45
и распоряжению муниципальным имуществом, в разработке процедур и
механизмов оформления договоров, сделок и контроля за их исполнением.
– Участвует в формировании бюджета города, готовит предложения
по определению величин (базовых ставок) по аренде муниципального
имущества.
Представленная структура является линейной.
Линейная организационная структура управления – это одна из
простейших организационных структур управления. Она характеризуется тем,
что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель-
единоначальник, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий
единоличное руководство подчиненными ему работниками и
сосредоточивающий в своих руках все функции управления.
При линейном управлении каждое звено и каждый подчиненный имеют
одного руководителя, через которого по одному единовременному каналу
проходят все команды управления. В этом случае управленческие звенья несут
ответственность за результаты всей деятельности управляемых объектов. Речь
идет о по объектном выделении руководителей, каждый из которых выполняет
все виды работ, разрабатывает и принимает решения, связанные с управлением
данным объектом.
По результатам проведенного анализа организационной структуры
управления можно сказать, что организационная структура управления
Администрации г. Колы г. является линейной и построена по бюрократическому
принципу.
Бюрократические организационные структуры характеризуются высокой
степенью разделения труда, развитой иерархией управления, многочисленными
нормами и правилами поведения. Бюрократическая организация
рассматривается как вертикальная пирамидальная конструкция,
функционирующая как единое целое на скалярной основе (предполагается, что
объем полномочий и ответственности, делегированный каждому должностному
лицу в линейной цепи подчиненных, уменьшается пропорционально его
46
удалению от главного управляющего (в данном случае Главы Администрации,
т.е. скалярно).
Такие организационные структуры характеризуются тем, что в большой
организации большинство сотрудников не знают друг друга, чувствуют себя
ограниченными в высказывании личных взглядов. В организации наблюдается
приверженность к различным формальностям и традициям. Структура
бюрократического организации является как бы застывшей во времени, теряет
гибкость, т.е. способность быстро приспосабливаться к новым, быстро
меняющимся внешним и внутренним условиям существования. Все эти
наблюдения естественно необходимо отразить в определении бюрократической
организации:
Бюрократическая организация – это организация, в основе которой
заложены имеющие тенденции к «застыванию» линейные связи, она имеет вид
вертикальной пирамидальной конструкции, в ней очень развита приверженность
различным формальностям и традициям.
Преимущества же линейной структуры объясняются простотой
применения. Все обязанности и полномочия здесь четко распределены, и
поэтому создаются условия для оперативного процесса принятия решений, для
поддержания необходимой дисциплины в коллективе.
В числе недостатков линейного построения организации обычно
отмечается жесткость, негибкость, неприспособленность к дальнейшему росту и
развитию организации. Линейная структура ориентирована на большой объем
информации, передаваемой от одного уровня управления к другому,
ограничение инициативы у работников низших уровней управления. Она
предъявляет высокие требования к квалификации руководителей и их
компетенции по всем вопросам производства и управления подчиненными.
Таким образом, выделим достоинства и недостатки существующей
организационной структуры в таблице 9.
Таблица 9 - Достоинства и недостатки существующей организационной
47
структуры Администрации г. Колы
Преимущества структуры
Недостатки структуры
очень четкая система взаимосвязей типа
«начальник – подчиненный»;
явно выраженная ответственность;
быстрая реакция на прямые приказания;
простота построения самой структуры;
высокая степень «прозрачности»
деятельности всех структурных
единиц
чрезмерная нагрузка на высший уровень
управления;
наличие большого числа непрофильных
служб;
отсутствие возможности быстрого разрешения
вопросов, возникающих между различными
структурными подразделениями;
высокая зависимость от личных качеств
руководителей любого уровня.
В целом можно сказать, что организационная структура является
оптимальной и не содержит лишних звеньев, исключает бюрократические
проволочки. Глава напрямую подчиняется значительное число отделов
организации, и соответственно, сокращаются этапы прохождения информации
от руководителей до подчиненных и наоборот. В быстро меняющихся условиях
рынка это имеет большое значение, поскольку необходимо быстрое
реагирование и принятие решений руководством организации.
2.3 Оценка эффективности функционирования организационной
структуры Администрации
Следует отметить, что общая численность персонала в Администрации г.
Колы в 2018 году составила 87 человек.
