63
- право редактировать, но не уничтожать документы;
- право создавать новые версии документа, но не редактировать их;
- полное отсутствие прав доступа к документу.
При работе с EDMS-системой каждое действие пользователя протоколи-
руется, и таким образом всю историю его работы с документами можно легко
контролировать.
Если несколько пользователей одновременно работают с документом (осо-
бенно когда это нужно согласовывать в различных инстанциях), это очень
удобно для EDMS-системы, используемой компанией ООО «Еврофасад» ис-
пользовать версии и подверсии документа. Преимуществом EDMS-систем явля-
ется возможность автоматического отслеживания версий и экспозиций докумен-
тов (пользователи всегда могут определить, какая версия или предмет документа
наиболее актуальны в порядке или во время его создания).
В ООО «Еврофасад» также используется автоматизированная система
управления выводом (OMS), основным предназначением которых является гене-
рация выходных документов. Ряд OMS-систем отвечает только за распростране-
ние и доставку выходных документов (в электронном виде - в формате HTML,
XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными паке-
тами для сканирования документов и изображений. Полезной особенностью не-
которых OMS-систем является взаимодействие с устаревшими системами.
В OMS-системе, используемой предприятием, дополнительно реализуется
возможность архивации и долгосрочного хранения выходных отчетов и доку-
ментов. В этой связи, многие из ОМS-систем классифицируются Gartner Group,
как интегрированные архивирования документов и информационно-поисковых
систем (ИДАРС). Однако главной причиной популярности OMS-систем по-
прежнему остается их ниша рынка – генерация документов и отчетов в инфор-
мационных системах предприятий и организаций, построенных с использова-
нием ERP-систем.
Поиск может быть составным и включать несколько атрибутов поиска из
64
перечисленных выше типов. Результатом поиска является образ найденных до-
кументов и содержание аннотаций, построенных в процессе индексирования или
его ручного атрибутирования. Найденные образы могут быть распечатаны или
переданы по корпоративной сети для просмотра с другого рабочего места.
Таким образом, исследование информационно-технического обеспечения
управления ООО «Еврофасад» на предмет существующей автоматизированной
информационной системы показало:
1 Наличие автоматизированных рабочих процессов.
2 Наличие собственного специализированного программного обеспечения,
позволяющего автоматизировать часть работы специалистов.
3 Наличие специализированного программного обеспечения в отделе как
профессионального развития персонала, так и в других отделах компании.
Из всего вышеперечисленного следует, что для эффективной работы си-
стемы управления ООО «Еврофасад» важно создать на предприятии единую ав-
томатизированную сеть ПЭВМ, которая предусматривает взаимный обмен кад-
ровой информацией между всеми уровнями управления персоналом на базе со-
временных средств передачи данных.
К недостаткам системы КАС "Бизнес Люкс", которая используется в ООО
"Еврофасад" являются следующие:
Полная зависимость от продуктов Microsoft.
Отсутствие возможности проведения комплексного анализа, так как ин-
формация предоставляется в виде сводных отчетов установленной формы и де-
тализировать их никак нельзя.
Низкая эффективность предоставления информации, так как для подго-
товки, компиляции и сопоставления данных требуется много времени.
Риск получения недостоверной информации, так как иногда подразделения
склонны показывать государству лучшие данные, чем они есть на самом деле,
особенно если от этого зависит их финансирование.
Противоречивость информации и сложность получения консолидирован-
ной отчетности из-за отсутствия единой методики учета в подразделениях
65
(например, отсутствует единый классификатор номенклатуры, плана счетов и
проводок схема).
Морального устаревания программного продукта.
Так, для удобства работы предлагается ввести комплексную программу ав-
томатизации управления предприятием "1С Комплексная автоматизация 8.3".
3.2 Анализ российской практики внедрения систем информаци-
онного обеспечения управления предприятием
Одним из мероприятий по совершенствованию информационно-техниче-
ского обеспечения управления компанией ООО «Еврофасад» может стать при-
обретение автоматизированной системы управления «1С Комплексная автома-
тизация 8.3», которая совместит в себе как управление финансами, так и персо-
налом, представленная на рисунке 4.
Рис. 4. 1С Комплексная автоматизация 8
66
1С Комплексная автоматизация 8.3 – это многофункциональное приложе-
ние, которое имеет широкие возможности для управленческого, бухгалтерского
и налогового учета на предприятиях различных сфер деятельности.
"1С Комплексная автоматизация 8" представляет собой эффективный ин-
струмент управления компанией.
Управление современным бизнесом. Современный бизнес предполагает
как динамизм, так и высокую скорость в принятии решений и управлении всей
компанией и каждым из ее структурных подразделений, а также строгую отладку
действий в финансовой деятельности компании. Чтобы исключить риск ошибок
и слабую эффективность связей между различными отделами предприятия, ко-
торые способны появиться вследствие человеческого фактора или недостаточ-
ной коммуникации между подразделениями, целесообразно применять данное
программное обеспечение.
