55
продемонстрировал определенный прирос в 32,5 % в течение исследуемого
периода и в 2018 году составил 0,57, по сравнению с 2016 годом – 0,43.
Коэффициент дублирования функций снизился с 0,59 в 2016 году до 0,54 в
2018. Оптимальным значением данного показателя считается 1, соответственно
данный показатель свидетельствует об отрицательной статистике.
Коэффициент уровня управляемости в сравнении с базовым 2016 годом в
2018 году увеличился на 0,01 и составил 0,18. Но с учетом нормативных
значений, оптимальное значение данного коэффициента для руководящих
должностей должно быть 0,36.
Помимо этого, можно назвать еще ряд недостатков существующей
Администрации г. Колы, показанных в таблице 17.
Таким образом, для повышения эффективности организационной
структуры следует разработать ряд мероприятий, направленных на оптимизацию
и рационализацию имеющейся организационной структуры Администрации г.
Колы.
Таблица 17 - Проблемы действующей организационной структуры
№
п/п
Недостаток, выявленный в
результате анализа
Влияние недостатка
1
Увеличение коэффициента
звенности организационной
структуры
Большая звенность управления свидетельствует о
параллелизме в работе, отставании в развитии
оргструктуры от происходящих изменений внешней
среды
2
Снижение коэффициента
эффективности
организационной структуры
управления
Является негативным фактором и обусловлено тем,
что темпы роста затрат на заработную плату
существенно превышают темпы роста конечного
результата, полученного от функционирования
оргструктуры управления. Возможно, в
Администрации превышена
фактическая численность персонала над
оптимальной численностью, что является
негативным фактором.
3
Рост затрат на персонал
При снижение конечного финансового результата
(отгруженной продукции по основным видам
экономической деятельности по городу) является
негативным фактором
56
Вывод:
В результате проведенного анализа были выявлены следующие проблемы:
увеличение коэффициента звенности организационной структуры; снижение
коэффициента эффективности организационной структуры управления; рост
затрат на персонал.
57
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ Г. КОЛЫ
3.1 Разработка практических рекомендаций по совершенствованию
организационной структуры Администрации
В результате проведенного анализа были выявлены следующие проблемы:
− увеличение коэффициента звенности организационной структуры;
− снижение коэффициента эффективности организационной
структуры управления;
− рост затрат на персонал.
В процессе совершенствования организационной структуры
Администрации г. Колы, целесообразно решить следующие задачи:
− определить цели производственно-хозяйственной системы и
проблемы, подлежащие решению;
− проанализировать общую спецификацию функциональных и
программно-целевых подсистем, обеспечивающих их достижение;
− определить число уровней в системе управления организацией;
− выявить степень централизации и децентрализации полномочий и
ответственности на разных уровнях управления;
− изучить основные формы взаимоотношений данной организации с
внешней средой;
− рассмотреть требования к экономическому механизму, формам
обработки информации, кадровому обеспечению организационной системы.
Для решения выявленных по результатам анализа, проведенного во 2 главе
работы, проблем можно рекомендовать усовершенствованную
организационную структуру управления Администрации г. Колы (приложение
2).
Достоинствами структуры Администрации г. Колы станут:
58
– единство и четкость распорядительства;
– согласованность действий исполнителей;
– четкая система взаимных связей между руководителем и
подчиненным и др.
Применение этой модели позволит Администрации г. Колы:
– создать современную организационную структуру управления
организацией, которая адекватно и быстро будет реагировать на изменения в
окружающей среде;
– внедрить систему стратегического управления, способствующей
эффективной работе организации в долгосрочной перспективе;
– освободить руководство от повседневной рутинной работы,
связанной с оперативным управлением;
– повысить эффективности принимаемых решений.
В данный момент не существует единого эталона организационной
структуры, которая была бы полностью адаптирована под специфику и
стратегическую направленность деятельности любого современного
организации. Организации вынуждены самостоятельно проводить оценку
эффективности и рациональности принятой организационной структуры, чтобы
иметь возможность как можно оперативнее реагировать на любые изменения во
внешнем и внутреннем окружении. Эффективные организационные структуры
сегодня отличаются определенной индивидуальностью и взаимосвязанностью со
стратегическими планами и задачами.
Результаты проведенных исследований в направлении оценки
эффективности организационной структуры Администрации г. Колы стали
основой для разработки практический рекомендаций по совершенствованию и
преобразованию действующей организационной структуры.
Перечень и специфика проблем, выявленных в процессе оценки
эффективности организационной структуры организации – объекта
исследования представлен в таблице 18, также в данной таблице представлены
рекомендуемые мероприятия, которые могут способствовать не только решению
59
обозначенных проблемных моментов, но и последующему сокращению числа
иных управленческих проблем, которые чаще всего являются следствием
отсутствия внимания к организационной структуре.