Средний возраст работающих в организации равен 38 годам. Далее
проведем анализ структуры персонала по возрастному признаку в таблице 9.
Таблица 9 - Возрастной состав работников Администрации г. Колы
№ п/п
Возраст, лет
Количество человек по периодам
% от общей
численности
2018 к 2016
Темп роста
(%)
2018/2016
2016 год
2017 год
2018 год
1.
18-30
8
9
10
2,3
125,1
2.
30-40
54
54
54
0
100,0
3.
40-50
11
11
12
1,1
109,0
4.
50-60
10
11
11
1,1
110,0
5.
Всего
83
85
87
2,3
104,8
Основываясь на данных, приведенных в таблице 9, можно сделать вывод о
48
том, что в Администрации г. Колы работают преимущественно люди среднего
возраста от 30 до 40 лет.
Структуру персонала Администрации г. Колы по половому признаку
представим в таблице 10.
Таблица 10 - Структура персонала по половому признаку за 2016-2018 гг.
№
п/п
Пол
Численность, чел.
% от общей
численности
2018 год
Темп роста
(%)
2016 год
2017 год
2018 год
1.
Женщины
29
31
33
36,8
113,8
2.
Мужчины
54
54
54
62,0
100,0
3.
Всего
83
85
87
100
104,8
Проводя анализ структуры кадров Администрации г. Колы по половому
признаку можно сделать следующие выводы: численность мужчин значительно
превышает численность женщин.
Количество мужчин в 2018 году составляет 62%, а женщин в 2018 году
составляет 36,8%.
Стаж работы некоторого персонала в Администрации г. Колы – 10 лет.
В Администрации г. Колы работают специалисты, имеющие высшее и
среднеспециальное образование.
Проанализируем структуру численности персонала в Администрации г.
Колы по категориям в таблице 11.
Таблица 11 - Результаты анализа структуры персонала Администрации г. Колы
по категориям за 2016-2018 годы
№ п/п
Категории работающих
Количество человек в анализируемом
периоде
Темп роста
(%)
2018/2017
2016 год
2017 год
2018 год
1.
Всего
83
85
87
104,8
2.
в том числе:
-
-
-
-
3.
Служащие
56
58
60
107,1
4.
Руководители
10
10
10
100,0
5.
Специалисты
17
17
17
100,0
В 2018 году доминирующей категорией персонала в Администрации г.
Колы являются служащие – 60 человек.
Уровень средней заработной платы сотрудников Администрации г. Колы
49
рассмотрим в таблице 12.
Таблица 12 - Средний размер заработной платы, (руб.)
Показатель
2016 год
2017 год
2018 год
Темп роста
(%)
Средний размер заработной платы
25300
27800
30600
120,9
В ходе анализа средней заработной платы персонала Администрации г.
Колы выявлена динамика роста заработной платы.
Рассмотрим анализ основных кадровых процессов в Администрации г.
Колы в таблице 13.
Таблица 13 - Анализ основных кадровых процессов в Администрации г. Колы
№ п/п
Показатель
2016
год
2017
год
2018
год
Отклонение
(+,-)
Темп роста
(%)
2018/2016
2018/2016
1.
Среднесписочное число
работников, чел.
83
85
87
4
104,8
2.
На начало отчетного периода
83
85
87
4
104,8
3.
Принято всего, чел.
2
4
6
4
300,0
4.
Выбыло всего, чел.
2
4
6
4
300,0
5.
- по сокращению штатов:
0
0
0
0
0
6.
- по собственному желанию:
2
4
6
4
300,0
7.
- за нарушение трудовой
дисциплины
0
0
0
0
-
8.
Коэффициент оборота по
приему
2,4
4,7
6,9
4,5
287,5
9.
Коэффициент оборота по
выбытию
2,4
4,7
6,9
4,5
287,5
10.
Коэффициент постоянства
кадров
97,5
95,3
93,1
-4,4
95,4
11.
Коэффициент замещения
кадров
1,0
1,0
1,0
0
100,0
12.
Коэффициент текучести
кадров
2,4
4,7
6,9
4,5
287,5
Данные, приведенные в таблице 13, указывают на то, что общая
численность персонала увеличилась в 2018 году по сравнению с 2017 годом на 4
человека и составила на конец 2018 года 87 человек.