Дни уже прошли, когда бухгалтерский учет и кадровый учет, управление
основными средствами, купля-продажа товаров велись на бумаге, накапливались
в архивах, в которых было трудно найти быстро необходимую информацию. При
этом каждый из отделов, предназначенных для решения вышеперечисленных за-
дач, был автономным и не связан с остальным. Сейчас большинство современ-
ных компаний используют программу "1С: Предприятие", которая, испытав ряд
улучшений, является эффективным инструментом автоматизации бизнеса, спо-
собным объединить все вопросы хозяйственной и управленческой деятельности.
На платформе 1С: Предприятие 8 был создан программный продукт, кото-
рый решает задачи комплексной автоматизации управления и учета на предпри-
ятии, называется 1С Комплексная автоматизация 8. Программа имеет техноло-
гию восьмой платформы и автоматизирует продажи и закупки, управление де-
нежными средствами и взаиморасчетами, бухгалтерский и налоговый учет,
начисление заработной платы и управление персоналом, позволяет анализиро-
вать эффективность работы компании.
Современная программа 1С Комплексная автоматизация 8 способна пре-
вратить всю вертикальную структуру компании в единую, доступную и четко
67
отслеживаемую среду, способную четко реагировать на все возникающие в по-
вседневной деятельности вопросы. Легко представить, насколько возрастет эф-
фективность деятельности и уменьшится трудоемкость выполнения необходи-
мых операций, если управленческие, бухгалтерские и налоговые записи будут
помещены в одну информационную базу данных. В то же время, все отделы ком-
пании имеют постоянный доступ к информации, необходимой для работы, в
удобной форме, что исключает ненужный и значительно медленный оборот бу-
маги в деятельности компании.
Функциональные возможности 1С: Комплексная автоматизация 8.3.
1 Управление Торговлей.
Программа позволяет полностью автоматизировать торговую деятель-
ность компании: управление запасами и снабжением, управление взаиморасче-
тами с контрагентами, планирование продаж и закупок, управление отношени-
ями с клиентами (CRM), автоматизированный учет операций по приобретению
и продаже товаров и услуг, в том числе оптовой, комиссионной и розничной тор-
говли.
2 Управление снабжением и запасами.
1С Комплексная автоматизация 8.3 предоставляет пользователям деталь-
ный оперативный учет материалов, продукции и товаров на складах, полный
контроль запасов и ТМЦ на предприятии.
3 Учет производства.
Прикладное решение обладает способностью вести "упрощенный" учет
производства, что позволяет без применения сложных механизмов обеспечить
учет производственных процессов от стадии передачи материалов в производ-
ство до выпуска готовой продукции.
4 Управление денежными средствами.
Программа дает возможность автоматизировать управление денежными
потоками, включая учет фактического движения денежных средств на расчетных
счетах и кассах, оперативное планирование и прогнозирование доходов и расхо-
дов предприятия.
68
5 Бухгалтерский учет.
В конфигурации 1С Комплексная автоматизация 8.3, система учета соот-
ветствует законодательству Российской Федерации и в полной мере отвечает по-
требностям бизнеса по всем направлениям: банковских и кассовых операций, ос-
новных средств и нематериальных активов, учет материалов, товаров, продук-
ции, учет затрат и калькуляция себестоимости продукции и услуг, различные
расчеты и т. д.
6 Учет налогов.
Программа реализует требования внутреннего налогового законодатель-
ства по учету НДС. Предусматриваются бумажная и электронная отчетность по
налогам, связанным с заработной платой работников, а именно по налогу на до-
ходы физических лиц и единому социальному налогу. Также учитываются
взносы в Пенсионный фонд. Для расчета налогов и сборов, формирования нало-
говых льгот применяется регламентированная отчетность. Реализован автомати-
ческий учет налога на прибыль.
7 Расчет заработной платы.
Программный продукт 1С Комплексная автоматизация 8 позволяет авто-
матизировать процесс расчета заработной платы работников, соответствующих
налогов и сборов в рамках национального законодательства. С помощью пред-
ставленной конфигурации отсутствует необходимость вручную производить
расчеты с персоналом, в том числе расчеты по выплате отпусков и больничных
листов, формирование отчетности в государственных надзорных органах.
8 Управленческая отчетность.
Программа оснащена специальной системой отчетности, способной эф-
фективно обрабатывать большие объемы информации и представлять их в виде
отчетов, которые необходимы для детального анализа различных аспектов функ-
ционирования предприятия и принятия точных управленческих решений.
9 Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM).
69
Программный продукт включает средства автоматизации в соответствии с
концепцией CRM. 1С Комплексная автоматизация 8 позволяет полностью управ-
лять отношениями с клиентами предприятия: осуществлять регистрацию всех
действий по заключению и исполнению сделок, накапливать и анализировать ин-
формацию о взаимодействии с контрагентами и потенциальными клиентами; ре-
ализовывать программы лояльности.
Конечно, 1С Комплексная автоматизация 8 решает и вопросы конфиден-
циальности, предоставляя возможность настраивать уровни доступа к информа-
ции для различных подразделений и категорий сотрудников. Программный про-
дукт позволяет автоматизировать работу с документами, необходимыми для за-
купок или продаж, ценообразования, финансовых отношений с клиентами, пла-
нирования и учета производства, а также учета для расчета заработной платы,
амортизации основных средств, уплаты налогов и сборов и ведения соответству-
ющей отчетности.