Таблица 18 - Выявленные проблемы и пути их решения в направлении
совершенствования организационной структуры Администрации г. Колы
№ п/п
Выявленные проблемы
Рекомендуемые мероприятия
Основные цели
рекомендуемых
мероприятий
1.
Отсутствие четкого
и эффективного
распределения
функциональных
обязанностей
Разработка и последующее
утверждение
регламентирующей
документации – положений о
структурных
подразделениях,
должностных инструкций
повышение эффективности и
производительности труда
персонала;
четкое разделение труда
между сотрудниками и
подразделениями организации
2.
Организационная
структура не
соответствует
генеральной стратегии,
целям и задачам
организации
Разработка документа
«Стратегия развития
Администрации г. Колы на
период с 2019 по 2024 год»
- обеспечение четкого
понимания стратегической
направленности организации,
целей и задач в рамках
принятой стратегии
3.
Отсутствие
формализации
организационной
структуры
Отражение основных
принципов
функционирования
организационной структуры
в соответствующих
документах, а именно –
разработка положения об
организационной структуре
обеспечение четкости в
определении прав и
ответственности между
работниками организации;
возможность наглядного и
подробного представления
исчерпывающей информации о
принятой организационной
структуре.
4.
Чрезмерная
загруженность средних и
высших уровней
управления
Автоматизация процесса
управления на всех его
стадиях - от планирования до
контроля
снижение загруженности
среднего и высшего уровня
управления за счет сокращения
затрат на подготовку,
обработку и принятие
управленческих решений;
налаживание системы
контроля над исполнением
распоряжений;
обеспечение прозрачности
всех процессов внутри
организации;
оптимизация затрат на
управление организацией;
упорядочение
документооборота
60
№ п/п
Выявленные проблемы
Рекомендуемые мероприятия
Основные цели
рекомендуемых
мероприятий
5.
Отсутствие
стратегической
направленности
Реорганизация финансово-
экономического отдела
путем преобразования в
отдел стратегического
планирования и развития и
отдел планово-
экономический отделы
возможность оперативно
отслеживать изменения в среде
функционирования и
реагировать на них;
обеспечение
взаимосвязанности со
стратегией организации;
повышение скорости
реализации инноваций
6.
Отсутствие методики
диагностики
эффективности
организационной
структуры
Разработка методики оценки
эффективности и
рациональности
организационной структуры,
обоснование системы
показателей и критериев
оценки
постоянный мониторинг
эффективности действующей
организационной структуры;
возможность использовать
результаты оценки для
необходимых преобразований
оргструктуры
7.
Неэффективная система
информационного
взаимодействия между
структурными
подразделениями и
между их
сотрудниками
Создание эффективной
системы
внутриорганизационных
коммуникаций
повышение скорости передачи
информационных потоков и
принятия решений;
снижение затрат на
выполнение заданий
Также в качестве еще одной из рекомендаций по совершенствованию
организационной структуры и системы управления персоналом можно
предложить создание отдела управления развитием персонала либо возложить
соответствующие обязанности на отдел стратегического планирования и
61
развития.
Все вышеперечисленные функциональные направления деятельности
отдела должны быть зафиксированы в специальном положении об отделе,
которое подлежит незамедлительной разработке.
В связи с тем, что в Администрации г. Колы наблюдается низкий уровень
квалификации большей части работающего персонала, в обязанности
сотрудников отдела стратегического планирования и развития также будет
входить разработка эффективной и адаптивной системы управления персоналом,
системы управления развитием и обучением персонала, а также планирование
потребности в персонале на перспективу в разрезе количественных и
качественных характеристик требуемых кадров.
Мероприятия по совершенствованию организационной структуры:
Разработка и утверждение положений о структурных подразделениях.
Разработка и утверждение должностных инструкций.
Разработка и утверждение документа «Стратегия развития Администрации
г. Колы на период с 2019 по 2024 год».
Разработка и утверждение положения об организационной структуре.
Автоматизация всех стадий процесса управления.
Расходы на обслуживание программ автоматизации.
Разработка методики оценки эффективности и рациональности
организационной структуры.
Внедрение эффективной системы внутриорганизационных коммуникаций
(использование внутрикорпоративных СМИ, обеспечение необходимой
технической базой).
Для реализации предлагаемых мероприятий по совершенствованию
организационной структуры Администрации г. Колы целесообразно заранее
оценить затраты (таблица 19).
Таблица 19 - Затраты на внедрение предложенных мероприятий по
совершенствованию организационной структуры Администрации г. Колы
62
№ п/п
Наименование мероприятия
Затраты (руб./год)
1.
Разработка и утверждение положений о структурных
подразделениях
27000
2.
Разработка и утверждение должностных инструкций
26000
3.
Разработка и утверждение документа «Стратегия
развития Администрации г. Колы на период с 2019 по 2024
год»
27000
4.
Разработка и утверждение положения об организационной
структуре
27000
5.
Автоматизация всех стадий процесса управления
205000
6.
Расходы на обслуживание программ автоматизации
80000
7.
Расходы на создание нового рабочего места и оплату труда
специалиста
370000
8.
Разработка методики оценки эффективности и
рациональности организационной структуры
29000
9.
Внедрение эффективной системы внутриорганизационных
коммуникаций (использование внутрикорпоративных
СМИ,
обеспечение необходимой технической базой)
136000
10.
ИТОГО:
927000
Предполагается введение новой должностной единицы – специалиста по
стратегическому планированию и развитию, что также в свою очередь несет за
собой необходимость создания нового рабочего места, соответствующие
расходы представлены в следующей таблице 20.
Таблица 20 - Смета расходов на оборудование нового рабочего места
№ п/п
Статьи расходов
Кол-во
Цена за ед.,
руб.
Сумма
тыс.руб.
1.
Компьютеры и программное обеспечение
1
21000
21
2.
Многофункциональное устройство (принтер,
ксерокс, сканер, факс)
1
9000
9
3.
Телефонный аппарат
1
1500
1,5
4.
Компьютерный стол
1
3000
3,0
5.
Вспомогательный стол для оргтехники
1
2500
2,5
6.
Стул для работы за компьютером
2
800
1,6
7.
Стул для посетителей
2
600
1,2
8.
Шкаф для документов
1
3900
3,9
Итого:
10
42300
43,7
Как видно из таблицы 20 смета расходов на оборудование нового рабочего
места планируется в размере 43,7 тыс. рублей.
Далее представлен план-график, рекомендуемых мероприятий по
совершенствованию организационной структуры Администрации г. Колы
63
(таблица 21).
Таблица 21 - Календарный план-график работ по совершенствованию
организационной структуры Администрации г. Колы
№
п/п
Название мероприятия
Дата
начала
Дата
окончания
1.
Разработка и утверждение положений о структурных
подразделениях
14.05
28.05
2.
Разработка и утверждение должностных инструкций
29.05
11.06
3.
Разработка и утверждение документа «Стратегия развития
Администрации г. Колы на период с 2019
по 2024 год»
13.06
25.06
4.
Разработка и утверждение положения об организационной
структуре
27.06
09.07
5.
Автоматизация всех стадий процесса управления
09.07
09.08
6.
Реорганизация финансово-бюджетного отдела (расходы на
создание нового рабочего места и оплату труда специалиста)
10.08
11.09
7.
Разработка методики оценки эффективности и
рациональности организационной структуры
12.09
26.09
8.
Внедрение эффективной системы внутриорганизационных
коммуникаций
(использование внутрикорпоративных СМИ, обеспечение
необходимой технической базой)
27.09
26.10
9.
Общая длительность реализации мероприятий, дней
154
Данный график отражает основные этапы внедрения мероприятий по
совершенствованию организационной структуры Администрации г. Колы с
представлением конкретных дат начала и окончания реализации каждого
отдельного направления.
Далее рассмотрим как будут определяться взаимосвязи ответственных
исполнителей в ходе реализации предложенных мероприятий, что можно
увидеть в матрице распределения ответственности в таблице 22.
Таблица 22 - Матрица ответственности
№
п/ п
Работа
Куратор
проекта –
глава
Замести-тель
главы
Юриди
ческий
отдел
Отдел
бухгалтерс-кого
учета
Финансово-
бюджетный
отдел
1.
Разработка и
утверждение
положений о
структурных
подразделениях
У
О,И
С,К
З,С
З, С
2.
Разработка и
утверждение
должностных
У
О,И
С,К
З,С
З,С
64
№
п/ п
Работа
Куратор
проекта –
глава
Замести-тель
главы
Юриди
ческий
отдел
Отдел
бухгалтерс-кого
учета
Финансово-
бюджетный
отдел
инструкций
3.
Разработка и
утверждение
документа
«Стратегия
развития
Администрации г.
Колы на период с
2019 по 2024 год»
У
О,И
З, И,К
З,С
З, С,К
4.
Разработка и
утверждение
положения об
организацион-ной
структуре
У
О,И
З, И,К
З,С
З,С
5.
Автоматизация
всех
стадий процесса
управления
З
О,И
З
З
О, И
6.
Реорганизация
финансово-
экономического
отдела (расходы
на создание
нового
рабочего места и
оплату труда
специалиста)
У,З
О,И
З
С
С
7.
Разработка
методики оценки
эффективности и
рациональности
организацион-ной
структуры
У,З
О
З
К,З
И
8.
Внедрение
эффективной
системы
внутриоргани-
зационных
коммуникаций
(использование
внутрикорпо-
ративных СМИ,
обеспечение
необходимой
технической
базой)
З,У
О,И
З
З
З
Примечания: О – ответственный исполнитель, И – исполнитель, С –