Из вышесказанного следует, что в Администрации г. Колы в 2018 году
работают 87 человек, 60 человек из которых – служащие, 10 человек –
руководители и 17 специалистов. В основном демографический состав рабочего
50
персонала составляют мужчины, в возрасте от 30 до 40 лет. В Администрации г.
Колы работает высококвалифицированный персонал, средний стаж работы
которого на данном предприятии составил 5 лет.
Это говорит о том, что на предприятии нет дефицита рабочей силы, но, при
этом, наблюдается постоянная текучесть кадров. Численность работников
меняется в зависимости от того, работники принимаются на постоянную или
временную работу. Текучесть кадров за год наблюдается небольшая, всего 13,8
%. Но, следует отметить, что мы, при анализе текучести персонала, используют
коэффициент оборота по выбытию кадров. Поэтому по нашим данным
получается ежемесячная текучесть кадров выше, чем фактическая.
Причин возникшей данной ситуации может быть несколько. Основная
причина ‒ недовольство работников своим положением. В частности, речь идет
о неудовлетворенности заработной платой, условиями и организацией труда, и
нерешенностью социальных проблем, отсутствием условий для отдыха,
нестабильности служебного положения и невозможности сделать карьеру.
Таким образом, текучесть кадров связана не только с социальной и бытовой
неустроенностью, но и со сложностями самореализации или самоутверждения.
Таким образом, большим плюсом является то, что руководитель всегда в
курсе последних дел, происходящих на предприятии. Однако этот же факт
можно рассматривать и как недостаток, поскольку глава приходится уделять
много времени для решения текущих задач, которые могли бы осуществлять
подчиненные, однако в силу организационного строения данные обязанности
лежат непосредственно на руководителе.
Для расчета коэффициента эффективности организационной структуры
управления необходимы исходные данные, представленные в таблице 14.
Таблица 14 - Данные для расчета коэффициента эффективности оргструктуры
Показатель
2016
2017
2018
Конечный результат, полученный от
функционирования оргструктуры
управления
(результат деятельности, тыс. руб.)
117,13
117,02
116,90
Затраты на управление
(затраты на заработную плату), руб.
16 380
16 848
18 252
51
Коэффициент эффективности организационной структуры управления
Кэ = Рп / Зу
Где Рп - конечный результат (эффект), полученный от функционирования
организационной структуры управления (прибыль предприятия).
Зу - затраты на управление (фонд заработной платы, расходы на
содержание помещений, приобретение и ремонт средств оргтехники, прием и
передачу управленческой информации).
Кэ 2016 = 117,13 / 16 380 = 0,007
Кэ 2017 = 117,02 / 16 848 = 0,007
Кэ 2018 = 116,90 / 18 252 = 0,006
На протяжении рассматриваемого периода происходит снижение
коэффициента эффективности организационной структуры управления
Администрации г. Колы: 0,007 в 2016 году и 0,006 в 2018 году. Снижение
эффективности организационной структуры управления является негативным
фактором и обусловлено тем, что темпы роста затрат на заработную плату
существенно превышают темпы роста конечного результата, полученного от
функционирования оргструктуры управления. Возможно, в Администрации
превышена фактическая численность персонала над оптимальной численностью,
что является негативным фактором работы.
Выявить возможные направления совершенствования организационной
структуры управления в организации возможно используя SWOT анализ
организационной структуры системы управления.
Были выявлены слабые стороны организационной структуры:
− информационные перегрузки руководства;
− зaтpуднитeльныe cвязи мeжду инcтaнциями;
− кoнцeнтpaция влacти в упpaвляющeй вepхушкe;
− cильнaя зaгpузкa cpeдних уpoвнeй упpaвлeния;
− низкая экономичность системы управления;
− низкий уровень качества подготовки управленческих решений.
52
Выявленные сильные и слабые стороны организационной структуры, ее
возможности и угрозы объединяются в матрица SWOT (таблица 15).
Таблица 15 - Матрица SWOT анализа
СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ
ВОЗМОЖНОСТИ
- пpocтoe пocтpoeниe структуры управления;
- oднoзнaчнoe oгpaничeниe зaдaч,
кoмпeтeнции, oтвeтcтвeннocти;
- жecткoe pукoвoдcтвo opгaнaми упpaвлeния;
- oпepaтивнocть и тoчнocть упpaвлeнчecких
peшeний;
- высокий коэффициент использования
рабочего времени.