Чтобы помочь в принятии качественных управленческих решений, воз-
можности этой программы позволяют предоставлять руководству полную кар-
тину деятельности предприятия в виде отчетов, которые удобны для работы. Это
позволяет контролировать работу всех подразделений, выявлять пробелы в эф-
фективной работе компании и мгновенно реагировать на изменения рыночной
ситуации. 1С Комплексная автоматизация 8.3 оказалась хорошей при использо-
вании в компаниях, имеющих развитую структуру с наличием подведомствен-
ных организаций, благодаря четкому регламентированию вопросов отчетности,
анализа и учета финансовых показателей.
3.3 Технико-экономическое обоснование внедрения автоматизи-
рованной информационной системы
На предприятии необходимо автоматизировать 10 рабочих мест. Исходя из
этого, необходимо закупить 10 лицензий программы «1С Комплексная автома-
тизация 8.3» для каждого компьютера стоимостью 0,45 тыс. руб. каждая.
70
Затраты на закупку составят программного обеспечения:
0,45 × 10 = 4,5 тыс. руб.
Установка программного данного программного обеспечения будет произ-
водиться на компьютерах, которые уже установлены и используются на пред-
приятии, а также будет произведена закупка одного сервера с уже установлен-
ным клиент-сервером программного продукта «1С Комплексная автоматизация
8.3». Стоимость сервера составляет 0,78 тыс. руб. Рассмотрим основные статьи
затрат по внедрению данного программного обеспечения.
Для настройки сети для работы системы и настройки программного про-
дукта «1С Комплексная автоматизация 8.3» для 10 пользователей необходимо
пригласить наладчика. Затраты на наладку составят 0,05 тыс. руб.
Далее произведем расчет затрат на обучение 10 работников с программ-
ным продуктом. Стоимость обучающих курсов составляет 1,5 тыс. руб., обучаю-
щие курсы будут проводиться сотрудниками компании-поставщика программ-
ного обеспечения в течение 1 недели на ООО «Еврофасад», где одновременно
смогут обучаться 10 человек.
Сеть между компьютерами на предприятии уже установлена и функциони-
рует. В таблице 10 представим итоговые данные по расчету капитальных затрат
на внедрение программного продукта «1С Комплексная автоматизация 8.3» в те-
чение 2018 г.
Таблица 10
Сводная таблица капитальных затрат, тыс. руб.
Статьи затрат
Сумма
Стоимость программного продукта «1С Комплексная автоматизация 8.3»
для 10 пользователей
4,5
Настройка сети и программного продукта для 10 пользователей
0,03
Установка и наладка сервера
0,05
Стоимость сервера
0,78
Стоимость обучающих курсов
1,50
Всего
6,86
71
Следовательно, общая сумма капитальных затрат составляет 6,86 тыс. руб.
В эксплуатационные затраты по обслуживанию программного продукта
входят следующие статьи затрат:
- расчет затрат на доплату администратору;
- расчет затрат на электроэнергию;
- расчет амортизационных отчислений;
- расчет затрат на обслуживание программного комплекса компанией раз-
работчиком;
- расчет затрат на приобретение аксессуаров.
Затраты на доплату администратору за обслуживание программного про-
дукта определяем исходя из данных в таблице 11.
Таблица 11
Исходные данные для расчета доплаты администратору
Показатель
Обозначение
Единица измерения
Значение
Количество работников
Ч
чел.
1
З/п одного работника
з/п
тыс. руб.
0,59
Норма доплаты к з/п согласно
Коллективного договора
Нд
%
10
Тогда затраты на оплату труда определим по следующим формуле
Зот = з/п × Нд × 12 × Ч, (1)
где з/п –– заработная плата;
Нд –– норма доплаты;
Ч –– количество работников.
Итого затраты на оплату труда администратору составляют:
Зот = 0,59 × 0,100 × 12,000 × 1,000 = 0,71 тыс. руб.
Определим начисления на заработную плату:
72
НДФЛ – 13 %:
Нндфл = 0,71 × 0,13 = 0,24 тыс. руб.
Итого затраты на доплату (включая налоги):
Зт = 0,71 + 0,24 = 0,95 тыс. руб.
Расчет затрат на электроэнергию.
Затраты на потребляемую электроэнергию определим по формуле
Зэл = С × t × Фэ × N, (2)
где С –– стоимость электроэнергии;
t –– время работы в день;
Фэ –– годовой фонд времени;
N –– количество компьютеров (включая сервер).
Зэл = 0,00012 × 8 × 63 × 11 = 0,66 тыс. руб.
Расчет амортизационных отчислений производится только на приобрете-
ние сервера, стоимость которого составляет 0,78 тыс. руб.
За = Кп × На, (3)
где За –– сумма амортизационных отчислений,
Кп –– затраты на приобретение оборудования,
На –– норма амортизации.
Норму амортизации возьмем в размере 20 % в год (согласно учетной поли-
тике ООО «Еврофасад»), тогда сумма амортизационных отчислений составит: