции службы приема и размещения, бухгалтерскую и
управленческую отчетность, консолидировать информацию и предоставлять
данные из смежных систем при комплексной автоматизации.
«Эделььвейс» – профессиональная система управления отелем от
российского разработчика, существующая на рынке с 2000 года.
Зарекомендовала себя как простая в освоении система с широким набором
функциональных модулей. Открытость системы и большое количество готовых
интерфейсов делают «Эдельвейс» идеальной базой для комплексной
автоматизации гостиницы.
1
Система HotelCloud. Официальный сайт [Электронный ресурс] // Режим доступа:
http://www.hotelcloud.ru/
61
АСУ «Эдельвейс» построена по модульномупринципу и может быть
настроена под нуждылюбого гостиничного объекта.
Основное назначение:
- использует индивидуальный подход к обслуживанию гостей;
- сокращает время обслуживания гостей;
- контроль персонала и организация работы;
- формирует стандартную и произвольную отчетность;
- экспорт данных в систему бухучета и УФМС;
- контроль номерного фонда при продаже через Интернет;
- организация единого платежного пространства с использованием
различных форм оплаты;
- использование бонусных и дисконтных схем работы с гостем;
- учет продаж мероприятий, аренды конференц-залов, дополнительных
услуг в отеле.
Мощный и интуитивно понятный инструмент, позволяющий быстро
обучить работе в системедаже малоопытных пользователей. Визуальное
отображение на шахматке и дополнительныйконтроль ранних заездов и поздних
выездов (рисунок 8).
Рисунок 8. Окно программы «Эдельвейс»
1
1
Автоматизированная система управления «Эдельвейс». Официальный сайт [Электронный ресурс] //
Режим доступа: http://edelweiss.edelink.ru
62
Бронирование по категориям без выделения конкретных номеров,
возможность овербукинга и ограничение прав на него. Автоматический
контроль квот турагантств и интернет-каналов, выкуп блоков, статистика по
наличию свободных номеров.
Готовые фильтры для использования в ежедневной работе: все
проживающие гости, заезд и выезд на дату, незаезд, отмененные брони. Гибкий
поиск гостей и бронирований по части фамилии, фирме, форме оплаты, статусу,
номеру брони или комнаты, срокам проживания и массе других критериев.
Печать выбранных списков и экспорт в MS Excel.
Удобная работа с номерами, разделенными на койки: бронирование
основных и дополнительных мест, учет пола гостя, автоматическое расселение
по местам. Индикация номера готовности к заселению: автоматическое
назначение и снятие с уборки. Автоматическая блокировка номеров,
поставленных на ремонт.
В системе выделяется основной тариф и виртуальные тарифы, в которых
наравне сфиксированной стоимостью проживания может использоваться
надбавка или скидка от ценосновного тарифа. То есть виртуальный тариф
автоматически изменяется вслед за основным позаданным правилам. И если
основной тариф в системе может быть только один, то числовиртуальных
тарифов не ограничено
1
.
Автоматическое ведение архива постоянных клиентов - любой гость,
однажды посетившийотель, сохраняется в справочнике вместе с историей
взаимоотношений.Автоматический поиск гостя в архиве при вводе первых букв
фамилии при создании брони,быстрое использование ранее введенных
паспортных и адресных данных.
Возможность построения системы дисконтных карт, начисления и
использования бонусныхбаллов, ведения клубных счетов.Работа с блоками
номеров, автоматическое размещение гостей по свободным
1
Автоматизированная система управления «Эдельвейс». Официальный сайт [Электронный ресурс] //
Режим доступа: http://edelweiss.edelink.ru
63
номерамназначенных категорий, отчеты для сверки с
бухгалтерией.Возможность одновременного заселения и выселения всех гостей
группы или работа с группами,гости которых заезжают в разные даты и время.
Предварительное программированиеэлектронных ключей от номеров до заезда
группы. Настройка для группы правил оплаты услуг.
Специалисты компании «Эделинк» завершили разработку двух новых
программных интерфейсов. Интеграция с системой электронных замков
HafeleDialock позволяет автоматически программировать карты-ключи от
номера при заезде гостя, а также в любой момент в процессе проживания,
например, в случае утери ключа. Замковая система дает отелю контроль над
поселениями, что сказывается на повышении прибыли и повышает безопасность,
как постояльцев, так и их имущества.
Интерфейс с телефонной станцией 3СХ поддерживает весь стандартный
набор функций: включение телефона в номере при заезде и отключение при
выезде, установку побудок, индикацию наличия сообщения для гостя и передачу
автоматических сообщений об изменении статуса номера после проведения
уборки, для чего горничной достаточно набрать на телефонном аппарате
специальный код
1
.
Расширение линейки интерфейсов между АСУ «Эдельвейс» и смежными
системами дает возможность выбора для гостиничного предприятия и позволяет
произвести комплексную автоматизацию объекта наиболее оптимальным
способом.
11 марта 2016 года компания «Эделинк» сообщила о реализации
интерфейса между автоматизированной системой управления «Эдельвейс» и
системой интернет-бронирования Booking.com.
Работы по созданию интерфейса с системой интернет-бронирования
начаты осенью 2015 года и проведены в нескольких этапов. В начале
программисты компании реализовали протокол обмена информацией и
1
Автоматизированная система управления «Эдельвейс». Официальный сайт [Электронный ресурс] //
Режим доступа: http://edelweiss.edelink.ru
64
выполнили доработки в АСУ «Эдельвейс», чтобы соблюсти все требования
системы бронирования. Затем решили вопросы безопасного хранения данных
банковских карт гостей и проведения платежей за бронирование.
После этого, совместно со специалистами со стороны Booking.com,
завершили тестирование и сертификацию.
Стоимость системы управления гостиницей «Эдельвейс» зависит от
следующих параметров:
- количества пользовательских лицензий (рабочих мест);
- набора дополнительных модулей системы;
- набора интерфейсов со смежными системами.
Все перечисленные компоненты могут быть приобретены во время или
после поставки по необходимости.
Таблица 12
Стоимость АСУ «Эдельвейс»
1
№
п/п
Наименование
пакета
Состав и характеристика
Стоимость
1
Локальный
Локальная версия.
Состав: 1 лицензия (рабочих мест)
Модули: графический план, счета,
группы, архив, отчеты, журнал,
конфигуратор
79450 руб.
2
Мини-отель
Сетевая версия (до 40 номеров)
Состав: 2 лицензии (рабочих мест).
Модули: графический план, счета,
группы, архив, отчеты, журнал,
конфигуратор
198353 руб.
3
Стандарт
Сетевая версия (более 40 номеров)
Состав: 3 лицензии (рабочих мест).
Модули: графический план, счета,
группы, архив, отчеты, журнал,
конфигуратор, горничные
358690 руб.
При необходимости компания может подготовить индивидуальное
предложение, оптимально подходящее для автоматизации гостиницы, отеля,
загородного клуба или любого другого предприятия сферы гостеприимства.
1
Автоматизированная система управления «Эдельвейс». Официальный сайт [Электронный ресурс] //
Режим доступа: http://edelweiss.edelink.ru