- хороший кадровый потенциал;
- рост коэффициента эффективности
организационной структуры управления;
- рост эффективности труда аппарата
управления;
СЛАБЫЕ СТОРОНЫ
УГРОЗЫ
- информационные перегрузки руководства;
- зaтpуднитeльныe cвязи мeжду
инcтaнциями;
- кoнцeнтpaция влacти в упpaвляющeй
вepхушкe;
- cильнaя зaгpузкa cpeдних уpoвнeй
упpaвлeния;
- низкая экономичность системы
управления;
- низкий уровень качества подготовки
управленческих решений.
- отсутствие положений о подразделениях и
организационной структуре, что не
разрешает выстроить эффективную систему
контроля за деятельностью аппарата
управления в организации;
- рост управленческих расходов;
Проведенный SWOT анализа позволяет заключить как организация
используя сильные стороны и возможности может нейтрализовать слабые
стороны и угрозы.
Проведенный выше анализ позволил выявить основные проблемы
организационной структуры управления Администрацией г. Колы, это:
− проблематика связанная с типом организационной структуры в
организации;
− в организационной структуре наблюдается несоответствие
подчинения отдела кадров;
− превышение норм управляемости;
− в организации отсутствуют положения о подразделениях и
организационной структуре, что не разрешает выстроить эффективную систему
контроля за деятельностью аппарата управления в организации.
Для оценки эффективности действующей организационной структуры
53
Администрации г. Колы проведем расчет соответствующих показателей и
представим результаты расчетов в таблице 16.
Коэффициент звенности характеризующий организационную структуру
по количеству звеньев.
Кзв = Пзв.ф/Пзв.о
Пзв.ф – количество звеньев существующей оргструктуры;
Пзв.о – оптимальное количество звеньев структуры;
5. Коэффициент эффективности организационной структуры управления.
Кэ = Рп/ Зу
Рп – конечный результат (эффект);
Зу – затраты на управление;
в) Коэффициент совместимости связей:
Ксм = 1 - Ск / Со,
где: Ск – количество связей, выполняющих функции согласования.
Коэффициент надежности организационной структуры:
Кн = Ур / Уп
Ур – управленческие решения реализованные
Ур – управленческие решения, принятые за определенный период
3. Коэффициент дублирования функций
Кд = Коз /Кн ,
где Коз – количество работ, закрепленных за несколькими
подразделениями;
Кн – количество работ по утвержденным положениям (нормативное).
Коэффициент уровня управляемости
Ку = Нн / Н
Нн – диапазон управления нормативный
Н – диапазон управления фактический
54
Таблица 16 - Показатели оценки эффективности организационной структуры
Администрации г. Колы за 2016-2018 гг.
Показатели
2016
год
2017
год
2018
год
Отклонение
(+,-)
2016 /2018
Темп роста
(%)
2016 /2018
Коэффициент звенности
0,81
0,81
0,81
-
100,00
Коэффициент эффективности
организационной структуры
управления
2,62
1,89
2,57
-0,05
98,09
Коэффициент совместимости
связей
0,75
0,71
0,63
-0,12
84,14
Коэффициент надежности
организационной структуры
0,43
0,46
0,57
0,14
132,51
Коэффициент дублирования
функций
0,59
0,47
0,54
-0,05
91,52
Коэффициент уровня
управляемости
0,17
0,17
0,18
0,01
105,88
Основываясь на данных расчетов, представленных в таблице 16 можно
сделать следующие выводы об эффективности действующей в Администрации
г. Колы организационной структуре:
Значение коэффициента уровня звенности на протяжении всего
исследуемого периода остается неизменным и равным 0,81, что свидетельствует
о некоторой стабильности соответствия звеньев действующей организационной
структуры эталонным организационным структурам, но следует учитывать, что
значение коэффициента уровня звенности должно быть максимально
приближено к 1, в рамках данного условия положительной динамики не
наблюдается.
Коэффициент эффективности организационной структуры снизился за
исследуемый период на 0,05 и составил в 2018 году 2,57, при этом в 2016 году он
имел значение 2,62.
Коэффициент совместимости связей в 2016 году составил 0,75, в 2017 –
0,71 и 0,63 в 2018 году. Данные результаты говорят о том, что наблюдается
отрицательная динамика по данному направлению, так как оптимальным
значением этого показателя выступает 1.
Коэффициент надежности организационной структуры